THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Định mức tồn kho min/max: công thức đặt cho từng mặt hàng
Định mức tồn kho min/max giúp không hết hàng, không dồn vốn. Công thức tính min và max, cách đặt cho từng nhóm hàng và 6 lỗi thường gặp khi đặt định mức.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung14 phần
Định mức tồn kho min/max: công thức đặt cho từng mặt hàng
Bạn nhập hàng về, đặt xuống kho, rồi mất vài ngày lại phải nhập thêm vì hết trong lúc chưa bán xong đợt trước. Hoặc ngược lại: một món chỉ động động vài cái mỗi tuần nhưng bạn nhập cả thùng, tiền nằm im. Đó là hai cách bị tồn kho hành: hết dở không khác gì dư không hết. Định mức tồn kho min/max là cách đặt ranh giới để mặt hàng nào cũng có một mức cần giữ — không hết, không ngừng. Bài này đi từ cách tính mức min/max, ví dụ cho từng mặt hàng, đến chỗ sai lầm khiến định mức trở thành con số trang trí. Nếu bạn đang quản lý cửa hàng bán lẻ, quán ăn hay kho trung tâm, phần ví dụ là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Định mức tồn kho là gì và vì sao nó quan trọng
Định mức tồn kho là hai ranh giới bạn đặt cho mỗi mặt hàng: mức tối thiểu (min) và mức tối đa (max). Min là mức báo "đến lúc phải nhập", max là mức báo "nhập thêm là dư". Khi tồn kho nằm trong hai ranh giới đó, bạn nhập hàng vừa đủ, không vội vã cũng không để trống.
Tại sao cần cả hai mức chứ không chỉ cần min. Chỉ có min, bạn biết phải nhập khi nào, nhưng không có dừng. Đặt một món bán chậm thành một lô lớn vì thấy đang giảm giá, rồi phát hiện vốn nằm hai tháng. Max là ranh giới cản những quyết định nhập theo cảm tính. Hai mức cùng làm việc: min chống hết hàng, max chống dồn vốn.
Có một điểm nhiều chủ kho bỏ qua: định mức không phải con số cố định. Nó là kết quả tính toán dựa trên tốc độ bán và thời gian nhập, và phải được chỉnh khi hai giá trị đó thay đổi. Đặt một lần rồi không bao giờ sửa thì giống như mua một con dây chuyền cho người khác mặc.
2/ Cách tính định mức tối thiểu (min)
Định mức tối thiểu trả lời câu hỏi: tôi cần giữ bao nhiêu trong kho để không hết trước khi lô nhập tiếp theo về. Ba yếu tố vào công thức:
Công thức: min = (tốc độ bán mỗi ngày) × (lead time + số ngày dự trữ).
Ví dụ một cửa hàng bán trà sữa: trung bình bán 40 ly mỗi ngày, nhà cung cấp nguyên liệu về sau 3 ngày, bạn muốn dự trữ thêm 2 ngày nữa cho trường hợp trễ. Min = 40 × (3 + 2) = 200 ly tương đương nguyên liệu. Khi tồn kho xuống mức 200, bạn đặt hàng.
Một điểm dễ tính sai: dùng số ngày trong cả kỳ chia cho lượng bán cả kỳ. Nếu bạn lấy số liệu của một tháng có ngày lễ lớn, tốc độ bán sẽ cao hơn thực tế, dẫn tới min cao. Nên lấy khoảng thời gian đủ dài và không bao gồm đợt đặc biệt.
3/ Cách tính định mức tối đa (max)
Định mức tối đa trả lời câu hỏi: tôi nên để nhiều nhất bao nhiêu để không dồn vốn. Nó phụ thuộc vào hai thứ: bao nhiêu hàng bạn dự kiến bán trong một kỳ, và bao nhiêu vốn bạn sẵn sàng gánh cho mặt hàng này.
Công thức đơn giản: min = (tốc độ bán mỗi ngày) × (lead time + số ngày bán cần dự trữ).
Ví dụ với trà sữa trên: nếu bạn muốn dự trữ đủ bán 7 ngày, max = 40 × (3 + 7) = 400 ly tương đương. Khi tồn kho đạt mức 400, bạn không nhập thêm dù còn thấy "giảm giá". Nếu về đến 400 mà chưa hết đợt trước, hàng nằm im cho tới khi tồn giảm.
Có một ngoại lệ cần đặc biệt: hàng có thời gian bán rất ngắn hoặc hạn dùng ngắn. Với hàng tươi, sữa chua, bánh ngọt, max phải thấp hơn công thức thông thường, vì phần dư không thể bán được mà phải bỏ. Ở đây max không phải ranh giới vốn mà là ranh giới hỏng.
4/ Đặt min/max cho từng nhóm hàng
Không phải mọi mặt hàng cùng một cách tính. Ba nhóm chính:
Hàng bán nhanh, nhập nhanh. Đây là nhóm cần min cao, max vừa phải. Bán chạy nên dễ hết, nhập nhanh nên max không cần quá cao. Ví dụ: gia vị, nước đóng chai, mỹ phẩm dùng nhanh. Đặt min đủ chịu lead time và dự trữ vài ngày, max đủ bán khoảng một tuần.
Hàng bán chậm, nhập lâu. Min thấp vì ít bán, nhưng phải đủ chịu vòng nhập. Ví dụ: đồ dùng gia đình, đồ thể thao mùa vụ. Đặt min đủ chịu một vòng nhập, max thấp vì bán chậm thì dư nhanh.
Hàng theo mùa. Cần tính riêng theo đợt mùa. Ví dụ: đồ hè, đồ đông, đồ lễ hội. Min và max tăng cao trước mùa, giảm mạnh sau mùa. Đặt cùng một định mức cả năm thì hè dư, đông thiếu.
Một cách nhanh để phân nhóm: xếp mặt hàng theo tốc độ bán trong tháng gần nhất, chia thành nhóm nhanh, trung bình, chậm. Nhóm nhanh đặt min cao nhất, nhóm chậm đặt max thấp nhất. Việc này tốn khoảng một giờ mỗi tháng nhưng tránh được việc nhập nhầm hàng dễ hỏng.
5/ Sáu lỗi thường gặt khi đặt định mức
1. Dùng số liệu một tuần. Tuần đặc biệt hay tuần hưng cầu thì min lệch xa. Nên lấy ít nhất ba mươi ngày, tốt hơn là ba tháng.
2. Không tính thời gian vận chuyển. Nhiều chủ kho tính min theo ngày bán quên mất hàng mất mấy ngày về. Min thiếu phần lead time thường dẫn tới hết hàng vào đúng lúc khách đông.
3. Đặt max theo cảm giác "nhìn thấy còn nhiều thì dừng". Cách này không sai, nhưng không dùng được khi kho có hàng mãi không bán đi. Cần max để biết khi nào dừng ngay cả khi hàng vẫn đang bán.
4. Không chỉnh định mức khi tốc độ bán thay đổi. Một món bạn vẫn đặt cũ, nhưng đã thành món bán chạy. Min thấp nên bạn hết hàng mỗi tuần. Định mức cần cập nhật định kỳ, không phải đặt một lần rồi quên.
5. Đặt định mức riêng cho từng kho mà không xem tổng hệ thống. Chi nhánh này còn, chi nhánh kia hết, nhưng mỗi kho tự đặt nên nhập thêm. Kết quả: tổng vẫn dư, nhưng cục bộ lại thiếu. Nên xem định mức ở cấp hệ thống.
6. Không tách hàng hết hạn và hàng hư. Hàng hết hạn vẫn được tính vào tồn, nên định mức cho mặt hàng đó thực tế là cho con số ảo. Trước khi đặt định mức, tách phần hàng không bán được khỏi tồn.
Sáu lỗi này đều có chung một triệu chứng: bạn đặt định mức một lần, rồi thấy tồn vẫn hết hoặc vẫn dư, mà không biết đâu là điểm sai. Phần lớn lỗi đến từ chỗ không cập nhật dữ liệu gốc, chứ không phải công thức.
6/ Tính năng quản lý định mức trên phần mềm EBIZ
eBizWarehouse có nhóm tính năng quản lý định mức tồn kho, xử lý trực tiếp việc đặt min/max và cảnh báo khi hàng chạm ngưỡng:
Với kho nhiều mặt hàng và nhiều chi nhánh, định mức không phải thứ bạn có thể duy trì bằng cách nhớ. Phần mềm giữ vai trò ghi nhớ cấu trúc: min/max, cảnh báo, và tồn thực để bạn chỉ cần ra quyết định nhập hay không.
7/ Câu hỏi thường gặp
Định mức tồn kho là gì?
Định mức tồn kho là hai ranh giới bạn đặt cho mỗi mặt hàng: mức tối thiểu (min) để biết khi nào cần nhập, và mức tối đa (max) để biết khi nào phải dừng nhập. Tồn kho nằm trong hai ranh giới đó là mức hợp lý.
Tính định mức tối thiểu thế nào?
Min = tốc độ bán trung bình mỗi ngày × (thời gian chờ hàng + số ngày dự trữ). Ví dụ bán 40 món mỗi ngày, hàng về sau 3 ngày, dự trữ thêm 2 ngày: min = 40 × 5 = 200. Khi tồn xuống 200, bạn đặt hàng.
Tính định mức tối đa thế nào?
Max = tốc độ bán trung bình mỗi ngày × (thời gian chờ hàng + số ngày bán cần dự trữ). Với ví dụ trên, muốn dự trữ đủ bán 7 ngày: max = 40 × 10 = 400. Khi tồn đạt 400, bạn không nhập thêm dù thấy giảm giá.
Có cần đặt định mức cho tất cả mặt hàng không?
Nên đặt cho mặt hàng bán chạy và mặt hàng dễ hỏng. Mặt hàng ít bán thì đặt max thấp hơn để tránh dồn vốn. Đặt cho tất cả nhưng ưu tiên nhóm bán nhanh.
Định mức có phải cố định mãi không?
Không. Định mức nên được cập nhật khi tốc độ bán hoặc thời gian nhập thay đổi. Mặt hàng trở nên bán chạy thì min phải tăng, mặt hàng ngừng bán thì max phải giảm.
Tồn kho vượt max thì phải làm sao?
Xử lý bằng cách ưu tiên xuất lô đang dư, không nhập thêm, hoặc chuyển sang kho khác đang thiếu. Hàng dễ hỏng nên xử lý trước khi trở thành vốn chết.
Phần mềm quản lý kho nào hỗ trợ đặt định mức?
eBizWarehouse cho phép đặt mức tối thiểu và tối đa cho từng mặt hàng, cảnh báo tự động khi tồn chạm ngưỡng, xem tồn trên toàn bộ các kho và báo cáo tồn kho xuất nhập.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.