Quản lý quán trà sữa: công thức, topping và giá vốn

Mục lục bài viết

• 1/ Quán trà sữa quản khó ở chỗ nào
• 2/ Công thức pha chuẩn từng ly
• 3/ Topping và giá bán: tính đúng mới có lãi
• 4/ Đơn sàn và đối soát: bán nhiều kênh không sót
• 5/ Chống thất thoát: ly bán và nguyên liệu phải khớp
• 6/ Tính năng quản lý quán trà sữa trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Quán trà sữa quản khó ở chỗ nào

Quán trà sữa khác quán cafe ở ba điểm: cùng một món có nhiều size và độ ngọt đá nên công thức phức tạp, topping thêm vào nhiều loại giá khác nhau, và khách hàng là giới trẻ nên xu hướng món thay đổi nhanh.

Một món, nhiều biến thể. Trà sữa truyền thống có size M L, độ ngọt 30% 50% 70% 100%, độ đá ít nhiều. Mỗi biến thể một công thức trà và đường khác nhau. Pha sai công thức là ly nhạt hoặc ngọt gắt, khách uống một lần không quay lại.

Topping thêm vào giá khác nhau. Trân châu đen, trân châu trắng, thạch, pudding, kem cheese — mỗi loại một giá thêm 5.000-10.000đ. Khách thêm 2-3 loại topping là giá ly tăng gấp đôi. Tính sai giá topping là mất tiền ngay.

Xu hướng món thay đổi nhanh. Món hot tháng này sang tháng sau hết hot, món mới liên tục xuất hiện. Menu phải cập nhật nhanh, nguyên liệu món cũ phải thanh lý, món mới phải dự báo số bán. Không theo kịp xu hướng là khách chuyển sang quán khác.

Một tình huống hay gặp: quán trà sữa 50 món, mỗi món 4 biến thể size ngọt đá, thêm 8 loại topping. Nhân viên pha sai công thức 10 ly một ngày vì không nhớ hết. Cuối ngày 10 ly pha lại tốn nguyên liệu và thời gian, khách chờ lâu bỏ đi.

2/ Công thức pha chuẩn từng ly

Công thức trà sữa là công thức từng ly: trà bao nhiêu ml, sữa bao nhiêu ml, đường bao nhiêu gram, đá bao nhiêu. Công thức chuẩn thì ly nào cũng giống ly nào.

Định mức theo size và độ ngọt. Size M trà 150ml sữa 50ml, size L trà 200ml sữa 70ml. Độ ngọt 30% đường 10g, 50% đường 15g, 70% đường 20g, 100% đường 25g. Bảng công thức dán ở quầy pha, nhân viên nhìn món là biết định mức.

Pha trà theo mẻ lớn. Trà pha một mẻ lớn 5 lít buổi sáng, dùng dần cả ngày. Pha trà đúng thời gian ủ: trà xanh ủ 8 phút, trà đen ủ 12 phút. Ủ sai thời gian là trà đắng hoặc nhạt.

Đào tạo nhân viên pha chế mới. Nhân viên mới học công thức 1 tuần, pha thử và nếm trước khi bán cho khách. Pha sai công thức trong tuần đầu là bình thường, nhưng phải có người kiểm tra. Không đào tạo là nhân viên pha theo cảm tính.

Tuần nào khách phàn nàn vị không giống nhau quá 3 lần thì xem lại: nhân viên pha sai công thức, trà để quá lâu, hay nguyên liệu nhập lô mới khác vị.

3/ Topping và giá bán: tính đúng mới có lãi

Topping là biên lãi cao của quán trà sữa, nhưng tính sai giá topping là mất tiền ngay.

Giá topping riêng từng loại. Trân châu đen thêm 5.000đ, trân châu trắng 7.000đ, thạch các loại 5.000đ, pudding trứng 8.000đ, kem cheese 10.000đ. Bảng giá topping dán ở quầy và in trên menu. Nhân viên nhìn là tính được giá ly đầy đủ.

Giá ly = giá món + giá topping. Trà sữa truyền thống size M 25.000đ + trân châu đen 5.000đ + pudding 8.000đ = 38.000đ. Tính đúng từng ly thì giá vốn và lãi chính xác. Tính sai hoặc quên topping là mất 5.000-10.000đ một ly.

Topping nấu theo ngày. Trân châu nấu buổi sáng, dùng hết trong ngày. Trân châu để qua đêm là dai và mất ngon. Nấu theo số bán dự báo: ngày thường nấu ít, cuối tuần nấu nhiều. Nấu thừa là đổ bỏ.

Tháng nào giá vốn topping vượt 25% doanh thu trà sữa thì xem lại: định lượng nhiều, nấu thừa đổ bỏ nhiều, hay bán giá thấp. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.

Quản lý trà sữa chi tiết về công thức, topping và giá vốn có trong bài quản lý trà sữa: công thức, topping và giá vốn.

4/ Đơn sàn và đối soát: bán nhiều kênh không sót

Quán trà sữa bán ở quán và trên GrabFood, ShopeeFood, Baemin. Mỗi sàn một giá và một hoa hồng khác nhau.

Giá sàn cao hơn giá quán 15-20%. Sàn lấy hoa hồng 20-25% trên mỗi đơn. Ly trà sữa giá quán 30.000đ thì giá sàn phải 35.000-38.000đ mới không lỗ. Giữ nguyên giá quán trên sàn là bán càng nhiều lỗ càng nhiều.

Đơn sàn phải vào hệ thống chung. Đơn từ 3 sàn và đơn tại quán gom vào một hệ thống. Pha chế nhìn một màn hình duy nhất, không phải nhìn 4 màn hình. Đơn sàn nào cũng phải có bill, không bỏ sót.

Đối soát sàn mỗi tuần. Sàn chuyển tiền sau 3-7 ngày, trừ hoa hồng và phí. Đối chiếu số đơn sàn với tiền sàn chuyển: thiếu đơn nào, trừ phí gì. Không đối soát là sàn trừ sai không biết.

Chi tiết về quản đơn sàn, giá và đối soát có trong bài quản lý đơn sàn cho quán trà sữa.

5/ Chống thất thoát: ly bán và nguyên liệu phải khớp

Quán trà sữa bán nhanh, tiền mặt nhiều — thất thoát nằm ở khâu pha chế và topping.

Mỗi ly bán phải có bill. Dù khách mua mang về hay uống tại chỗ đều phải ghi bill đầy đủ món và topping. Bán không ghi là tiền bỏ túi. Bill rõ thì cuối ca đối chiếu được.

Nguyên liệu xuất kho và ly bán phải khớp. Trà xuất kho bao nhiêu lít, bán được bao nhiêu ly. Trân châu nấu bao nhiêu kg, dùng hết bao nhiêu. Chênh lệch là bán không ghi, nguyên liệu hỏng không báo, hay pha sai đổ bỏ nhiều.

Đối chiếu cuối ca. Tiền két phải khớp với tổng bill bán. Lệch là thu thiếu, bán không ghi, hay giảm giá không đúng quy định. Đối chiếu ngay cuối ca, không để qua ngày.

Tuần nào chênh lệch nguyên liệu và ly bán vượt 5% thì xem lại: nhân viên bán không ghi, pha sai đổ bỏ nhiều, hay cho không mà không ghi. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.

6/ Tính năng quản lý quán trà sữa trên phần mềm EBIZ

• Công thức pha chuẩn theo size và độ ngọt: trà, sữa, đường, đá theo ml và gram.
• Topping riêng từng loại: giá thêm tự động cộng vào giá ly.
• Đơn sàn gom một chỗ: GrabFood, ShopeeFood, Baemin — một màn hình pha chế duy nhất.
• Đối soát sàn mỗi tuần: số đơn sàn với tiền sàn chuyển, phát hiện trừ sai.
• Theo dõi món bán chạy: trà sữa truyền thống, trà đào, trà chanh — báo cáo theo món.
• Báo cáo giá vốn theo ly: từng món và topping một giá vốn.

Bài liên quan nên đọc:

• Quản lý trà sữa: công thức, topping và giá vốn
• Quản lý đơn sàn cho quán trà sữa: giá và đối soát
• Phần mềm quản lý quán cafe: topping, thẻ và giờ cao điểm

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Quán trà sữa mấy món thì cần phần mềm? Cần nếu có trên 20 món với nhiều biến thể size ngọt đá và topping. Ghi tay dễ pha sai công thức, tính sai giá topping, và không biết món nào lãi nhất. Phần mềm lưu công thức và tính giá tự động.

Topping nấu thừa thì làm sao? Trân châu nấu thừa không dùng được ngày sau vì dai và mất ngon. Nấu theo số bán dự báo: ngày thường nấu ít, cuối tuần nấu nhiều. Ghi số bán mỗi ngày để dự báo chính xác hơn.

Giá sàn nên cao hơn giá quán bao nhiêu? Cao hơn 15-20% để bù hoa hồng sàn 20-25%. Ly giá quán 30.000đ thì giá sàn 35.000-38.000đ. Giữ nguyên giá quán trên sàn là bán càng nhiều lỗ càng nhiều.

Có nên chạy món mới theo trend không? Nên nhưng thử số lượng nhỏ trước. Món hot tháng này sang tháng sau hết hot. Nhập nguyên liệu món mới số lượng ít, bán tốt thì nhập tiếp, bán chậm thì ngừng. Đừng ôm nguyên liệu món trend quá nhiều.

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với quán trà sữa của bạn.