Quy trình và biểu mẫu quản lý kho trong shop thời trang

Quy trình quản lý kho là một hoạt động rất quan trọng đối với một shop thời trang nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ, vận chuyển và phân phối một cách hợp lý, hiệu quả. Một quy trình quản lý kho tốt sẽ giúp shop kiểm soát được lượng hàng tồn kho, theo dõi được nhu cầu khách hàng và kịp thời bổ sung hàng hóa.

• Bước 1: Lập kế hoạch nhập hàng

Trước khi nhập hàng, cần lập kế hoạch nhập hàng dựa trên nhu cầu thị trường, xu hướng thời trang mới nhất, doanh số bán hàng trong tháng trước,...để đưa ra số lượng hàng cần nhập cho phù hợp, tránh tình trạng thừa hoặc thiếu hàng.

• Bước 2: Nhập hàng vào kho

Sau khi lập kế hoạch, shop tiến hành nhập hàng từ nhà cung cấp. Khi nhập hàng cần kiểm tra kỹ chất lượng, kiểm đếm số lượng đối chiếu với hóa đơn, sau đó sắp xếp hàng hóa gọn gàng tại kho.

• Bước 3: Lập phiếu nhập kho

Sau khi nhập xong, cần lập phiếu nhập kho ghi rõ ngày nhập, mã số hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền,...để đưa vào hệ thống quản lý kho.

• Bước 4: Quản lý hàng tồn kho

Việc quản lý hàng tồn kho là rất quan trọng, tránh tình trạng thừa, thiếu hàng. Cần thường xuyên cập nhật số lượng tồn để kịp thời đưa ra quyết định nhập hàng bổ sung.

• Bước 5: Xuất hàng đáp ứng đơn đặt hàng

Khi có đơn đặt hàng, nhân viên kho xuất hàng đáp ứng đơn đặt hàng đó. Cần lập phiếu xuất kho ghi rõ ngày xuất, mã số hàng hóa, tên hàng hóa, số lượng xuất,...

• Bước 6: Cập nhật số lượng tồn khi xuất hàng

Sau khi xuất hàng, cập nhật ngay số lượng hàng tồn tương ứng trên hệ thống quản lý để theo dõi chính xác tồn kho thực tế.

• Bước 7: Lập báo cáo tồn kho

Định kỳ 1 tháng 1 lần, kế toán sẽ lập báo cáo tồn kho chi tiết theo từng mã hàng, gồm: số lượng đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, số lượng cuối kỳ, để quản lý và theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho.

Ngoài ra, shop cũng cần sử dụng các biểu mẫu quản lý kho sau:

• Biểu mẫu phiếu nhập kho: Gồm các thông tin cơ bản như ngày nhập, mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng nhập, đơn giá, thành tiền,...

• Biểu mẫu phiếu xuất kho: Các thông tin tương tự phiếu nhập kho nhưng thể hiện số lượng xuất ra từ kho.

• Biểu mẫu danh mục hàng tồn kho: Ghi rõ từng mã hàng hóa, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, số lượng cuối kỳ,...

• Biểu mẫu báo cáo tồn kho: Tổng hợp từ danh mục hàng tồn kho, hiển thị số liệu tồn kho theo từng mã hàng chi tiết.

Việc áp dụng đầy đủ quy trình và sử dụng các biểu mẫu quản lý kho nêu trên sẽ giúp shop kiểm soát tốt hơn lượng hàng tồn, đáp ứng kịp thời nhu cầu khách hàng, quản lý hiệu quả chi phí. Đây cũng là yếu tố then chốt góp phần tăng doanh thu, lợi nhuận cho shop thời trang.

Có một số cách để shop xác định số lượng hàng cần bổ sung vào kho:

• Xác định mức tồn hành kho tối thiểu: Đây là mức tồn kho thấp nhất mà shop cho phép đối với từng mặt hàng. Khi số lượng tồn xuống dưới mức này thì cần bổ sung.

• Dự đoán nhu cầu trong thời gian tới: Dựa vào doanh số bán hàng tháng trước, xu hướng thị trường,... shop có thể dự đoán nhu cầu bán ra trong 1-2 tháng tới để đảm bảo cung ứng kịp thời.

• Kiểm tra tỷ lệ hàng bán ra so với tồn: Nếu tỷ lệ hàng bán ra chiếm quá cao so với số lượng tồn thì cần bổ sung nhanh hàng.

• Phản hồi từ nhân viên bán hàng: Nhân viên bán hàng trực tiếp ghi nhận nhu cầu của khách hàng để báo cáo shop cần bổ sung những mặt hàng nào.

• Kiểm tra thời hạn sử dụng: Đối với mặt hàng dễ hỏng, cần đảm bảo luân chuyển hàng nhanh để tránh lãng phí.

Đánh giá kết hợp các yếu tố trên giúp shop xác định chính xác số lượng cần bổ sung để đáp ứng nhu cầu mà vẫn tiết kiệm chi phí tồn kho.