THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Quản lý cửa hàng tạp hóa: hàng nghìn SKU và công nợ
Tạp hóa quản khó ở chỗ hàng nghìn món nhỏ lẻ. Bài này nói về mã hàng và giá bán, tồn kho hạn dùng, công nợ lấy hàng và chống thất thoát.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung7 phần
Quản lý cửa hàng tạp hóa: hàng nghìn SKU và công nợ Tạp hóa quản khó ở chỗ hàng nghìn món nhỏ lẻ. Bài này nói về mã hàng và giá bán, tồn kho hạn dùng, công nợ lấy hàng và chống thất thoát. Mục lục bài viết
1/ Tạp hóa quản khó ở chỗ nào
Tạp hóa khác shop thời trang ở ba điểm: mỗi món lãi vài nghìn nên sai một giá là mất lãi cả ngày, hàng nghìn SKU nên không nhớ nổi món nào hết hàng, và bán chịu cho khách quen nên công nợ lẫn lộn nếu không ghi.
Lãi mỏng, sai giá là lỗ. Gói mì lãi 1.000-2.000đ, chai nước lãi 500-1.000đ. Bán nhầm giá cũ sau khi nhà cung cấp tăng giá là bán càng nhiều lỗ càng to. Giá vốn thay đổi theo từng đợt nhập mà giá bán vẫn giữ nguyên là lãi bay hơi không biết.
Hàng nghìn món, không nhớ nổi. Tạp hóa 2.000-5.000 SKU từ mì gói đến dầu gội. Nhớ bằng đầu là hết mì tôm loại này mà còn loại kia, khách hỏi không biết, mất lượt bán. Hàng hết không nhập kịp, hàng còn thì chất đầy kho quá hạn.
Bán chịu cho khách quen. Khách xóm mua chịu cuối tuần trả, mỗi người vài trăm nghìn. Ghi sổ tay thì trang mất, chữ mờ, cuối tháng cãi nhau. Không ghi thì quên, cho chịu tiếp thành nợ xấu.
Một tình huống hay gặp: tạp hóa nhập 50 thùng mì giá mới tăng 5%, giá bán không cập nhật, bán 2 tuần mới phát hiện lỗ 3 triệu tiền chênh lệch. Cùng lúc 3 món bán chạy hết hàng 4 ngày, khách sang tiệm khác mua quen luôn.
2/ Mã hàng và giá: bán đúng, không nhầm
Mỗi món một mã, mỗi mã một giá đúng hiện tại. Bán đúng giá là giữ lãi. Mã vạch cho món bán chạy. Mì gói, dầu ăn, nước mắm, sữa — những món bán mỗi ngày phải có mã vạch quét là ra giá. Quét mã thì thu ngân mới không nhầm loại 55g với loại 75g. Món ít bán thì tìm theo tên, không cần in mã hết. Giá bán theo giá vốn mới nhất. Nhập đợt mới giá tăng thì cập nhật giá bán ngay theo công thức biên lãi cố định. Đừng giữ giá cũ vì sợ khách chê đắt — bán lỗ còn tệ hơn bán chậm. Dán bảng giá món bán chạy để khách không hỏi giá mỗi lần. Khuyến mãi phải tính được lãi. Mua 10 tặng 1, giảm giá date gần hết — mỗi chương trình phải biết còn lãi bao nhiêu sau khuyến mãi. Khuyến mãi tràn lan không tính là bán nhiều lỗ nhiều. Kết thúc chương trình phải đổi giá về ngay, đừng để giá khuyến mãi thành giá bán. Cuối tuần kiểm tra 10 món bán chạy nhất: giá bán đúng giá niêm yết không, biên lãi còn đủ không. Sai 1 món là sửa ngay trong ngày.
3/ Tồn kho: hết hàng và hàng ế
Tồn kho tạp hóa có hai nỗi đau ngược nhau: món bán chạy thì hết hàng, món ít bán thì quá hạn. Cả hai đều mất tiền. Định mức tồn tối thiểu theo món. Mì gói bán 20 gói một ngày thì tồn tối thiểu 60 gói cho 3 ngày, hết là nhập. Nước mắm bán 2 chai một ngày thì tồn 6 chai. Mỗi món một con số, không đoán. Kiểm đếm mỗi sáng 15 phút cho 20 món bán chạy nhất. Hạn dùng theo lô nhập. Sữa, bánh, đồ hộp có hạn 6-12 tháng. Nhập lô nào ghi hạn lô đó, bán lô gần hết trước. Chạy báo cáo hạn dùng mỗi tuần: còn 3 tháng thì kê ra đầu kệ bán nhanh, còn 1 tháng thì giảm giá xả. Để quá hạn là bỏ thùng rác tiền triệu. Hàng ế cắt không tiếc. Món 3 tháng không bán được 5 lượt thì trả nhà cung cấp hoặc xả lỗ dọn kệ. Kệ tạp hóa là tiền thuê mặt bằng, để hàng ế chiếm chỗ là mất lượt bán của món chạy. Đừng tiếc vốn đã chôn mà giữ hàng chết trên kệ. Tháng nào hàng hết hạn vượt 1% tồn kho thì xem lại: nhập quá nhiều, không chạy date gần hết, hay kệ xếp hàng mới đè hàng cũ. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý.
4/ Công nợ nhà cung cấp: lấy hàng không vỡ vốn
Tạp hóa lấy hàng của 10-20 nhà cung cấp, mỗi người một kỳ hạn khác nhau. Quản công nợ là quản dòng tiền. Mỗi nhà cung cấp một sổ riêng. Đại lý mì thanh toán thứ 3 hàng tuần, sữa thanh toán 15 ngày, nước ngọt cuối tháng. Đến hạn ai thì trả người đó, không trả nhầm. Giữ lại hóa đơn nhập từng đợt để đối chiếu khi nhà cung cấp báo sai số. Không lấy hàng mới khi nợ cũ quá hạn. Nợ sữa quá 15 ngày chưa trả mà lấy thêm là nợ chồng nợ, cuối tháng không đủ tiền trả ai. Quy tắc cứng: quá hạn 7 ngày thì dừng lấy hàng nhà đó cho đến khi thanh toán. Thiếu một món còn hơn vỡ dòng tiền. Chiết khấu thanh toán sớm. Nhiều nhà cung cấp giảm 1-2% nếu trả tiền mặt ngay. Món quay vòng nhanh như mì nước ngọt thì trả ngay ăn chiết khấu, món chậm như đồ khô thì dùng kỳ hạn. Tính kỹ: chiết khấu 2% tháng là lãi 24% năm, hơn gửi ngân hàng. Công nợ khách mua chịu cũng vậy: mỗi khách quen một sổ, hạn cuối tuần, quá hạn thì dừng cho chịu. Quy trình quản công nợ và đối soát có trong bài quản lý giao hàng công nợ.
5/ Chống thất thoát ở quầy thu ngân
Tạp hóa thất thoát chủ yếu ở quầy: không quét mã, giảm giá bừa, tiền két lệch cuối ngày. Quét mã mọi món bán được. Thu ngân nhớ giá bấm tay là sai và gian lận không truy được. Quét mã thì mỗi món bán ra đều có log, đối chiếu tồn kho phát hiện ngay. Ca nào tỷ lệ bấm tay quá 5% là xem lại camera ca đó. Giảm giá phải có lý do và người duyệt. Hàng date gần giảm 30% phải có phiếu chủ ký, không cho thu ngân tự giảm miệng. Mỗi lần giảm giá ghi vào hệ thống: món nào, giảm bao nhiêu, lý do gì. Cuối ngày xem lại toàn bộ giảm giá trong ngày. Đối chiếu két cuối ca. Tiền đầu ca bao nhiêu, bán ra bao nhiêu theo hệ thống, tiền mặt cuối ca phải khớp. Lệch quá 50.000đ thì tìm ngay trong ca: bán chịu chưa ghi, trả lại tiền thừa sai, hay không quét mã. Không để dồn sang hôm sau. Cách tính giá từ giá vốn và chống bán lỗ có trong bài quản lý giá vốn quán trà sữa.
6/ Tính năng quản lý tạp hóa trên phần mềm EBIZ
7/ Câu hỏi thường gặp
Tạp hóa bao nhiêu món thì cần phần mềm? Cần nếu trên 500 SKU. Dưới 500 món thì nhớ được giá và tồn, trên 500 là bắt đầu nhầm giá và hết hàng không biết. Phần mềm quản mã hàng, giá theo đợt nhập và cảnh báo hết hàng tự động. Nhân viên lấy hàng trong tiệm thì sao? Cho phép lấy nhưng phải quét mã tính tiền như khách, cuối tháng trừ lương hoặc tính riêng. Không ghi lại là thất thoát không truy được. Quy định dán sẵn từ đầu, đừng đợi mất hàng mới nghĩ ra. Có nên bán thêm online giao quanh xóm không? Nên nếu đã quản tốt offline. Chốt đơn qua điện thoại, giao trong 30 phút, thu tiền mặt hoặc chuyển khoản. Ghi đơn online vào hệ thống chung để trừ kho, đừng bán riêng ngoài sổ. Nhập hàng ở chợ đầu mối hay đại lý? Hàng khô lấy đại lý có hóa đơn và chiết khấu ổn định. Rau củ quả lấy chợ đầu mối mỗi sáng giá tốt hơn. Đừng lấy một chỗ cho tiện mà mất chiết khấu và không so được giá. Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với cửa hàng tạp hóa của bạn.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
ĐỌC TIẾP
Bài viết liên quan
Quản lý sạp chợ đầu mối: cân ký, công nợ và giờ cao điểm
Sạp chợ đầu mối quản khó ở chỗ cân ký và công nợ. Bài này nói về nhập hàng rạng sáng, cân đúng trừ bì, công nợ mối lái và bán giờ cao điểm.
Đọc bài viết
Quản lý shop quà tặng: mùa vụ, gói quà và tồn kho
Shop quà tặng quản khó ở chỗ bán theo mùa vụ và lễ. Bài này nói về tồn kho theo mùa, gói quà và bọc quà, giá theo combo và chống tồn sau lễ.
Đọc bài viết
Quản lý nhà sách hiệu sách: nghìn đầu sách và mùa tựu trường
Nhà sách quản khó ở chỗ nghìn đầu sách và mùa tựu trường. Bài này nói về mã sách và giá bìa, tồn kho sách giáo khoa, văn phòng phẩm và chống mất sách.
Đọc bài viết