Kinh nghiệm bán hàng: Chìa khoá để xử lý những thông tin phản hồi tiêu cực

Chương trình phản hồi thông tin 360 độ đang được nhiều công ty áp dụng để phát triển văn hoá doanh nghiệp. Việc tiếp nhận những phản hồi tiêu cực không phải là chuyện đơn giản. Những gợi ý sau giúp bạn có thể vượt qua rào cản tâm lý.

Đâu là chìa khoá để giúp bạn biến thông tin phản hồi tiêu cực -360 độ thành những thay đổi thái độ có ý nghĩa để bạn có thể theo kịp các đồng nghiệp của mình?

Ngay sau khi tổng kết các thông tin được phản hồi của các bạn, tôi đề xuất những hướng dẫn sau để các bạn có thể phản ứng lại với thông tin phản hồi của các nhân viên của mình:

• Hãy cám ơn họ vì họ đã tham gia quá trình hướng dẫn cho bạn. Hãy dành thời gian để cảm ơn giá trị thời gian của họ đã giành cho bạn qua việc hướng dẫn bạn.

• Đánh giá các điểm mạnh. Cam kết trên bình diện cá nhân về việc tiếp tục nỗ lực trong các lĩnh vực có điểm mạnh và thế hiện sự biết ơn cho những thừa nhận tích cực của họ.

• Thảo luận một cách cởi mở về những lĩnh vực mà bạn mong muốn thay đổi. Xin lỗi một cách chân thành cho bất kỳ sai sót nào mắc phải trong quá khứ và cam kết sẽ làm tốt hơn.

• Yêu cầu các ý tưởng giúp bạn trong tương lai. Đề nghị những người phản hồi cho bạn những đề xuất riêng biệt có thể giúp bạn đảm bảo việc cải thiện trong các lĩnh vực, mục tiêu cần thay đổi cũng như là các đề xuất chung. Điều này có thể giúp bạn trong quá trình trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả.

• Đưa ra những cam kết thực tế. Tránh hứa hẹn thái quá. Hãy cam kết lắng nghe tất cả các ý kiến, cân nhắc mọi lời đề nghị bởi đó là những cách tốt nhất mà bạn có thể cải thiện được điều mình muốn.

• Kêu gọi mọi người tiếp tục ủng hộ. Hãy cho họ biết bạn có kế hoạch theo đuổi và tiếp tục phát triển những ý tưởng và đề xuất đang có. Hãy truyền tải những thay đổi lâu dài, bởi những thay đổi tích cực là một quá trình - đó không phải mà một chương trình ngắn hạn.

Sau các phản ứng đầu tiên với các phản hồi, thì việc theo đuổi đến cùng quá trình phản hồi bằng cách thường xuyên trao đổi phản hồi với những đồng nghiệp của bạn hai tháng một lần hoặc tương tự như vậy là một việc làm đúng đắn.

Ví dụ, nếu như lĩnh vực bạn muốn cải thiện là lắng nghe, chỉ cần hỏi: “Sau khi nhận được thông tin phản hồi 360 độ, tôi sẽ cam kết trở thành một người biết lắng nghe tốt hơn.

Dựa vào thái độ của tôi trong vòng hai tháng vừa qua, các bạn có thể giúp tôi đưa ra một vài giải pháp có thể giúp tôi trở thành một người biết lắng nghe hơn trong hai tháng tiếp theo không?”.

Hãy lắng nghe ý kiến của họ. Hãy cảm ơn họ. Hãy tiếp tục học hỏi và cải thiện. Các nhà lãnh đạo theo quá trình này có thể có được lợi ích lớn từ việc nhận thông tin phản hồi 360 độ. Và bạn cũng có thể làm như vậy.

Tôi rất muốn nghe những bình luận của bất cứ độc giả nào dựa trên những kinh nghiệm bản thân từ việc phản hồi thông tin 360 độ.

Trích chuyên mục “Ask the Coach” của Marshall Goldsmith trên trang Harvard Business Online

Xin chào Marshall

Cám ơn vì đã chia sẻ suy nghĩ của anh về chủ đề này. Ước gì tôi cũng có những thông tin trên một năm trước khi tôi có bản đánh giá 360 độ của mình. Tôi thích ví dụ về việc theo đuổi phản hồi trong vòng hai tháng của anh.

Tôi rất vui khi chia sẻ cách mà tôi đã làm sau khi đánh giá 360 độ, bởi bản đánh giá này đã giúp tôi tập trung vào kế hoạch phát triển và có được những tiến bộ đáng kể. Nó cũng có thể giúp cả những người khác nữa.

Điều đầu tiên tôi nhận thấy là các thông tin phản hồi này hữu ích hơn nếu như bạn có nhiều người cùng cung cấp phản hồi cho bạn. Nếu như bạn có duy nhất một ông chủ, một người báo cáo trực tiếp duy nhất và một đồng nghiệp cung cấp cho bạn thông tin phản hồi thì thông tin đó có thể sẽ không có giá trị nhiều như đáng ra nó nên thế.

Thứ hai, sau khi tập trung thông tin phản hồi tôi thực hiện phân tích S.W.O.T, viết tắt của các từ Strengths - Điểm mạnh, Weakness - Điểm yếu, Opportunities - Cơ hội, và Threats – Nguy cơ.

Dựa vào các thông tin phản hồi tôi lên danh sách từ 8 đến 10 mục trong mỗi phần của tờ giấy. Một khi tôi đã có tất cả các mục trong mỗi phần, tôi nhấn mạnh vào ba đặc điểm đầu tiên  (tô màu xanh) và ba đặc điểm cuối cùng (màu đỏ) trong mỗi phần.

Ví dụ, ba điểm mạnh nhất của tôi được tô mày xanh lá cây và ba điểm mạnh ở cuối được tô màu đỏ trong mục STRENGTHS – các điểm mạnh.

Sau khi làm bài phân tích này, tôi có một danh sách ba đặc điềm đầu tiên từ mỗi phần và nó giúp tôi đặt cạnh nhau kế hoạch hành động để thực hiện các kế hoạch làm thay đổi này.

Thêm vào đó, tôi cũng cố gắng để tìm ra mối liên hệ giữa tất cả ba đặc điểm hoặc ý kiến phản hồi đó nếu như có sự phụ thuộc hoặc mối liên quan giữa các đặc điểm này.

Cuối cùng, tôi có thể bắt kịp và ghi chép đầy đủ về tiến độ của mình bằng cách phân tích định kỳ bản thân và đánh giá – điều này đã giúp tôi thay đổi đáng kể.

Thân ái!

Đan Chi (Theo Harvard'S TVN)