Kinh nghiệm bán hàng: Giải pháp cho một trung tâm điện thoại khách hàng hoàn hảo

Post date: Nov 16, 2010 8:41:48 AM

Phần lớn các công ty không biết phải làm thế nào để cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng của trung tâm điện thoại (call-center). Vậy làm sao để nhận ra các ưu khuyết điểm của trung tâm điện thoại khách hàng để tránh rơi vào nhóm “phần lớn” đó?

1. Viết thành văn bản những nguyên nhân cần thiết để đưa hệ thống ghi âm cuộc gọi vào trung tâm điện thoại khách hàng của bạn.

Mọi việc sẽ trôi chảy và hiệu quả hơn, nếu bạn khởi đầu bằng bản đề cương phác thảo trước khi thực thi một điều gì đó mới mẻ, bởi làm như vậy, bạn sẽ có được một bức tranh tổng thể về những công việc phải làm.

2. Giới thiệu với nhân viên khái niệm về giám sát chất lượng trước khi thực hiện các nhiệm vụ kinh doanh để giúp họ tham gia sâu hơn vào quy trình

Bạn hãy luôn sử dụng từ “chúng ta” mỗi khi nói chuyện với nhân viên. Như vậy, các nhân viên sẽ tin rằng bạn luôn đứng về phía họ và hoạt động này sẽ đem lại lợi ích cho tất cả mọi người trong công ty.

3. Diễn giải lại các mục tiêu dịch vụ khách hàng của công ty.

Những mục tiêu này nên được giải thích lại thường xuyên để nhân viên hiểu rõ.

4. Xây dựng một bầu không khí tập thể cho nhân viên của bạn.

5. Đảm bảo rằng các nhóm IT và điện thoại khách hàng biết rõ vị trí, vai trò và trách nhiệm của họ trong công việc.

Nếu nhóm nhân viên IT và điện thoại của bạn không được thông tin về những kế hoạch mới, thì rất có thể phát sinh nhiều vấn đề phức tạp, trong khi bạn không thể phòng ngừa trước những tình huống xấu.

6. Truyền tải những mục tiêu cải thiện chất lượng cụ thể cần phải thực thi tới các nhân viên trung tâm điện thoại khách hàng.

7. Khuyến khích nhân viên cùng tham gia vào quá trình đánh giá hiệu quả công việc họ làm, như vậy họ sẽ giúp bạn xác định được các tiêu chuẩn đánh giá cơ bản, cũng như thiết lập nên các phương pháp đánh giá khác nhau.

Yêu cầu nhân viên tự đánh giá về bản thân không phải vì các nhà quản lý không đủ thời gian làm việc này, mà bởi vì tự đánh giá luôn là một trong những nhân tố hiệu quả nhất để cải thiện chất lượng công việc của nhân viên.

8. Chỉ định một vài nhân viên tham gia vào “tập thể đánh giá hệ thống” với mục đích thu thập thông tin phản hồi về những việc cần làm để cải thiện chương trình giám sát chất lượng.

9. Tổ chức những bữa tiệc vui vẻ

Mọi bữa tiệc lớn đều cần đến một cuộc tranh luận với những phần thưởng vui vẻ. Hãy trao cho người có đánh giá tốt nhất một món quà nhỏ.

10. “Kết giao” với một trung tâm điện thoại khách hàng đã và đang được giám sát chất lượng từ nhiều năm nay với kết quả được cải thiện rõ nét.

Việc trao đổi những khám phá mới, những nguyên tắc thành công… không chỉ là một hoạt động bổ ích, mà nó còn giúp các nhân viên nhận ra những vấn đề chung trong công việc hàng ngày của họ, từ đó giúp họ gắn kết hơn cũng như giải quyết các khúc mắc của khách hàng tốt hơn.

Bất kỳ nhân viên điện thoại khách hàng nào trong công ty bạn đều cần phải thấu hiểu rằng khách hàng không chỉ là một nhân tố quan trọng trong kinh doanh, mà họ còn là nguyên nhân để hoạt động kinh doanh tồn tại và phát triển.

Đại Phong (Theo Customerservicemanager/Bwportal)