Quản lý nhân viên thu ngân thế nào để chống thất thoát trong nhà hàng

đăng 19:58, 10 thg 4, 2019 bởi Nguyễn Trần Đăng Trình   [ đã cập nhật 19:59, 10 thg 4, 2019 ]
  • Nhân viên thu ngân là mắt xích quan trọng trong quá trình thanh toán và cũng là vị trí dễ xảy ra các gian lận, thất thoát cho nhà hàng. Những sai sót của thu ngân (cả vô tình lẫn cố ý) bao gồm:
    • Cố tình không nhập hóa đơn trên hệ thống bán hàng, thu tiền ngoài
    • Có nhập và in hóa đơn cho khách nhưng sau đó lại sửa hoặc xóa hóa đơn trên hệ thống
    • Tính thừa cho khách (như bia, rượu), sau khi thu tiền lại nhập lại số hàng đó trên hệ thống (coi như khách không dùng hết) rồi biển thủ số tiền thừa
    • Tính thiếu cho người thân, bạn bè
    • Lạm dụng chiết khấu hoặc khuyến mãi cho người thân, bạn bè
    • Tích điểm khách hàng thân thiết tùy tiện, nhập nhiều điểm cho 1 khách để hưởng ưu đãi
    • Thu tiền giả mà không biết
    • Tính thiếu phí khi khách quẹt thẻ tín dụng hoặc khách xuất hóa đơn VAT khiến nhà hàng bị mất tiền

Những biện pháp quản lý giúp kiểm soát nhầm lẫn hoặc thất thoát của thu ngân trong nhà hàng:

Tuyển dụng nhân sự cẩn thận

  • Nhân viên thu ngân trước hết phải là người cẩn thận và trung thực. Trong quá trình phỏng vấn, bạn sẽ có đánh giá bước đầu về ứng viên qua thái độ, ứng xử. Tuy nhiên, việc kiểm tra những nhà hàng cũ mà người đó đã từng làm việc là rất quan trọng.
  • Bạn có thể gọi điện cho người quản lý cũ và hỏi thông tin sơ bộ về năng lực của ứng viên khi làm việc tại môi trường đó. Có 2 câu hỏi mà bạn nên đặt ra:
    • “Nếu ứng viên một lần nữa ứng tuyển vào nhà hàng của bạn, bạn có nhận họ không?” Câu trả lời cùng lý do đưa ra sẽ giúp bạn hiểu hơn về ứng viên này cũng như đánh giá tổng quan về thái độ làm việc của họ.
    • “Có điều gì khác tôi nên biết về ứng viên không?” Câu hỏi này có thể khai thác được nhiều khía cạnh khác về ứng viên để xác định được đây có thật sự là người phù hợp mà bạn đang tìm kiếm hay không.

Đào tạo chuyên môn chi tiết

  • Nhân viên thu ngân phải được đào tạo chi tiết và bài bản về:
    • Các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán, làm báo cáo doanh thu cho kế toán
    • Cách sử dụng công cụ tính tiền, phần mềm bán hàng
    • Biết phân biệt tiền thật, tiền giả
    • Hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ phụ thu của nhà hàng
    • Nắm rõ các chương trình khuyến mãi, chương trình khách hàng thân thiết,…
  • Người quản lý có trách nhiệm giám sát thường xuyên chất lượng làm việc của nhân viên thu ngân, bổ sung kịp thời những hạn chế về kiến thức, kinh nghiệm và cùng với thu ngân cập nhật những kiến thức pháp luật liên quan (ví dụ như việc dùng ngoại tệ để thanh toán) giúp cho công việc được nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.

Kết hợp với khách hàng trong quản lý

  • Khách hàng chính là nhân viên giám sát quan trọng nhất trong nhà hàng. Để hạn chế hành vi không in hóa đơn từ thu ngân, các nhà hàng thường ra chính sách: “Nếu bạn không nhận được hóa đơn, bạn sẽ được miễn phí bữa ăn này” và dán ở quầy thu ngân hoặc trên mặt các bàn ăn. Và kèm theo đó là số hotline do người quản lý cầm để theo dõi và xử lý kịp thời các vi phạm.
  • Các chương trình khuyến mãi, tích điểm cần được cập nhật và thông báo cho khách hàng qua các kênh truyền thông của nhà hàng như website, facebook hoặc các tờ rơi ở cửa hàng. Hóa đơn cần phải có thêm phần thông tin về thẻ tích điểm, số điểm đã tích cho hóa đơn này, tổng số điểm khách hàng hiện có,… để khách hàng tiện theo dõi.

Khen thưởng – kỷ luật kịp thời

  • Ngoài việc xây dựng văn hóa trung thực tại nhà hàng thì việc ra các chính sách khen thưởng, kỷ luật kịp thời và công minh cũng góp phần quan trọng trong việc hạn chế gian lận và thất thoát của nhân viên thu ngân. Hàng tháng, người quản lý sẽ có những hình thức tuyên dương và phần thưởng nếu thu ngân hoàn thành xuất sắc công việc, không để xảy ra sai sót.
  • Ngược lại, nếu có sự nhầm lẫn, thu ngân phải lấy tiền cá nhân ra bồi thường cho nhà hàng và nặng hơn, nếu phát hiện gian lận, người đó có thể phải nhận hình phạt từ cảnh cáo đến đuổi việc hoặc kiện ra tòa khi cố tình gây ra thất thoát nghiêm trọng.

Quản lý hiệu quả bằng phần mềm

  • Phần mềm bán hàng và quản lý nhà hàng với những tính năng đặc biệt hữu dụng, giúp phòng chống sai sót, gian lận trong công việc thu ngân như sau:
    • Lập tài khoản riêng cho thu ngân, hạn chế hoặc không cho phép thu ngân được phép sửa/xóa hóa đơn mà tính năng này chỉ có ở tài khoản của người quản lý.
    • Những nhà hàng cho phép sửa/xóa hóa đơn thì phần mềm sẽ có báo cáo số lượng, danh sách hóa đơn đã bị sửa/xóa và thu ngân phải có nhiệm vụ giải trình lý do thực hiện các thao tác này.
    • Kết nối phần mềm với két tiền thông minh, chỉ khi nào hóa đơn được xác định đã thanh toán và in ra thì két mới tự động mở.
    • Phần mềm cũng tổng kết được tần suất, số lượng hàng trả lại, nhân viên nào thực hiện và nhà hàng yêu cầu khi trả hàng phải có biên bản để kiểm soát.
    • Các chương trình khuyến mãi, chiết khấu cũng được cập nhật trên phần mềm và người quản lý có thể theo dõi được báo cáo danh sách khách hàng nhận khuyến mãi, tổng số giá trị chiết khấu trong suốt thời gian áp dụng.
    • Tính năng in hóa đơn có phần thông tin khách hàng thân thiết với số điểm tích được giúp khách hàng dễ dàng giám sát được hoạt động tích điểm của thu ngân.
    • Báo cáo số hóa đơn, doanh thu, tiền mặt được cập nhật liên tục trên tài khoản của người quản lý và được làm căn cứ để kiểm tra độ chính xác với số tiền trên thực tế mà thu ngân đang giữ. Việc thừa/thiếu tiền đều phải được xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý phù hợp.
Trên đây là những biện pháp quản lý nhân viên thu ngân để chống thất thoát cho nhà hàng. Việc áp dụng các biện pháp này phải được thực hiện đầy đủ và triệt để.

CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG!