Quản lý kho vật liệu xây dựng: quy cách, định mức và hao hụt

Quản lý kho vật liệu xây dựng: quy cách, định mức và hao hụt

Cửa hàng vật liệu xây dựng bán đúng bốn thứ: xi măng, cát đá, gạch và sắt thép. Nghe thì ít mặt hàng, nhưng mỗi thứ lại có hàng chục quy cách, mỗi quy cách một đơn vị tính, và giá đổi theo ngày. Một bao xi măng 50kg, một xe cát tính theo khối, một viên gạch ống, một cây sắt phi 12 dài 11,7m — nhân viên bán hàng quen tay ghi sổ, cuối tháng đếm tồn lệch vài trăm bao là chuyện bình thường. Bài này nói về phần mềm quản lý kho vật liệu xây dựng: chuẩn hóa quy cách và quy đổi đơn vị, bóc định mức theo công trình, ghi nhận hao hụt thực tế, và tính giá vốn đúng khi giá nhà máy thay đổi mỗi tuần.

Mục lục bài viết

• 1/ Cửa hàng vật liệu xây dựng quản kho khó ở chỗ nào
• 2/ Quy cách: một mặt hàng, nhiều đơn vị tính
• 3/ Quy đổi đơn vị: bao, tấn, khối, viên, cây
• 4/ Định mức theo công trình và phiếu xuất theo khối lượng
• 5/ Hao hụt và hàng dở dang: cát ẩm, gạch vỡ, sắt rỉ
• 6/ Giá vốn và giá bán khi giá nhà máy đổi theo ngày
• 7/ Tính năng quản lý kho vật liệu trên phần mềm EBIZ
• 8/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Cửa hàng vật liệu xây dựng quản kho khó ở chỗ nào

Bốn đặc điểm khiến cách quản kho của cửa hàng tạp hóa không áp dụng được.

Hàng nặng, cồng kềnh, đếm bằng mắt không nổi. Một kho gạch 20.000 viên xếp thành từng chồng, một bãi cát vài trăm khối, một gian sắt thép hàng trăm cây. Không ai đếm lại được toàn bộ cuối tháng. Muốn biết tồn thật, bạn phải trừ theo phiếu nhập và phiếu xuất, chứ không phải bằng cách đi đếm.

Một mặt hàng nhiều quy cách gần giống nhau. Xi măng PCB40 và PCB30, bao 50kg và bao 40kg của một số dòng; gạch ống 8x8x18 và gạch thẻ 4x8x18; sắt phi 6, phi 8, phi 10, phi 12, mỗi cỡ một giá, một trọng lượng mét dài. Chỉ cần nhân viên bấm nhầm một dòng là xuất sai cả xe hàng, mà xe đã đi khỏi kho thì sửa rất phiền.

Giá mua đổi liên tục, hàng trong kho mua nhiều đợt giá khác nhau. Xi măng tăng giá theo đợt của nhà máy, thép lên xuống theo giá phôi, cát đá đổi theo mùa và theo giá vận chuyển. Cùng một bao xi măng trong kho có thể gồm ba lô giá khác nhau. Bán theo giá nào, tính giá vốn theo lô nào — nếu không có phần mềm thì chỉ còn cách nhớ trong đầu.

Khách mua theo công trình, không mua lẻ. Một khách xây nhà mua đủ thứ trong ba tháng, chia thành nhiều đợt giao. Cần biết công trình đó đã lấy bao nhiêu xi măng, còn thiếu bao nhiêu so với dự toán, còn nợ bao nhiêu tiền. Đây là cách quản theo công trình chứ không phải theo từng hóa đơn lẻ.

Bốn điểm này cộng lại thành một kết luận: kho vật liệu xây dựng phải quản theo quy cách và phiếu, không quản theo cảm giác và sổ tay.

2/ Quy cách: một mặt hàng, nhiều đơn vị tính

Sai lầm đầu tiên khi đưa cửa hàng lên phần mềm là tạo mã hàng theo tên gọi ngoài đời. "Xi măng Hà Tiên", "Xi măng Hà Tiên bao 50", "XM HT PCB40 50kg" — ba mã cho cùng một thứ, tồn kho chia ba chỗ, báo cáo không đọc được.

Cấu trúc đúng: nhóm hàng, mặt hàng, quy cách. Nhóm hàng là "Xi măng"; mặt hàng là "Xi măng Hà Tiên PCB40"; quy cách là đơn vị đóng gói và trọng lượng — bao 50kg, bao 40kg, tấn rời. Nhóm hàng dùng để báo cáo tổng, mặt hàng dùng để theo dõi thương hiệu, quy cách dùng để bán và trừ kho.

Bảng quy cách ví dụ cho bốn nhóm hàng chính:

Mỗi quy cách phải có trọng lượng hoặc thể tích quy đổi. Một bao xi măng 50kg = 0,05 tấn. Một cây sắt phi 12 dài 11,7m nặng khoảng 10,4kg. Một khối cát khoảng 1,4 tấn tùy độ ẩm. Những con số này không phải để cho đẹp báo cáo — chúng là cơ sở để tính cước vận chuyển, tính tải trọng xe, và quy đổi khi khách đặt theo đơn vị khác với đơn vị bán.

Đặt tên quy cách theo cách khách gọi. Khách quen gọi "một xe cát", "một bao", "một cây". Tên quy cách nên là "Bao 50kg", "Khối", "Cây 11,7m" chứ không phải "ĐVT1", "ĐVT2". Nhân viên mới vào bấm đơn nhanh hơn nhiều, và ít nhầm hơn.

Một lưu ý nhỏ nhưng hay gặp: cùng một loại xi măng, bao 50kg và bao 40kg có giá khác nhau nhưng khách hay so sánh theo giá mỗi bao. Nếu bạn không tách quy cách rõ ràng, khách so giá sai và bạn mất đơn. Tách quy cách còn giúp bạn thấy loại bao nào bán chạy nhất để đặt hàng đúng tỷ lệ.

3/ Quy đổi đơn vị: bao, tấn, khối, viên, cây

Đây là phần dễ sai nhất và cũng là phần cứu được nhiều tiền nhất.

Mua một đơn vị, bán một đơn vị khác. Cửa hàng nhập xi măng theo tấn từ nhà máy nhưng bán theo bao. Nhập sắt theo kg từ đại lý nhưng bán theo cây. Nhập cát theo xe nhưng bán theo khối. Nếu phần mềm không có hệ số quy đổi, mỗi lần nhập hàng bạn phải tự tính tay, và mỗi lần tính tay là một lần có thể sai.

Thiết lập hệ số quy đổi một lần cho từng quy cách. Ví dụ: 1 tấn xi măng = 20 bao 50kg; 1 cây sắt phi 12 = 10,4kg; 1 xe cát = 6 khối; 1 khối đá 1x2 ≈ 1,5 tấn. Nhập hàng theo đơn vị mua, phần mềm tự cộng vào tồn theo đơn vị bán. Bán hàng theo đơn vị bán, phần mềm tự trừ đúng.

Hệ số quy đổi phải là số gần đúng, ghi rõ là gần đúng. Cát ẩm và cát khô chênh nhau 10-15% trọng lượng. Đá 1x2 và đá 4x6 khác khối lượng riêng. Không có hệ số nào đúng tuyệt đối cho mọi lô. Cách làm thực tế: dùng hệ số chuẩn của ngành, ghi vào phần mềm, và kiểm tra lại bằng cân thực tế mỗi khi đổi nhà cung cấp. Sai số 2-3% chấp nhận được; sai 10% là mất tiền thật.

Đơn vị bán và đơn vị tính cước là hai chuyện khác nhau. Cước vận chuyển tính theo tấn hoặc theo chuyến, không theo số bao. Một xe 10 tấn chở được 200 bao xi măng, hoặc khoảng 6-7 khối cát, hoặc khoảng 700-800 viên gạch ống. Biết quy đổi giúp bạn xếp hàng lên xe đúng tải trọng, tránh chở quá tải bị phạt và tránh xe non tải tốn cước.

Quy đổi còn dùng để đối chiếu với khách. Khách đặt "2 tấn xi măng" nhưng giao bằng bao — giao 40 bao là đúng, giao 38 bao là thiếu. Có hệ số trong phần mềm, phiếu giao in ra ghi cả hai đơn vị, hai bên ký nhận không cãi nhau.

4/ Định mức theo công trình và phiếu xuất theo khối lượng

Vật liệu xây dựng không bán cho người tiêu dùng cuối, mà bán cho một công trình có dự toán. Quản theo công trình là cách duy nhất biết khách còn thiếu gì và bạn còn phải giao gì.

Mỗi công trình một mã, mỗi mã một bảng dự toán. Khi khách chốt xây nhà, bạn lập một mã công trình và nhập khối lượng dự kiến theo từng nhóm hàng: xi măng bao nhiêu bao, cát bao nhiêu khối, gạch bao nhiêu viên, sắt bao nhiêu kg. Đây chính là định mức của công trình đó.

Phiếu xuất gắn với công trình, không gắn với hóa đơn lẻ. Mỗi chuyến giao ghi vào công trình, phần mềm tự trừ vào khối lượng dự toán. Cuối tuần bạn nhìn một dòng là biết công trình A đã nhận 60% xi măng, 40% gạch, còn lại bao nhiêu. Không cần lật từng tờ hóa đơn.

Định mức không phải để ép khách, mà để phát hiện bất thường. Nếu dự toán 500 bao xi măng cho một căn nhà 3 tầng mà khách đã lấy 480 bao khi mới xong tầng 2, có hai khả năng: dự toán thiếu, hoặc hàng bị thất thoát ở công trình. Cả hai đều cần bạn biết sớm, chứ không phải đợi đến khi khách hết tiền.

Cho phép vượt định mức nhưng phải duyệt. Thực tế công trình luôn phát sinh. Quy tắc hợp lý: xuất trong định mức thì nhân viên bán hàng tự làm; xuất vượt quá 5-10% định mức thì cần chủ cửa hàng duyệt. Phần mềm cảnh báo khi vượt, người duyệt bấm xác nhận, lịch sử ghi lại ai duyệt.

Bảng theo dõi công trình nên có bốn cột:

Bốn cột này thay cho quyển sổ theo dõi công trình mà hầu như cửa hàng nào cũng có, nhưng viết tay và hay lệch.

5/ Hao hụt và hàng dở dang: cát ẩm, gạch vỡ, sắt rỉ

Vật liệu xây dựng có hao hụt tự nhiên mà không ngành nào khác có. Không ghi nhận thì tồn kho lệch, và lệch mãi thì mất niềm tin vào số liệu.

Cát đá: hao hụt theo độ ẩm và theo rơi vãi. Cát mua về ẩm, để vài ngày khô đi là mất 5-10% trọng lượng nhưng thể tích gần như không đổi. Xúc lên xe rơi vãi dọc đường, để bãi mưa trôi. Cách ghi: mỗi tháng một lần cân đối chiếu tồn thực tế với tồn sổ, phần chênh ghi vào phiếu điều chỉnh có lý do "hao hụt tự nhiên".

Gạch: vỡ trong quá trình bốc xếp và vận chuyển. Tỷ lệ vỡ 1-3% là bình thường với gạch nung, cao hơn nếu đường xấu hoặc bốc tay. Ghi nhận ngay khi nhập kho: đếm số viên vỡ, ghi phiếu hao hụt, không để lẫn vào tồn bán được. Nếu tỷ lệ vỡ của một nhà cung cấp cao bất thường, đó là căn cứ để đòi bù hàng.

Sắt thép: rỉ và cắt dư. Sắt để lâu ngoài trời rỉ, nhất là mùa mưa. Cắt theo yêu cầu khách thì đầu mẩu thừa không dùng được cho đơn khác. Ghi cả hai: phần rỉ nặng phải bán phế liệu, phần đầu mẩu ghi vào hao hụt cắt.

Xi măng: bao rách, đóng cục. Bao rách khi bốc xếp, xi măng đóng cục khi kho ẩm. Tỷ lệ 0,5-1% là bình thường. Vượt mức đó là dấu hiệu kho ẩm hoặc bốc xếp ẩu — sửa kho trước khi sửa quy trình.

Nguyên tắc ghi hao hụt: ghi ngay, ghi có lý do, ghi có người chịu trách nhiệm. Ba thông tin này biến hao hụt từ "không biết mất đâu" thành "biết mất bao nhiêu, ở khâu nào". Sau ba tháng ghi chép, bạn có số liệu thật để đưa vào định mức bán hàng — ví dụ bán 100 viên gạch thì phải nhập 102 viên.

Một điểm dễ bỏ qua: hàng dở dang tại công trình. Khách lấy 50 bao xi măng nhưng mới dùng 30, còn 20 bao để lại công trình. Về mặt sổ sách hàng đã xuất khỏi kho bạn, nhưng về mặt thực tế vẫn là hàng của khách. Đừng nhầm chỗ này khi đối chiếu công nợ — khách nợ tiền 50 bao, không phải 30 bao.

6/ Giá vốn và giá bán khi giá nhà máy đổi theo ngày

Đây là bài toán tiền thật của cửa hàng vật liệu: giá nhập đổi liên tục, giá bán phải theo kịp, và hàng trong kho mua nhiều giá khác nhau.

Tính giá vốn theo bình quân gia quyền, không theo lô cũ nhất. Khi nhập thêm hàng giá mới, giá vốn bình quân của mặt hàng đó thay đổi: (giá trị tồn cũ + giá trị nhập mới) chia cho tổng số lượng. Cách này ổn định hơn tính theo lô nhập trước, và phù hợp với thực tế là hàng trong kho trộn lẫn.

Giá bán phải cập nhật khi giá vốn đổi. Xi măng tăng 10.000đ/bao, nếu bạn không cập nhật giá bán thì mỗi bao bán ra lỗ 10.000đ. Với cửa hàng bán 500 bao/ngày, đó là 5 triệu mỗi ngày — đủ sập tiệm trong một tháng. Quy tắc: mỗi lần nhập hàng giá mới, kiểm tra lại giá bán của mặt hàng đó ngay trong ngày.

Đặt giá theo biên gộp mục tiêu trên từng nhóm hàng. Vật liệu xây dựng có biên gộp mỏng hơn hàng tiêu dùng: xi măng, sắt thép thường 8-15%; gạch, cát đá 15-25%; phụ kiện, keo, ống nước có thể 25-35%. Đừng lấy một biên chung cho mọi mặt hàng, vì mỗi nhóm có mức cạnh tranh và chi phí vận chuyển khác nhau.

Chi phí vận chuyển phải tính vào giá, không tính rời. Bán 1 khối cát giá 350.000đ mà cước xe 200.000đ là bán lỗ. Cách làm: giá bán ghi rõ "giá tại kho" và "giá giao tận công trình", hoặc cộng cước vào giá theo từng khu vực. Phần mềm nên có bảng cước theo khu vực để nhân viên bán hàng không phải nhớ.

Bảng tính giá vốn ví dụ cho một bao xi măng PCB40:

Con số này cho thấy vì sao cửa hàng vật liệu phải bán số lượng lớn mới có lãi, và vì sao một sai sót nhỏ trong quản kho cũng ăn hết lãi. Mất 5 bao xi măng là mất lãi của gần 50 bao bán ra.

Đừng quên chi phí bốc xếp. Bốc một bao xi măng lên xe tốn công, bốc gạch còn nặng hơn. Nếu bạn thuê bốc xếp theo chuyến, chi phí đó phải nằm trong giá bán hoặc trong phí giao hàng. Nhiều cửa hàng bỏ qua khoản này và tự nhiên thấy lãi mỏng hơn tính toán.

7/ Tính năng quản lý kho vật liệu trên phần mềm EBIZ

Tổng hợp theo từng khâu của một ngày bán hàng:

Các bài cùng series đã nói sâu hơn về định mức min/max, kiểm kê kho và quản lý nhiều kho — áp dụng nguyên xi cho cửa hàng vật liệu, chỉ khác ở hệ số quy đổi đơn vị và cách gắn phiếu xuất với công trình.

8/ Câu hỏi thường gặp

Cửa hàng nhỏ chỉ bán xi măng và cát có cần phần mềm không?

Cần từ lúc bạn nhập theo tấn mà bán theo bao, hoặc từ lúc khách mua theo công trình chia nhiều đợt. Dưới mức đó, một bảng quy đổi và một cuốn sổ theo công trình là đủ. Phần mềm trả tiền cho chính nó ở chỗ không nhầm quy cách và không bán lỗ khi giá nhà máy tăng.

Hệ số quy đổi 1 khối cát bằng bao nhiêu tấn?

Khoảng 1,4 tấn với cát vàng khô, có thể lên 1,5-1,6 tấn khi cát ẩm. Đá 1x2 khoảng 1,5 tấn một khối. Đây là số tham khảo của ngành, bạn nên cân thực tế một xe vài lần để lấy hệ số đúng cho nhà cung cấp của mình, rồi ghi cố định vào phần mềm.

Bán theo công trình thì làm sao biết khách còn nợ bao nhiêu?

Gắn mọi phiếu giao vào mã công trình, mỗi phiếu ghi giá trị và số tiền đã thu. Phần mềm cộng dồn thành số còn nợ của công trình đó, tách khỏi các công trình khác. Không cần đối chiếu từng hóa đơn, và không nhầm khoản nợ của khách này với khách kia.

Hao hụt bao nhiêu là bình thường?

Xi măng 0,5-1%, gạch vỡ 1-3%, cát đá 5-10% theo độ ẩm và rơi vãi, sắt thép 1-2% do rỉ và cắt dư. Vượt mức này là dấu hiệu cần xem lại kho, bốc xếp hoặc nhà cung cấp. Ghi số thật ba tháng rồi lấy chính số của mình làm chuẩn, đừng dùng số của người khác.

Giá vật liệu đổi mỗi tuần thì cập nhật giá bán thế nào cho kịp?

Cập nhật ngay trong ngày nhập hàng, không chờ cuối tuần. Quy trình gọn: nhập phiếu nhập hàng, phần mềm tính lại giá vốn bình quân, xem báo cáo mặt hàng có biên gộp tụt dưới mức mục tiêu, sửa giá bán. Mất mười phút mỗi lần nhập, đổi lại không bán lỗ cả tuần.

Có nên cho nhân viên bán hàng tự xuất hàng vượt định mức không?

Không nên để tự do, nhưng cũng đừng chặn cứng vì công trình luôn phát sinh. Cách hợp lý: trong định mức thì tự xuất, vượt 5-10% thì cần chủ duyệt, vượt nhiều hơn thì lập phụ lục với khách. Phần mềm cảnh báo và ghi lại người duyệt, vừa linh hoạt vừa kiểm soát được.