Quản lý giao hàng và công nợ cửa hàng vật liệu xây dựng

Quản lý giao hàng và công nợ cửa hàng vật liệu xây dựng

Cửa hàng vật liệu xây dựng bán được hàng là một chuyện, thu được tiền là chuyện khác. Khách xây nhà mua 200 triệu vật liệu, trả trước 50 triệu, còn lại hẹn khi đổ mái, khi xong thô, khi nhận nhà. Ba tháng sau bạn vẫn chưa thu đủ, mà trong kho lại đang thiếu xi măng vì vừa giao thêm hai chuyến cho chính công trình đó. Bài này nói về quản lý giao hàng và công nợ: lập phiếu giao theo chuyến và theo tải trọng xe, kiểm soát hàng ra khỏi kho, ghi nhận đặt cọc và thu từng đợt, theo dõi nợ theo công trình, và xuất hóa đơn đúng lúc để vừa thu tiền vừa giữ quan hệ.

Mục lục bài viết

• 1/ Giao hàng và công nợ: hai bài toán dính vào nhau
• 2/ Lập phiếu giao theo chuyến, theo tải trọng và theo tuyến
• 3/ Kiểm soát hàng ra khỏi kho: ai ký, ký gì, ghi gì
• 4/ Đặt cọc và thu tiền từng đợt theo tiến độ công trình
• 5/ Công nợ theo công trình: tuổi nợ, hạn mức và nhắc nợ
• 6/ Xuất hóa đơn và đối chiếu công nợ cuối kỳ
• 7/ Tính năng giao hàng và công nợ trên phần mềm EBIZ
• 8/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Giao hàng và công nợ: hai bài toán dính vào nhau

Nhiều cửa hàng quản giao hàng và quản công nợ như hai việc riêng, rồi phát hiện ra chúng không thể tách.

Giao hàng làm phát sinh công nợ. Mỗi chuyến hàng ra khỏi kho là một khoản phải thu. Nếu phiếu giao không ghi giá trị và điều kiện thanh toán, kế toán cuối tháng phải dò lại từ đầu. Chuyến nào quên ghi, chuyến nào ghi trùng — công nợ sai ngay từ gốc.

Công nợ quyết định có nên giao tiếp hay không. Khách nợ 180 triệu, hạn mức tín dụng chỉ 150 triệu. Nhân viên bán hàng vẫn nhận đơn và cho giao thêm 40 triệu nữa vì "khách quen, khách uy tín". Ba tháng sau khoản nợ thành 220 triệu và khách bắt đầu không nghe máy.

Giao sai làm tăng công nợ vô ích. Khách đặt 200 bao, giao 210 bao vì tính nhầm quy cách. Mười bao dư nằm ở công trình, khách không nhận, nhưng trên sổ bạn đã ghi nợ 210 bao. Muốn sửa phải làm phiếu trả hàng, mà hàng đã ra khỏi kho và có thể đã bị dùng.

Công nợ xấu ăn hết lãi. Cửa hàng vật liệu có biên gộp 10-15% trên xi măng. Một khoản nợ 100 triệu bị chậm ba tháng, với lãi vay vốn 1%/tháng là mất 3 triệu — gần bằng lãi gộp của một xe hàng. Nợ xấu không chỉ là mất tiền, mà là mất vốn quay vòng để nhập lô tiếp theo.

Kết luận thực tế: phiếu giao hàng phải là chứng từ tài chính, không chỉ là giấy giao nhận. Ghi đúng ngay từ đầu thì công nợ tự đúng, không phải dò lại cuối tháng.

2/ Lập phiếu giao theo chuyến, theo tải trọng và theo tuyến

Vật liệu xây dựng giao bằng xe tải, không giao bằng shipper. Mỗi chuyến có giới hạn tải trọng, có tuyến đường, có giờ được phép vào công trình. Lập phiếu giao mà không tính ba thứ này là giao sai ngay từ lúc xếp hàng.

Mỗi chuyến một phiếu, gắn với một công trình. Một công trình có thể có mười chuyến trong ba tháng. Mỗi chuyến ghi rõ: ngày giao, xe nào, tài xế nào, giao cho ai ở công trình, và danh sách hàng kèm số lượng theo đơn vị bán.

Tính tải trọng trước khi xếp hàng. Một xe tải 5 tấn chở được 100 bao xi măng (5 tấn), hoặc khoảng 3 khối cát, hoặc khoảng 3.300 viên gạch ống. Không thể chở 100 bao xi măng cộng 3 khối cát cùng lúc — vượt tải, phạt, và có thể lật xe. Phần mềm cần biết trọng lượng quy đổi của từng quy cách để cảnh báo khi vượt tải trọng của xe đang xếp.

Gom đơn theo tuyến để giảm số chuyến. Ba khách cùng khu vực, mỗi người đặt 1 khối cát. Giao riêng là ba chuyến, ba lần cước. Gom lại một chuyến 3 khối, tiết kiệm hai chuyến cước. Nhưng gom tuyến phải kiểm tra tải trọng và thời gian hẹn của từng khách — gom sai thì khách này chờ, khách kia nhận hàng muộn.

Bảng kế hoạch giao hàng trong ngày nên có bốn thông tin:

Cảnh báo đường và giờ. Nhiều công trình trong hẻm nhỏ, xe tải lớn không vào được. Nhiều nơi cấm xe tải giờ cao điểm. Ghi chú này vào hồ sơ công trình, nhân viên điều phối nhìn là biết phải dùng xe nhỏ hay phải giao ngoài giờ cấm.

Phiếu giao phải in được ngay tại kho. Nhân viên xếp hàng cầm phiếu, tài xế cầm phiếu, khách ký trên phiếu khi nhận. Nếu chờ về văn phòng in sau thì hàng đã đi và không ai kiểm soát được nữa.

3/ Kiểm soát hàng ra khỏi kho: ai ký, ký gì, ghi gì

Đây là chỗ thất thoát lớn nhất của cửa hàng vật liệu, vì hàng nặng và khó đếm lại.

Người nhận phải ký đúng tên và ghi rõ đã nhận bao nhiêu. Không phải ký trống, không phải ký "đã nhận đủ". Phiếu phải có dòng số lượng từng mặt hàng, người nhận ghi số thực nhận bên cạnh, ký tên và ghi số điện thoại. Đây là căn cứ duy nhất khi khách báo thiếu hàng.

Chụp ảnh hàng trên xe trước khi rời kho. Một tấm ảnh toàn xe hàng, một tấm cận cảnh số bao hoặc số viên. Lưu theo mã phiếu giao. Chi phí gần bằng không, nhưng khi có tranh chấp thì đây là bằng chứng không thể chối cãi.

Đếm lại khi giao, không chỉ khi xếp. Người xếp hàng đếm một lần, tài xế đếm lại một lần khi giao cho khách. Hai lần đếm chênh nhau là có vấn đề ngay trong khâu vận chuyển, không phải tranh chấp với khách.

Ghi rõ hàng hư hỏng ngay tại công trình. Gạch vỡ dọc đường, bao xi măng rách, sắt bị cong — ghi vào phiếu giao có chữ ký của người nhận. Không ghi thì khách sẽ trừ vào công nợ và bạn không có căn cứ đòi.

Hàng dư phải làm phiếu trả ngay trong ngày. Khách đặt 200 bao, nhận 200, nhưng công trình chỉ dùng 190, trả lại 10 bao. Phiếu trả hàng ghi rõ số lượng, tình trạng hàng, và trừ vào công nợ. Nếu để vài tuần mới làm thì không ai nhớ chính xác, và hàng trả về có thể đã hỏng.

Quy tắc vàng: hàng ra khỏi kho phải có phiếu, phiếu phải có chữ ký, chữ ký phải có số lượng. Ba điều này nghe đơn giản nhưng rất nhiều cửa hàng vẫn làm sai, đặc biệt khi chủ cửa hàng tự cho hàng đi mà không làm phiếu vì "khách quen".

4/ Đặt cọc và thu tiền từng đợt theo tiến độ công trình

Vật liệu xây dựng hiếm khi thu một lần. Cách thu tiền phải theo tiến độ công trình, không theo ý muốn của cửa hàng.

Đặt cọc trước khi giao chuyến đầu. Mức phổ biến là 20-30% giá trị đơn hàng dự kiến, hoặc một số tiền cố định đủ trang trải lô hàng đầu tiên. Đặt cọc có ba tác dụng: giữ cam kết của khách, tạo dòng tiền để nhập hàng, và lọc khách không nghiêm túc.

Chia đợt thu theo mốc công trình, không theo lịch cố định. Khách thường trả khi: đặt cọc, nhận hàng đợt một, đổ mái, xong thô, hoàn thiện, nhận nhà. Ghi các mốc này vào hồ sơ công trình ngay từ đầu, kèm số tiền dự kiến mỗi mốc. Khi mốc đến, bạn biết phải đòi bao nhiêu mà không phải mở lại hợp đồng.

Bảng theo dõi thu tiền theo đợt:

Đừng để đặt cọc bị trừ vào công nợ một cách mơ hồ. Đặt cọc phải ghi thành một khoản riêng, có phiếu thu riêng, và khi đối chiếu thì trừ đúng một lần. Nhiều cửa hàng ghi đặt cọc vào sổ nhưng không trừ khi tính công nợ, dẫn đến khách trả đủ mà vẫn bị báo nợ.

Thu tiền mặt hay chuyển khoản đều phải ghi vào cùng một chỗ. Tiền mặt thu ở cửa hàng, chuyển khoản vào tài khoản công ty, tiền tài xế thu hộ khi giao hàng — ba nguồn này phải cộng vào một bảng thu tiền theo công trình. Nếu tách rời thì cuối kỳ đối chiếu rất mất thời gian và dễ nhầm.

Tài xế thu hộ phải có phiếu thu riêng. Nếu tài xế thu tiền khi giao hàng, phiếu giao ghi rõ số tiền đã thu và tài xế ký. Cuối ngày đối chiếu tiền tài xế nộp với số ghi trên phiếu. Không có quy trình này thì tiền thu hộ dễ bị thất lạc.

5/ Công nợ theo công trình: tuổi nợ, hạn mức và nhắc nợ

Đây là phần quyết định cửa hàng có sống được hay không. Bán chịu là chuyện bắt buộc trong ngành này, nhưng bán chịu không kiểm soát là tự sát.

Theo dõi tuổi nợ theo từng công trình, không chỉ tổng nợ. Tổng nợ 500 triệu nghe đáng sợ, nhưng nếu chia ra: 200 triệu mới 15 ngày, 200 triệu 45 ngày, 100 triệu quá 90 ngày — thì rắc rối nằm ở khoản cuối. Quản theo tuổi nợ giúp bạn biết khoản nào cần đòi gấp.

Phân nhóm tuổi nợ đơn giản và đủ dùng:

Đặt hạn mức tín dụng cho từng khách. Khách mua đều, trả đúng hạn thì hạn mức cao. Khách mới thì hạn mức thấp. Khách từng chậm trả thì hạn mức thấp hoặc phải trả trước. Khi công nợ chạm hạn mức, phần mềm chặn không cho lập đơn giao mới — đây là cách hiệu quả nhất để tránh nợ chồng nợ.

Ngừng giao hàng là công cụ, không phải sự trả đũa. Khi khách quá hạn 90 ngày, ngừng giao hàng mới là hành động đúng và cần nói rõ lý do. Khách đang xây dở dang sẽ phải ưu tiên trả để có vật liệu, và bạn giữ được quan hệ tốt hơn là tiếp tục giao rồi phải kiện.

Nhắc nợ theo lịch, không theo cảm xúc. Ngày 31 gửi tin nhắn nhắc nhẹ kèm bảng kê các phiếu giao. Ngày 45 gọi điện. Ngày 60 gặp trực tiếp. Ngày 90 ngừng giao và chốt phương án trả. Lịch này nên đặt sẵn, để nhân viên nào trực cũng làm giống nhau, không phụ thuộc vào việc hôm đó chủ cửa hàng có đang bực hay không.

Luôn gửi bảng kê công nợ kèm khi nhắc. "Anh còn nợ 180 triệu" dễ gây tranh cãi. "Anh còn nợ 180 triệu, gồm các phiếu giao ngày 5, 12, 20 tháng 9 và khoản đặt cọc đã trừ 40 triệu" thì khách đối chiếu được ngay. Đối chiếu minh bạch là cách giữ khách lâu nhất.

6/ Xuất hóa đơn và đối chiếu công nợ cuối kỳ

Hóa đơn là chứng từ pháp lý, và với cửa hàng vật liệu xây dựng còn là công cụ đòi nợ.

Xuất hóa đơn theo từng đợt giao, không dồn cuối công trình. Khách cần hóa đơn để quyết toán, bạn cần hóa đơn để chứng minh đã giao hàng. Xuất theo từng đợt giúp cả hai bên dễ đối chiếu và giảm rủi ro khi khách mất hóa đơn.

Hóa đơn phải khớp với phiếu giao. Số lượng trên hóa đơn bằng tổng số lượng trên các phiếu giao của đợt đó. Nếu lệch, phải tìm ra phiếu nào thiếu hoặc thừa trước khi xuất hóa đơn — sau khi xuất rồi thì sửa rất phiền.

Đối chiếu công nợ định kỳ, có chữ ký hai bên. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, in bảng đối chiếu công nợ gửi khách: tổng phát sinh, tổng đã trả, còn nợ, chi tiết theo phiếu. Khách ký xác nhận là bạn có chứng từ chắc chắn. Nhiều tranh chấp công nợ chỉ vì hai bên không đối chiếu định kỳ, đến lúc cần thì mỗi bên nhớ một kiểu.

Bảng đối chiếu công nợ nên có năm dòng:

Đừng quên chiết khấu và giảm trừ. Cửa hàng vật liệu hay có chiết khấu theo khối lượng, hỗ trợ vận chuyển, bồi thường hàng vỡ. Mỗi khoản giảm trừ phải ghi thành dòng riêng trong bảng đối chiếu, có căn cứ. Ghi gộp vào "đã thanh toán" là cách nhanh nhất để cuối năm không biết mình đã cho khách bao nhiêu.

Lưu chứng từ theo công trình, không theo ngày. Khi khách tranh chấp, bạn cần mở hồ sơ công trình và thấy toàn bộ: hợp đồng, đặt cọc, các phiếu giao, các phiếu thu, hóa đơn, bảng đối chiếu. Lưu theo ngày thì phải lật cả tháng mới tìm được một phiếu.

7/ Tính năng giao hàng và công nợ trên phần mềm EBIZ

Tổng hợp theo từng khâu từ lúc nhận đơn đến lúc thu đủ tiền:

Bài trước trong series đã nói về quản lý kho vật liệu theo quy cách và định mức — phần giao hàng này dựa trực tiếp trên số liệu kho đó. Các bài về công nợ khách hàng và quản lý nhiều kho cũng áp dụng được, chỉ khác ở chỗ công nợ vật liệu xây dựng thường gắn với công trình và kéo dài theo tiến độ thi công.

8/ Câu hỏi thường gặp

Có nên cho khách nợ không, hay bắt trả ngay?

Ngành này gần như bắt buộc phải cho nợ, vì khách xây nhà không có sẵn tiền mua toàn bộ vật liệu. Điều cần làm không phải là cấm nợ, mà là đặt hạn mức và lịch thu rõ ràng ngay từ đầu. Khách trả trước toàn bộ thì nên có chiết khấu, vì bạn tiết kiệm được vốn và rủi ro.

Nên đặt cọc bao nhiêu là hợp lý?

20-30% giá trị đơn hàng dự kiến là mức phổ biến. Với khách mới hoặc công trình lớn, nên lấy đủ trang trải lô hàng đầu tiên cộng thêm một khoản dự phòng. Với khách quen trả đúng hạn nhiều năm, có thể linh hoạt hơn, nhưng vẫn phải có đặt cọc để giữ cam kết.

Khách chậm trả quá 90 ngày thì làm gì?

Ngừng giao hàng mới ngay, gửi bảng đối chiếu công nợ có chi tiết từng phiếu, và làm việc trực tiếp để chốt phương án trả. Nếu khách vẫn không trả, cân nhắc các bước tiếp theo theo hợp đồng đã ký. Điều quan trọng là đừng để nợ chồng nợ trong lúc chờ đợi.

Làm sao biết một chuyến xe có bị quá tải không?

Dùng trọng lượng quy đổi của từng quy cách để tính tổng tải trọng: bao xi măng 50kg, một khối cát khoảng 1,4 tấn, một viên gạch ống khoảng 1,5kg. Cộng lại rồi so với tải trọng xe. Phần mềm có hệ số quy đổi sẽ tự cảnh báo, nhưng nếu chưa có phần mềm thì một bảng tính tay dán ở kho cũng đủ dùng.

Tài xế thu tiền hộ thì quản lý thế nào?

Mỗi lần thu phải có phiếu thu riêng, ghi số tiền và có chữ ký tài xế. Cuối ngày đối chiếu tiền tài xế nộp với tổng số tiền ghi trên các phiếu. Nếu số chênh, tìm ngay trong ngày chứ đừng để cuối tuần. Cách tốt hơn nữa là hạn chế tài xế thu tiền mặt, chuyển sang chuyển khoản hoặc thu tại cửa hàng.

Hóa đơn xuất theo đợt hay xuất một lần cuối công trình?

Xuất theo từng đợt giao là cách an toàn hơn. Khách cần hóa đơn để quyết toán từng giai đoạn, và bạn có chứng từ cho từng lần giao. Xuất một lần cuối công trình thì dễ sai lệch số lượng và khó truy khi có tranh chấp.

Làm sao giữ khách quen mà vẫn thu được nợ?

Minh bạch và đều đặn. Gửi bảng kê công nợ chi tiết mỗi tháng, nhắc đúng lịch đã thỏa thuận, và khi khách gặp khó thì cùng chốt phương án trả thay vì im lặng. Khách quen thường không trốn nợ, họ chỉ chậm vì dòng tiền công trình. Giữ liên lạc đều giúp bạn thu được tiền và vẫn giữ được quan hệ.