Cách để lựa chọn phần mềm phù hợp

Phần mềm bán hàng là công cụ không thể thiếu trong việc hỗ trợ quản lý bán hàng của các cửa hàng, siêu thị trong thời kỳ hiện nay. Chọn được một phần mềm tốt phù hợp sẽ giúp bạn giảm nhẹ được công việc hàng ngày. Hiện nay có rất nhiều phần mềm bán hàng được sử dụng và đều được quảng cáo là tốt nhất, là tiện lợi nhất – vậy làm thế nào để có thể lựa chọn phần mềm phù hợp cho cửa hàng sắp mở của mình?

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm

Dễ dùng

Nhân viên bán hàng ở các cửa hàng, siêu thị thường là những người ít được tiếp xúc với công nghệ thông tin, thế nên việc sử dụng một phần mềm nói chung và phần mềm bán hàng nói riêng là một việc khá khó khăn với họ. Thế nên, tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn phần mềm bán hàng là phần mềm phải đơn giản và dễ dùng, để những người không biết nhiều về công nghệ thông tin vẫn có thể sử dụng được một cách dễ dàng. Phần mềm dễ dùng làm giảm chi phí đào tạo nhân viên bán hàng và nâng cao được chất lượng dịch vụ và hiệu suất bán hàng.

Đáp ứng được toàn bộ quy trình nghiệp vụ bán hàng cửa hàng

Một trong những tiêu chí quan trọng không kém trong việc lựa chọn phần mềm bán hàng là việc phần mềm đó có đáp ứng được toàn bộ quy trình của một cửa hàng hay không. Từ việc nhập xuất kho, đến bán hàng và các chức năng sau bán hàng như kiểm kê, định lượng, báo cáo, tổng hợp,… tất cả những khâu này sẽ hỗ trợ đắc lực cho cửa hàng, giúp chủ cửa hàng có thể chủ động hơn trong công tác bán hàng.

Báo cáo phản ánh đầy đủ tình hình kinh doanh

Chức năng tổng hợp, báo cáo doanh số bán hàng giúp các chủ cửa hàng nắm rõ được tình hình kinh doanh của cửa hàng, đồng thời giúp chủ động trong công tác nhập hàng. Hơn thế nữa, chức năng báo cáo ở từng thời điểm còn giúp chủ cửa hàng có cái nhìn đúng và khách quan hơn đói với tình hình kinh doanh của cửa hàng, qua đó sẽ có những nhận định, phân tích và đưa ra những quyết định đúng đắn, có lợi cho sức tiêu thụ của cửa hàng. Vì thế, nên chọn phần mềm bán hàng có chức năng tổng hợp, báo cáo theo giờ, theo ngày, theo tuần, theo tháng nhanh và chính xác để có định hướng cho công việc kinh doanh của cửa hàng bạn.

Chi phí

Chi phí để sử dụng phần mềm là một trong những mối quan tâm nên đặt lên hàng đầu. Việc phải trả vài chục triệu đồng chỉ để sử dụng một phần mềm bán hàng khi mà vẫn chưa biết chắc về công dụng và tiện ích của nó thật sự là một sự lãng phí trong khi cửa hàng bạn vẫn còn rất nhiều tiền để chi trả cho những việc cần thiết khác, hơn nữa sử dụng phầm mềm bán hàng có chi phí cao không đồng nghĩa với việc phần mềm đó sẽ giải quyết được tất cả các vấn đề của cửa hàng hay đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của bạn.

Khả năng nâng cấp mở rộng

Khả năng nâng cấp và mở rộng là tiêu chí không thể thiếu khi mua phần mềm do do bạn hãy cân nhắc kỹ xem phần mềm có khả năng mở rộng thêm từ chứ năng cơ bản thêm các chưc năng khác mà không cần phải bỏ phần mềm để làm lại từ đầu. VD: từ 1 cửa hàng nâng cấp thành chuỗi cửa hàng. Từ quy mô nhỏ không cần quản lý thẻ thành viên thành có quản lý thẻ thành viên. Nâng cấp xem báo cáo trên điện thoại, ...

Quá trình chọn phần mềm

Tham khảo ý kiến

Hãy tham khảo ý kiến của những người đã từng dùng các phần mềm bán hàng, bắt đầu từ người thân, bạn bè của bạn, sau đó hãy tham khảo ý kiến của những người dùng khác thông qua các diễn đàn thảo luận từ nguồn Internet. Rất có thể, những ý kiến đó sẽ giúp bạn lựa chọn được phần mềm bán hàng phù hợp nhất.

Dùng thử trải nghiệm sản phẩm

Muốn biết phần mềm bán hàng ấy có tiện lợi, có dễ dùng hay không, không còn cách nào khác là phải dùng thử để trải nghiệm sản phẩm. Sau khi dùng thử sản phẩm, bạn sẽ có cái nhìn khách quan và chính xác hơn đối với các phần mềm bán hàng, từ đó sẽ có những quyết định đúng đắn trong việc lựa chọn sử dụng của nhà cung cấp nào. Tuy nhiên, bạn nên dùng thử sản phẩm đã hoàn thiện của các nhà cung cấp để có được kết luận chính xác nhất, bởi vì nếu dùng bản dùng thử chưa hoàn thiện, bạn sẽ có thể gặp những vấn đề rất phổ thông như: tính toán sai, mất dữ liệu,… ảnh hưởng đến cách nhìn đối với các phần mềm bán hàng nói chung.

Trao đổi với nhân viên tư vấn bán hàng

Sau khi xác định được phần mềm bán hàng phù hợp với cửa hàng của bạn, hãy trao đổi với nhân viên tư vấn bán hàng của nhà cung cấp đó để giải đáp những thắc mắc về phần mềm và để được tư vấn thêm nhiều thông tin về phần mềm hơn nữa. Những thông tin cần thiết cần phải rõ ràng với nhà cùng cấp: thời gian bảo hành, độ an toàn và tin cậy của phần mềm,…

Một số sai lầm thường gặp khi mua phần mềm quản lý bán hàng

Chỉ quan tâm đến giá phần mềm

Khi mua phần mềm bán hàng nếu bạn chỉ quan tâm đến giá mà không quan tâm đến các tính năng của phần mềm có đáp ứng nhu cầu sử dụng của bạn hay không là một sai lầm rất lớn. Một phần mềm giả rẻ sau khi bạn mua về và không sử dụng được còn làm cho bạn mất nhiều chi phí hơn: thời gian công sức đôi khi phải bỏ và mua lại phần mềm khác. Ngoài ra, khi bạn kinh doanh phát triển và cần nâng cấp khả năng quản lý lên thì phần mềm bán hàng giá rẻ không nâng cấp được lúc này bạn bắt buộc phải chọn lại phần mềm khác cho phù hợp.

Mua các thiết bị phần cứng trước

Đa phần các nhà bán lẻ sau khi mua đầy đủ các thiết bị phần cứng như máy tính, máy in máy quét mã vạch… mới tính tới chuyện tìm mua phần mềm bán hàng phù hợp. Tuy nhiên, đây là một sai lầm rất lớn vì:

Trước hết, ngoại trừ trường hợp những phần mềm được thiết kế kiến trúc hệ thống mở, mỗi phần mềm bán hàng đều có yêu cầu về thiết bị phần cứng và hệ thống điều hành riêng. Ví dụ, về phiên bản Windows, một số phần mềm sẽ yêu cầu phiên bản Unix, số khác yêu cầu phiên bản Linux. Thêm vào đó, mỗi phần mềm sẽ tương thích với một số thiết bị phần cứng nhất định như máy in, máy scan, két đựng tiền, đầu đọc thẻ…

Thứ hai, mỗi phần mềm bán hàng có những tính năng và hoạt động riêng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ ảnh hưởng rất lớn tới hiệu quả kinh doanh của bạn. Nếu bạn đầu tư các thiết bị phần cứng trước, lựa chọn phần mềm bán hàng của bạn sẽ bị hạn chế. Ví dụ, nếu bạn tìm được một phần mềm bán hàng ưng ý, tuy nhiên phần mềm bán hàng đó lại không tương thích với hệ điều hành Windows của bạn, hoặc ko tương thích với các thiết bị máy in, máy scan sẵn có, bạn sẽ buộc phải chuyển sang một phần mềm bán hàng khác tương thích với các thiết bị bạn sẵn có.

Để giải quyết vấn đề này, bạn nên chọn mua phần mềm bán hàng phù hợp trước, sau đó tham khảo các gợi ý từ công ty phần mềm về hệ điều hành và các thiết bị hỗ trợ.

Tham khảo thông tin không chính xác

Phần lớn các nhà bán lẻ thường tham khảo phương án phần mềm bán hàng từ các nhà cung cấp máy tính. Mặc dù các chuyên gia tư vấn máy tính am hiểu về các thiết bị phần cứng và hệ thống mạng, tuy nhiên không nắm được các đặc thù của ngành bán lẻ và tính năng của các phần mềm bán hàng, dẫn tới việc có những tư vấn không chính xác.

Mỗi loại hình bán lẻ có những đặc thù và nhu cầu riêng, do đó nếu lựa chọn sai phần mềm bán hàng, bạn sẽ lãng phí một khoản đầu tư vô ích và ảnh hưởng tới hoạt động của cửa hàng trong tương lai dài.

Không quan tâm nhiều tới nhà cung cấp phần mềm.

Khi quyết định lựa chọn một phần mềm bán hàng, bạn không chỉ mua phần mềm mà còn mua các dịch vụ đi kèm với phần mềm. Trên thực tế, các dịch vụ này cũng quan trọng không kém chất lượng của phần mềm bán hàng, vì sau khi mua phần mềm, bạn sẽ hoàn toàn phụ thuộc vào công ty phần mềm về việc đào tạo, hỗ trợ kỹ thuật, cập nhật phiên bản mới và tư vấn thiết bị phần cứng. Nhiều khách hàng khi lựa chọn phần mềm bán hàng đã không quan tâm lựa chọn nhà cung cấp uy tín, dẫn tới những khó khăn trong quá trình triển khai áp dụng.