THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Quản lý đơn lớn tiệm bánh: cọc, lịch giao và công nợ
Đơn số lượng lớn cho tiệm bánh cần phiếu đặt có ngày khóa, thu cọc theo đơn, lịch sản xuất theo công suất lò, gom nguyên liệu, giao nhiều điểm và công nợ.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung14 phần
Quản lý đơn lớn tiệm bánh: cọc, lịch giao và công nợ
Bán lẻ theo cái là dòng tiền đều, nhưng đơn số lượng lớn mới là phần lãi của tiệm bánh. Một đơn tiệc 200 chiếc cupcake, một đơn doanh nghiệp 500 phần bánh trung thu, một đám cưới ba tầng bánh kèm 300 phần dessert: mỗi đơn như vậy bằng cả tuần bán lẻ, và cũng là chỗ dễ mất tiền nhất. Khách đặt trước ba tuần nhưng đổi size sát ngày giao, khách cọc một nửa rồi không đến lấy, một đơn giao cho ba điểm khác nhau trong cùng buổi sáng, và khi làm xong mới phát hiện thiếu đúng một nguyên liệu không kịp mua. Bài này nói về phần mềm quản lý đơn số lượng lớn cho tiệm bánh: nhận đơn và thu cọc, lên lịch sản xuất theo công suất, gom nguyên liệu theo đơn, giao nhiều điểm và đối soát công nợ.
Mục lục bài viết
1/ Đơn số lượng lớn khác đơn bán lẻ ở chỗ nào
Bốn khác biệt khiến cách quản đơn bán lẻ không kham nổi đơn lớn.
Tiền và rủi ro tập trung vào một đơn. Một đơn 200 phần mà giao sai vị kem là mất cả đơn, không phải mất một cái như bán lẻ. Ngược lại, một đơn thành công cũng mang lại phần lãi bằng hàng trăm giao dịch lẻ.
Thời gian không do mình quyết. Bán lẻ khách đến lúc nào bán lúc đó. Đơn lớn có ngày giờ giao cố định, thường gắn với một sự kiện đã mời khách. Trễ một tiếng là sự kiện hỏng, không có cách xin lỗi nào bù được.
Sản xuất phải lên kế hoạch trước. Với bán lẻ, bạn làm theo dự báo rồi bán dần. Với đơn lớn, bạn phải làm trước ngày giao vài hôm, tức là phải biết lò còn chỗ hay không trước khi nhận đơn. Nhận quá tay là cháy hàng loạt.
Đối soát phức tạp hơn. Khách doanh nghiệp trả sau theo công nợ, khách tiệc trả cọc rồi trả nốt ngày giao, khách hộp quà tặng công ty muốn xuất hóa đơn theo đầu người. Ba kiểu dòng tiền, một đơn.
Ba điều này khiến sổ đơn hàng ghi tay đổ vỡ ngay từ đơn thứ năm mươi. Bạn cần một chỗ ghi đơn có ngày giao, có cọc, có danh sách nguyên liệu theo đơn, và biết lò còn chỗ hay không trước khi hứa với khách.
2/ Nhận đơn và thu cọc: chốt gì trước khi hứa ngày giao
Sai lầm phổ biến nhất của tiệm bánh là hứa ngày giao trước khi biết mình có làm nổi. Sửa chỗ này trước mọi thứ khác.
Chốt bảy thông tin trước khi xác nhận. Ngày giờ giao; số lượng và size từng loại; hương vị và màu trang trí; chữ viết trên bánh hoặc logo nếu có; địa chỉ và người nhận; ai trả tiền và trả kiểu gì; chính sách hủy và đổi.
Thu cọc theo tỷ lệ, không thu tượng trưng. Với đơn có nguyên liệu đặt riêng, màu kem hoặc khuôn in logo, cọc nên đủ để bù phần nguyên liệu không bán lại cho ai được. Nếu khách bỏ đơn, bạn không lỗ vốn; nếu khách đến lấy, cọc được trừ vào phần còn lại.
Ghi rõ ngày khóa đơn. Đây là mốc mà sau đó khách không đổi được size, hương vị hay số lượng nữa. Ví dụ khóa trước ngày giao ba ngày với bánh kem, bảy ngày với bánh in logo. Ghi ngày khóa vào phiếu đơn để mọi người trong tiệm biết mốc mà từ chối lịch sự khi khách gọi đổi muộn.
Giá đơn lớn không dùng giá bán lẻ nhân lên. Chi phí mỗi phần giảm khi làm số lượng nhiều, nhưng công trang trí và đóng gói lại tăng. Cách tính sạch nhất là dùng công thức với định mức theo đơn vị phần, cộng phụ phí trang trí riêng và phí giao nhiều điểm.
Một bảng chốt đơn gọn cho khách doanh nghiệp, bạn có thể dùng ngay cả khi chưa có phần mềm:
Vuốt ngang để xem đầy đủ bảng
| Nội dung | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| Ngày khóa đơn | Cụ thể theo ngày, không ghi "trước mấy hôm" | Tránh tranh cãi khi khách đổi muộn |
| Tỷ lệ cọc và điều kiện hoàn | Số tiền hoặc phần trăm, hoàn hay không khi hủy | Không mất nguyên liệu đã đặt riêng |
| Người nhận tại điểm giao | Tên và số điện thoại từng điểm | Không giao nhầm, có người ký nhận |
| Phụ phí giao nhiều điểm | Số tiền theo số điểm | Không làm không công phần vận chuyển |
Điều quan trọng nhất: ngày giao chỉ được xác nhận sau khi đã kiểm tra lịch sản xuất còn chỗ. Bước này bàn sau.
3/ Lịch sản xuất theo công suất: đừng nhận quá sức lò
Đây là phần tiệm bánh hay bỏ qua nhất, và cũng là phần gây mất khách nhiều nhất.
Mỗi lò có công suất thật, không phải công suất danh nghĩa. Lò nướng ba khay, mỗi khay 12 khuôn, mỗi mẻ 25 phút, cộng thời gian hâm lò và làm nguội. Một buổi làm việc có số mẻ tối đa. Nếu bạn nhận hai đơn cùng ngày giao vượt số mẻ đó, bạn sẽ giao trễ một trong hai — hoặc cả hai.
Lên lịch theo mẻ, không theo đơn. Đừng ghi "đơn A làm ngày 20". Ghi "đơn A chiếm 4 mẻ lúc 6h, đơn B chiếm 3 mẻ lúc 9h". Cách này giúp bạn thấy ngay ngày 20 còn trống 2 mẻ, đủ nhận thêm một đơn nhỏ hay không.
Chừa khoảng đệm cho đơn phát sinh và làm lại. Luôn để trống một phần công suất mỗi ngày cho đơn gấp của khách quen và cho phần phải làm lại khi hỏng. Tiệm không chừa đệm sẽ có ngày vừa giao trễ đơn lớn vừa phải từ chối khách quen.
Tách phần làm trước và phần làm sát ngày. Bánh khô, hộp quà, phụ kiện trang trí làm trước vài ngày. Kem tươi, trái cây tươi, chữ viết trên bánh làm trong ngày giao. Lịch cần thể hiện rõ hai nhóm này để người làm biết việc nào gấp việc nào không.
Cách kiểm tra nhanh trước khi nhận đơn mới, dùng được cả khi lịch còn ghi trên giấy dán tường:
- Đếm số mẻ còn trống của đúng ngày giao.
- Tính số mẻ đơn mới cần, dựa trên số lượng chia cho năng suất mỗi mẻ.
- Trừ tiếp phần đệm bạn giữ cho đơn phát sinh.
- Còn dương thì nhận, còn âm thì đề nghị khách dời ngày hoặc chia đơn thành hai đợt giao.
Bước 4 quan trọng hơn vẻ ngoài: phần lớn khách đặt tiệc có thể nhận thêm một đợt giao phụ, miễn là bạn nói trước. Khách khó chịu vì mất đơn hàng, ít khó chịu vì được chia hai lượt giao có báo trước.
4/ Gom nguyên liệu theo đơn và cảnh báo thiếu
Đơn lớn cần một danh sách nguyên liệu riêng, tách khỏi nguyên liệu bán lẻ trong ngày.
Cộng dồn nguyên liệu từ công thức của cả đơn. Đơn 200 cupcake ba vị thì nguyên liệu là tổng của ba công thức nhân số lượng tương ứng. Nếu bạn cộng tay, sai vài phần trăm trên 200 phần là lệch cả kilogram bột. Phần mềm làm việc này tự động từ công thức, và đây là lý do bài trước về công thức (recipe) lại quan trọng với đơn lớn đến vậy.
Đặt trước nguyên liệu chưa có trong kho. Phần mềm đối chiếu nguyên liệu cần với tồn hiện tại; phần thiếu được đưa thành danh sách cần đặt, có tính thời gian giao hàng của nhà cung cấp. Nếu kem tươi nhà cung cấp giao hai ngày một lần mà bạn cần 20 lít cho đơn ngày mai, bạn phải biết chuyện này trước đó vài ngày, không phải sáng ngày giao.
Khóa nguyên liệu đã đặt riêng cho đơn. Với phần nguyên liệu đã mua vì đơn này, bạn cần cách đánh dấu để nhân viên không lấy dùng cho bán lẻ. Cách đơn giản là tách phiếu nhập riêng có ghi mã đơn, hoặc dùng khu vực kho riêng có nhãn. Không đánh dấu thì đến ngày làm đơn lớn, nguyên liệu đã bị dùng cho việc khác và bạn mới phát hiện.
Trừ kho đúng lúc xuất cho sản xuất, không phải lúc bán. Với đơn lớn, nguyên liệu xuất ra trong ngày sản xuất, còn bánh chỉ ra khỏi kho khi giao cho khách. Hai mốc này khác nhau, và khoảng giữa là lúc bánh thành phẩm nằm chờ trong kho mát. Nếu bạn trừ kho ngay lúc bán, tồn thành phẩm sẽ sai trong suốt những ngày chờ giao.
5/ Giao nhiều điểm và xác nhận từng điểm
Đơn doanh nghiệp và đơn tiệc thường giao nhiều điểm trong cùng buổi.
Lập danh sách giao theo thứ tự đường đi. Sắp theo địa chỉ để chuyến xe không quay lại đường cũ. Với ba đến năm điểm trong một buổi sáng, sai thứ tự có thể trễ điểm cuối cả tiếng.
Ghi giờ hẹn từng điểm, kèm người nhận. Điểm nào có giờ cứng, điểm nào nhận sớm muộn đều được thì xếp điểm cứng trước. Tên và số điện thoại người nhận phải có trong phiếu giao, không phải trong điện thoại của tài xế.
Xác nhận bằng ảnh hoặc chữ ký tại điểm giao. Đây là bằng chứng duy nhất khi khách nói thiếu phần hoặc giao sai vị. Cách làm nhẹ nhàng nhất là chụp một tấm ảnh khay bánh cùng phiếu giao tại mỗi điểm, gửi vào nhóm chung của đơn đó.
Chốt số lượng thực giao, không phải số lượng đặt. Khách có thể nhận ít hơn vì lý do sự kiện thu nhỏ. Ghi rõ số thực giao tại từng điểm, có xác nhận, để lúc đối soát tiền không cãi nhau.
Đồng bộ ngay khi về tiệm. Phiếu giao còn nằm trên xe thì công nợ và tồn thành phẩm đều sai. Thói quen tốt là nhập xác nhận giao vào hệ thống ngay khi xe về, trước khi ai kịp quên.
6/ Công nợ, đối soát và chống thất thoát ở đơn lớn
Đơn lớn mất tiền ở ba chỗ rất khác đơn lẻ.
Cọc không được trừ vào công nợ. Khách cọc 5 triệu, tổng đơn 12 triệu, khi giao bạn quên trừ cọc là mất 5 triệu. Mỗi đơn phải có một dòng công nợ hiển thị rõ: tổng đơn, đã cọc, còn lại, đã trả sau giao.
Khách doanh nghiệp trả sau theo hạn. Nhiều công ty trả theo chu kỳ 15 hoặc 30 ngày, và đơn tháng trước dễ bị chìm dưới đơn tháng này. Cần danh sách công nợ theo khách kèm số ngày quá hạn, không phải chỉ tổng số tiền phải thu.
Thất thoát ở khâu đóng gói và vận chuyển. Đơn 200 phần thường thiếu vài phần so với số làm ra vì rơi, vỡ, hoặc bị lấy dùng nội bộ. Nếu không đếm lúc đóng thùng và lúc giao, phần hụt đó vô hình. Cách kiểm soát là đếm hai lần: một lần lúc đóng thùng tại tiệm, một lần lúc bàn giao tại điểm, ghi cả hai con số.
Giảm giá tùy tiện cho khách quen. Đơn lớn thường có thương lượng giá, và nếu mọi nhân viên đều được tự quyết giảm giá thì biên lợi nhuận không ai kiểm được. Nên có một mức giảm tối đa cho nhân viên, phần vượt phải có người duyệt; mọi lần giảm đều ghi vào đơn để cuối tháng xem được tổng giảm giá theo khách và theo nhân viên.
7/ Tính năng cho đơn số lượng lớn trên phần mềm EBIZ
Các tính năng thường dùng cho mô hình đơn lớn của tiệm bánh:
Vuốt ngang để xem đầy đủ bảng
| Nhu cầu | Tính năng trên EBIZ | Bạn dùng cho việc gì |
|---|---|---|
| Nhận đơn đặt trước | Phiếu đặt hàng có ngày giao, ngày khóa đơn, nhiều dòng sản phẩm | Một đơn ghi một chỗ, không tản mát sổ và tin nhắn |
| Thu cọc | Ghi nhận cọc gắn với đơn, số còn phải thu hiện rõ | Không quên trừ cọc khi giao hàng |
| Kế hoạch sản xuất | Lịch sản xuất theo ngày, tính nguyên liệu cần theo công thức | Biết lò còn chỗ không trước khi hứa ngày giao |
| Nguyên liệu theo đơn | Cộng dồn nguyên liệu cả đơn, đối chiếu tồn, danh sách cần đặt | Phát hiện thiếu nguyên liệu sớm vài ngày |
| Giao nhiều điểm | Phiếu giao theo từng điểm, ghi người nhận và số thực giao | Đối soát đúng số lượng từng điểm |
| Công nợ khách | Danh sách công nợ theo khách, số ngày quá hạn | Thu tiền đúng hạn, không bỏ sót đơn cũ |
| Phân quyền giảm giá | Mức giảm tối đa theo vai trò, phần vượt cần duyệt | Biên lợi nhuận đơn lớn không bị bào mòn |
| Báo cáo | Doanh thu và giá vốn theo đơn, tỷ lệ hủy đơn, giảm giá theo khách | Biết đơn nào thật sự có lãi |
| Chạy offline | Mọi thao tác lưu trên máy tại tiệm | Ghi đơn và phiếu giao không phụ thuộc mạng |
| Bản quyền trọn đời | Mua một lần dùng vĩnh viễn | Không phí thuê bao hằng tháng khi số đơn tăng |
Với tiệm đã có dòng bán lẻ chạy ổn, phần đơn lớn là phần mở rộng tự nhiên vì dùng chung công thức và chung kho nguyên liệu. Nếu bạn đang bắt đầu, thứ tự hợp lý là: làm chắc phần bán lẻ và kho trước, thêm công thức khi có đơn đặt trước, và thêm phần kế hoạch sản xuất khi đơn lớn bắt đầu chồng ngày giao.
8/ Câu hỏi thường gặp
Đơn số lượng lớn nên thu cọc bao nhiêu?
Cọc nên đủ bù phần nguyên liệu đặt riêng mà bạn không bán lại cho ai được, cộng phần công làm trước. Với đơn có logo hoặc màu kem riêng, cọc thường từ ba mươi đến năm mươi phần trăm. Cọc phải ghi vào phiếu đơn để lúc giao trừ đúng, không đòi lại lần hai.
Làm sao biết lò còn nhận được đơn mới hay không?
Đếm số mẻ còn trống của đúng ngày giao, trừ số mẻ đơn mới cần và trừ phần đệm bạn giữ cho đơn phát sinh. Còn dương thì nhận. Còn âm thì đề nghị khách chia hai đợt giao hoặc dời ngày, nói trước luôn tốt hơn trễ ngày.
Khách đổi số lượng sát ngày giao thì xử lý thế nào?
Cần một ngày khóa đơn ghi rõ trong phiếu, thường ba ngày trước ngày giao với bánh kem và bảy ngày với bánh in logo. Sau mốc đó, giảm số lượng vẫn được nhưng không hoàn phần cọc tương ứng đã mua nguyên liệu, tăng số lượng thì tùy công suất lò còn hay không.
Nguyên liệu cho đơn lớn có nên tách kho riêng?
Không cần tách kho vật lý, nhưng cần tách phiếu nhập và đánh dấu mã đơn để nhân viên không dùng cho bán lẻ. Nếu tiệm làm nhiều đơn lớn chồng nhau, một khu vực có nhãn riêng cho từng đơn là cách rẻ và rõ nhất.
Giao nhiều điểm thì lấy gì làm bằng chứng đã giao?
Ảnh chụp khay bánh cùng phiếu giao tại điểm, gửi vào nhóm chung của đơn, kèm tên người nhận. Ghi cả số lượng thực giao tại điểm đó chứ không chỉ số đặt. Đây là căn cứ duy nhất khi khách nói thiếu phần hoặc giao sai vị.
Tiệm nhỏ mới có vài đơn lớn mỗi tháng có cần phần mềm không?
Cần từ lúc bạn bắt đầu phải từ chối đơn vì không chắc lò còn chỗ, hoặc từ lúc có khách doanh nghiệp trả sau. Dưới mức đó, một cuốn lịch sản xuất và một bảng chốt đơn như mục hai là đủ. Phần mềm trả tiền cho chính nó ngay ở chỗ không quên trừ cọc và không hứa ngày giao vượt công suất.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.