THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Quản lý tiệm thuốc tây: tồn kho theo hạn dùng và đơn thuốc
Tiệm thuốc nhỏ quản khó ở chỗ thuốc hết hạn là mất tiền. Bài này nói về quản lý tiệm thuốc: tồn kho theo hạn dùng, đơn thuốc, đối soát cuối ngày.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung7 phần
Mục lục bài viết
1/ Tiệm thuốc tây quản khó ở chỗ nào
Tiệm thuốc nhỏ khác cửa hàng bán lẻ ở ba điểm: thuốc có hạn dùng, thuốc là hàng regulated, và khách mua theo đơn cần tư vấn.
Thuốc hết hạn là tiền mất. Thuốc hết hạn phải bỏ, không bán được, không trả lại nhà cung cấp. Tiệm 500 SKU tồn kho 200 triệu, 2% hết hạn mỗi năm là 4 triệu mất trắng. Không theo dõi hạn dùng là để tiền rơi vào sọt rác.
Thuốc regulated không bán bừa. Thuốc kê đơn phải bán theo đơn bác sĩ. Bán không đơn là vi phạm, bị phạt và mất giấy phép. Nhân viên bán thuốc cần biết ranh giới giữa thuốc không kê đơn và thuốc kê đơn, không bán thuốc kê đơn như kẹo.
Khách mua thuốc cần tư vấn. Khách hỏi thuốc ho, thuốc đau đầu, thuốc tiêu hóa — nhân viên phải tư vấn đúng liều, đúng thời gian dùng, đúng chống chỉ định. Tư vấn sai là nguy hiểm cho khách và rủi ro pháp lý cho tiệm.
Một tình huống hay gặp: tiệm thuốc bán 200 đơn một ngày, không theo dõi hạn dùng, cuối năm kiểm kho phát hiện 15 triệu tiền thuốc hết hạn phải bỏ. Nếu có cảnh báo trước 3 tháng thì bán khuyến mãi hoặc trả lại được phần lớn.
2/ Tồn kho theo hạn dùng: FEFO là bắt buộc
Thuốc phải bán theo nguyên tắc FEFO: hết hạn trước bán trước. Hàng mới nhập xếp sau hàng cũ, không để hàng cũ bị chôn dưới đáy kho.
Nhập thuốc ghi hạn dùng ngay. Mỗi lô nhập ghi rõ số lô, hạn dùng, số lượng. Không ghi hạn dùng lúc nhập là sau này không biết lô nào hết hạn trước. Phiếu nhập phải có cột hạn dùng bắt buộc.
Xếp kho theo hạn dùng. Thuốc hết hạn trước đặt ở trước, thuốc hạn dài đặt ở sau. Nhân viên lấy thuốc bán phải lấy lô hết hạn trước. Nếu không xếp đúng, lô hết hạn bị chôn và mất.
Cảnh báo 3 tháng trước hạn. Thuốc còn 3 tháng hạn thì giảm giá bán nhanh hoặc trả nhà cung cấp theo thỏa thuận. Đợi đến lúc hết hạn là mất tiền. Báo cáo thuốc sắp hết hạn chạy mỗi tuần, không đợi kiểm kho cuối tháng.
Tháng nào thuốc hết hạn vượt 1% giá trị tồn kho thì xem lại: nhập quá nhiều lô hết hạn sớm, không bán theo FEFO, hay nhà cung cấp giao lô hạn ngắn. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.
3/ Đơn thuốc và liều lượng: ghi đúng mới không bị phạt
Thuốc kê đơn phải bán đúng đơn bác sĩ: tên thuốc, hàm lượng, số lượng, cách dùng. Bán sai là vi phạm và nguy hiểm cho khách.
Lưu đơn thuốc theo khách. Mỗi đơn bán thuốc kê đơn phải lưu bản sao đơn bác sĩ hoặc chụp ảnh đơn. Khi bị kiểm tra, đơn thuốc là bằng chứng tiệm bán đúng quy định. Không lưu đơn là không chứng minh được.
Ghi cách dùng rõ ràng. Mỗi đơn bán phải ghi liều lượng, thời gian dùng, thời gian điều trị. Khách mang về không nhớ cách dùng là nguy hiểm. In sticker dán lên hộp thuốc: sáng 1 viên, tối 1 viên, dùng 7 ngày.
Không tự ý thay thế thuốc trong đơn. Bác sĩ kê thuốc A, tiệm không có thì không được bán thuốc B khác mà không hỏi bác sĩ. Phải gọi bác sĩ hoặc hướng dẫn khách đến tiệm khác. Tự ý thay thế là hành vi sai quy định.
Cuối ngày đối chiếu số đơn thuốc với số lượng thuốc bán theo đơn. Lệch là có đơn bán mà không lưu đơn hoặc lưu đơn mà không bán đúng.
4/ Thuốc bán không kê đơn: ranh giới an toàn
Thuốc không kê đơn bán rộng rãi hơn, nhưng vẫn có quy định liều lượng và chống chỉ định. Nhân viên phải biết tư vấn an toàn.
Paracetamol và thuốc ho không phải vô hại. Thuốc không kê đơn vẫn có tác dụng phụ và chống chỉ định. Paracetamol quá liều gây độc gan. Thuốc ho có codein không bán cho trẻ dưới 6 tuổi. Tư vấn đúng liều, đúng đối tượng.
Không bán kháng sinh không đơn. Kháng sinh là thuốc kê đơn. Bán kháng sinh không đơn là vi phạm nghiêm trọng. Khách đòi mua kháng sinh phải yêu cầu đơn bác sĩ. Từ chối bán là bảo vệ tiệm và bảo vệ sức khỏe khách.
Ghi nhận thuốc bán lẻ theo ngày. Thuốc bán lẻ không đơn ghi theo ngày, theo loại. Cuối tháng tổng hợp để theo dõi thuốc nào bán chạy, thuốc nào chậm. Dữ liệu này giúp đặt hàng đúng và phát hiện thuốc bán bất thường.
Điểm cần nhớ: ranh giới giữa tư vấn và kê đơn rất mỏng. Nhân viên bán thuốc tư vấn liều dùng theo hướng dẫn trên hộp, không chẩn đoán bệnh. Chẩn đoán bệnh là việc của bác sĩ.
5/ Đối soát cuối ngày: thuốc bán và tiền thu phải khớp
Tiệm thuốc bán tiền mặt nhiều, đối soát cuối ngày là bắt buộc để phát hiện thất thoát.
Đối chiếu ba số. Số thuốc bán theo hệ thống, tiền thu trong két, tiền trên báo cáo bán hàng. Ba số phải khớp. Thuốc bán nhiều hơn tiền thu là bán thiếu tiền hoặc bán chịu. Tiền thu nhiều hơn thuốc bán là có đơn chưa ghi.
Thuốc bán chịu và thuốc trả phải ghi sổ. Khách lấy thuốc trước trả tiền sau, khách trả thuốc vì sai loại — phải ghi rõ. Cuối ngày tổng hợp công nợ thuốc bán chịu và thuốc trả. Không ghi rõ là thất thoát âm thầm.
Hàng trả nhà cung cấp phải có phiếu. Thuốc hết hạn, thuốc giao sai, thuốc đổi mẫu — trả lại nhà cung cấp phải có phiếu ghi số lượng, lý do, chữ ký hai bên. Phiếu trả là căn cứ trừ công nợ nhà cung cấp.
Cuối tháng chốt: doanh thu thuốc kê đơn, doanh thu thuốc không kê đơn, thuốc hết hạn phải bỏ, công nợ nhà cung cấp. Bốn số này phải khớp nhau. Lệch là có thuốc bán không ghi hoặc ghi mà không bán.
6/ Tính năng quản lý tiệm thuốc trên phần mềm EBIZ
Bài liên quan nên đọc:
Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn
7/ Câu hỏi thường gặp
Tiệm thuốc nhỏ có cần phần mềm không? Cần nếu có trên 300 SKU. Theo dõi hạn dùng tay rất dễ sót, thuốc hết hạn bị bỏ là tiền mất. Phần mềm cảnh báo trước 3 tháng để bán nhanh hoặc trả lại.
Thuốc hết hạn trả nhà cung cấp được không? Tùy thỏa thuận. Nhiều nhà cung cấp cho phép trả thuốc còn 6 tháng hạn với chi phí xử lý 10-20%. Hỏi trước khi nhập, ghi vào hợp đồng.
Nhân viên không phải dược sĩ có được bán thuốc không? Bán thuốc không kê đơn được nếu có chứng chỉ bán thuốc. Thuốc kê đơn phải có dược sĩ phụ trách. Tiệm không có dược sĩ thì chỉ bán thuốc không kê đơn.
Có nên bán thuốc online không? Thuốc không kê đơn bán online được nếu có giấy phép. Thuốc kê đơn không bán online. Giao thuốc online phải có hóa đơn và bảo quản đúng nhiệt độ.
Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với tiệm thuốc của bạn.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
ĐỌC TIẾP
Bài viết liên quan
Sử dụng excel để quản lý nhà hàng, quán ăn như thế nào ?
Sử dụng excel để quản lý nhà hàng, quán ăn như thế nào ?Sử dụng excel để quản lý nhà hàng, quán ăn như thế nào ?Quản lý quán ăn nhà hàng nói chung và quản lý nguyên vật liệu quán ăn nói riêng luôn là vấn đề nan giải với nhiều người. Khi kinh doanh vẫn quan trọng là giá thành như
Đọc bài viết
Quản lý giá giặt sấy: tính theo ký, theo món và chống thất thoát
Quản lý giá giặt sấy: tính theo ký, theo món và chống thất thoát Tiệm giặt sấy doanh thu tốt mà cuối tháng tiền không còn bao nhiêu: giá tính chưa đúng công, đồ thất thoát không ai ghi. Bài này nói về quản lý giá giặt sấy theo ký và theo món, chống thất thoát, tính giá vốn từng đơn. Mục lục bài viết
Đọc bài viết