Quản lý tiệm photocopy: giá giấy, đếm tờ và đơn số lượng lớn

Quản lý tiệm photocopy: giá giấy, đếm tờ và đơn số lượng lớn Tiệm photocopy khó ở chỗ mỗi tờ lãi vài trăm đồng, máy hỏng là nghỉ cả ngày. Bài này nói về giá giấy, đếm tờ, đơn lớn. Mục lục bài viết

• 1/ Tiệm photocopy quản khó ở chỗ nào
• 2/ Giá giấy và giá in: mỗi loại một giá vốn khác nhau
• 3/ Đếm tờ chống in ngoài sổ
• 4/ Đơn số lượng lớn: báo giá, cọc và giao từng đợt
• 5/ Mực máy và bảo trì: đừng để máy hỏng giờ đông
• 6/ Tính năng quản lý tiệm photocopy trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Tiệm photocopy quản khó ở chỗ nào

Ba điểm làm tiệm photocopy khác cửa hàng bán lẻ thông thường. Mỗi tờ lãi vài trăm đồng. Photo đen trắng 500đ một tờ, giá vốn giấy mực đã 300đ. Lãi mỗi tờ 200đ, phải bán nghìn tờ một ngày mới đủ sống. Thất thoát 100 tờ một ngày là mất 20.000đ, tháng là 600.000đ không ai hay. Cách quản hàng lãi mỏng số lượng lớn có trong bài quản lý cửa hàng tạp hóa. Máy hỏng là nghỉ cả ngày. Một máy photo đứng là cả tiệm, hỏng trống mực hay kẹt giấy giờ đông là khách bỏ sang tiệm khác. Không có lịch bảo trì là máy hỏng đúng lúc đông nhất. Đơn lớn và đơn lẻ lẫn lộn. Khách lẻ photo 10 tờ, khách trường in 5.000 tờ tài liệu, hai loại đơn này giá và cách làm khác nhau hoàn toàn. Gộp chung một giá là đơn lớn lỗ, đơn lẻ đắt khách chê. Một tình huống hay gặp: tiệm nhận in 3.000 cuốn tài liệu cho trung tâm, báo giá theo giá photo lẻ. In xong mới biết giá giấy số lượng lớn không rẻ như tưởng, tiền mực vượt dự tính, cả đơn lãi chưa tới 5%.

2/ Giá giấy và giá in: mỗi loại một giá vốn khác nhau

Giấy là giá vốn chính, mỗi loại giấy một giá khác nhau, tính sai là lỗ. Giấy A4 A3 định lượng khác nhau. Giấy 70gsm rẻ hơn 80gsm, photo thường dùng 70, in bìa dùng 80 trở lên. Mỗi ram 500 tờ ghi giá nhập, chia ra giá mỗi tờ. Giấy lên giá theo đợt, không cập nhật là bán giá cũ lỗ. Ghi giá giấy mỗi lần nhập, dán bảng giá vốn ở quầy để thu ngân thuộc. Photo đen trắng và in màu hai giá vốn khác nhau. Photo đen trắng tốn mực đen ít, giá vốn 250-300đ một tờ. In màu tốn 4 màu mực, giá vốn 1.500-2.500đ một tờ tùy độ phủ màu. In ảnh màu phủ kín tốn mực gấp 3 lần in văn bản có logo màu. Đừng bán đồng giá, in màu phải hỏi trước có phải ảnh không để báo giá đúng. Ép plastic đóng gáy là dịch vụ thêm. Ép A4 5.000đ, đóng gáy xoắn 10.000-15.000đ một cuốn, lãi cao hơn photo nhiều. Khách in tài liệu là chào thêm ép và đóng gáy, 10 đơn chốt được 5 đơn là lãi ngày tăng gấp rưỡi. Cách bán dịch vụ thêm có trong bài quản lý shop quà tặng. Bảng giá gợi ý tiệm photocopy mặt phố:

3/ Đếm tờ chống in ngoài sổ

Nhân viên in ngoài sổ là thất thoát lớn nhất của tiệm photocopy vì mỗi tờ nhỏ khó phát hiện. Đồng hồ đếm tờ của máy là chuẩn. Máy photo nào cũng có đồng hồ đếm tổng số tờ đã in, đầu ca ghi số, cuối ca ghi số, chênh lệch là số tờ đã in trong ca. Đối chiếu với số tờ đã bán trên phần mềm, lệch là có tờ in ngoài sổ. Chênh dưới 10 tờ một ca là hao test máy kẹt giấy, trên 30 tờ là có vấn đề. Nhân viên không được thu tiền mặt. Một người thu ngân thu tiền và giao hàng, thợ máy chỉ bấm máy. Thợ vừa in vừa thu là tự bớt tờ bỏ túi. Tiệm nhỏ chủ tự thu, đừng giao cho thợ. Quy trình tách thu ngân và thợ có trong bài quản lý quán trà sữa. File in của khách lưu theo ngày. Khách gửi file qua zalo, in xong lưu file vào thư mục theo ngày. Khách quay lại in thêm thì có file sẵn, không phải gửi lại. File lưu cũng là bằng chứng đơn nào in bao nhiêu tờ khi cần đối chiếu. Đếm tờ mỗi ca thì in ngoài sổ không còn đất sống, thất thoát về gần bằng không.

4/ Đơn số lượng lớn: báo giá, cọc và giao từng đợt

Đơn trường học, công ty, trung tâm là nguồn nuôi tiệm, làm ẩu một đơn là mất khách cả năm. Báo giá theo số lượng cụ thể. In 1.000 tờ giá khác in 5.000 tờ vì giấy mua sỉ rẻ hơn, mực chạy liên tục ít hao hơn. Báo giá ghi rõ: số lượng, loại giấy, đen trắng hay màu, ép hay đóng gáy, thời gian giao. Báo miệng là cãi nhau lúc thanh toán, báo giá in ra hai bên ký. Thu cọc 30-50% đơn lớn. Giấy mực cho đơn 5.000 tờ là tiền triệu bỏ ra trước, khách hủy là ôm giấy tồn. Cọc giữ khách không hủy, cũng là vốn để nhập giấy. Đơn trên 2 triệu là phải cọc, không cọc không in. Quy trình cọc đơn lớn có trong bài quản lý tiệm bánh kem. Giao từng đợt và đối chiếu từng đợt. Đơn 5.000 tờ chia 2-3 đợt giao, mỗi đợt có biên nhận số lượng. Khách kiểm đếm ký nhận từng đợt, sai sót phát hiện ngay không đợi in xong hết mới biết. Đợt cuối thu hết tiền còn lại, không giao hết rồi mới đòi tiền. Đơn lớn làm chuẩn thì khách trường khách công ty quay lại mỗi kỳ, tiệm có doanh thu đều không phụ thuộc khách lẻ.

5/ Mực máy và bảo trì: đừng để máy hỏng giờ đông

Máy là cần câu cơm, bảo trì rẻ hơn sửa nhiều. Mực thay đúng loại đúng lúc. Mực hết mà cố in là hỏng trống, thay trống đắt gấp chục lần hộp mực. Máy báo mực yếu là thay ngay, đừng ráng thêm 100 tờ. Mực chính hãng đắt hơn mực nạp nhưng bản in đẹp khách ưng, máy bền hơn. Tính mực vào giá vốn mỗi tờ để biết thay mực có đội giá không. Vệ sinh và bảo trì định kỳ. Lau kính, vệ sinh lô sấy, kiểm tra bánh xe kéo giấy mỗi tuần. Kẹt giấy liên tục là dấu hiệu lô sấy mòn hoặc giấy ẩm, xử lý sớm thì rẻ, để lâu hỏng cả cụm. Hợp đồng bảo trì với thợ máy theo tháng, hỏng gọi có mặt trong ngày. Giấy bảo quản khô ráo. Giấy ẩm là kẹt máy liên tục, bản in nhòe. Kho giấy để nơi khô, không để sát nền, mùa mưa bật hút ẩm. Giấy ẩm bỏ đi còn rẻ hơn tiền sửa máy vì kẹt. Cách quản kho hàng nhạy ẩm có trong bài quản lý kho vật liệu. Máy chạy êm thì giờ đông không lo, khách đông mấy cũng xoay kịp.

6/ Tính năng quản lý tiệm photocopy trên phần mềm EBIZ

• Bảng giá theo loại giấy và loại in, giá vốn mỗi tờ cập nhật theo giá nhập.
• Đếm tờ đầu ca cuối ca, đối chiếu tờ in với tờ bán chống in ngoài sổ.
• Đơn số lượng lớn: báo giá in ra, thu cọc, giao từng đợt có biên nhận.
• Dịch vụ thêm ép plastic đóng gáy, chào tự động khi khách in tài liệu.
• Theo dõi mực và lịch bảo trì máy, nhắc thay mực và vệ sinh định kỳ.
• File in khách lưu theo ngày, khách quay lại có file sẵn in ngay. Bài liên quan nên đọc:
• Quản lý cửa hàng tạp hóa: hàng nghìn SKU và công nợ
• Quản lý hóa đơn điện tử: xuất, lưu và đối soát
• Quản lý tiệm bánh kem: đơn đặt trước và giao đúng giờ Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Tiệm 2 máy có cần phần mềm không? Cần nếu mỗi ngày trên 2.000 tờ. Ở mức đó, đếm tay là sót, in ngoài sổ khó phát hiện. Phần mềm đối chiếu đồng hồ máy với tờ bán mỗi ca. In ngoài sổ phát hiện sao? Ghi đồng hồ đếm tờ đầu ca cuối ca, đối chiếu với tờ bán. Lệch trên 30 tờ một ca là có vấn đề. Tách thu ngân và thợ máy để thợ không thu tiền. Báo giá đơn lớn thế nào cho khỏi lỗ? Tính giá vốn theo số lượng cụ thể: giấy sỉ, mực chạy liên tục, công làm. Báo giá in ra hai bên ký, thu cọc 30-50%, giao từng đợt có biên nhận. Máy hay kẹt giấy xử lý sao? Kiểm tra giấy có ẩm không, vệ sinh lô sấy, xem bánh xe kéo giấy có mòn không. Kẹt liên tục là dấu hiệu cần bảo trì, gọi thợ sớm rẻ hơn để hỏng cụm. Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với tiệm photocopy của bạn.