Quản lý trà sữa: công thức, topping và giá vốn

Quản lý trà sữa: công thức, topping và giá vốn

Quán trà sữa nhỏ mà mã hàng thì nhiều khủng khiếp. Một món trà sữa trân châu có thể tách thành size M và L, đường 30-50-70-100%, đá ít-vừa-nhiều, cộng thêm bảy tám loại topping mỗi loại một giá khác nhau. Nhân viên pha theo tay, hôm nay ngọt hơn hôm qua, trân châu múc một muỗng đầy vun hay gạt ngang là hai chi phí khác nhau. Cuối tháng bạn thấy doanh thu tốt mà tiền lãi không còn bao nhiêu, tồn kho lệch, và không biết món nào thật sự có lãi. Bài này nói về phần mềm quản lý trà sữa: chuẩn hóa công thức, quản topping theo mẻ và hạn dùng theo giờ, tách biến thể size-đường-đá khỏi mã món, rồi tính giá vốn từng ly để đặt giá bán cho đúng.

Mục lục bài viết

• 1/ Quán trà sữa quản khó ở chỗ nào
• 2/ Công thức chuẩn: trà nền, bột sữa, đường và định lượng
• 3/ Topping: nấu theo mẻ, hạn dùng theo giờ, bán ly nào trừ ly đó
• 4/ Size, đường, đá: biến thể chứ không phải món mới
• 5/ Giá vốn từng ly và cách đặt giá size và topping
• 6/ Tính năng quản lý trà sữa trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Quán trà sữa quản khó ở chỗ nào

Ba điểm riêng của ngành này khiến cách quản lý quán ăn thông thường không áp dụng nguyên xi.

Một món bán ra là hàng chục biến thể. Thực đơn in ra chỉ có 20 món, nhưng mỗi món nhân với 2 size, 4 mức đường, 3 mức đá, 8 loại topping là hàng trăm tổ hợp. Nếu mỗi tổ hợp là một mã hàng riêng, bạn không bao giờ quản nổi. Nếu gộp chung một mã, bạn không biết topping nào bán chạy, size nào lãi nhất.

Nguyên liệu hao hụt theo giờ, không theo ngày. Trân châu nấu xong để quá 4 tiếng là chai cứng phải bỏ. Trà ủ quá 6 tiếng là chát. Kem cheese để ngoài quá lâu là tách nước. Tồn kho của quán trà sữa không chết theo ngày mà chết theo ca. Phần mềm quản kho thông thường theo dõi theo ngày là quá thô cho ngành này.

Chi phí nằm ở tay người pha. Cùng một công thức trà sữa trân châu đường đen, người múc trân châu đầy muỗng vun, người gạt ngang, chênh nhau 20-30% chi phí topping mỗi ly. Cùng một ca, hai nhân viên pha ra hai giá vốn khác nhau. Không có công thức định lượng chuẩn và cách trừ kho theo công thức, giá vốn bạn tính trên giấy không bao giờ khớp với thực tế.

Một tình huống rất hay gặp: quán bán ly trà sữa size L giá cao hơn size M 8.000đ, nhưng phần trà, sữa và topping của size L tốn hơn size M tới 11.000đ. Bán càng nhiều size L càng lỗ, mà chủ quán không biết vì chưa bao giờ tính giá vốn theo từng size. Cả tháng đẩy mạnh món "best seller" mà lãi teo dần.

2/ Công thức chuẩn: trà nền, bột sữa, đường và định lượng

Công thức trong phần mềm không phải để dạy pha chế. Ba việc nó thực sự làm:

Đọc ra định mức từng thành phần cho một ly. Một ly trà sữa size M gồm bao nhiêu ml trà nền, bao nhiêu gram bột sữa, bao nhiêu ml đường, bao nhiêu gram trân châu. Nếu bạn đã có công thức giấy, bước này chỉ là gõ vào máy một lần cho từng món và từng size.

Tự trừ kho nguyên liệu khi bán một ly. Bán một ly trà sữa trân châu, phần mềm bớt đúng lượng trà, sữa, đường, trân châu theo công thức — không cần ghi tay "đã dùng 50g trân châu" mỗi lần. Đây là khác biệt lớn nhất so với quán ghi sổ: bán bao nhiêu thì kho nguyên liệu tự bớt đúng bấy nhiêu.

Tính lại giá vốn khi giá mua nguyên liệu đổi. Trà tăng giá, bột sữa đổi nhà cung cấp, đường lên giá — phần mềm tính lại giá vốn mỗi ly theo công thức, thay vì để bạn sửa số tay trên Excel mỗi lần.

Điểm dễ sai nhất khi ghi công thức: ghi thành phần theo đơn vị mua hay đơn vị dùng. Quán mua trân châu theo bao 3kg nhưng dùng theo gram mỗi ly; mua sữa đặc theo thùng nhưng dùng theo ml. Cần thiết lập quy đổi một lần cho từng nguyên liệu: 1 bao trân châu = 3000g, 1 thùng sữa = 24 hộp, 1 hộp = 380ml. Thiết lập xong một lần, mọi công thức sau đó tự quy đổi.

Một lưu ý hay bị bỏ qua là hao hụt pha chế. Trà ủ 10 lít chỉ ra 9 lít dùng được vì bã trà ngậm nước; trân châu nấu 1kg khô nở ra nhưng có phần dính nồi, nát, quá lửa phải bỏ. Trung bình hao hụt 5-10% tùy nguyên liệu. Cách khắc phục là nấu và đo thực tế vài lần rồi ghi luôn tỷ lệ hao hụt vào công thức, thay vì để tồn lệch rồi đi tìm nguyên nhân mỗi cuối tháng.

3/ Topping: nấu theo mẻ, hạn dùng theo giờ, bán ly nào trừ ly đó

Topping là phần lãi cao nhất của ly trà sữa, và cũng là phần thất thoát nhiều nhất.

Nấu topping theo mẻ có mã theo giờ. Mỗi mẻ trân châu nấu ra cần ghi giờ nấu và giờ hết hạn dùng — thường 3-4 tiếng sau nấu. Hết giờ mà chưa bán hết thì bỏ, ghi vào phiếu hủy có lý do "quá giờ dùng". Ghi như vậy hai tuần là bạn biết mỗi ca nên nấu bao nhiêu mẻ, thay vì nấu dư rồi đổ đi mỗi tối.

Định lượng topping theo dụng cụ, không theo cảm giác. Mỗi loại topping có một dụng cụ múc riêng: muỗng 50g cho trân châu, vá 30g cho thạch, pump cho kem cheese. Công thức trong phần mềm ghi đúng dụng cụ và số lần múc cho mỗi ly. Nhân viên mới vào chỉ cần làm đúng dụng cụ là ra đúng định lượng, không cần "cảm giác" của thợ lâu năm.

Bán ly nào tự trừ topping ly đó. Khi order có thêm topping, phần mềm trừ thêm đúng định lượng topping đó khỏi kho. Cuối ngày bạn biết chính xác đã bán bao nhiêu phần trân châu, bao nhiêu phần phô mai viên, tồn còn lại bao nhiêu. Không cần đếm tay từng hộp topping cuối ca.

Tách giá topping khỏi giá món. Mỗi topping có giá bán riêng cộng thêm vào giá ly, và giá vốn riêng trừ vào lãi ly. Bảng dưới đây là ví dụ cách tính lãi thật của topping cho một ly size M:

Topping ngon nhất về lãi gộp thường là kem cheese, nhưng cũng là nguyên liệu hỏng nhanh nhất và đắt nhất khi phải bỏ. Công thức chuẩn cộng với hạn dùng theo giờ là cách duy nhất để phần lãi này không chảy hết vào thùng rác cuối ca.

4/ Size, đường, đá: biến thể chứ không phải món mới

Sai lầm phổ biến nhất khi lên thực đơn trên phần mềm là tạo mỗi biến thể thành một món riêng: "Trà sữa trân châu M", "Trà sữa trân châu L", "Trà sữa ít đường", "Trà sữa nhiều đá". Vài tuần là thực đơn có hàng trăm mã, nhân viên bấm nhầm liên tục, báo cáo món bán chạy không đọc được.

Cách làm đúng: một món gốc, nhiều nhóm tùy chọn. Món gốc là "Trà sữa trân châu" với công thức size M chuẩn. Size L là cùng công thức nhân hệ số — thường 1,3 lần nguyên liệu. Mức đường và mức đá không đổi định lượng trà sữa, chỉ đổi lượng đường và lượng đá trong công thức. Mỗi nhóm tùy chọn có giá cộng thêm riêng: lên size cộng 8.000đ, thêm topping cộng theo bảng giá topping.

Đường và đá phải trừ kho đúng thực tế. Khách gọi ít đường không có nghĩa là tiết kiệm — lượng đường dư không dùng được cho ly khác. Nhưng đá thì khác: ly ít đá tốn nhiều trà sữa hơn ly nhiều đá. Công thức nên ghi rõ: mức đá "ít đá" dùng 100% định lượng trà, mức "nhiều đá" dùng 80%. Chênh lệch 20% này nhân với hàng trăm ly mỗi ngày là con số đáng kể.

Giá cộng thêm của size phải lớn hơn chi phí tăng thêm. Quy tắc kiểm tra nhanh: tính chi phí nguyên liệu tăng thêm khi lên size, cộng thêm hao hụt, rồi mới đặt giá chênh. Nếu chi phí tăng 11.000đ mà giá chênh chỉ 8.000đ, bạn đang bán lỗ mỗi ly size L — sửa giá hoặc sửa định lượng, đừng để cả tháng.

Cách tính này giống hệt bài công thức min/max đã nói về định mức; cái khác ở chỗ đơn vị tính là "ly" với nhiều lớp tùy chọn chồng nhau, thay vì "cái bánh" hay "đĩa cơm" một lớp.

5/ Giá vốn từng ly và cách đặt giá size và topping

Công thức trả lời "làm một ly tốn bao nhiêu"; giá vốn trả lời "bán giá nào thì có lãi". Hai bài toán khác nhau, nhiều quán nhầm chỗ này.

Dưới đây là bảng giá vốn ví dụ cho một ly trà sữa trân châu size M bán 32.000đ, để bạn đối chiếu cách tính:

Giá vốn trực tiếp 14.100đ trên giá bán 32.000đ, biên gộp khoảng 56%. Chưa tính nhân công, mặt bằng, điện nước — nhưng đây là con số cần thiết nhất để bạn quyết định giá bán, và cũng là mốc để bạn đối chiếu xem phần mềm trừ kho có khớp hay không.

Đặt giá theo biên gộp mục tiêu, không theo cảm giác thị trường. Quán trà sữa take-away cần biên gộp trực tiếp 55-65% mới đủ trả mặt bằng và nhân sự sau khi trừ hao hụt và khuyến mãi. Món nào dưới 50% thì hoặc tăng giá, hoặc giảm định lượng, hoặc đẩy nó xuống khỏi vị trí quảng cáo chính.

Khuyến mãi phải tính trên giá vốn, không tính trên giá bán. Giảm 20% giá bán 32.000đ còn 25.600đ, trừ giá vốn 14.100đ còn lãi 11.500đ — vẫn lãi nhưng biên gộp rớt từ 56% xuống 45%. Mua 1 tặng 1 thì gần như hòa vốn hoặc lỗ sau khi tính ly và công pha. Mọi chương trình giảm giá nên chạy qua một lần tính như vậy trước khi treo banner.

6/ Tính năng quản lý trà sữa trên phần mềm EBIZ

Tổng hợp theo từng khâu của một ca bán:

Các bài cùng series đã nói sâu hơn từng phần: bài định mức tồn kho cho công thức tính min/max, bài kiểm kê kho cho quy trình đối chiếu số cuối kỳ, bài chấm công tính lương cho ca nhân viên.

7/ Câu hỏi thường gặp

Quán chỉ bán 10 món có cần công thức trong phần mềm không?

Cần từ lúc bạn có topping và có từ hai size trở lên. Mười món nhân hai size nhân vài topping là ma trận giá vốn không tính tay nổi. Công thức còn là cách duy nhất để nhân viên mới pha ra đúng vị của quán từ ngày đầu tiên.

Trân châu nấu xong để được bao lâu thì phải bỏ?

Thông thường 3-4 tiếng ở nhiệt độ phòng là chai cứng, không bán được nữa. Ghi giờ nấu và giờ hết hạn lên từng mẻ, hết giờ chưa bán hết thì ghi phiếu hủy. Sau hai tuần ghi chép bạn sẽ biết mỗi khung giờ nên nấu bao nhiêu, giảm hẳn phần đổ bỏ.

Size L lãi hơn hay size M lãi hơn?

Tùy định lượng và giá chênh của quán bạn, không có đáp án chung. Cách tính: lấy chi phí nguyên liệu size L trừ chi phí size M, so với giá bán chênh. Chi phí tăng ít hơn giá chênh thì size L lãi hơn. Nhiều quán phát hiện size L đang bán lỗ sau khi tính đúng — lúc đó hoặc tăng giá chênh hoặc giảm định lượng size L.

Mức đường, mức đá có ảnh hưởng giá vốn không?

Đường ảnh hưởng nhỏ vì rẻ; đá ảnh hưởng lớn vì ly nhiều đá tốn ít trà sữa hơn ly ít đá. Nếu quán bạn khách gọi ít đá nhiều, hãy tính giá vốn theo định mức của mức đá phổ biến nhất, và kiểm tra lại mỗi khi đổi mùa vì thói quen uống đá thay đổi theo thời tiết.

Topping nào nên đẩy bán nhất?

Topping có lãi gộp cao và hao hụt thấp: thạch các loại thường đứng đầu vì để được lâu. Kem cheese lãi gộp cao nhất nhưng hỏng nhanh nhất, chỉ nên đẩy vào khung giờ bán chạy chắc chắn hết. Báo cáo topping bán chạy theo giờ trong phần mềm cho bạn đáp án đúng của quán mình, thay vì đoán.