Quản lý hóa đơn điện tử cuối ngày: xuất, lưu và đối soát

Mục lục bài viết

• 1/ Hóa đơn cuối ngày quản khó ở chỗ nào
• 2/ Xuất hóa đơn: đúng lúc, đúng thông tin
• 3/ Lưu hóa đơn: tra cứu được sau nhiều năm
• 4/ Đối soát hóa đơn với tiền thu mỗi ngày
• 5/ Lỗi hóa đơn hay gặp và cách xử lý
• 6/ Tính năng quản lý hóa đơn trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Hóa đơn cuối ngày quản khó ở chỗ nào

Ba điểm riêng của hóa đơn cửa hàng khiến ghi sổ tay hay excel không theo kịp khi đơn đã nhiều.

Hóa đơn là chứng từ pháp lý, không sửa tùy tiện. Bán hàng ghi nhầm giá còn sửa được, hóa đơn xuất sai mã số thuế là phải lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo đúng quy định. Mỗi lần sửa sai tốn thời gian và dễ bị phạt nếu làm không đúng.

Cuối ngày dồn một đống việc. Bán cả ngày hàng trăm đơn, tối mới ngồi xuất hóa đơn cho khách cần. Xuất vội thì sai thông tin, xuất thiếu thì khách đòi, xuất muộn thì vi phạm thời điểm lập hóa đơn. Việc dồn cuối ngày là lúc sai nhiều nhất.

Hóa đơn phải khớp với tiền thu. Hóa đơn xuất ra bao nhiêu, tiền két phải có bấy nhiêu tương ứng. Hóa đơn xuất mà không thu tiền là công nợ. Thu tiền mà không xuất hóa đơn khi khách yêu cầu là vi phạm. Hai con số này lệch nhau cuối ngày là có vấn đề.

Một tình huống hay gặp: quán trà sữa bán 300 ly một ngày, 20 khách cần hóa đơn. Nhân viên gom cuối ngày mới xuất, sai mã số thuế 3 tờ, phải làm thay thế mất cả buổi hôm sau.

2/ Xuất hóa đơn: đúng lúc, đúng thông tin

Hóa đơn phải lập đúng thời điểm bán hàng, thông tin người mua phải khớp với đăng ký thuế của họ.

Lấy thông tin người mua ngay lúc bán. Khách cần hóa đơn thì xin tên công ty, mã số thuế, địa chỉ ngay lúc tính tiền. Đợi cuối ngày mới hỏi thì khách về rồi, gọi lại rất phiền. Thông tin này lưu kèm đơn bán để tối xuất hóa đơn không phải hỏi lại.

Kiểm tra mã số thuế trước khi xuất. Mã số thuế sai một số là hóa đơn sai, phải làm thay thế. Tra cứu nhanh trên cổng thuế trước khi xuất, mất 1 phút mà đỡ cả buổi sửa sau. Khách quen lưu thông tin lại, lần sau xuất không cần hỏi.

Một đơn bán một hóa đơn, không gộp tùy tiện. Mỗi lần bán là một nghiệp vụ riêng. Gộp nhiều đơn khác ngày vào một hóa đơn là sai thời điểm lập. Khách mua nhiều lần trong ngày thì gộp trong ngày còn chấp nhận được, gộp qua ngày là rủi ro.

Điểm cần nhớ: xuất hóa đơn ngay khi bán xong, đừng để dồn cuối ngày. Xuất ngay thì thông tin còn nóng, sai đâu sửa đó. Dồn 20 tờ cuối ngày là sai 2-3 tờ như chơi.

3/ Lưu hóa đơn: tra cứu được sau nhiều năm

Hóa đơn điện tử phải lưu trữ an toàn, tra cứu được khi cơ quan thuế hỏi hoặc khách cần bản sao.

Lưu cả file gốc, không chỉ bản in. Hóa đơn điện tử có giá trị ở file XML gốc, bản in PDF chỉ để xem. Mất file gốc là mất hóa đơn. Lưu file gốc theo tháng, theo năm, backup ra chỗ khác ngoài máy tính tiền.

Đặt tên file theo quy tắc. Mỗi hóa đơn một số, đặt tên file gồm số hóa đơn và ngày lập. Cần tìm hóa đơn tháng 3 năm ngoái thì tìm theo tên file ra ngay, không phải mở từng tờ.

Khách cần bản sao phải cấp nhanh. Khách làm mất hóa đơn, cần bản sao để thanh toán với công ty. Tìm ra trong 5 phút là chuyên nghiệp, tìm cả buổi không ra là mất khách. Hệ thống tra cứu theo tên khách, theo ngày, theo số tiền giúp tìm nhanh.

Cuối mỗi tháng chốt sổ hóa đơn: đếm số tờ đã xuất, số tờ thay thế, số tờ điều chỉnh. Ba con số này phải khớp với báo cáo thuế. Lệch là có tờ xuất mà quên kê hoặc kê mà quên xuất.

4/ Đối soát hóa đơn với tiền thu mỗi ngày

Hóa đơn và tiền thu là hai mặt của một giao dịch, cuối ngày phải khớp nhau.

Đối chiếu ba số cuối ngày. Số tiền trên hóa đơn đã xuất, số tiền thu thực tế trong két, số tiền trên báo cáo bán hàng. Ba số này phải khớp nhau. Hóa đơn nhiều hơn tiền thu là bán chịu chưa thu. Tiền thu nhiều hơn hóa đơn là có đơn chưa xuất hóa đơn cho khách cần.

Hóa đơn thay thế và điều chỉnh phải theo dõi riêng. Tờ sai làm thay thế thì tờ cũ hủy giá trị, tờ mới tính doanh thu. Không theo dõi riêng là cộng trùng doanh thu hai lần. Cuối tháng kê thuế sai là bị phạt.

Khách nợ hóa đơn phải có sổ riêng. Khách lấy hàng trước, hóa đơn xuất sau, tiền trả sau nữa. Mỗi khách nợ bao nhiêu tờ, bao nhiêu tiền phải ghi rõ. Nợ dồn nhiều tháng không đòi là mất.

Tháng nào lệch quá 1% giữa hóa đơn và tiền thu thì xem lại: nhân viên xuất hóa đơn mà quên thu tiền, thu tiền mà quên xuất hóa đơn, hay ghi nhầm số tiền. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.

5/ Lỗi hóa đơn hay gặp và cách xử lý

Bốn lỗi phổ biến nhất của cửa hàng khi xuất hóa đơn điện tử.

Sai thông tin người mua. Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ sai. Cách xử lý: lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định, gửi lại cho khách. Phòng tránh: tra cứu mã số thuế trước khi xuất, lưu thông tin khách quen.

Sai tiền hàng, tiền thuế. Nhân viên nhập nhầm số lượng hoặc đơn giá. Cách xử lý: hóa đơn chưa gửi khách thì hủy xuất lại, đã gửi thì lập thay thế. Phòng tránh: hóa đơn lấy số liệu từ đơn bán, không nhập tay lại.

Xuất trùng hóa đơn. Một đơn bán xuất hai lần vì nhân viên không biết đồng nghiệp đã xuất. Cách xử lý: hủy tờ trùng. Phòng tránh: mỗi đơn bán đánh dấu đã xuất hóa đơn, ai cũng nhìn thấy.

Quên xuất hóa đơn. Khách cần mà cuối ngày quên, hôm sau mới nhớ. Cách xử lý: xuất bù đúng thời điểm bán thật, giải trình nếu bị hỏi. Phòng tránh: khách nào cần hóa đơn thì đánh dấu ngay lúc bán, cuối ngày lọc ra xuất hết.

6/ Tính năng quản lý hóa đơn trên phần mềm EBIZ

• Xuất hóa đơn điện tử ngay từ đơn bán, số liệu tự đổ sang không nhập tay lại.
• Lưu thông tin người mua của khách quen, lần sau xuất không cần hỏi lại.
• Đánh dấu đơn nào đã xuất hóa đơn, không xuất trùng, không bỏ sót.
• Theo dõi hóa đơn thay thế và điều chỉnh riêng, không cộng trùng doanh thu.
• Đối chiếu hóa đơn với tiền thu cuối ngày, lệch là báo ngay.
• Tra cứu hóa đơn cũ theo tên khách, theo ngày, theo số tiền trong vài giây.

Bài liên quan nên đọc:

• Phần mềm quản lý nhà hàng: order, bếp và chống sót món
• Quản lý quán phở: nước dùng, định lượng và bán buổi sáng
• Quản lý giá giặt sấy: tính theo ký, theo món và chống thất thoát

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng nhỏ có cần xuất hóa đơn điện tử không? Cần nếu khách yêu cầu, nhất là khách công ty. Không xuất khi khách yêu cầu là vi phạm. Xuất từ đơn bán thì tốn thêm 1 phút mỗi tờ, không đáng kể.

Xuất hóa đơn sai thì sửa thế nào? Lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh theo quy định, không sửa trực tiếp tờ đã xuất. Tờ sai không còn giá trị, tờ mới tính doanh thu.

Hóa đơn lưu bao lâu? Lưu ít nhất 10 năm theo quy định kế toán. Lưu file gốc XML, backup ra chỗ khác ngoài máy tính tiền để mất máy không mất hóa đơn.

Đối soát hóa đơn với tiền thu thế nào cho nhanh? Cuối ngày so ba số: tiền trên hóa đơn đã xuất, tiền thu trong két, tiền trên báo cáo bán hàng. Ba số khớp nhau là xong. Lệch thì tìm nguyên nhân ngay trong ngày.

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cửa hàng của bạn.