Quản lý phòng trọ cho thuê: thu tiền, hợp đồng và điện nước

Mục lục bài viết

• 1/ Phòng trọ quản khó ở chỗ nào
• 2/ Thu tiền đúng hạn: tiền phòng, điện, nước và phí
• 3/ Hợp đồng và tiền cọc: giấy tờ gọn nhưng rõ ràng
• 4/ Quản phòng và khách: trạng thái và nội quy
• 5/ Chi phí và lãi thật của dãy trọ
• 6/ Tính năng quản lý phòng trọ trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Phòng trọ quản khó ở chỗ nào

Phòng trọ khác căn hộ ở ba điểm: khách thay đổi nhanh nên hợp đồng ngắn, tiền thuê thấp nên mỗi phòng nợ là ảnh hưởng dòng tiền, và điện nước tính theo công tơ hoặc đầu người dễ tranh cãi.

Khách thay đổi nhanh. Phòng trọ hợp đồng 3-6 tháng, khách sinh viên và công nhân hay chuyển chỗ. Mỗi lần khách chuyển là phải dọn phòng, tìm khách mới, làm hợp đồng mới. Xoay khách nhiều lần một năm là tốn thời gian và tiền sửa.

Thu tiền theo tháng mà khách hay nợ. Tiền phòng 1-3 triệu một tháng, khách sinh viên cuối tháng hết tiền xin khất. Khất 5-10 ngày là bình thường, khất cả tháng là mất dòng tiền trả ngân hàng.

Điện nước dễ tranh cãi. Phòng trọ có công tơ riêng thì tính theo công tơ, không có thì chia theo đầu người hoặc theo phòng. Khách dùng nhiều hay ít cãi nhau mỗi tháng nếu không có công tơ riêng.

Một tình huống hay gặp: dãy trọ 10 phòng, 3 phòng nợ tiền quá hạn 15 ngày, 1 phòng điện nước tính nhầm vì công tơ chung. Cuối tháng thiếu 8 triệu tiền trả ngân hàng và khách cãi nhau về tiền điện.

2/ Thu tiền đúng hạn: tiền phòng, điện, nước và phí

Mỗi phòng mỗi tháng thu 3 khoản: tiền phòng cố định, tiền điện nước theo công tơ hoặc chia, phí rác và gửi xe nếu có. Thu thiếu một khoản là lỗ.

Nhắc tiền trước hạn 3 ngày. Nhắn tin nhắc khách trước ngày thu 3 ngày, nhắc lại đúng ngày thu nếu chưa chuyển. Khách quên là bình thường, chủ quên nhắc mới là vấn đề. Nhắc đều thì 80% khách trả đúng hạn.

Lắp công tơ điện riêng từng phòng. Công tơ điện riêng là công bằng nhất: phòng nào dùng nhiều trả nhiều. Không có công tơ riêng thì chia theo đầu người, phòng đông người chia nhiều hơn. Chụp công tơ đúng ngày chốt, gửi ảnh cho khách cùng bill.

Quá hạn 7 ngày thì xử lý. Hợp đồng ghi rõ quá hạn 7 ngày phạt 5% tiền phòng, quá 15 ngày gửi thông báo chấm dứt, quá 30 ngày làm thủ tục lấy lại phòng. Đừng để nợ quá 2 tháng — càng lâu càng khó đòi.

Đầu tháng lập bảng thu: phòng nào đã thu, phòng nào chưa, phòng nào quá hạn. Bảng thu rõ thì biết ngay tháng này thiếu bao nhiêu, đòi ai trước. Không có bảng thu là cuối tháng mới biết thiếu tiền.

3/ Hợp đồng và tiền cọc: giấy tờ gọn nhưng rõ ràng

Hợp đồng phòng trọ không cần dài nhưng phải đủ: tiền phòng, kỳ thanh toán, tiền cọc, ai trả điện nước, điều kiện dọn đi trước hạn.

Tiền cọc 1 tháng là chuẩn. Cọc một tháng tiền phòng đủ bù tiền sửa và trống phòng khi khách dọn đột ngột. Cọc ít quá thì khách bỏ cọc dọn đi, chủ lỗ tiền sửa. Cọc nhiều quá thì khó cho thuê.

Hợp đồng tối thiểu 3-6 tháng. Hợp đồng 3 tháng cho khách mới, 6 tháng cho khách ổn định. Hợp đồng 1 tháng thì xoay khách liên tục, tốn tiền sửa và trống phòng. Khách muốn ở ngắn hạn thì giá cao hơn 15-20% mới bù được chi phí xoay.

Điều kiện dọn đi trước hạn. Khách dọn trước hạn báo trước 15-30 ngày, mất cọc hoặc mất nửa cọc tùy thỏa thuận. Ghi rõ từ đầu thì lúc xảy ra không cãi nhau. Không có điều khoản này là khách dọn đột ngột, chủ mất tiền sửa và trống phòng.

Trước khi ký sao chụp giấy tờ khách, lưu số điện thoại người thân. Khách nợ tiền bỏ đi mà không có thông tin liên lạc là mất trắng.

4/ Quản phòng và khách: trạng thái và nội quy

Mỗi phòng có ba trạng thái: đang thuê, trống chờ khách, chờ sửa. Không phân trạng thái rõ là phòng trống nằm không mà quên đăng tin, hoặc dẫn khách đến phòng chưa sửa xong.

Phòng trống phải có hạn lấp đầy. Phòng trống quá 7 ngày là mất tiền. Ngày khách báo dọn đi là đăng tin ngay, sửa chữa nhỏ trong 2 ngày, dẫn khách xem trong tuần. Phòng trống 15 ngày là mất nửa tháng tiền.

Nội quy rõ ràng từ đầu. Giờ giấc ra vào, tiếng ồn, bạn bè ở lại qua đêm, xe cộ, rác. Nội quy dán ở cửa phòng và trong hợp đồng. Không có nội quy là khách nào cũng làm theo ý mình, dãy trọ loạn.

Kiểm tra phòng định kỳ. Mỗi quý kiểm tra một lần: điện nước, khóa cửa, đồ đạc. Phát hiện hỏng sớm thì sửa ít tiền, để hỏng lớn mới sửa thì tốn nhiều. Kiểm tra phải báo trước cho khách, không tự ý vào phòng.

5/ Chi phí và lãi thật của dãy trọ

Dãy trọ có lãi thật hay không phải trừ chi phí: sửa chữa, tháng trống phòng, điện nước chung, lãi ngân hàng nếu vay.

Quỹ sửa chữa 5% tiền thuê. Mỗi tháng trích 5% tiền thuê vào quỹ sửa. Khóa cửa hỏng 200.000đ, vòi nước hỏng 500.000đ, sơn lại phòng 2-3 triệu. Có quỹ thì sửa ngay không xót, không có quỹ thì chần chừ làm khách bực dọn đi.

Tháng trống phòng là lỗ. Dãy trọ chi phí cố định: tiền đất, điện nước chung, internet. Tháng trống phòng vẫn phải trả chi phí cố định. Giảm giá cho phòng còn trống còn hơn để trống.

Điện nước chung và hao hụt. Hành lang, sân, máy bơm nước chung chia đều cho các phòng. Hao hụt điện nước đường dây 5-10% là bình thường, tính vào phí chung. Không tính hao hụt là chủ tự bù tiền.

Cuối năm tính lãi thật: tổng tiền phòng trừ sửa chữa, tháng trống, điện nước chung và lãi vay. Lãi ròng trên giá trị đất và nhà dưới 6% một năm thì cần xem lại giá thuê hoặc chi phí.

Quản lý căn hộ cho thuê cao cấp hơn, quy trình chi tiết có trong bài quản lý căn hộ cho thuê.

6/ Tính năng quản lý phòng trọ trên phần mềm EBIZ

• Danh sách phòng theo trạng thái: đang thuê, trống chờ khách, chờ sửa.
• Hợp đồng gọn: tiền phòng, tiền cọc, kỳ thanh toán, ngày hết hạn và cảnh báo trước 15 ngày.
• Bảng thu tiền theo tháng: tiền phòng, điện, nước, phí — phòng nào đã thu, phòng nào quá hạn.
• Công tơ điện riêng từng phòng: chốt đúng ngày, gửi ảnh cho khách cùng bill.
• Nhắc tiền tự động trước hạn 3 ngày, ghi nhận phạt quá hạn theo hợp đồng.
• Báo cáo lãi thật cả dãy: doanh thu trừ sửa chữa, tháng trống và điện nước chung.

Bài liên quan nên đọc:

• Quản lý căn hộ cho thuê: phòng, hợp đồng và thu tiền
• Quản lý nhà nghỉ theo giờ: giá giờ, qua đêm và chống gian lận
• Quản lý khách sạn mini: đặt phòng, buồng phòng và giá theo giờ

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Mấy phòng thì nên dùng phần mềm? Từ 5 phòng trở lên. Một vài phòng thì nhớ được, 5 phòng là 5 hợp đồng, 5 mốc thu tiền, 5 công tơ điện — sổ tay bắt đầu rối. Phần mềm gom bảng thu và nhắc hạn một chỗ.

Khách nợ tiền phòng thì xử lý sao? Quá hạn 7 ngày phạt theo hợp đồng, quá 15 ngày gửi thông báo chấm dứt, quá 30 ngày làm thủ tục lấy lại phòng. Đừng để nợ quá 2 tháng — càng lâu càng khó đòi và càng khó lấy phòng.

Điện tính giá nào cho công bằng? Lắp công tơ riêng từng phòng và tính theo giá bậc thang hoặc giá thỏa thuận trong hợp đồng. Chụp công tơ đúng ngày chốt, gửi ảnh cho khách cùng bill. Minh bạch số liệu thì khách không nghi ngờ.

Có nên cho khách nuôi thú cưng không? Phòng trọ thường không nên vì lông, mùi và tiếng ồn ảnh hưởng phòng khác. Nếu cho thì thu thêm phí vệ sinh 200.000-300.000đ một tháng và ghi rõ trong hợp đồng. Dãy trọ cho thú cưng phải tách khu riêng.

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với dãy trọ của bạn.