Phần mềm quản lý kho: hết hàng báo ngay, không lỡ đơn bán

Phần mềm quản lý kho: hết hàng báo ngay, không lỡ đơn bán

Trong một ngày bán hàng, có những khoảnh khắc bạn sẽ thấy rõ nhất tác hại của việc quản lý tồn kho bằng mắt thường. Có thể là lúc khách hỏi một món mà tủ trống, có thể là buổi tối cuối tuần khi món bán chạy nhất đã cạn trong kho nhưng bạn còn tưởng còn hàng. Bạn không thiếu hàng ngẫu nhiên — bạn thiếu hàng vì không biết chính xác còn bao nhiêu, nên khi nào cần nhập, và nên nhập bao nhiêu. Bài viết này mình cùng đi từ việc hết hàng làm mất khách như thế nào, đến cách chọn phần mềm quản lý kho có cảnh báo tồn kho thật sự dùng được hằng ngày. Nếu bạn đang bán mã vạch, bán nhiều chi nhánh, bán thuốc hoặc mỹ phẩm có hạn dùng thì phần cuối bài có thể là phần bạn cần nhất.

Mục lục bài viết

• 1/ Hết hàng tốn kém hơn nhiều so với dư hàng
• 2/ Vì sao tồn kho lệch trong quán ăn, quán cafe và cửa hàng bán lẻ
• 3/ Ba nguyên nhân khiến phần lớn cửa hàng để hết hàng
• 4/ Tiêu chí chọn phần mềm quản lý kho để không lỡ đơn bán
• 5/ Cách tính định mức tồn kho cho từng mặt hàng
• 6/ Tính năng cảnh báo tồn kho trên phần mềm EBIZ
• 7/ Quản lý hàng có hạn dùng trong kho thuốc, mỹ phẩm và thực phẩm
• 8/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Hết hàng tốn kém hơn nhiều so với dư hàng

Bản thân hết hàng bị ảnh hưởng rõ ràng: người bán lẻ mất hóa đơn, người bán hàng online mất lượt, nhà hàng cafe mất món phục vụ. Nhưng chi phí không chỉ nằm ở một lần hết. Những người mua gặp tình trạng này nhiều lần sẽ nghĩ bạn không chuyên nghiệp, và chuyển sang nơi bán ổn định hơn. Ngược lại, dư hàng thì dễ kiểm soát hơn: hàng nằm lâu chậm hơn thời gian bán ra, nhưng vẫn có thể chuyển đổi bằng khuyến mãi, điều chuyển kho, hoặc chờ đợt bán tiếp theo.

Có một cách so sánh đơn giản. Một món bán 40.000 đồng mà bạn còn hàng thì vẫn thu được 40.000 đồng. Một món hết hàng ba ngày, bạn có thể mất 120.000 đồng doanh thu, cộng thêm chi phí vận chuyển xuống cửa hàng của khách đã chuyển sang nơi khác. Với món bán nhanh nhất của quán, vài ngày hết hàng thường xuyên là thiệt hại lớn hơn tổng giá trị món hàng.

Điều đó có nghĩa quy trình quản lý kho của bạn không nên chỉ dừng ở câu hỏi còn bao nhiêu món này. Câu hỏi quan trọng hơn là khi nào nó sẽ hết, và bạn sẽ biết trước bao lâu.

2/ Vì sao tồn kho lệch trong quán ăn, quán cafe và cửa hàng bán lẻ

Ở quán cafe, nhà hàng hay cửa hàng bán lẻ, tồn kho lệch khỏi thực tế nhanh hơn một công ty văn phòng. Có ba lý do cụ thể.

Khách mua ngoài kho mà hàng không trừ. Khi quầy bán thêm một ly trà đá, một chai nước, hoặc một phần bánh không nhập qua hóa đơn chính, tồn kho trong hệ thống không giảm. Đến cuối ngày, số liệu cho thấy vẫn còn hàng trong khi thực tế đã cạn.

Nhập hàng không ghi nhận đúng số lượng. Nhà cung cấp giao thiếu, hoặc bạn nhận đủ nhưng đếm chưa kỹ. Nếu số liệu nhập kho lệch thì mọi tính toán về điểm đặt hàng phía sau đều lệch theo.

Nhiều ca, nhiều người bán, một mã hàng. Buổi sáng bán 8 chai, buổi chiều bán 5 chai, mỗi ca ghi nhận riêng. Nếu ai cũng tự ghi vào sổ riêng, tổng cuối ngày dễ lệch với số thực tế.

Với mô hình đa chi nhánh, thêm một lý do nữa: hàng nằm ở kho trung tâm nhưng đang bán ở cửa hàng thì không ai thấy. Tồn tổng vẫn đủ, nhưng chi nhánh đó hết hàng.

3/ Ba nguyên nhân khiến phần lớn cửa hàng để hết hàng

Nhập hàng theo cảm tính, không theo tốc độ bán. Chủ cửa hàng nhìn kho thấy còn nhiều thì nhập thêm, nhìn thấy sắp hết thì nhập lô lớn. Cách này không sai ở mức cá nhân, nhưng sai ở mức danh mục. Mỗi món có tốc độ bán khác nhau, mỗi món có thời gian nhập hàng khác nhau, nên nhập chung một đợt luôn dẫn tới một món dư và một món thiếu.

Không có mốc cảnh báo. Bạn chỉ biết hết hàng khi bán món đó ra. Cảnh báo cho phép biết trước vài ngày, đủ thời gian đặt hàng mà không phải gọi khách nói hết.

Không tính thời gian nhập hàng vào kế hoạch. Món nhập trong một ngày và món nhập sau ba ngày cần đặt hàng khác nhau. Nếu đặt như nhau, sớm thì dư vốn, muộn thì hết hàng.

4/ Tiêu chí chọn phần mềm quản lý kho để không lỡ đơn bán

1. Có định mức tồn kho cho từng mặt hàng. Phần mềm cần cho bạn đặt mức tối thiểu và tối đa cho mỗi mã hàng, để hệ thống tự biết lúc nào cần nhập. Thiếu tính năng này thì tồn kho chỉ là con số, bạn vẫn phải tự nhớ.

2. Cảnh báo tự động khi hàng chạm ngưỡng. Khi tồn thực giảm xuống dưới định mức, phần mềm cần báo để bạn xử lý ngay, chứ không phải tự mở báo cáo kiểm tra hằng ngày.

3. Ghi nhận xuất kho đúng người, đúng món. Khi mỗi lần bán gắn với người thực hiện, bạn có cơ sở đối chiếu khi có khiếu nại. Một số phần mềm chấm công rời không làm được điều này, vì dữ liệu bán hàng và dữ liệu chấm công nằm ở hai nơi không liên kết.

4. Phân quyền ghi tồn kho. Nếu mọi người đều sửa được số liệu, thì cảnh báo mất ý nghĩa, vì số liệu sai thì cảnh báo cũng sai. Phân quyền theo vai trò là điều kiện tiên quyết để tin được con số tồn.

5. Xem tồn kho từ xa trên điện thoại. Chủ cửa hàng không phải ngồi tại kho mới biết tình hình. Đây là điểm quyết định khi bạn có nhiều chi nhánh hoặc hay đi công tác.

6. Có thể xuất báo cáo tồn theo nhiều góc. Bạn cần câu trả lời cho câu hỏi cụ thể: món nào đang chạy nhất, món nào đứng yên, tồn hiện tại trị giá bao nhiêu, và kho nào đang dư. Báo cáo chỉ có một màn hình tổng không giúp ích cho câu hỏi này.

5/ Cách tính định mức tồn kho cho từng mặt hàng

Định mức tồn kho là mức tối thiểu mà tới đó bạn cần đặt hàng. Tính đơn giản như sau.

• Lượng bán trung bình mỗi ngày: chia tổng số lượng bán trong khoảng một tháng cho số ngày. Nên lấy khoảng có đủ tính mùa, không phải tuần đặc biệt.
• Số ngày còn hàng bạn chịu được: thường từ ba đến bảy ngày, tuỳ tốc độ nhập hàng.
• Thời gian chờ hàng: số ngày từ lúc đặt hàng đến lúc hàng về kho. Ngày càng lâu, định mức càng cao.

Định mức tối thiểu bằng tổng ba giá trị đó. Ví dụ món bán 6 mỗi ngày, nhập hàng về sau 4 ngày, bạn muốn đủ bán 7 ngày: cần giữ 6 x (4 + 7) = 66 món trong kho. Khi tồn xuống 66, bạn đặt hàng.

Hai chỉnh lệch thực tế:

• Định mức tối đa chặn tình trạng dồn vốn vào một món. Món bán chậm không nên để tồn quá mức dự kiến bán trong hai tháng.
• Điều chuyển giữa các kho khi chi nhánh này hết mà chi nhánh kia còn. Đây là cách xử lý nhanh nhất, và cần xem tồn tổng của cả hệ thống chứ không chỉ một kho.

6/ Tính năng cảnh báo tồn kho trên phần mềm EBIZ

Phần mềm quản lý kho eBizWarehouse có các phần liên quan trực tiếp đến việc tránh hết hàng:

• Quản lý định mức tồn kho. Đặt mức tối thiểu, tối đa cho từng mặt hàng, để số lượng hàng trong kho luôn ở mức hợp lý thay vì để tự cảm tính.
• Cảnh báo tự động khi tồn chạm ngưỡng. Khi hàng sắp hết hoặc vượt mức cho phép, phần mềm báo để bạn xử lý kịp thời.
• Xem tồn kho trên toàn bộ các kho và chi tiết từng kho. Khi có nhiều chi nhánh, bạn biết món nào đang nằm ở đâu, nên điều chuyển được thay vì nhập mới.
• Quản lý đa kho, đa địa điểm. Quản lý nhiều kho cùng lúc, phù hợp với mô hình nhiều cửa hàng.
• Quy trình nhập xuất và phiếu chuyển kho nội bộ. Nhập kho, xuất kho và chuyển kho giữa các kho đều qua phiếu có xác nhận của quản lý, nên số liệu tồn luôn có người chịu trách nhiệm.
• Kiểm kê kho nhanh chóng. Khi cần đối chiếu thực tế với số liệu, bạn kiểm kê ngay trên phần mềm thay vì đếm tay rồi nhập lại.
• Hạn chế truy cập và phân quyền người dùng. Người không có quyền không sửa được số liệu tồn, trên dữ liệu mà cảnh báo dựa vào vẫn đáng tin.
• Tích hợp với thiết bị di động. Quản lý kho trên smartphone và máy tính bảng, nên kiểm tra tình hình khi đang ở chi nhánh khác.
• Xuất báo cáo tồn kho, xuất nhập, doanh thu. Có báo cáo riêng cho tồn kho, xuất nhập và doanh thu, lấy số liệu khi cần quyết định nhập hàng.

Ngoài ra, phần mềm có tính năng sao lưu dữ liệu kho định kỳ. Với tồn kho là con số bạn dùng để tính tiền nhập hàng, việc mất dữ liệu từ một sự cố máy tính cũng là một kiểu hết hàng — mất khả năng kiểm soát chứ không mất hàng vật lý.

7/ Quản lý hàng có hạn dùng trong kho thuốc, mỹ phẩm và thực phẩm

Nếu bạn kinh doanh mặt hàng có hạn dùng thì hết hàng chỉ là một phần của vấn đề. Mặt hàng còn trong kho nhưng quá hạn thì không bán được, và số vốn đó bị chôn. Cần quản lý theo hạn dùng từ khi nhập:

• Ghi nhận hạn dùng ngay khi nhập kho, gắn với lô hàng chứ không chỉ với mã hàng.
• Cảnh báo hàng sắp hết hạn trước thời hạn đủ xa để xử lý kịp.
• Tách phần hàng sắp hết hạn khỏi tồn kho bán, để không bán nhầm món quá hạn.
• Kiểm kê theo lô khi cần đối chiếu hạn dùng từng món.

eBizWarehouse có tính năng quản lý hạn sử dụng hàng hóa, cảnh báo hàng sắp hết hạn và quá hạn, giúp tránh lãng phí hàng tồn kho. Với kho thuốc, mỹ phẩm và thực phẩm, phần này quan trọng ngang với việc định mức tồn kho.

8/ Câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý kho có cần kết nối Internet không?

Nhiều phần mềm chạy được cả khi mất mạng và tự đồng bộ dữ liệu khi có kết nối trở lại. Với cửa hàng, điều này có nghĩa là việc tính tiền và ghi nhận số liệu không bị gián đoạn khi mạng chập chờn.

Định mức tồn kho đặt bao nhiêu là hợp lý?

Đặt dựa trên tốc độ bán và thời gian nhập hàng của mỗi món. Món bán nhanh và nhập hàng lâu cần định mức cao hơn món bán chậm và nhập nhanh. Bắt đầu bằng mức ương rồi chỉnh theo số liệu thực tế sau một tháng.

Hết hàng giữa ngày có phát hiện được không?

Phần mềm cập nhật tồn kho ngay khi xuất hàng, nên bạn thấy số dư thay đổi theo thời gian thực thay vì chờ đến cuối ngày. Kết hợp với định mức tồn kho, bạn biết trước cần nhập khi tồn còn chạm ngưỡng, không phải khi đã hết.

Có xem được tồn kho của chi nhánh khác không?

Bạn xem tồn kho trên toàn bộ các kho và chi tiết từng kho, nên biết món nào đang nằm ở đâu. Nhờ đó một chi nhánh hết hàng vẫn xử lý được bằng chuyển kho thay vì nhập hàng mới.

Phần mềm quản lý kho có báo cáo nào hữu ích?

Các báo cáo tồn kho, xuất nhập và doanh thu giúp bạn trả lời câu hỏi món nào đang bán chạy, món nào đang đứng yên, và tình hình nhập xuất thay đổi ra sao. Từ đó bạn điều chỉnh định mức tồn kho cho hợp lý hơn.