Quản lý tiệm bánh: công thức, định mức và sản xuất

Quản lý tiệm bánh: công thức, định mức và sản xuất

Tiệm bánh khó quản hơn vẻ ngoài rất nhiều. Với nhà hàng, vài trăm món vẫn là chuyện thường; còn một chiếc bánh kem có thể quy ra hơn mười nguyên liệu, mỗi nguyên liệu lại bán theo một đơn vị và dùng theo một đơn vị khác: bột mua theo bao nhưng dùng theo gram, trứng mua theo thùng nhưng dùng theo quả, kem tươi mua theo lít nhưng dùng theo ml. Nếu chỉ ghi sổ tay hay tính bằng Excel, số tồn bạn thấy gần như luôn lệch với thực tế — và bạn không biết tiền đang bầm dập ở đâu: ở phế phẩm, ở phần thành phẩm còn thừa, hay ở nguyên liệu quá hạn nằm dưới tủ lạnh. Bài này nói về phần mềm quản lý tiệm bánh: công thức (recipe), định mức nguyên liệu, chuyển đơn đặt thành kế hoạch sản xuất, rồi rà lại các tính năng liên quan trên phần mềm EBIZ để bạn có căn cứ so sánh khi chọn.

Mục lục bài viết

• 1/ Tiệm bánh quản khó ở chỗ nào
• 2/ Ghi công thức trong phần mềm: mục đích thật sự của recipe
• 3/ Định mức nguyên liệu: từ công thức sang việc mua hàng
• 4/ Sản xuất theo đợt và theo đơn đặt
• 5/ Hạn dùng, phế phẩm và số tồn thực
• 6/ Tính năng quản lý tiệm bánh trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Tiệm bánh quản khó ở chỗ nào

Ba điểm riêng của ngành này khiến cách quản lý chung của một cửa hàng bán lẻ không dùng được nguyên xi.

Nguyên liệu bán ở một đơn vị, dùng ở một đơn vị khác. Bạn mua bột mì theo bao 25kg nhưng dùng theo gram. Nếu theo dõi tồn theo bao, một lô bánh dùng 800g phải quy ra 0,032 bao — không ai làm vậy. Nhiều tiệm ghi tồn theo kg trong sổ, nhưng khi lập đơn mua hàng lại quên quy ngược, kết quả là đặt thiếu hoặc thừa nhiều lần số thật.

Một mặt hàng thành phẩm gồm nhiều nguyên liệu, mỗi nguyên liệu một hạn dùng riêng. Bánh kem có kem tươi hạn 3 ngày, bơ hạn vài tháng, phụ kiện trang trí hạn cả năm. Nếu bạn chỉ ghi "bánh kem còn 5 cái" mà không bám vào từng nguyên liệu, bạn không dự đoán được khi nào phải sản xuất tiếp và khi nào nguyên liệu chết.

Tỷ lệ hao hụt và phế phẩm cao hơn đa số ngành. Bột dính khuôn vài chục đến vài trăm gram, thất thoát lúc nhào, bột thừa phải vứt, bánh hỏng hình khi nướng, phần nhân bị dùng thử mỗi lần khách mở nắp. Trung bình một tiệm mất vài phần trăm đến hơn mười phần trăm nguyên liệu vào phế phẩm. Nếu phần mềm không ghi riêng, phần đó dồn vào "tồn lệch" và bạn không biết lệch do thất thoát, do hao hụt bình thường hay do công thức ghi sai.

Một tình huống rất hay gặp: tiệm làm cookie bán theo hộp 12 cái, nhưng mỗi người làm ra một chi phí khác nhau, vì tay nghề không ai giống ai — người dàn bột dày, người dàn mỏng. Không có công thức với định mức chuẩn thì giá vốn bạn tính ở sổ không bao giờ khớp với giá vốn thực, và phần chênh đó chìm lặng lẽ mỗi tháng vài chục triệu.

2/ Ghi công thức trong phần mềm: mục đích thật sự của recipe

Công thức trong phần mềm không phải để chép món cho người khác làm. Ba việc nó thực sự làm:

Đọc ra định mức thành phần. Một công thức cho biết cần bao nhiêu gram bột, bao nhiêu ml kem, bao nhiêu quả trứng cho một đơn vị thành phẩm — một cái bánh, một chục cái, một kilogram. Nếu bạn đã có công thức giấy, bước này chỉ là gõ vào máy một lần.

Tự trừ nguyên liệu khi bán thành phẩm. Khi bán một cái bánh kem, phần mềm bớt đúng lượng kem, bột, trứng theo công thức — không cần ghi tay "đã dùng 150g kem" mỗi lần. Đây là khác biệt lớn nhất so với tiệm ghi sổ: bán bao nhiêu thì kho nguyên liệu tự bớt đúng bấy nhiêu.

Tính giá vốn theo từng công thức. Khi giá mua nguyên liệu tăng, phần mềm tính lại giá vốn mỗi chiếc bánh theo công thức, thay vì để bạn chỉnh số tay trên Excel mỗi lần.

Có ba kiểu ghi recipe mà tiệm thường chọn:

Nếu chưa chắc chọn kiểu nào, bắt đầu bằng cách thứ nhất: đúng nhất với cách nướng thật của bạn, sau đó thêm bảng quy đổi sang cái khi thật sự cần.

Điểm dễ sai nhất khi ghi: ghi thành phần theo đơn vị đã mua hay theo đơn vị dùng. Nếu công thức ghi "300g bột mì" nhưng kho theo dõi bột theo kg, cần thiết lập quy đổi một lần cho từng nguyên liệu: 1kg = 1000g, 1lít kem = 1000ml, 1 quả trứng = cỡ 55g có vỏ, 1 thùng trứng = 30 quả. Thiết lập xong một lần, mọi công thức sau đó tự quy đổi.

Một lưu ý hay bị bỏ qua là tỷ lệ thu (yield). Một kilogram bột không cho ra một kilogram thành phẩm: sau nướng mất nước, bám khuôn mất thêm, thường thu còn 85–90%. Nếu công thức không hiệu chỉnh, phần mềm trừ kho đúng theo công thức nhưng thành phẩm ra ít hơn, và tồn lệch về phía thành phẩm. Cách khắc phục là nghiệm thực tế vài lần rồi ghi luôn hệ số thu vào công thức.

3/ Định mức nguyên liệu: từ công thức sang việc mua hàng

Công thức trả lời "để làm một cái cần bao nhiêu"; định mức trả lời "nên mua bao nhiêu để bán ổn định mà không chôn vốn". Hai bài toán khác nhau, nhiều tiệm nhầm chỗ này.

Cách tính định mức theo bốn bước cho từng nguyên liệu:

1. Tính mức tiêu trung bình mỗi ngày. Tổng nguyên liệu đã dùng trong tháng chia cho số ngày bán. Nếu dùng phần mềm tự trừ, con số này có sẵn trong báo cáo xuất, không cần tính tay.
2. Chọn số ngày cần dự trữ, tùy tần suất giao hàng. Bột nếu giao hai lần một tuần thì dự trữ 4–5 ngày, cộng thêm hao hụt 5–10%.
3. Đặt hai ngưỡng. Tối đa = tiêu trung bình/ngày × số ngày dự trữ + hao hụt. Tối thiểu = tiêu trung bình/ngày × thời gian chờ giao hàng.
4. Bật cảnh báo tồn. Tồn xuống dưới ngưỡng tối thiểu thì hệ thống nhắc đặt hàng; tồn lên trên ngưỡng tối đa thì nhắc chậm đặt.

Cách tính này giống hệt bài định mức tồn kho đã nói về công thức min/max; cái khác ở chỗ nguyên liệu "tiêu trung bình/ngày" lấy từ công thức. Bán 40 cái bánh kem thì phần mềm biết tiêu đúng 40 lần định mức kem, bột, trứng tương ứng, thay vì để bạn ước lượng.

Để bạn dễ tính tay trong lúc còn thử trước khi chuyển sang phần mềm, đây là bảng chi phí nguyên liệu cho một chiếc bánh kem size vừa:

Chi phí nguyên liệu trực tiếp của một chiếc bánh kem là 35.200đ. Chưa tính nhân công, điện, khấu hao lò nướng, xong là con số cần thiết nhất để bạn quyết định giá bán — và cũng là cột sống để bạn đối chiếu xem phần mềm có khớp hay không.

4/ Sản xuất theo đợt và theo đơn đặt

Tiệm bánh có hai dạng sản xuất, phần mềm cần hỗ trợ cả hai chứ không chỉ một:

Sản xuất theo đợt, dựa trên dự báo bán. Đây là dòng chính của hầu hết tiệm: sáng làm theo kế hoạch rồi bày ra quầy bán cả ngày. Cách chạy: lấy số bán của các ngày gần nhất, dự báo số làm ngày mai, nhân với công thức ra định lượng từng nguyên liệu, tạo phiếu sản xuất. Khi xuất nguyên liệu cho sàn sản xuất, tồn kho nguyên liệu tự bớt; khi nhập thành phẩm vào kho bán, tồn thành phẩm tăng lên.

Sản xuất theo đơn đặt, dựa trên một đơn khách cụ thể. Đây là bánh kem sinh nhật, bánh tiệc, sweets table đặt trước. Khác biệt so với dòng trên: ngày giao xác định, số lượng xác định, khách hay đổi trước ngày giao, và phải chốt giá trước khi nhận đơn.

Quy trình với đơn đặt gồm ba bước:

1. Nhận đơn: ghi ngày giao, số lượng, size, kiểu trang trí, ghi chú của khách — viết chữ trên bánh, màu, thành phần nào không dùng.
2. Tính giá vốn và chốt giá bán: phần mềm nhân định mức công thức × số cái × giá nguyên liệu hiện tại, cộng thêm phí trang trí nếu có. Bạn chốt giá có lãi ngay tại đây, thay vì tính sau rồi thấy lỗ.
3. Đưa vào kế hoạch sản xuất của đúng ngày giao. Danh sách nguyên liệu cần xuất cho ngày đó tự cộng dồn với dòng sản xuất theo đợt; nếu thiếu nguyên liệu, phần mềm cảnh báo để bạn còn kịp đặt.

Lý do mất khách lớn nhất của ngành này là hẹn giao đúng ngày mà không kịp ra bánh: đơn kem sinh nhật 20 cái bị thiếu nguyên liệu phải chuyển sang cửa hàng cạnh tranh, và khách đó sẽ không quay lại tiệm mình nữa.

Trên phần mềm EBIZ, tính năng sản xuất theo định mức cho phép tạo đơn sản xuất từ công thức từng sản phẩm: hệ thống tự tính nguyên liệu cần xuất, in danh sách lấy hàng cho khâu nhào bột, và khi nhập thành phẩm thì phần mềm cộng tồn kho thành phẩm tương ứng. Nguyên liệu thiếu được cảnh báo ngay tại danh sách đơn sản xuất để bạn quyết định đặt trước hay đổi ngày giao.

5/ Hạn dùng, phế phẩm và số tồn thực

Ba việc bỏ qua thì phần mềm dù tốt đến đâu cũng cho ra số sống dở.

Hạn dùng theo từng lô nguyên liệu. Giống bài FEFO đã nói: kem tươi, sữa tươi, trứng phải theo lô nhập chứ không gộp chung theo mã. Trên EBIZ, hạn sử dụng được ghi theo lô nhập và cảnh báo gần hết hạn ở trang quản lý kho để bạn ưu tiên dùng trước.

Phế phẩm và nguyên liệu dùng thử. Bánh hỏng hình, kem khách chỉ mở nắp thử, vỏ hộp dính sống dẻo: đều là nguyên liệu rời kho nhưng không thành doanh thu. Nếu không ghi, tồn phần mềm sẽ cao hơn thực tế và bạn không biết lệch ở đâu. Cách làm đúng là mỗi cuối ngày mở phiếu xuất hủy hoặc điều chỉnh kho cho phế phẩm, có ghi lý do: hỏng nướng, dùng thử, vỡ đóng gói. Cuối tháng, báo cáo tỷ lệ phế phẩm theo nguyên liệu sẽ chỉ ra tiền mất ở khâu nào — nhào bột, nướng, đóng gói hay do tay nghề nhân viên. Đây là báo cáo tiệm bánh cần hơn bất kỳ ngành nào khác.

Đối chiếu tồn phần mềm với tồn thực. Do hao hụt, do phế phẩm ghi thiếu, do thất thoát, do công thức lệch. Cách gỡ: kiểm kê cuối tuần, cân thực tế rồi đối chiếu số phần mềm, lệch thì tạo phiếu điều chỉnh kho có lý do. Sau ba bốn tuần, bạn đủ dữ liệu để nhìn ra tỷ lệ chênh trung bình theo từng công thức — công thức nào lệch đều thì chỉnh định mức trong công thức cho khớp thực tế, thay vì điều chỉnh kho mỗi tuần.

6/ Tính năng quản lý tiệm bánh trên phần mềm EBIZ

Tổng hợp theo từng khâu của một ngày vận hành:

Các bài cùng series đã nói sâu hơn từng phần: bài định mức tồn kho cho công thức tính min/max, bài FEFO cho hạn dùng theo lô, bài kiểm kê kho cho quy trình đối chiếu số cuối kỳ, bài chấm công tính lương cho ca nhân viên.

7/ Câu hỏi thường gặp

Trong phần mềm, nên quản nguyên liệu theo đơn vị nào?

Theo đơn vị dùng nhỏ nhất — gram, ml, quả — rồi thiết lập quy đổi từ đơn vị mua một lần cho từng nguyên liệu. Nhưng đừng đổi đơn vị tồn giữa chừng: dữ liệu cũ lấy theo đơn vị cũ, đổi xong là khó đối chiếu ngược.

Công thức trong bếp không ghi chính xác có dùng được không?

Dùng được để làm bánh, nhưng chưa đủ để phần mềm trừ kho. Công thức ghi kiểu "bột: lượng vừa" thì phần mềm không biết trừ bao nhiêu. Cách đi là bắt đầu với 5–10 món bán chạy nhất, giao định mức chuẩn cho chúng, phần còn lại dần dần.

Sản xuất theo đợt và theo đơn đặt khác nhau chỗ nào trong phần mềm?

Sản xuất theo đợt dựa trên dự báo số bán, tạo phiếu hằng ngày. Sản xuất theo đơn đặt bám theo một đơn cụ thể có ngày giao xác định, được gộp vào kế hoạch của đúng ngày đó. Phần mềm tốt là phần mềm cho cả hai dùng chung một công thức và cùng trừ kho nguyên liệu, chỉ khác chỗ phiếu và thời điểm nhập thành phẩm.

Hai chi nhánh dùng chung một kho nguyên liệu thì quản thế nào?

Cách an toàn là tách kho nguyên liệu trung tâm và mỗi chi nhánh một kho thành phẩm. Sản xuất ở kho trung tâm, chuyển kho nội bộ sang chi nhánh, bán ở chi nhánh thì trừ kho thành phẩm. Kho nguyên liệu trung tâm tự trừ theo công thức. EBIZ hỗ trợ nhiều kho trong cùng một tài khoản.

Tiệm nhỏ hai ba người có cần phần mềm công thức chưa?

Chưa cần ngay nếu bạn chỉ làm vài món quen, bán hết trong ngày. Giai đoạn đó đặt định mức tồn nguyên liệu và theo dõi hạn dùng đã tự đủ. Công thức trở thành bắt buộc khi khách bắt đầu đặt bánh kem trước số lượng lớn, khi bạn mở chi nhánh thứ hai cần giá vốn giống nhau ở mọi nơi, hoặc khi giá nguyên liệu leo dốc và bạn phải tính lại giá bán liên tục.