Quản lý suất ăn văn phòng: đặt trước, định lượng và giao đúng giờ

Mục lục bài viết

• 1/ Suất ăn văn phòng quản khó ở chỗ nào
• 2/ Chốt số lượng đặt trước: nấu thừa là lỗ, nấu thiếu là mất khách
• 3/ Định lượng món ăn: ngon mà vẫn còn lãi ở giá 30.000đ
• 4/ Giao đúng giờ: trễ 15 phút là bị trừ tiền
• 5/ Công nợ công ty: thu theo tuần hay theo tháng
• 6/ Tính năng quản lý suất ăn trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Suất ăn văn phòng quản khó ở chỗ nào

Suất ăn văn phòng khác bán cơm lẻ ở ba điểm: số lượng chốt trước, giá chốt cứng theo hợp đồng, giờ giao chốt cứng theo giờ nghỉ trưa.

Giá chốt cứng cả quý. Hợp đồng 30.000đ một suất ký 3 tháng, giữa chừng thịt heo tăng giá 20% cũng không tăng được giá bán. Ai không tính giá vốn theo giá thị trường cao nhất quý là lỗ dần mà không biết.

Giờ giao chốt cứng theo giờ nghỉ. Công ty nghỉ trưa 11h30 thì 11h15 cơm phải tới nơi. Trễ 15 phút là cả phòng ăn trễ, quản lý trừ tiền hoặc đổi nhà cung cấp. Một lần trễ có thể mất hợp đồng 100 suất mỗi ngày.

Khẩu vị tập thể khó chiều. Một suất phải vừa miệng 50-100 người: người ăn mặn, người ăn chay, người dị ứng hải sản. Nấu theo ý số đông, có món thay thế cho số ít, ghi nhớ từng yêu cầu đặc biệt của từng công ty.

Một tình huống hay gặp: bếp nấu 120 suất cho công ty đặt 100 suất, dư 20 suất bán lẻ không hết đổ bỏ. Tiền lỗ 20 suất ăn hết lãi 100 suất. Nấu thừa 5% phòng hao hụt là đủ, thừa 20% là làm không công.

2/ Chốt số lượng đặt trước: nấu thừa là lỗ, nấu thiếu là mất khách

Số lượng suất ăn phải chốt trước giờ nấu ít nhất 2 tiếng. Chốt muộn là bếp không kịp trở tay, chốt sai là lỗ.

Chốt số lượng trước 9h sáng cho bữa trưa. Công ty báo số người ăn trước 9h, bếp đi chợ và nấu theo đúng số đó. Ai báo muộn thì nhận món dự phòng, không nấu riêng. Quy định này ghi vào hợp đồng ngay từ đầu.

Trừ người nghỉ, cộng khách phát sinh. Công ty 100 người nhưng mỗi ngày 5-10 người nghỉ, đi công tác, ăn ngoài. Hỏi số thực ăn mỗi sáng thay vì nấu mặc định 100 suất. Ngược lại công ty có khách thì báo thêm trước giờ chốt.

Theo dõi tỷ lệ thừa thiếu mỗi tuần. Tuần nào thừa quá 5% thì giảm định mức nấu dự phòng. Tuần nào thiếu phải mua ngoài bù thì tăng dự phòng hoặc chốt số chặt hơn với công ty. Mục tiêu: thừa thiếu dưới 3% sau tháng đầu tiên.

Điểm cần nhớ: nấu thừa tốn tiền nguyên liệu đổ bỏ, nấu thiếu tốn tiền mua ngoài giá cao mà còn mất uy tín. Chốt số đúng giờ quan trọng hơn nấu ngon.

3/ Định lượng món ăn: ngon mà vẫn còn lãi ở giá 30.000đ

Suất 30.000đ trừ hộp, đũa, giao hàng còn khoảng 24.000đ cho đồ ăn. Chia không khéo là lỗ từng suất mà không biết.

Định lượng từng món theo gram. Cơm 250g, thịt 100g, rau 150g, canh 200ml — cân mẫu tuần đầu rồi làm khuôn múc cố định. Nhân viên múc theo cảm tính thì suất nhiều suất ít, suất nhiều ăn hết lãi, suất ít bị công ty phàn nàn.

Xây thực đơn 10 ngày không trùng. Cơm văn phòng ăn mỗi ngày, trùng món 2 ngày liên tiếp là bị chê. Xoay 10 thực đơn: thịt kho, gà xào, cá chiên, trứng chiên, đậu hũ — mỗi ngày một món chính khác nhau. Món nào giá vốn cao thì đi kèm canh rau rẻ tiền để cân lại.

Suất đặc biệt tính giá riêng. Suất chay, suất kiêng thịt heo, suất thêm cơm thêm thịt phải có giá riêng cao hơn 5.000-10.000đ. Nấu riêng tốn công hơn mà tính bằng giá suất thường là lỗ. Báo giá suất đặc biệt ngay lúc ký hợp đồng.

Tháng nào giá vốn suất vượt 75% giá bán thì xem lại: giá thị trường tăng phải đổi món rẻ hơn, định lượng bị múc thừa, hay hao hụt bếp quá cao. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.

4/ Giao đúng giờ: trễ 15 phút là bị trừ tiền

Suất ăn văn phòng bán theo giờ nghỉ trưa của công ty. Đúng giờ là điều kiện sống còn, ngon mà trễ vẫn bị đổi nhà cung cấp.

Chia tuyến giao theo giờ nghỉ. Công ty nghỉ 11h30 giao trước 11h15, công ty nghỉ 12h giao trước 11h45. Xếp tuyến gần trước xa sau, mỗi xe tối đa 3 điểm để một điểm kẹt xe không kéo trễ cả tuyến.

Đóng gói theo phòng ban. Mỗi phòng một túi riêng ghi tên phòng và số suất, suất đặc biệt dán nhãn riêng. Giao đến nơi phát trong 5 phút, không đứng đếm từng hộp ở sảnh công ty. Đếm ở sảnh là trễ giờ ăn của cả phòng.

Dự phòng xe và người giao. Xe hỏng, người giao nghỉ đột xuất mà không có dự phòng là trễ cả tuyến. Mỗi ca giao cần một xe dự phòng và một người biết hết tuyến. Hợp đồng lớn trên 100 suất thì chia hai xe đi hai đường khác nhau.

Tuần nào trễ quá 1 lần thì xem lại: tuyến xếp quá nhiều điểm, bếp xong muộn, hay giờ cao điểm kẹt xe cố định. Trễ lần hai với cùng một công ty là chuẩn bị mất hợp đồng.

5/ Công nợ công ty: thu theo tuần hay theo tháng

Suất ăn văn phòng bán chịu theo hợp đồng, thu tiền sau. Quản công nợ không chặt là làm 3 tháng mới thu được 1 tháng.

Thu theo tuần cho hợp đồng mới. Tháng đầu tiên thu theo tuần để kiểm tra uy tín thanh toán của công ty. Trả đúng hẹn 4 tuần liên tiếp thì chuyển sang thu theo tháng. Công ty nào tuần đầu đã khất thì giữ nguyên thu tuần, không nới.

Đối chiếu số suất mỗi ngày với đầu mối. Mỗi ngày giao có biên bản ký nhận số suất. Cuối tuần cộng lại gửi đầu mối xác nhận trước khi xuất hóa đơn. Không có ký nhận từng ngày thì cuối tháng cãi nhau 10-20 suất là bình thường.

Quá hạn 15 ngày thì dừng giao. Công nợ quá 15 ngày chưa trả thì báo trước 3 ngày rồi dừng giao cho đến khi thanh toán. Quy định này ghi vào hợp đồng. Sợ mất khách mà giao tiếp thì nợ dồn 2-3 tháng, đòi rất khó.

Cuối tháng chốt ba số: suất đã giao theo biên bản, tiền đã thu, công nợ còn lại. Ba số này phải khớp nhau. Lệch là có suất giao không ký nhận hoặc tiền thu không vào sổ.

6/ Tính năng quản lý suất ăn trên phần mềm EBIZ

• Quản hợp đồng theo công ty: giá suất, số lượng dự kiến, giờ giao, điều khoản thanh toán.
• Chốt số lượng đặt trước theo ngày, bếp nấu theo đúng số chốt, cảnh báo chênh lệch.
• Định mức nguyên liệu theo suất, tự trừ kho khi chốt số lượng nấu.
• Phân tuyến giao hàng theo giờ nghỉ, theo dõi đúng giờ từng điểm.
• Biên bản giao nhận từng ngày, đối chiếu cuối tuần trước khi xuất hóa đơn.
• Theo dõi công nợ theo công ty, cảnh báo quá hạn, khóa giao khi nợ vượt mức.

Bài liên quan nên đọc:

• Phần mềm quản lý nhà hàng: order, bếp và chống sót món
• Quản lý quán phở: nước dùng, định lượng và bán buổi sáng
• Phần mềm quản lý quán cafe: topping, thẻ và giờ cao điểm

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Nhận bao nhiêu suất thì đáng làm? Từ 30 suất một điểm giao trở lên. Dưới 30 suất tiền giao hàng và công quản ăn hết lãi. Điểm ít suất mà gần nhau thì gom tuyến mới nhận.

Giá 25.000đ một suất có làm được không? Làm được nếu món đơn giản, giao gần, số lượng trên 80 suất. Giá vốn phải giữ dưới 18.000đ, món chính rẻ tiền như trứng, đậu hũ, thịt xay. Đừng nhận giá thấp với thực đơn toàn thịt bò cá biển.

Công ty đòi xuất hóa đơn VAT thì sao? Hộ kinh doanh chỉ xuất hóa đơn bán hàng thông thường. Khách cần VAT thì báo trước khi ký hợp đồng. Lên doanh nghiệp mới xuất được VAT, cân nhắc khi có nhiều công ty yêu cầu.

Nấu thừa xử lý thế nào? Bán lẻ tại quán hoặc bán cho công nhân gần đó giá rẻ thu hồi vốn. Thừa quá 5% thường xuyên thì giảm số nấu dự phòng, đừng coi bán rẻ là giải pháp lâu dài.

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với bếp suất ăn của bạn.