• Bạn phải ngồi đó để thay đổi các slide, dễ dẫn đến nhàm chán nếu bạn quá rất nhiều slide cần phải xem xét.
• Các transition có thể không chính xác. Điều này có nghĩa rằng thời gian có thể sẽ không giống cho tất cả các slide.
• Sau khi ghi lại màn hình, bạn vẫn phải thực hiện một số công việc tinh chỉnh lại và chỉnh sửa nó.
• Việc ghi màn hình có thể không được lưu dưới các định dạng mong muốn của bạn, ví dụ như định dạng dùng cho các máy di động.

• Bạn có thể mã hóa tất cả các file Powerpoint như pptx, ppt, ppsx, pps thành định dạng wmv, asf, 3gp.
• Phần mềm này cũng làm việc giống như một bộ chuyển đổi audio. Bạn có thể chọn chính xác phần audio từ một file powerpoint nào đó.
• Tất cả các hoạt ảnh và các transition được dự trữ sau trình diễn powerpoint đều được chuyển đổi thành video.
• Các thiết lập đầu ra cho các kích thước và độ phân giải màn hình khác nhau được hỗ trợ để video không bị méo mó.
• Bạn có thể chuyển đổi trình diễn vào các định dạng phù hợp với iPod, iTouch, PSP, PS3, Apple TV cũng như các máy di động.

Tạo Speaker Notes

Speaker Notes (chú thích cho người trình bày) có thể được thêm để cho phép bạn tạo chú thích cho mỗi slides. Để thêm speaker notes:

• Lựa chọn slide

• Kích View

• Kích Note Pages

• Kích vào phần Click to Add Notes trên màn hình

• Nhập chú thích cho silde đó

In một bản trình chiếu

Có một số tùy chọn để in một bản trình chiếu. Chúng gồm có:

• Slides: Đây là những slide bạn muốn xem nếu bạn đã trình bày, tùy chọn này cho phép bạn in một slides trên một trang

• Handouts: tùy chọn này cho phép bạn chọn in nhiều slides trên một trang, ví dụ: 1, 2, 3, 4, 5 hoặc 9 trên một trang

• Notes Page: Tùy chọn này gồm các slides và các chú thích cho người trình bày

• Outline View: Tùy chọn này sẽ in cả đường bao của bản trình chiếu

Để truy cập vào các tùy chọn in:

• Kích Microsoft Office Button

• Kích Print

• Trong hộp thoại In, kích mũi tên bên cạnh mục Print what

• Chọn định dạng và kích OK để in

Xem trước khi in:

• Kích Microsoft Office Button

• Chọn Print

• Kích Print Preview

• Kích mũi tên bên cạnh Print What để thay đổi các tùy chọn in

• Để in từ chế độ Print Preview, kích Print

Để thoát khỏi chế độ Print Preview:

• Kích nút Close Print Preview

Đóng gói một bản trình chiếu

Khi bạn muốn đóng gói một bản trình chiếu cùng với tất cả các file được đính kèm:

• Kích Microsoft Office Button

• Kích Publish

• Kích Package for CD

• Nhập tên cho CD

• Kích Copy to CD hoặc Copy to Folder.

Chuyển tiếp giữa các Slide

Việc chuyển tiếp giữa các Slide là các hiệu ứng được đặt khi bạn chuyển từ một Slide sang Slide tiếp theo. Để thêm hiệu ứng chuyển Slide:

• Lựa chọn Slide bạn muốn áp dụng để chuyển tiếp

• Kích tab Animations

• Chọn hoạt ảnh thích hợp hoặc kích vào hộp thoại Transition

Để điều chỉnh việc chuyển tiếp các slide:

• Thêm âm thanh bằng cách kích vào mũi tên bên cạnh Transition Sound

• Chỉnh sửa tốc độ chuyển tiếp bằng cách kích vào mũi tên bên cạnh Transition Speed

Để áp dụng việc chuyển tiếp cho tất cả các Slide:

• Kích nút Apply to All trên tab Animations

Để lựa chọn cách chuyển động tiếp theo cho một slide:

• Chọn Advance on Mouse Click (chuyển sang slide tiếp theo bằng cách kích vào chuột), hoặc

• Automatically Apter (chạy tự động sau một số giây nhất định)

Hoạt ảnh Slide

Hiệu ứng hoạt ảnh Slide được xác định trước các hiệu ứng đặc biệt mà bạn có thể thêm vào các đối tượng trên một Slide. Để áp dụng một hiệu ứng hoạt ảnh:

• Lựa chọn đối tượng trên slide

• Kích tab Animations trên vùng Ribbon

• Kích Custom Animation

• Kích Add Effect

• Chọn hiệu ứng thích hợp

Xem trước các hoạt ảnh

Để xem trước các hoạt ảnh trên một slide:

• Kích nút Preview gần tab Animations

Tùy chọn trình diễn Slide

Tab Slide Show chứa một số tùy chọn để trình chiếu. Những tùy chọn này bao gồm:

• Xem trước trình diễn từ đầu

• Xem trước trinh diễn các slide từ slide hiện thời

• Thiết lập Slide Show

Thiết lập Slide Show

Tùy chọn này cho phép bạn thiết lập cách trình chiếu các slide. Tùy chọn gồm có:

• Trình chiếu các slide sẽ tự động chạy hoặc bởi người trình bày

• Tùy chọn vòng lặp

• Tùy chọn tường thuật

• Độ phân giải màn hình

Ghi sự tường thuật

Khi bạn muốn ghi lại sự tường thuật cho slides:

• Kích nút Record Narration

• Kích Set Microphone Level để kiểm tra các mức độ âm thanh

• Kích OK để ghi

Thời gian diễn tập

Sử dụng Rehearsed Timmings để diễn tập thời gian slide với âm thanh.

• Kích nút Rehearse Timings

• Thực hành nói và chuyển tiếp giữa các Slide như khi bạn đang trình bày thật sự

• Khi hoàn thành, kích vào để kết thúc

• Chọn giữ hoặc không giữ thời gian hoặc diễn tập lại một lần nữa.

Biểu đồ cho phép bạn trình bày thông tin được chứa trong slide theo định dạng đồ họa. PowerPoint cung cấp một số kiểu biểu đồ: biểu đồ dạng cột, biểu đồ dòng, biểu đồ hình tròn, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ vùng, biểu đồ kiểu tán xạ, …. Để xem các loại biểu đồ, chỉ cần kích tab Insert trên vùng Ribbon.

Tạo biểu đồ

Để tạo một biểu đồ:

• Kích tab Insert trên vùng Ribbon

• Kích vào loại biểu đồ bạn muốn tạo

• Chèn dữ liệu và các nhãn cho biểu đồ

Chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ

Để chỉnh sửa dữ liệu của biểu đồ:

• Kích vào biểu đồ đã vẽ trên slide

• Kích Edit Data trên tab Design

• Chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính

Chỉnh sửa biểu đồ

Mỗi một lần tạo một biểu đồ, bạn có thể thực hiện một số công việc để chỉnh sửa biểu đồ.

Để di chuyển biểu đồ:

• Kích vào biểu đồ và kéo nó tới vị trí khác trên cùng slide, hoặc

• Copy sang slide khác

• Sau đó chọn vị trí mong muốn và kích Paste

Để chỉnh sửa kích thước cho biểu đồ:

• Kích vào biểu đồ

• Kích vào bất kỳ góc nào của biểu đồ và kéo theo kích thước phù hợp

Để chỉnh sửa các nhãn và tiêu đề:

• Kích vào biểu đồ

• Kích tab Layout

• Chọn nhãn thích hợp để thay đổi

Các công cụ biểu đồ

Các công cụ biểu đồ xuất hiện trên Ribbon khi bạn kích vào biểu đồ. Các công cụ này được đặt ở 3 tab: Design, Layout, Format

Trong nhóm Design, bạn có thể điều chỉnh loại biểu đồ, cách bố trí, kiểu dáng và vị trí của biểu đồ.

Trong tab Layout, bạn có thể điều chỉnh việc chèn hình ảnh, hộp văn bản, các nhãn, nền và dữ liệu cho biểu đồ.

Trong tab Format, bạn có thể điều chỉnh màu sắc và kiểu dáng chữ cho biểu đồ.

Dán biểu đồ từ Excel

• Mở bảng tính Excel

• Lựa chọn biểu đồ

• Kích Copy trên tab Home

• Chọn vị trí thích hợp bên tài liệu PowerPoint

• Kích Paste trên tab Home.

Bảng được sử dụng để hiển thị dữ liệu theo một định dạng bảng.

Tạo bảng

Để tạo một bảng:

• Đặt con trỏ vào slide nơi bạn muốn tạo bảng mới

• Kích tab Insert trên vùng Ribbon

• Kích nút Tables trên nhóm Tables. Bạn có thể tạo bảng theo một trong 4 cách sau:

- Đánh dấu số dòng và cột

- Kích Insert Table và nhập số dòng và cột

- Kích Draw Table, tạo bảng bằng cách kích và nhập số dòng và cột

- Kích Excel Spreadsheet và nhập dữ liệu.

Nhập dữ liệu trong bảng

Đặt con trỏ vào ô bạn muốn nhập thông tin dữ liệu và bắt đầu gõ.

Chỉnh sửa cấu trúc và định dạng bảng

Để chỉnh sửa cấu trúc bảng:

• Kích vào bảng, khi đó hai tab mới xuất hiện trên Ribbon: Tab Design và Layout.

Trên tab Design, bạn có thể chọn:

• Table Style Options

• Table Styles

• Draw Borders

Để định dạng bảng, kích vào bảng, sau đó kích tab Layout trên vùng Ribbon. Tab Layout cho phép bạn thực hiện:

• Xem bảng dạng lưới và các thuộc tính (từ nhóm Table)

• Chèn dòng và cột (từ nhóm Rows & Columns)

• Xóa bảng, dòng và cột (từ nhóm Rows & Columns)

• Trộn bảng hoặc tách bảng (từ nhóm Merge)

• Tăng và giảm kích thước ô trong bảng (nhóm Cell Size)

• Căn lề văn bản trong các ô và thay đổi hướng cho văn bản (nhóm Alignment)

Chèn một bảng từ Word hay Excel

• Mở một tài liệu Word hay Excel có chứa bảng

• Chọn bảng

• Kích Copy trên tab Home

• Ở tài liệu PowerPoint, đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn bảng

• Kích Paste trên tab Home.

Chèn ảnh

Để chèn ảnh vào slide:

• Kích tab Insert

• Kích nút Picture

• Duyệt ảnh từ file của bạn

• Kích vào tên ảnh

• Kích Insert

• Để di chuyển ảnh, kích vào ảnh và kéo tới vị trí mong muốn

Chèn Clip Art

Để chèn Clip Art:

• Kích tab Insert

• Kích nút Clip Art

• Tìm kiếm các hình mẫu sử dụng hộp thoại Clip Art

• Kích chọn Clip Art

• Để di chuyển hình mẫu, kích vào nó và kéo tới vị trí mong muốn

Chỉnh sửa ảnh và hình mẫu

Khi bạn chèn một hình ảnh hay hình mẫu vào bản trình chiếu, một tab mới sẽ xuất hiện trên vùng Ribbon. Tab Format cho phép bạn định dạng hình ảnh và đồ họa. Tab Format có 4 nhóm:

Adjust: Điều chỉnh độ sáng, sự tương phản và màu sắc của ảnh

Picture Style: Cho phép bạn đặt một khung hay đường viền xung quanh ảnh và chèn thêm hiệu ứng cho ảnh

Arrange: Điều chỉnh tính chuẩn trực và sự quay cho ảnh

Size: Cắt ảnh và tùy chỉnh kích thước cho ảnh

Chèn Shape

Để chèn Shape:

• Kích tab Insert

• Kích nút Shapes

• Kích vào hình bạn chọn

• Kích vào Slide

• Kéo con trỏ để mở rộng hình

Để định dạng hình:

• Kích Shape

• Kích tab Format

Chèn SmartArt

SmartArt là một tính năng trong Office 2007, cho phép bạn chọn các hình ảnh đồ họa khác nhau bao gồm các biểu đồ phát triển, biểu đồ danh sách, biểu đồ hình tròn và biểu đồ quy trình. Để thêm SmartArt:

• Kích tab Insert

• Kích nút SmartArt

• Kích vào SmartArt bạn chọn

• Kích SmartArt

• Kéo SmartArt tới vị trí mong muốn trong slide

Để định dạng SmartArt:

• Kích SmartArt

• Kích tab Design hoặc tab Format

• Kích vào SmartArt để thêm văn bản và hình ảnh.

Thêm một Photo Album

Photo Album là một tính năng mới trong PowerPoint 2007, cho phép bạn tạo photo album để chia sẻ hình ảnh một cách dễ dàng. Bạn có thể tạo một photo album như sau:

• Kích nút Photo Album trên tab Insert

• Kích New Photo Album

• Kích File/Disk để chèn hình ảnh vào photo album

• Di chuyển ảnh lên hay xuống theo thứ tự của album bằng cách kích vào mũi tên lên hoặc xuống.

Chỉnh kích thước hộp văn bản

Để chỉnh kích thước hộp văn bản:

• Kích vào hộp văn bản

• Kích vào góc của hộp và kéo con trỏ tới kích thước mong muốn

Chèn danh sách thứ tự tự động cho văn bản

Danh sách các Bulleted thường có các bullet chấm tròn, danh sách các Numbered có các số và danh sách các Outline là sự kết hợp giữa các số và các ký tự phụ thuộc vào cách tổ chức của danh sách.

Để thêm một danh sách thứ tự tự động vào văn bản đã có:

• Lựa chọn văn bản bạn muốn tạo một danh sách thứ tự tự động

• Kích nút Bulleted or Numbered Lists

Để tạo một danh sách thứ tự tự động mới:

• Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn tạo danh sách

• Kích nút Bulletde or Numbered Lists

• Và bắt đầu nhập nội dung

Danh sách thứ tự tự động lồng nhau

Một danh sách thứ tự tự động lồng nhau là danh sách có một số các cấp độ. Để tạo một danh sách lồng nhau:

• Tạo danh sách theo các cách đã nói ở trên

• Kích nút Increase hoặc Decrease Indent

Định dạng danh sách thứ tự tự động

Định dạng hình ảnh bullet và numbering có thể được thay đổi bằng cách sử dụng hộp thoại Bullets or Numbering

• Lựa chọn toàn bộ danh sách để thay đổi tất cả các bullets hoặc số, hay đặt con trỏ vào một dòng trong danh sách để thay đổi một bullet đơn.

• Kích vào mũi tên bên cạnh danh sách bulleted hoặc numbered và chọn một kiểu bullet hay numbering.

Chèn Video

Video clips có thể được thêm vào bản trình chiếu. Để thêm một video clip:

• Kích nút Movie trên tab Insert

• Chọn Movie from File hoặc Movie from Clip Organizer

Để chỉnh sửa các tùy chọn video:

• Kích vào biểu tượng movie

• Kích tab Format

Chèn Audio

Audio clips có thể được thêm vào bản trình chiếu như sau:

• Kích nút Audio trên tab Insert

• Chọn Sound from File, Sound from Clip Organizer, Play CD Audio Track hay Record Sound

Để chỉnh sửa các tùy chọn audio:

• Kích biểu tượng audio

• Kích tab Format.

Thay đổi kiểu chữ và kích thước font

Để thay đổi kiểu chữ:

• Kích vào mũi tên bên cạnh tên font và chọn một font.

• Bạn có thể xem trước cách font mới được xuất hiện như thế nào bằng cách bôi đen văn bản, và di chuyển trên kiểu chữ mới.

Để thay đổi kích thước font:

• Kích vào mũi tên bên cạnh kích thước font và chọn kích thước phù hợp, hoặc

• Kích vào nút increase (tăng) hay decrease (giảm)

Font Styles và các hiệu ứng

Font Styles được định sẵn định dạng các tùy chọn mà được sử dụng để làm nổi bật văn bản. Chúng gồm có: kiểu chữ đậm, nghiêng và gạch chân. Để thêm những định dạng này vào văn bản:

• Bôi đen văn bản và kích Font Styles trên nhóm Font của tab Home, hoặc

• Bôi đen văn bản và khi đó thanh công cụ mini sẽ xuất hiện mờ và bạn chỉ cần di chuyển lên và chọn các định dạng, hoặc kích phải để hiển thị các công cụ font.

Thay đổi màu sắc văn bản

Để thay đổi màu sắc văn bản:

• Bôi đen văn bản và kích nút Colors trên nhóm Font của vùng Ribbon, hoặc

• Bôi đen văn bản và kích phải, rồi chọn công cụ Colors.

• Lựa chọn màu bằng cách kích vào mũi tên phía bên cạnh nút Font Color.

WordArt

WordArt (chữ nghệ thuật) là các kiểu có thể được áp dụng cho văn bản để tạo một hiệu ứng trực quan. Để áp dụng WordArt:

• Lựa chọn văn bản

• Kích tab Insert

• Kích nút WordArt

• Chọn WordArt

Để chỉnh sửa kiểu của WordArt

• Lựa chọn WordArt

• Kích tab Format cho các công cụ vẽ

• Kích nút WorkArt Fill, WordArt Outline hoặc nút Text Effects

Thay đổi sự chuẩn trực cho đoạn văn bản

Sự chuẩn trực của đoạn cho phép bạn thiết lập cách bạn muốn văn bản xuất hiện như thế nào. Để thay đổi sự chuẩn trực

• Kích tab Home

• Chọn nút thích hợp để thay đổi sự chuẩn trực trên nhóm Paragraph

- Align Left: Văn bản được canh lề về phía bên trái

- Center: Văn bản được canh giữa hai lề

- Align Right: Văn bản được canh lề về phía bên phải

- Justify: Văn bản được canh đều cả hai phía trái và phải.

Thụt lề đoạn văn

Bạn có thể thực hiện các bước như sau để thụt lề cho đoạn văn bản:

• Kích nút Indent để điều chỉnh sự thụt lề

• Kích nút Indent lặp lại nhiều lần để tăng kích thước thụt lề.

Hướng văn bản

Để thay đổi hướng văn bản:

• Lựa chọn văn bản

• Kích nút Text Direction trên tab Home

• Kích sự lựa chọn.