Ebizgym phần mềm quản lý phòng gym

Quản lý hồ sơ khách hàng

- Thiết lập nhiều tiêu chí quản lý khách hàng như: mã, tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email, ngày sinh, giới tính, tình trạng hôn nhân, …quản lý thành viên trong gia đình. 

- Có thể tự định nghĩa các loại khách hàng: khách qua email, khách báo chí, khách tự đến, khách thỉnh thoảng, thường xuyên … 

- Cho phép chuyển danh sách khách hàng ra excel, lọc khách hàng theo ngày sinh, loại khách hàng , tình trạng hôn nhân, giới tính,… 

- Có thể thiết lập mặc định một mức % giảm giá đặc biệt cho từng khách hàng khi mua sản phẩm hay dịch vụ. 

- Khách hàng trong hệ thống cho phép mua nợ, tuy nhiên ta có thể thiết lập mức nợ tối đa cho khách hàng đó. Khi nhân viên lập hóa đơn cho khách hàng đó thì hệ thống sẽ thông báo số nợ hiện tại và cảnh báo vượt mức công nợ cho phép nếu có. 

- Thẻ từ hay vân tay của khách (nếu có thiết bị liên quan)

Quản lý thẻ thành viên

- Khi khách được cấp thẻ thành viên sẽ được hệ thống tích lũy điểm tự động vào thẻ khi mua hàng. 

- Có thể định nghĩa nhiều loại thẻ thành viên khác nhau: vàng, bạc, đồng, … 

- Hệ thống cho phép thiết lập chính sách tích điểm linh hoạt theo nhiều tiêu chí: 

+ Thời hạn áp dụng chính sách: ví dụ ta có thể thiết lập chính sách tích điểm 10% nhân ngày khai trương. 

+ Cho từng loại thẻ: chính sách chỉ áp dụng cho các loại thẻ chỉ định 

+ Theo các ngày trong tuần: ví dụ thứ 2 là 10%, thứ 3 là 9%,… 

+ Và các giờ trong ngày (hay còn gọi là happy hours): thiết lập % tích điểm riêng cho từng giờ trong ngày. 

- Khách hàng có thể sử dụng số điểm đã được tích lũy trong thẻ để thanh toán 

- Thiết lập thời gian hiệu lực của thẻ: chỉ có các thẻ còn hiệu lực mới được hệ thống chấp nhận khi tích lũy hay thanh toán bằng điểm.

Quản lý Thẻ quà tặng/ thẻ trả trước

- Cho phép định nghĩa nhiều loại thẻ khác nhau như: thẻ sử dụng mà không cần bán, thẻ bắt buộc bán mới được sử dụng… 

- Đặc điểm của các loại thẻ bắt buộc bán mới được sử dụng là ta phải “bán” cho khách hàng sau đó khách hàng sẽ sử dụng thẻ đó để thanh toán. 

- Tùy vào đặc điểm của từng đơn vị mà ta có thể chia ra một số loại thẻ thông dụng sau: 

+ Thẻ quà tặng (gift voucher): mỗi thẻ giftvoucher có tên, mệnh giá, hiệu lực. Khách hàng có thể dùng thẻ này để thanh toán thay cho tiền mặt. Số tiền sẽ trừ dần vào thẻ cho đến hết. 

+ Thẻ linh hoạt: cũng tương tự như thẻ quà tặng, thẻ này có mệnh giá nhất định, có hiệu lực và khách hàng có thể sử dụng thẻ này để thanh toán cho bất kỳ dịch vụ nào. 

+ Thẻ basic: thẻ này có mệnh giá nhưng quy định khách hàng chỉ sử dụng dịch vụ cụ thể nào đó. 

- Ta có thể định nghĩa nhiều loại thẻ khác nhau thông qua danh mục loại thẻ 

- Có thể xem được danh sách thẻ nào đã sử dụng, thẻ của khách hàng nào và thẻ còn bao nhiêu. Danh sách này có thể chuyển ra file excel. 

- Ta có thể cấu hình cho phép thẻ được nạp thêm tiền hay không: khi số tiền trong thẻ hết, khách hàng có thể nạp thêm tiền thay vì ta phải cấp thẻ khác.

Danh mục mặt hàng, dịch vụ

- Đơn vị có thể định nghĩa danh sách các mặt hàng mà mình sẽ bán: mã sản phẩm, tên, giá bán USD hay VND, đơn vị tính, nhóm hàng … 

- Hàng hóa có thể quản lý theo mã hay hay theo mã vạch (barcode). 

- Cho phép người dùng nhập hệ số qui đổi từ đơn vị này sang đơn vị khác. 

- Cho phép thiết lập định mức tồn kho min – max của mặt hàng khi dưới mức tồn kho min thì chương trình sẽ cảnh báo cho người dùng biết. 

- Nếu giá bán là USD thì khi lập phiếu thanh toán hệ thống sẽ tự quy đổi về VND theo mức tỷ giá xác định lúc bán. 

- Có thể tự định nghĩa danh sách các dịch vụ có trong đơn vị, có thể thiết lập thời gian để thực hiện dịch vụ đó. 

- Mỗi dịch vụ có thể thiết lập danh sách các sản phẩm sẽ khấu hao, qua đây hệ thống sẽ tự trừ kho sản phẩm tương ứng khi lập hóa đơn cho khách hàng.

Tính hoa hồng nhân viên, tư vấn

- Có 2 đối tượng được hệ thống cho phép tính hoa hồng: kỹ thuật viên, tư vấn viên 

- Từng sản phẩm có quy định % hoa hồng cho kỹ thuật viên và tư vấn viên. Mức % này quy định chung cho tất cả nhân viên hoặc có thể định nghĩa theo từng nhân viên. 

- Từng dịch vụ cũng có quy định % hoa hồng chung cho kỹ thuật viên và tư vấn riêng. Tuy nhiên ta có thể thiết lập mức hoa hồng riêng cho từng nhân viên cụ thể (ví dụ: nhân viên tay nghề cao thì % cao, …) 

- Package hay thẻ trả trước, thẻ quà tặng cũng quy định mức %hoa hồng cho kỹ thuật viên& tư vấn. 

- Chính sách hoa hồng của kỹ thuật viên hoặc tư vấn viên được tính theo (tổng giá trị hóa đơn hoặc trên từng mặt hàng / dịch vụ ) và áp dụng cho loại tiền nào (tiền trước giảm giá hoặc tiền sau giảm giá)

Quản lý mua hàng

- Định nghĩa danh mục các nhà cung cấp - Lập hóa đơn mua hàng: mỗi khi mua hàng đơn vị tiến hành lập hóa đơn mua hàng khi đó hệ thống sẽ ghi nhận công nợ của đơn vị và nhà cung cấp. 

- Khi đơn vị chi tiền mua hàng cho nhà cung cấp thì hệ thống sẽ giảm nợ. Công nỡ được theo dõi theo từng hóa đơn mua hàng giúp dễ theo dõi. 

- Trả hàng nhà cung cấp: đơn vị cũng có thể lập hóa đơn trả lại hàng cho nhà cung cấp. Khi đó công nợ của đơn vị sẽ được giảm xuống

Quản lý kho

- Có thể định nghĩa nhiều kho để quản lý: kho công ty, kho showroom, kho bán … 

- Có các tính năng nhập hàng: mua, nhập trả, …, xuất hàng: xuất bán, xuất hư, xuất mất ,…, chuyển kho. 

- Tính năng xem tồn kho hiện tại cho phép xem tồn kho của từng mặt hàng trong các kho khác nhau.

Quản lý các giao dịch

* Về dịch vụ người dùng quy định thành 2 loại : 

- Loại tập theo thời gian : 

+ Loại 1 là tập 1 lần là xong 

+ Loại 2 là tập theo số tháng đã mua (người dùng quy định các gói 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng , 9 tháng , 12 tháng), có 1 ô để người dùng quy định số ngày trong gói đó 

++ Số ngày sẽ được cộng dồn khi mua gói 

+++ Ví dụ : Đã mua gói 1 tháng (26 ngày ) muốn mua tiếp nữa thì khi mua gói 3 tháng (72 ngày) thì phần mềm sẽ hiểu là 26 + 72 = 98 ngày -> Với những khách hàng mua gói này thì phần mềm sẽ quản lý vân tay, muốn vào cổng thì quét vân tay 

+ Loại 3 cũng là tập theo số tháng đã mua (người dùng quy định các gói 1 tháng, 3 tháng, 6 tháng , 9 tháng , 12 tháng), có 1 ô để người dùng quy định số ngày trong gói đó 

++ Số ngày sẽ được cộng dồn khi mua gói 

+++ Ví dụ : Đã mua gói 1 tháng (26 ngày ) muốn mua tiếp nữa thì khi mua gói 3 tháng (72 ngày) thì phần mềm sẽ hiểu là 26 + 72 = 98 ngày -> Với những khách hàng mua gói này thì phần mềm sẽ quản lý thẻ, muốn vào được cổng thì quét thẻ này 

- Ở đây loại 3 là loại lớn nhất, khách hàng có thể đổi từ loại 2 qua loại 3 nhưng không thể đổi ngược lại 

+ Công thức quy đổi = Tổng tiền của gói 3 - (Tổng số tiền của gói 2 / tổng số ngày * số ngày còn lại) 

++ Trường hợp số tiền phải tra ra âm thì sẽ hiểu là 0 tức là không cần bù thêm tiền -> Khách hàng chỉ mua 1 trong 3 loại chứ không mua được cả 3 

- Loại tập theo số buổi: 

+ Số buổi có cách quy định và sử dụng giống thẻ trả trước số lần

Báo cáo

- Báo cáo có thể xem theo từng shop hoặc tất cả các shop, theo khoảng thời gian, … 

- Một số báo cáo tiêu biểu như: 

+ Chi tiết hóa đơn: xem chi tiết từng hóa đơn: số phiếu, ngày, khách hàng, chi tiết hóa đơn, thanh toán … 

+ Chi tiết các dịch vụ bán: xem các dịch vụ đã thực hiện 

+ Chi tiết sản phẩm bán: xem các sản phẩm bán 

+ Danh sách các mặt hàng chưa giao: các mặt hàng đã thu tiền nhưng chưa giao cho khách 

+ Chi tiết thẻ: xem tình hình sửa dụng của các loại thẻ trả trước: mệnh giá, khách hàng, hiệu lực, số tiền còn hiện có, chi tiết sử dụng … 

+ Báo cáo nhập xuất tồn kho 

+ Thẻ kho 

+ Báo cáo công nợ khách hàng chi tiết: xem chi tiết tình hình công nợ của 1 khách hàng cụ thể 

+ Báo cáo tổng hợp công nợ 

+ Chi tiết công nợ nhà cung cấp 

+ Công nợ tổng hợp khách hàng 

+ Báo cáo hoa hồng nhân viên: xem từng nhân viên tổng hoa hồng bao nhiêu 

+ Chi tiết hoa hồng: xem chi tiết hoa hồng mà nhân viên đó được hưởng cho từng hóa đơn, từng dịch vụ, mặt hàng

Phân quyền

- Hỗ trợ phân quyền người dùng theo nhóm chức năng 

- Đảm bảo chỉ nhưng người có quyền mới thực hiện được các chức năng tương ứng trong hệ thống