THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm quản lý quán cafe: topping, thẻ và giờ cao điểm
Quán cafe cần biến thể món thành nút bấm, order chạy vào quầy bar, thẻ tích điểm theo số điện thoại. Cách quản topping, xếp hàng pha chế và kho sữa cafe.
VẬN HÀNH F&B
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm quản lý quán cafe: topping, thẻ thành viên và giờ cao điểm
Bài trước nói phần mềm quản lý nhà hàng, tức quản order vào bếp và ra món đúng lúc. Bài này nói về quán cafe và trà sữa, nơi một món có chục biến thể size đá đường topping, khách gọi mang đi xếp hàng dài giờ cao điểm. Nhiều chủ quán cafe có máy tính tiền rồi nhưng order sai topping như cơm bữa, thẻ tích điểm ghi giấy khách quên mang, giờ đông thì pha không kịp. Bài này nói về cách quản quán cafe theo biến thể món, thẻ thành viên và tốc độ quầy bar. Nếu bạn đang mở quán cafe, trà sữa hay xe đẩy mang đi, phần biến thể món và xếp hàng pha chế là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Quán cafe quản khó ở chỗ nào
Ba điểm làm quán cafe khó quản hơn cửa hàng bán lẻ.
Một món chục biến thể. Trà sữa size M size L, đá thường ít đá không đá, đường 100 70 50 30 0, thêm trân châu pudding kem cheese. Một món mà biến thể lên đến hàng chục kiểu, ghi sai một chữ là pha sai cả ly. Ghi giấy lúc đông là sai liên tục.
Bán tốc độ, không bán món đơn thuần. Giờ cao điểm khách xếp hàng, mỗi người chờ quá năm phút là bỏ đi. Quầy bar pha không kịp, order dồn, thu ngân vừa thu tiền vừa đọc order là loạn. Quản cafe trước hết là quản tốc độ từ lúc khách gọi đến lúc nhận ly.
Khách quen uống mỗi ngày. Khách cafe thường uống cùng một món mỗi ngày, quên khẩu vị của khách quen là mất điểm. Thẻ tích điểm, mua 10 tặng 1 mà ghi giấy thì khách quên mang thẻ, quán quên cộng điểm, ưu đãi thành cãi nhau.
Ba điểm này làm cho máy tính tiền thuần túy không đủ. Cần thêm biến thể món theo nút bấm, hàng đợi pha chế, thẻ thành viên lưu số điện thoại. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Quản biến thể món: size, đá, đường, topping
Biến thể là phần sai nhiều nhất của quán cafe, quản có ba việc.
Biến thể thành nút bấm, không ghi tay. Size, đá, đường, topping mỗi thứ một nút, thu ngân bấm theo lời khách, phiếu pha chế hiện đúng chữ. Không ghi tay thì không còn chữ xấu đọc sai, ly nào cũng đúng khẩu vị khách.
Giá tự cộng theo biến thể. Size lớn thêm tiền, thêm topping thêm tiền, giá hiện ngay khi bấm. Thu đúng từng ly, không cần nhớ bảng giá cộng tay. Giá sai một ly ít nhưng ngày trăm ly là mất một khoản.
Ghi nhớ khẩu vị khách quen. Khách quen uống gì đá bao nhiêu đường bao nhiêu lưu theo số điện thoại hoặc thẻ. Lần sau khách đến chỉ cần gọi tên món là ra đúng ly cũ. Nhớ khẩu vị khách là cách giữ khách rẻ nhất của quán cafe.
Biến thể chuẩn thì ly nào ra cũng đúng, pha chế không phải hỏi lại, thu ngân bấm nhanh gấp đôi ghi tay.
3/ Xếp hàng pha chế giờ cao điểm
Giờ cao điểm quán cafe là bài kiểm tra tốc độ, có ba việc phải chặt.
Order chạy thẳng vào quầy bar. Thu ngân bấm xong là pha chế thấy ngay, xếp theo thứ tự vào trước làm trước. Khách gọi thêm tự xếp vào hàng, không chen ngang ly đang pha. Không còn cảnh thu ngân hét vào bếp, pha chế nghe sót.
Ưu tiên mang đi và giao hàng. Ly mang đi pha trước ly ngồi lại khi quán đông, vì khách mang đi chờ lâu là bỏ đi ngay. Đơn giao hàng qua app gộp vào cùng hàng đợi, pha đúng giờ tài xế đến lấy.
Báo ly xong và gọi tên. Pha xong ly nào bấm xong ly đó, màn hình gọi tên khách lên lấy. Ly chờ quá thời gian tự cảnh báo để quản lý tăng người pha. Khách biết ly mình đang ở đâu trong hàng thì chờ yên tâm hơn.
Hàng đợi chuẩn thì giờ đông quán vẫn chạy đều, ly ra liên tục, khách chờ trong giới hạn chịu được. Đây là tính năng đáng tiền nhất của phần mềm cafe.
4/ Thẻ thành viên và tích điểm
Khách cafe quay lại mỗi ngày nên thẻ thành viên quan trọng hơn nhà hàng nhiều.
Tích điểm theo số điện thoại. Mua ly nào cộng điểm ly đó, đủ điểm đổi ly miễn phí hoặc giảm giá. Lưu theo số điện thoại thì khách quên mang thẻ vẫn tích được, quán không mất dữ liệu khách.
Mua 10 tặng 1 tự động. Đủ số ly là hệ thống tự báo tặng, thu ngân nào cũng áp đúng, không thiên vị khách quen người này quên người kia. Ưu đãi tự động thì khách tin, khách tin thì quay lại đều.
Ưu đãi sinh nhật và giờ vắng. Tặng ly sinh nhật, giảm giá giờ vắng khách để kéo người vào lúc quán trống. Ưu đãi theo khung giờ giúp dàn đều khách, không dồn hết vào giờ cao điểm.
Thẻ quản chặt thì khách thích nạp và tích vì tiện, quán có dòng khách đều mỗi ngày và số điện thoại để nhắn tin khi có món mới.
5/ Quản kho sữa, cafe và topping
Kho cafe ít món nhưng hết một thứ là dừng bán nhiều món.
Sữa và cafe kiểm mỗi ca. Sữa tươi hết hạn nhanh, cafe hết là dừng cả quán. Kiểm đầu ca, thiếu thì nhập trước giờ đông. Bán ly nào trừ nguyên liệu ly đó theo định mức, cuối ca đối chiếu là biết hao hụt ở đâu.
Topping nấu theo ngày. Trân châu, pudding, thạch nấu xong chỉ dùng trong ngày. Nấu nhiều bỏ phí, nấu ít hết sớm mất khách. Theo dõi số ly bán mỗi ngày để nấu đúng lượng, thừa thiếu ghi rõ điều chỉnh dần.
Ly, ống hút và đồ mang đi. Hết ly là không bán được mang đi, mà mang đi chiếm nửa doanh thu quán cafe. Tồn ly kiểm như tiền, thiếu là nhập ngay không chờ.
Kho chuẩn thì không bao giờ phải nói hết món với khách, giá vốn đúng, lợi nhuận tính ra mới thật.
6/ Tính năng cho quán cafe trên phần mềm EBIZ
EbizRes là phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn, quán cafe offline, xử lý trọn mô hình bán ly theo biến thể và tốc độ quầy bar:
Với quán cafe từ một quầy đến chuỗi nhiều điểm, EbizRes thay order giấy bằng biến thể bấm nút, ly ra đúng khẩu vị, giờ đông vẫn chạy đều.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý quán cafe gồm những gì?
Biến thể món thành nút bấm, order chạy vào quầy bar, nhớ khẩu vị khách quen, thẻ thành viên tích điểm, định mức trừ kho theo ly, báo cáo theo món giờ ca. Khác máy tính tiền ở chỗ quản biến thể và tốc độ pha chế thay vì chỉ tính tiền.
Biến thể trà sữa quản thế nào để không sai?
Size đá đường topping mỗi thứ một nút bấm, giá tự cộng khi bấm, phiếu pha chế hiện đúng chữ không ghi tay. Ly nào cũng đúng khẩu vị, thu ngân bấm nhanh gấp đôi ghi giấy.
Giờ cao điểm quán cafe xử lý sao cho kịp?
Order chạy thẳng vào quầy bar xếp theo thứ tự, ưu tiên ly mang đi, pha xong bấm xong gọi tên khách, ly chờ lâu tự cảnh báo để tăng người. Không còn hét order, nghe sót, khách chờ không biết chờ đến bao giờ.
Thẻ tích điểm cafe nên làm thế nào?
Tích theo số điện thoại, mua ly nào cộng điểm ly đó, mua 10 tặng 1 tự động, ưu đãi sinh nhật và giờ vắng. Khách quên mang thẻ vẫn tích được, quán giữ được dữ liệu khách để nhắn món mới.
Kho quán cafe quản ra sao?
Sữa cafe kiểm mỗi ca, topping nấu theo ngày theo số ly bán, ly ống hút tồn như tiền, bán ly nào trừ nguyên liệu ly đó. Hết nguyên liệu nào thì món dùng nó tự khóa trên menu.
Xe đẩy cafe mang đi có cần phần mềm không?
Cần từ lúc bán trên 50 ly mỗi ngày. Dưới mức đó còn nhớ bằng đầu, trên mức đó order tay là sai biến thể, quên tích điểm, cuối ngày không biết lãi bao nhiêu. Phần mềm nhỏ vẫn đáng hơn sổ giấy lúc đông khách.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.