Sử dụng excel để quản lý nhà hàng, quán ăn như thế nào ?

Thời gian là thứ trôi qua rồi thì không thể níu kéo lại được. Mới ngày nào còn là một cậu sinh viên với nhiều mơ ước cho cuộc đời của mình. Vậy mà giờ đây tôi đã làm chủ một cửa hàng quán ăn. Nhớ lại những ngày đầu từ khâu set up đến khi đi vào hoạt động tôi đã rất khó khăn trong việc quản lý quán ăn, nhất là ở khâu quản lý định mức nguyên vật liệu nhà hàng, tính giá thánh của sản phẩm như thế nào để đem lại lợi nhuận nhưng vẫn “vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi”, và phải kể đến quản lý order của quán những lúc khách vào…và còn nhiều vấn đề đã khiến tôi ăn không ngon ngủ không yên. May thay, qua những lần tìm hiểu từ nhiều nguồn khác nhau, tôi đã tìm được cách giải quyết hết những vấn đề đó. Sau đây, mình mạo muội xin chia sẻ lại những kinh nghiệm về việc dùng excel quản lý bán hàng, cụ thể là: về việc dùng file excel tính giá thành theo định mức món ăn nhà hàng, cách quản lý bàn order quán ăn bằng file excel, và hơn hết là việc dùng file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng. Hi vọng những chia sẻ của mình sau đây sẽ giúp ích cho bạn trong việc quản lý quán ăn của mình.

1. Tại sao mình dùng file excel quản lý bán hàng và công nợ

Chắc rằng cái excel không còn quá xa lạ với tất cả chúng ta. 3 năm phổ thông, 4 năm đại học, chắc rằng trong ngót 7 năm trời đó thì ai cũng được học excel. Vì quá quen thuộc với nhau rồi, nên mình chọn excel. Đương nhiên đó chỉ là lý do nhỏ thôi, cái chính là excel có những điểm nổi bật của mình nữa.

Quản lý hàng hóa trên Excel đưa đến khá nhiều lợi ích cho quán ăn của mình trong những ngày khai trương quán, trong đó có thể kể đến một số ưu điểm nổi bật như:

- Tiết kiệm chi phí: Bạn biết đấy, để mở một cửa hàng quán ăn là điều không dễ dàng, nào là các chi phí thuê mặt bằng, rồi nội thất,….các thứ đều cần có tiền. Nên khi biết đến excel có thể quản lý quán ăn nên mình đã chọn ngay em ấy. Excel là phần mềm cài đặt miễn phí trên máy, do đó mình đã tiết kiệm được khá nhiều chi phí đầu tư ban đầu. Để sử dụng một cách tốt nhất, mình chỉ cần bỏ ra một số tiền để mua bản quyền từ MS Office.

- File quản lý riêng biệt: Khi dùng excel quản lý bán hàng, dữ liệu sẽ được lưu trữ trên các file riêng biệt. Điều này giúp mình có thể theo dõi và kiểm soát tình hình hàng hóa trong quán một cách chi tiết và dễ dàng. Nhất là vào cuối ngày, chỉ cần mở file excel quản lý nguyên vật liệu là mình có thể biết được hôm nay nguyên vật liệu nào gần hết để lên kế hoạch đặt hàng, vào chỉ cần vào file excel quản lý bán hàng và công nợ thì có thể thấy được báo cáo doanh thu trong ngày đó là bao nhiêu.

Cập nhật số liệu đơn giản: Chỉ với những thao tác đơn giản thôi là mình có thể vào file tính cost món ăn để tính giá thành co sản phẩm, định mức nguyên vật liệu nhà hàng, giúp việc thống kê hàng xuất nhập nhanh chóng và thuận tiện hơn.

2. Để quản lý quán ăn bằng excel bạn cần có những gì?

2.1. Kiến thức cơ bản về excel

Một số hàm cơ bản hay được sử dụng trong file định lượng nguyên vật liệu bạn nên biết như hàm tổng (SUM), hàm điều kiện (If), hàm tìm kiếm ( lookup),… Hãy tự trau dồi vốn kiến thức về excel bằng cách tham gia các khóa học cơ bản hoặc học trên các trang công cụ hỗ như Youtube, giapphapexcel, Support office…

2.2. Bộ ứng dụng Office Micrsoft và máy tính

Cả máy tính và bộ Office Microsoft chỉ cần chạy tốt và sử dụng phiên bản 2007 trở lên bạn đã có sẵn sàng mọi thứ trong tay để bắt đầu thực hành quản lý hàng hóa của cửa hàng mình.

3. Cách sử dụng file excel quản lý bán hàng và công nợ như thế nào?

File excel quản lý định lượng nguyên liệu giúp bạn quản lý số lượng nguyên liệu tốt hơn, tránh các tình trạng thất thoát nguyên liệu trong quá trình nấu nướng hoặc bán hàng. File excel quản lý nguyên vật liệu giúp bạn tính toán được số nguyên liệu cần mua để chuẩn bị cho những ngày bán hàng tiếp theo, tính toán được định mức nguyên vật liệu nhà hàng, so sánh với lượng nguyên liệu sử dụng thực tế, từ đó đưa ra các biện pháp phù hợp để quản lý tốt hơn tình hình nguyên liệu của nhà hàng, quán cà phê.

File excel bảng định lượng nguyên liệu nhà hàng, quán cà phê có giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Các bạn không cần phải là kế toán hoặc đang học các ngành về kế toán vẫn có thể sử dụng được. Các bạn tham khảo hướng dẫn sử dụng File excel định lượng món ăn dưới đây nha!

Bước 1: Các bạn vào sheet “DM” để cập nhật danh mục nguyên vật liệu. Sheet này gồm có các cột: số thứ tự, tên nguyên vật liệu, đơn vị tính và đơn giá của từng loại nguyên vật liệu.

Bước 2: Các bạn tiếp tục vào sheet “DL-NL” để cập nhật định mức nguyên vật liệu nhà hàng của từng món ăn. Sheet này bao gồm các cột như mã, nhóm món, nhóm nguyên vật liệu, tên món ăn, thành phần có trong món ăn và số lượng sử dụng trong từng ngày.

Bước 3: Tiến hành sửa lại tên sheet các ngày bán hàng (Báo cáo bán hàng chi tiết) đã có sẵn trong bản demo hoặc tạo thêm sheet mới để cập nhật ngày bán hàng mới.

Bước 4: Các bạn tiếp tục cập nhật số lượng bán của từng món ăn/ đồ uống của từng ngày trong các sheet báo cáo bán hàng chi tiết

Bước 5: Cuối cùng, bạn vào sheet “BC-NL”, tại đây bạn có thể biết được định mức nguyên vật liệu tiêu tốn theo định mức từng ngày cụ thể. Việc bố trí mỗi ngày một cột cho phép bạn dễ dàng nhìn thấy lượng thay đổi của nguyên vật liệu qua các ngày để quản lý tình hình sử dụng nguyên vật liệu một cách tốt hơn.

Lưu ý: Các bạn copy công thức của các ngày có sẵn sang các ngày mới để file excel có thể tự động tính toán nha!

Trong trường hợp dữ liệu trong file excel định lượng món của bạn được định dạng một cách thủ công hay bằng định dạng có điều kiện, thì bạn có thể lọc dữ liệu trong excel quản lý bán hàng đó theo màu. Các bạn tiến hành việc này bằng thao tác nhấp mũi tên hướng xuống của bộ lọc tự động sẽ hiển thị Lọc theo Màu (Filter by color) có một hay nhiều lựa chọn, tùy vào việc cột của bạn có định dạng gì:

- Lọc theo màu cột

- Lọc theo màu phông chữ

- Lọc theo biểu tượng ô

Ví dụ: nếu bạn định dạng các ô trong cột xác định với 3 màu nền khác nhau (xanh lá, đỏ và cam) và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu xanh lá, bạn có thể thực hiện theo cách này:

- Nhấp mũi tên lọc ở ô tiêu đề, rồi chỉ vào Lọc theo Màu (Filter by color)

- Nhấp vào màu muốn chọn – trong trường hợp này là màu xanh lá.

- Định mức nguyên vật liệu nhà hàng là công việc vô cùng quan trọng và đặc biệt cần thiết đối với mô hình kinh doanh bán lẻ như nhà hàng, quán cafe. Việc quản lý nguyên vật liệu quán ăn bằng file excel chính xác sẽ giúp chủ động hơn trong công tác nhập hàng, kiểm soát được thất thoát trong quá trình vận hành…

- Để bảng định lượng nguyên vật liệu chính xác và hỗ trợ tốt cho công tác báo cáo kiểm kê nguyên vật liệu, đầu tiên phải xác định định mức món ăn nhà hàng trong một sản phẩm.

Việc xác định định mức nguyên vật liệu này còn có tác dụng trong việc tạo ra một món ăn/ thức uống ngon, vì chỉ cần cho nguyên vật liệu không đều tay là có thể khiến món ăn/ đồ uống không còn giữ được mùi vị như mong muốn, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và uy tín của nhà hàng.

Đối với những nhà hàng có thực đơn phong phú, số nguyên vật liệu định mức món ăn theo đó cũng rất nhiều, như vậy rất khó khăn để kiểm soát được toàn bộ số nguyên vật liệu đó, khi đó nên lựa chọn quản lý một số nguyên vật liệu cơ bản có giá thành cao hoặc sức tiêu thụ lớn để tránh sự chồng chéo, quá tải trong kiểm soát kho nguyên vật liệu.

4. Khuyết điểm khi dùng excel quản lý bán hàng

Mặc dù có những ưu điểm như trên, nhưng dùng file excel quản lý bán hàng và công nợ cũng có bất cập như:

4.1. Khó phân biệt khi file số liệu quá lớn

Khi phải quản lý quá nhiều số liệu, quản lý thu chi trên Excel sẽ bộc lộ ra một số hạn chế của nó như tốc độ chậm hay dễ sai sót. Đặc biệt khi làm việc với đối tượng file lớn, nhân viên có thể dễ nhầm lẫn trên Excel. Điều này sẽ dẫn đến sai sót toàn hệ thống và tốn rất nhiều thời gian, công sức để khắc phục hậu quả.

4.2. Dễ bị mất dữ liệu, không thể phục hồi

Một trong nhưng điểm hạn chế cần lưu ý nữa khi sử dụng Excel là vì các yếu tố khách quan hoặc chủ quan thì dữ liệu có thể dễ dàng bị mất và không thể khôi phục lại được. Điều đó dẫn tới việc mất kiểm soát số liệu, thiếu các số liệu nghiêm trọng khi các sự cố đáng tiếc xảy ra. Ví dụ bạn đang làm việc trên file excel quản lý bán hàng bỗng dưng cúp hiện hoặc laptop hết pin thì coi như toi, mất hết dữ liệu và phải ngồi nhập lại rất mất thời gian.

4.3. Khó kết hợp báo cáo với bán hàng

Khi quản lý thu chi bằng Excel, chủ cửa hàng rất khó kết hợp hoạt động thu chi và theo dõi báo cáo. Bởi tính năng của Excel khá hạn chế nên khi phải thực hiện nhiều thao tác cùng một lúc, hệ thống sẽ dễ gặp sai sót, nhầm lẫn và ảnh hưởng đến việc theo dõi tình hình hoạt động kinh doanh của hàng quán.

Từ đó có thể dẫn đến việc thất thoát nghiêm trọng nếu việc theo dõi tình hình thu chi không được chính xác và diễn ra liên tục. Sự thâm hụt về tài chính và các vấn đề có liên quan đến chi phí nguyên vật liệu, vận chuyển, nhân công, … sẽ là điều dễ dàng xảy ra do đó với quy mô tuy nhỏ nhưng không quản lý tốt cũng sẽ gây thất thoát rất lớn đối với các hàng quán.

5. Phần mềm quản lý quán ăn giúp tiết kiệm thời gian và chi phí

Đối với phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn Ebizres thu ngân có thể dễ dàng thực hiện thu chi ngay cả trên máy tính để bàn hay máy bán hàng POS, quản lý chặt chẽ số tiền thu được trong suốt ca/ ngày làm việc. Ebizres giúp thu ngân có thể giải tỏa được các vấn đề lo lắng xảy ra trong quá trình thu chi tránh tình trạng ghi nhầm bàn, tính nhầm món cho khách hạn chế được tối đa việc thất thoát tài chính của hàng quán.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý nhà hàng Ebizres còn có thể tự động lập các sổ sách báo cáo bán hàng cực kỳ chính xác và nhanh chóng. Ebizres giúp cho thu ngân hay chủ hàng quán có thể theo dõi bất cứ lúc nào mà không phải mất công tính toán.

Hi vọng qua những chia sẻ của mình sau đây, bạn sẽ có thể chọn cho mình một phương pháp quản lý nhà hàng quán ăn một cách trơn trụ hiệu quả. Nếu như kinh doanh nhỏ lẻ một ngày dưới 5 đơn hàng thì bạn có thể dùng file excel quản lý bán hàng và công nợ, còn nếu muốn kinh doanh với quy mô lớn thì bạn nên suy nghĩ đến việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Ebiz. Vậy, đã có câu trả lời cho việc dùng file excel quản lý nguyên vật liệu nhà hàng sao cho hiệu quả, cách tính định mức nguyên vật liệu nhà hàng và cost món ăn…thì hãy nhanh chóng chọn cho mình một phương pháp hợp lý nhé.

Chúc các bạn thành công !