THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm quản lý nhà hàng: order, bếp và chống sót món
Nhà hàng cần order chạy thẳng vào bếp, tách bếp nóng lạnh bar, quản bàn gộp tách và trừ kho theo định mức. Cách quản order bếp và tính tiền giờ cao điểm.
VẬN HÀNH F&B
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm quản lý nhà hàng: order, bếp và chống sót món
Nhà hàng bán món ăn ra từ bếp nóng. Giờ cao điểm order dồn, bếp quá tải, món ra sai bàn, món sót không ai biết. Ghi order giấy thì chữ xấu bếp đọc sai, thu ngân cộng tay sai tiền, cuối ca không biết thất thoát ở đâu. Phần mềm quản lý nhà hàng sinh ra để order từ bàn chạy thẳng vào bếp, món nào xong báo món đó, thu đúng tiền từng bàn. Bài này nói về quy trình quản nhà hàng và những tính năng phần mềm nào thật sự cần. Nếu bạn đang mở nhà hàng, quán ăn hay quán nhậu, phần order và điều phối bếp là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Nhà hàng quản khó ở chỗ nào
Ba điểm làm nhà hàng khó quản hơn cửa hàng bán lẻ.
Bán món phải ra đúng lúc. Món ra sớm nguội, ra trễ khách cáu, ra sai bàn là làm lại từ đầu. Một bàn gọi năm món phải ra cùng lúc, không thể món trước món sau cách nhau nửa tiếng. Quản nhà hàng trước hết là quản thời gian từ order đến khi món lên bàn.
Ba chỗ cùng làm một order. Bếp nóng nấu món chính, bếp lạnh làm gỏi salad, quầy bar pha nước. Một order tách ra ba nơi, nơi nào cũng phải biết bàn nào món gì, xong cùng lúc. Ghi giấy là mỗi nơi một tờ, tờ mất là món mất.
Tiền gắn với bàn, không gắn với món lẻ. Khách ngồi một bàn gọi nhiều đợt, gộp bàn tách bàn liên tục. Thu tiền phải đúng tổng những gì bàn đó đã gọi, bớt món trả lại, thêm món gọi thêm. Cộng tay lúc đông là sai, sai là cãi nhau với khách.
Ba điểm này làm cho phần mềm bán lẻ thuần túy không đủ. Cần thêm order chạy vào bếp, tách bếp theo món, quản bàn theo trạng thái. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Order từ bàn vào bếp không sót món
Order nhà hàng có ba đường: phục vụ ghi tại bàn, khách gọi thêm giữa bữa, mang về và giao đi. Ba đường đổ về một hàng đợi chung của bếp.
Ghi đủ bốn thông tin mỗi order. Số bàn, tên món, số lượng, ghi chú chế biến. Thiếu bàn là bếp không biết món của ai, thiếu ghi chú là món ra sai ý khách. Ghi chú phải rõ: ít cay, không hành, chín kỹ, vì bếp không có thời gian đoán.
Order chạy thẳng vào bếp. Phục vụ bấm trên máy là bếp thấy ngay, không chạy giấy, không đọc chữ xấu. Món gọi thêm vào sau tự xếp vào hàng đợi đúng thứ tự, không chen ngang món đang làm.
Báo món xong và món đã lên. Bếp bấm xong món nào là phục vụ biết món đó ra được, món nào chờ lâu hiện cảnh báo. Món sót quá thời gian tự đỏ lên để quản lý xử lý trước khi khách phàn nàn.
Order chuẩn thì bếp làm theo thứ tự, phục vụ không phải chạy vào bếp hỏi, khách không phải chờ trong lo lắng. Đây là tính năng đáng tiền nhất của phần mềm nhà hàng.
3/ Tách bếp nóng, bếp lạnh và quầy bar
Một order nhiều món phải tách đúng nơi làm, có ba điểm cần chặt.
Món nào về bếp đó. Món chiên xào về bếp nóng, gỏi salad về bếp lạnh, nước uống về quầy bar. Tách tự động theo món, mỗi nơi chỉ thấy phần việc của mình. Không tách là bếp nóng nhận cả order dài, đọc sót món của bếp lạnh.
Đồng bộ giờ ra món. Các món cùng bàn phải xong cùng lúc, bếp nào xong trước giữ nóng chờ bếp còn lại. Màn hình bếp hiện giờ chờ của từng món để đầu bếp biết món nào cần ra trước. Món ra lệch nhau là bàn ăn dở dang, khách khó chịu.
Xử lý món trả và món làm lại. Khách trả món thì ghi rõ lý do: sai món, sống, mặn, có dị vật. Làm lại ưu tiên lên đầu hàng đợi, không tính tiền món lỗi vào bàn. Lý do trả món cộng dồn theo tuần là biết bếp yếu ở đâu để sửa.
Ba nơi phối hợp nhịp nhàng thì bàn nào món cũng ra cùng lúc, nóng hổi, đúng ý. Đây là khác biệt giữa nhà hàng quản tay và nhà hàng có hệ thống.
4/ Gộp tách bàn và tính tiền giờ cao điểm
Tiền nhà hàng tính theo bàn, mà bàn thì biến động liên tục.
Gộp bàn khi khách đông. Nhóm khách ngồi hai bàn muốn gộp một hóa đơn thì gộp trong một bấm, không cần ghi lại. Tách bàn khi một nhóm chia tiền riêng thì tách theo món từng người gọi. Gộp tách sai là thu thiếu hoặc thu thừa.
Đổi bàn giữa chừng. Khách chuyển từ bàn nhỏ sang bàn lớn thì order theo khách đi, không mất món nào. Bàn cũ trả về trạng thái trống để đón khách mới ngay.
Thu đúng từng đợt gọi. Bàn gọi ba đợt thì hóa đơn cộng đủ ba đợt, món trả lại trừ ra có ghi lý do, giảm giá có người duyệt. Giờ cao điểm thu tiền nhanh mà vẫn đúng thì khách ra về vui vẻ, không ùn ở quầy.
Quản bàn chặt thì không còn cảnh cuối ca không biết bàn nào thu rồi bàn nào chưa, tiền khớp với món đã bán.
5/ Quản kho nguyên liệu theo định mức món
Kho nhà hàng là nguyên liệu tươi, hết là dừng bán món đó ngay.
Định mức từng món. Mỗi món tốn bao nhiêu thịt, rau, gia vị phải có số chuẩn. Bán một phần là trừ kho đúng số đó, không ước chừng. Không có định mức là bếp lấy thừa tay, cuối tháng hao hụt không biết mất ở đâu.
Báo hết món kịp thời. Nguyên liệu nào gần hết thì món dùng nó tự báo trên menu order, phục vụ biết trước để không nhận món rồi mới báo hết. Khách gọi món bị báo hết hai lần là đứng dậy đi quán khác.
Kiểm kho đầu và cuối ca. Nguyên liệu tươi kiểm mỗi ca, thừa thiếu ghi rõ, đối chiếu với số món đã bán. Chênh lệch lớn là có vấn đề: lấy quá tay, hỏng bỏ nhiều, hoặc thất thoát. Kho chuẩn thì giá vốn đúng, lợi nhuận tính ra mới thật.
Kho và định mức chặt thì chủ biết chính xác mỗi món lãi bao nhiêu, món nào nên đẩy bán, món nào nên bỏ khỏi menu.
6/ Tính năng cho nhà hàng trên phần mềm EBIZ
EbizRes là phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe offline, xử lý trọn mô hình bán món từ bếp nóng:
Với nhà hàng từ vài bàn đến chuỗi nhiều điểm, EbizRes thay order giấy bằng order chạy thẳng vào bếp, món ra cùng lúc, tiền thu đúng từng bàn.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý nhà hàng gồm những gì?
Order từ bàn vào bếp, tách bếp theo món, quản bàn theo trạng thái, gộp tách bàn, tính tiền theo bàn, định mức và trừ kho nguyên liệu, báo cáo theo món và ca. Khác phần mềm bán lẻ ở chỗ quản thời gian ra món và phối hợp nhiều bếp thay vì quản tồn kho.
Order nhà hàng cần ghi những gì?
Số bàn, tên món, số lượng, ghi chú chế biến. Thiếu bàn là bếp không biết món của ai, thiếu ghi chú là món ra sai ý khách vì bếp không có thời gian đoán.
Làm sao chống sót món giờ cao điểm?
Order chạy thẳng vào màn hình bếp theo thứ tự, món chờ lâu tự đỏ cảnh báo, bếp bấm xong món nào phục vụ biết món đó. Không còn giấy mất, chữ xấu, gọi miệng quên.
Gộp tách bàn tính tiền thế nào?
Gộp nhiều bàn thành một hóa đơn trong một bấm, tách một bàn thành nhiều hóa đơn theo món từng người. Đổi bàn thì order theo khách đi, không mất món, bàn cũ trả về trống ngay.
Kho nguyên liệu nhà hàng quản ra sao?
Định mức từng món, bán phần nào trừ nguyên liệu phần đó, gần hết thì món tự báo và khóa trên menu, kiểm kho mỗi ca đối chiếu với số món đã bán. Chênh lệch lớn là lòi ra vấn đề ngay.
Quán nhỏ vài bàn có cần phần mềm không?
Cần từ lúc có trên năm bàn hoặc hai bếp riêng. Dưới mức đó còn nhớ bằng đầu, trên mức đó order tay là sót món sai bàn, sai một bữa đông khách là mất nhiều hơn tiền phần mềm.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.