Bạn sẽ làm thế nào để tìm đến 1 trang nào đó trong 1 văn bản Word dài lê thê? Sau đây, sẽ giới thiệu với các bạn cách tạo, sử dụng và quản lý bookmark trong ứng dụng Word 2003, 2007 và 2010.

Thêm bookmark trong Word 2010

Để tạo bookmark tại đoạn văn bản cố định trong Word 2010, đặt con trỏ tại nơi muốn tạo bookmark:

Tiếp đó các bạn chọn Insert > Links > Bookmark:

Bảng hộp thoại tiếp theo hiển thị, tại đây bạn có thể đặt tên cho bookmark này, lưu ý rằng không được có khoảng trống hoặc các ký tự đặc biệt. Sau khi đặt tên các bạn nhấn Add:

Để tiếp tục tạo bookmark cho những đoạn văn bản khác, các bạn làm tương tự như vậy:

Tại đây, chúng ta thử nghiệm với 3 bookmark như sau:

Với Word 2007 và 2003

Quá trình làm tương tự như trong Word 2010, mở tài liệu, chọn vùng văn bản cần tạo bookmark và Insert > Bookmark:

Đây cũng là 1 trong những chức năng ngắn gọn của Microsoft Word, với cùng 1 văn bản khi được mở và tạo bookmark trong Word 2010, những bookmark này cũng xuất hiện khi bạn mở văn bản đó bằng Word 2003 hoặc 2007:

Khi muốn di chuyển tới đoạn văn bản nhất định nào đó, chọn bookmark tương ứng và nhấn nút Go To:

Khi xử lý trong Word 2003, các bước thực hiện không có gì khác:

Nếu 1 văn bản được tạo ra với đuôi *.docx bằng Word 2007 hoặc 2010, trước khi mở bằng 2003 các bạn cần cài thêm gói Office Compatibility Compatibility Pack tại đây:

Như vậy là bạn đã hoàn thành xong các bước cần thiết để tạo, sử dụng và quản lý bookmark, khi áp dụng trong những văn bản dài thì tính năng này tỏ ra vô cùng tiện lợi. Chúc các bạn thành công!

Trong bài viết sau sẽ giới thiệu với các bạn cách sử dụng Field Codes để tạo chức năng đếm chữ trong ứng dụng văn bản Microsoft Word 2010.

Về lý thuyết, bạn hoàn toàn có thể tạo 1 trường mã riêng để đếm chữ trong văn bản hiện thời, và trường này sẽ tự động cập nhật số lượng từ khi người dùng thao tác trên văn bản. Để điền trường này vào văn bản, bạn đặt con trỏ vào vị trí cần thiết, và chọn thẻ Insert:

Trong nhóm Text, các bạn chọn Quick Parts > Field:

Trong cửa sổ Field, bạn chọn các trường có sẵn cần gán vào văn bản. Ví dụ như: Table of Contents, Bibliography, Time & Date… Hãy bắt đầu với việc đơn giản là đếm chữ, sau đó các bạn sẽ tự tìm hiểu thêm các tính năng mở rộng khác:

Tại mục Categories các bạn chọn Numwords để đếm chữ:

Tiếp theo là chỉnh sửa các thuộc tính liên quan, định dạng … ở đây chúng ta để nguyên dạng mặc định:

Trong bài ví dụ này chúng ta đếm được tổng cộng 1.232 từ, trường có thể đặt ở bất cứ nơi đâu trong văn bản theo ý muốn của người sử dụng và cách trình bày:

Nếu muốn cập nhật số lượng ký tự thay đổi, rất đơn giản, chỉ việc kích chuột phải vào số từ và chọn Update Field:

Đây là kết quả sau khi chúng ta thêm 1 đoạn văn bản nữa, các bạn có thể thấy rằng trường đếm này tự động cập nhật đầy đủ:

Đây là 1 cách khá nhanh và hữu ích nếu bạn muốn tự tạo bộ đếm ký tự trong văn bản. Trong những phần tiếp theo, chúng tôi sẽ tiếp tục với phần sử dụng Field Codes trong Word 2010. Chúc các bạn thành công!

Một số tính năng cải thiện dễ nhận thấy nhất trong Word 2010 và 2007 là Mini Toolbar và Live Preview. Đối với nhiều người thì nó có vẻ hữu ích, nhưng phần lớn mọi người lại cảm thấy vướng khi soạn thảo, thực chiện các thao tác chỉnh sửa văn bản. Sau đây là cách để các bạn có thể tắt cả 2 tính năng này.

Chức năng Mini Toolbar và Live Preview

Mini Toolbar sẽ tự động xuất hiện khi bạn lựa chọn những dòng text bất kỳ trong văn bản, nó có chức năng giúp người sử dụng sửa đổi font chữ, gạch dưới, làm chữ đậm, nghiêng …

Bên cạnh đó, với chức năng Live Preview, khi bạn thay đổi giữa các định dạng trang khác nhau, ứng dụng sẽ tự động thay đổi toàn bộ văn bản theo lựa chọn đó:

Tắt bỏ 2 tính năng này trong Word 2010

Trong trình soạn thảo Word, chọn thẻ File để truy cập Backstage View > Options:

Chọn thẻ General dưới User Interface Options, bỏ dấu tích ở ô Show Mini Toolbar on selection và Enable Live Preview, sau đó bấm OK:

Bạn không cần khởi động lại Word, bây giờ khi chọn bất cứ dòng text nào, sẽ không thấy xuất hiện Mini Toolbar nữa:

Tương tự, khi chọn các kiểu Style Sets hoặc các thiết lập khác trên văn bản, chức năng Live Preview cũng không còn làm phiền bạn nữa:

Tắt 2 chức năng này trong Word 2007

Tương tự như với Word 2010, nhấn nút Office > Word Options:

Tại mục Popular, chỉ việc bỏ dấu tích ở ô Mini Toolbar và Live Preview:

Nếu cần sử dụng 1 trong 2, hoặc là cả 2 chức năng trên, chỉ cần làm ngược lại các bước trên để sử dụng Mini Toolbar và Live Preview. Chúc các bạn thành công!

Lấy ví dụ, bạn đang có một danh sách tên được liệt kê theo định dạng Họ trước Tên sau. Giờ đây bạn muốn đổi lại thành Tên trước Họ sau. Vậy có cách nào để thực hiện việc này ngoài việc nhập lại từng cái tên? Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn các bạn cách sử dụng tính năng Replace của Microsoft Word để đảo vị trí các từ trong cột.

Để đảo vị trí đồng loạt các từ trong cùng một cột hoặc danh sách, các bạn làm như sau:

1. Chọn cột hoặc danh sách bạn muốn thực hiện đổi chỗ.
2. Từ menu Edit, chọn Replace đối với phiên bản Word 2003. Hoặc click Replace trong nhóm Editing trên thẻ Home đối với phiên bản Word 2007 trở lên. Một cách đơn giản hơn là nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + H.
3. Click nút More và đánh dấu tùy chọn Use Wildcards. Lưu ý, đây là bước quan trọng nhất.
4. Trong ô Find What, nhập (<*>) (<*>) Lưu ý giữa hai cặp ngoặc đơn có dấu cách.
5. Trong ô Replace With, nhập \2 \1 Lưu ý có dấu cách ngay sau số 2.
6. Click Replace All.
7. Khi Word hỏi bạn có muốn mở rộng trên toàn tài liệu hay không, chọn No.

Giải thích

Trong thủ thuật trên, chúng ta đã sử dụng Wildcard đại diện cho các ký tự. Wildcard bao gồm dấu ? và dấu *. Dấu ? đại diện cho một ký tự bất kỳ. Dấu * đại diện cho nhiều ký tự bất kỳ. Cụ thể trong trường hợp trên:

( ): Cặp ngoặc đơn thực tế không phải wildcard. Chúng có tác dụng chia cụm từ mẫu thành các chuỗi logic.
< >: Cặp ngoặc nhọn có tác dụng đánh dấu sự bắt đầu và kết thúc của một từ hoặc cụm từ.
*: Wildcard thay thế cho nhiều ký tự bất kỳ, ở đây là Họ và Tên.
\: Dấu sổ chéo ngược đi kèm với chữ số thể hiện thứ tự chuỗi ký tự trong ngoặc nhọn ở trên.

Như vậy, ô Find What chia những cái tên thành hai chuỗi ký tự riêng biệt. Ô Replace With tiến hành thay thế nội dung chuỗi ký tự thứ nhất bằng chuỗi ký tự thứ hai và ngược lại.

Với thủ thuật sử dụng Wildcard, chỉ cần linh hoạt một chút, các bạn hoàn toàn có thể sắp xếp được vị trí các từ trong cột hoặc danh sách như ý muốn, không chỉ đơn thuần là đảo vị trí Họ và Tên.

Vì vậy, mọi người cần sự giúp đỡ của một người dịch chuyên nghiệp, người có thể giúp họ giải quyết vấn đề ngôn ngữ. Đối mặt với những vấn đề này, chương trình xử lý Word đã được đưa ra. Tính năng dịch văn bản trong Microsoft Word 2007 được dùng như những chương trình dịch khác. Để sử dụng tính năng này, chúng ta chỉ cần cài đặt chức năng built-in của nó.

Thực hiện những bước sau để dịch văn bản sang ngôn ngữ khác:

Chọn ngôn ngữ bạn muốn dịch. Nếu bạn muốn chọn tất cả văn bản để dịch nhưng văn bản này rất dài, bạn có thể quay lại thẻ “edit” chọn “select all”.

Kích vào Review ở thanh Menu

Chọn Translate ở thẻ Review

Một bảng ngôn ngữ sẽ hiện ra ở bên phải, chọn ngôn ngữ đích mà bạn muốn dịch tới. Đây là nơi bạn có thể chọn lựa ngôn ngữ đích hoặc ngôn ngữ nguồn cần dịch.

Phần văn bản được chọn hoặc được bôi đen sẽ được dịch ở phần dưới của bảng. Bạn có thể nhận bản dịch sau khi bạn chọn ngôn ngữ đích dưới lựa chọn “To”.

Nếu ngôn ngữ bạn cần dịch không có trong danh sách những ngôn ngữ đã được đưa ra, kích vào Translation options và chọn ngôn ngữ mà bạn cần.

Tính năng hữu ích này trong Microsoft Word 2007 rất thuận tiện. Tuy nhiên, nó không thể thay thế vị trí của người dịch chuyên nghiệp bởi người dịch có khả năng dịch mềm mại hơn, ý nghĩa hơn cùng với những am hiểu về văn hóa, nghệ thuật của họ. Vì vậy, bạn có thể dịch các tài liệu với chương trình dịch trong máy nhưng sẽ thiếu đi sự sâu sắc cũng như ý nghĩa.

Rất nhiều tính năng hữu ích có trong Word 2007 có thể giúp bạn tạo và chỉnh sửa tài liệu. Bạn có thể kết nối Internet để tải các template, clip art và từ điển trực tuyến, ngoài ra còn có thể tải ảnh từ website chính của Microsoft Office. Tải các tài liệu như resume hoặc đơn xin việc có thể giúp ta bớt được thời gian. Cùng với các tính năng hữu ích của Word 2007, có một công cụ cho phép bạn có thể sửa lỗi xảy ra khi đang sử dụng Word 2007. Công cụ này là Microsoft Office Diagnostics. Để chữa lỗi của Microsoft Word 2007, bạn hãy thực hiện các bước sau:

Mở công cụ Microsoft Office Diagnostics từ folder Microsoft Office.

Đối với Windows Vista hay Windows 7

a. Gõ Microsoft Office ở mục tìm kiếm

b. Kết quả tìm kiếm sẽ hiển thị cả công cụ Microsoft Office Dianostics

c. Kích vào công cụ Microsoft Office Dianostics.

Đối với Windows XP hay các phiên bản cũ hơn:

a. Chọn Start

b. Tới Programs

c. Chọn Microsoft Office > Microsoft Office Tools > Microsoft Office Dianostics

d. Chọn Microsoft Office Dianostics.

Hộp thoại Microsoft Office Dianostics sẽ xuất hiện, chọn Continue

Kích vào Run Diagnostics. (Nếu đã từng sử dụng công cụ này trước đó, bạn sẽ thấy “Run Diagnotics Again”, hãy kích vào đó)

Microsoft Office Dianostics sẽ chẩn đoán lỗi mỗi khi có vấn đề xảy ra trong Word 2007. Bạn sẽ phải chờ từ 5 tới 15’ để quá trình hoàn tất. Thời gian này phụ thuộc vào tốc độ của máy tính cũng như vấn đề gặp phải. Nếu tìm ra bất kì lỗi nào, công cụ sẽ tự giải quyết vấn đề.

Công cụ này sẽ kiểm tra 6 lần để tháo gỡ vấn đề.

Dựa theo vấn đề được tìm ra, công cụ có thể yêu cầu người dùng nhận hỗ trợ từ forum trực tuyến hoặc cài đặt lại Microsoft Office. Nếu không có vấn đề nào được tìm thấy sau khi chạy công cụ, Word 2007 có thể bị ảnh hưởng bới lỗi của Windows.

Sử dụng phím tắt làm cho tốc độ xử lý văn bản đem lại hiệu quả và rất nhanh chóng trong việc soạn thảo văn bản nhưng bạn chưa biết nhiều về các phím tắt đó và muốn tìm danh sách những phím tắt, thật đơn giản, chương trình Microsoft Word sẽ tự liệt kê danh sách các phím tắt cho bạn:

1. Vào ribbon View chọn Macro (Hoặc dùng phím Alt+F8)

2. Chọn Word Commands trong Macro in trong hộp thoại Macros:

3. Tại đây bạn tìm mục List Commands (hoặc nhập chữ List Commands) vào ô Macro name

4. Chọn nút Run hoặc Step Into

Xuất hiện hộp thoại List Commands để bạn lựa chọn việc liệt kê danh sách lệnh phím tắt

5. Chọn Current menu and keyboard settings: Liệt kê các lệnh đã được cài đặt phím tắt (có thể sử dụng) trong List Commands

Hoặc chọn All word commands: Liệt kê tất cả các lệnh đã được cài đặt lẫn chưa cài đặt phím tắt (bạn sẽ có thể tự cài đặt thêm) trong Microsoft Word

6. Chọn nút OK -> Kết quả sẽ in cho bạn một danh sách các phím tắt sử dụng trong chương trình Microsoft Word:

Vậy là không cần phải tìm kiếm đâu xa mà bạn có thể có ngay danh sách tất cả các phím tắt cần dùng trong MS Word. Bạn hoàn toàn có thể tự cài đặt thêm hoặc chỉnh sửa các phím tắt này cho thuận tiện trong việc sử dụng.

Cấu hình các tùy chọn dán

Khi bạn copy một đoạn văn bản từ một nguồn khác vào một văn bản Word, phần mềm này sẽ tự động giữ lại định dạng gốc của văn bản đó hoặc cung cấp cho bạn các tùy chọn để định dạng nó cho phù hợp với văn bản hiện có trên MS Word.

Để tùy biến được tính năng này, trong MS Word 2007, bạn click vào nút Office (góc trên bên trái) và chọn More Commands..., duyệt tới thẻ Advanced, trong vùng Cut, copy and paste, bạn hãy tích vào ô Show Paste Options buttons nếu muốn MS Word cung cấp các tùy chọn định dạng khi sao chép một đoạn văn bản, hoặc bỏ tích nếu không muốn hiện ra các tùy chọn này.

Trong bốn menu đổ xuống, bạn có thể chọn Keep Source Formating nếu muốn giữ định dạng gốc của đoạn văn bản bạn vừa sao chép, hoặc tự động thay đổi dịnh dạng cho phù hợp với văn bản hiện tại.

Thay đổi định dạng từ Justify sang full-justification

Khi định dạng Justify được áp dụng cho toàn bộ một đoạn văn bản, MS Word sẽ tự động canh chữ sang hai bên trái và phải bằng cách tăng khoảng cách giữa các từ trên một dòng. Và nhược điểm thường thấy của cách làm này đó là để lại những khoảng trống lớn giữa các từ gây mất thẩm mỹ.

Để việc canh Justify được đẹp hơn, ta nên dùng tính năng full-justification. Bạn hãy nhấp vào nút Office, chọn More Commands..., sau đó nhấp vào Advanced, kéo xuống dưới cùng và click vào dấu “+” trước dòng chữ Layout Options, sau đó bạn tìm đến dòng Do Full Justification The Way WordPerfect 6.x For Windows Does, sau đó click OK để hoàn tất.

Tự động cách khoảng

Trong soạn thảo văn bản, người dùng thường dùng phím space hoặc canh Tab để đẩy dòng đầu tiên của một đoạn văn bản lùi vào so với các dòng còn lại gọi là cách khoảng đầu dòng (còn có một dạng cách khoảng khác ít dùng hơn đó là cách khoảng tất cả các dòng trừ dòng đầu tiên).

Nhược điểm của cách làm trên là đôi khi các khoảng cách không được đều nhau. Nếu bạn muốn MS Word tự động cách khoảng với một khoảng trống định sẵn, bạn hãy dùng tính năng indentation. Đầu tiên bạn bôi đen vùng văn bản cần thao tác, sau đó vào thẻ Home, click chọn vào mũi tên (góc dưới bên phải) của vùng công cụ Paragraph.

Trong vùng tùy chọn indentation, ở menu Special bạn có thể chọn First line (cách khoảng đầu dòng) nếu muốn lùi dòng đầu tiên hoặc chọn Hanging nếu muốn lùi dòng tất cả trừ dòng đầu tiên.

Đánh số trang

Việc đánh số trang không còn xa lạ gì với phần lớn người dùng MS Word, thế nhưng có một vấn đề đó là một số văn bản không yêu cầu đánh số trang ở những trang đầu tiên vì lý do thẩm mỹ. Bạn cần phải chỉnh lại tính năng đánh số để phù hợp với yêu cầu này.

Đầu tiên bạn vào Page layout, sau đó click chọn vào mũi tên nằm ở góc dưới bên phải của khung Page Setup, chọn thẻ Page layout và tích vào ô Different first page.

Sao lưu thanh công cụ Quick Access

Thanh truy cập nhanh (Quick Access) như đã nói ở trên đó là môt menu chứa những lệnh thường dùng. Nếu bạn đã mất nhiều thời gian để tùy chỉnh thanh công cụ Quick Access, hãy sao lưu lại phòng khi cài lại hệ điều hành bạn không phải làm lại thanh công cụ này. Hoặc đơn giản là bạn có thể mang thanh công cụ đã tạo trên máy tính của bạn sang máy tính của cơ quan có cài đặt MS Word 2007.

Trong Window XP, bạn vào đường dẫn C: \ Documents and Settings \ [tên máy tính hoặc người dùng] Settings \ Local \ Application Data \ Microsoft \ Office, trong Window Vista và Window 7 bạn vào đường dẫn C: \ Users \ [tên máy tính hoặc người dùng] \ AppData \ Local \ Microsoft \ Office. Tại đây bạn sẽ tìm thấy một tập tin tên Word.qat, bạn có thể copy nó vào một nơi khác để sao lưu hoặc sử dụng cho các máy tính khác.

Hủy bỏ định dạng

Tổ hợp phím nóng để bạn trả về định dạng font và cỡ chữ mặc định là Ctrl+ Space. Nếu định dạng ban đầu có áp dụng style, bạn hãy dùng tổ hợp phím Ctrl + Shitf + N để đưa đoạn văn bản về định dạng mặc định (thường là font Times News Roman và cỡ chữ 12).

Điều chỉnh khoảng cách các chữ cái trên tiêu đề

Vì lý do thẩm mỹ, tiêu đề thường chỉ nằm trên một dòng duy nhất mà không kéo dài sang dòng thứ hai. Với những tiêu đề quá dài, bạn phải co chữ lại bằng cách vào thẻ Home, click vào mũi tên bên dưới góc phải của khung Font, chọn Character Spacing và “gia giảm” tỉ lệ này sao cho hợp lý nhất.

So sánh các văn bản

So sánh hai văn bản

Có nhiều lý do dẫn đến nhu cầu so sánh giữa hai văn bản, MS Word cung cấp các tùy chọn để mở hai file văn bản cạnh nhau cho mục đích này (và nó là chức năng của chính MS Word chứ không phải Aero Snap của Window 7).

Để dùng tính năng này, đầu tiên bạn phải mở hai tập tin văn bản bằng MS Word, sau đó click vào thẻ View, trong khung Window bạn chọn View Side by Side. Bạn cũng có thể chọn thêm Synchronous Scrolling để khi bạn cuộn chuột, thanh cuộn của cả hai văn bản sẽ cùng trượt theo giúp việc so sánh được thuận tiện hơn.

Di chuyển nhiều đối tượng bằng Spike

Khi soạn thảo, động tác cắt, dán là những thao tác thường dùng nhất. Thế nhưng bộ nhớ đệm thường chỉ nhớ được một đối tượng văn bản. Trong MS Word 2007 có một tính năng ít được biết đến, tính năng này giúp bộ nhớ đệm nhớ được nhiều đối tượng văn bản và bạn có thể lựa chọn một trong các đối tượng văn bản đó để dán vào văn bản hiện hành.

Đầu tiên bạn chọn một đối tượng văn bản cần di chuyển và nhấn Ctrl+F3 (bạn có thể lặp lại thao tác này cho các đối tượng cần di chuyển khác để thêm nó vào danh sách của Spike). Sau đó bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+F3 để gọi lại danh sách này và dán nó vào vị trí mong muốn.

Cách làm này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian hơn thao tác cắt dán thông thường khi bạn muốn di chuyển nhiều đối tượng văn bản cùng một lúc.