Chuyển kho nội bộ: phiếu chuyển hàng cần ghi gì

Chuyển kho nội bộ: phiếu chuyển hàng cần ghi gì

Một chi nhánh hết món trong khi kho khác còn đầy — đây là tình huống nhiều chủ cửa hàng gặp, và xử lý bằng cách đi đếm lại kho rồi lên xe, không ghi chứng từ. Tuần sau cả hai kho đều lệch. Không phải vì ai gian lận, mà vì hàng di chuyển mà hệ thống không biết. Bài này nói về cách xây quy trình chuyển kho nội bộ để vừa đúng sổ sách, vừa đủ nhanh cho người kinh doanh. Nếu bạn bán lẻ, quán ăn, nhà thuốc hoặc chuỗi cửa hàng, phần quy trình là phần bạn cần nhất.

Mục lục bài viết

• 1/ Khi nào nên chuyển kho thay vì nhập mới
• 2/ Phiếu chuyển kho cần ghi những gì
• 3/ Quy trình chuyển kho nội bộ 5 bước
• 4/ Chuyển kho theo hai kiểu: chốt tồn và không chốt
• 5/ Năm lỗi làm lệch số khi chuyển kho
• 6/ Tính năng chuyển kho trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Khi nào nên chuyển kho thay vì nhập mới

Chuyển kho không giải quyết mọi trường hợp. Có mấy dấu hiệu nên chuyển:

• Một chi nhánh hết hàng, chi nhánh khác còn đủ. Chi phí chuyển gần như luôn thấp hơn mua mới. Khoảng cách càng gần, ưu thế càng rõ.
• Một chi nhánh sắp quá hạn, chi nhánh khác bán được. Hàng còn hạn ở đây chưa chắc còn hạn xuống nơi kia. Nếu khoảng cách và thời gian cho phép, chuyển kịp thì bán được.
• Hàng đứng ở kho trung tâm giữa các đợt nhập chưa đổ về chi nhánh. Chuyển xuống đúng lúc thì tránh được lượt nhập mới.
• Đơn hàng lớn phát sinh ở chi nhánh không có sẵn. Chuyển nhanh hơn đợi nhà cung cấp giao, đặc biệt khi đơn cần trong ngày.

Và mấy trường hợp không nên chuyển: hàng ở chi nhánh đang còn cần, chi phí chuyển quá cao so với giá trị mặt hàng, hoặc đường đi phức tạp tới mức hàng xuống nơi khác đã không còn bán được nữa. Điểm phân biệt là: chuyển để giải quyết tình trạng tức thời, không phải để giải quyết vấn đề kế hoạch.

2/ Phiếu chuyển kho cần ghi những gì

Một phiếu chuyển kho đủ dùng phải có sáu thông tin:

• Ngày và mã phiếu. Mã riêng để sau này tra lại. Nếu cả kho đều dùng "phiếu chuyển ngày 3", đến lúc kiểm kê không phân biệt được phiếu nào với phiếu nào.
• Kho xuất và kho nhập. Ghi đủ cả hai. Thiếu một bên, một kho dư và một kho thiếu mà không biết nguyên nhân.
• Mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá tại thời điểm chuyển. Bốn mục này quyết định sổ sách. Đơn giá quan trọng nhất với kho có giá nhập khác nhau — nếu không ghi thì giá trị kho bị lệch ngay cả khi số lượng khớp.
• Lô và hạn dùng, nếu có. Với hàng có hạn dùng, ghi lô để nơi nhận biết nên xuất trước hay sau. Thiếu thông tin này thì chuyển xong, hàng bị lẫn lô.
• Người lập và người duyệt. Người lập là người xuất hàng, người duyệt xác nhận hai kho. Không cần giấy tờ ký tay, nhưng cần có ghi nhận trong hệ thống.
• Trạng thái: đã nhận đủ, thiếu hay dư. Khi hàng đến nơi mà thiếu, phần thiếu phải được ghi nhận. Nếu không, bên nhận không biết và bên xuất vẫn tính đã giao đủ.

Ưu tiên chỗ nào nếu phải làm gọn? Bốn mục mặt hàng, số lượng, đơn giá, kho. Thiếu bốn mục này thì phiếu về bản chất chỉ là một tờ giấy.

3/ Quy trình chuyển kho nội bộ 5 bước

1. Kiểm tra nhu cầu và tồn trước khi động tay. Xem chi nhánh cần gì, kho nguồn có gì. Bước này chặn được việc chuyển xong mới phát hiện bên nhận không cần, hoặc hàng lên xe rồi bị hàng khác chen.

2. Lập phiếu chuyển kho. Điền sáu thông tin kể trên. Người lập là người biết rõ hàng đang ở đâu.

3. Duyệt phiếu trước khi xuất. Người quản lý hoặc người có quyền duyệt trước. Đây là bước bị bỏ qua nhất vì bận, cũng là bước để trách nhiệm có người gánh. Với mặt hàng có giá trị lớn hoặc dễ hư, khó bỏ được.

4. Xuất hàng tại kho nguồn và ghi nhận. Hàng ra khỏi kho nguồn, phiếu chuyển sang trạng thái "đang chuyển". Tồn kho nguồn giảm ngay lúc này. Nếu chỉ ghi giảm sau khi bên nhận nhận đủ, trong thời gian chờ hàng đi trên đường thì không ai biết hàng đang ở đâu.

5. Nhận hàng tại kho đích và chốt phiếu. Bên nhận đếm, đối chiếu, ghi nhận trạng thái thực nhận. Nếu thiếu thì báo ngay, phiếu không được chốt cho tới khi đủ.

Có một chi tiết cần chú ý: phiếu đang trên đường không đồng nghĩa với hàng đã xong việc. Trong quản lý tồn, nó là một trạng thái riêng, không phải nằm ở kho nguồn, cũng chưa nằm ở kho đích.

4/ Chuyển kho theo hai kiểu: chốt tồn và không chốt

Hai cách chuyển kho phổ biến khác nhau ở chỗ có kiểm kê hay không.

Kiểu chốt tồn. Ngày chuyển, cả hai kho đều chốt tồn theo hệ thống trước và sau. Hàng đi trên đường được tính rõ: không thuộc kho nào, và cả hai bên đều thấy phiếu đang chờ. Cách này chính xác, phù hợp chuỗi nhiều cửa hàng và kho trung tâm, nhưng cần thiết bị quét mã hoặc ứng dụng di động để ghép phiếu.

Kiểu không chốt tồn. Bên nhận xác nhận nhận đủ là bên xuất tự cập nhật giảm tồn. Cách này nhanh và phù hợp cửa hàng nhỏ, một hay hai kho, giấy tờ không nhiều. Nhược điểm là nếu xảy ra chênh lệch thì không biết mất ở khâu nào.

Chọn cái nào phụ thuộc quy mô: một nhà thuốc với hai cửa hàng dùng kiểu thứ hai thoải mái; chuỗi mười cửa hàng cần kiểu thứ nhất, vì khi có lệch thì tra từng phiếu là cách duy nhất tìm ra chỗ gãy.

5/ Năm lỗi làm lệch số khi chuyển kho

1. Chuyển không có phiếu. Hàng đi, hệ thống không biết, kho nguồn dư trong khi kho đích thiếu. Lỗi này xảy ra nhiều nhất ở mô hình vài chi nhánh.

2. Ghi số lượng ước chừng. "Khoảng một thùng" là cách nhanh nhất để hai bên lệch đúng số thùng. Viết số lượng cụ thể, kể cả khi phải mở thùng đếm.

3. Không ghi đơn giá hoặc quên đơn giá cho hàng hết hạn. Hai bên còn số lượng khớp mà giá trị lệch, phát hiện ra thường muộn, khi báo cáo tổng hợp đã khác.

4. Không xử lý phiếu chưa chốt. Hàng đến nơi nhưng phiếu vẫn treo, bên nhận không cập nhật tồn, bên xuất cũng không. Một kho có vẻ còn, một kho có vẻ thiếu, cả hai đều sai.

5. Không ghi hạn dùng khi chuyển hàng sắp quá hạn. Ghi "hết hạn tháng 3" nhưng không ghi cả ngày. Đến nơi, hàng được xuất lẫn lô khác. Với hàng tươi, sữa, thuốc, sự nhập nhằng này có thể làm cả lô hàng tại kho đích bị bán rẻ.

Năm lỗi trên đều có thể tránh bằng một nguyên tắc: hàng di chuyển thì có giấy tờ đi kèm, kể cả nội bộ.

6/ Tính năng chuyển kho trên phần mềm EBIZ

eBizWarehouse xử lý chuyển kho như một quy trình có trạng thái, không phải ghi tay trên sổ:

• Quy trình nhập xuất và phiếu chuyển kho nội bộ. Tạo phiếu chuyển từ kho nguồn sang kho đích với đầy đủ mặt hàng, số lượng, đơn giá, xác nhận của quản lý.
• Xác nhận phiếu trước khi xuất. Phiếu được duyệt và xác nhận trước khi hàng rời kho, nên có người chịu trách nhiệm thay vì xuất rồi mới biết.
• Quản lý đa kho, đa địa điểm. Chuỗi nhiều cửa hàng và kho trung tâm dùng chung một bộ dữ liệu, phiếu chuyển gắn đúng kho nào với kho nào.
• Xem tồn kho trên toàn bộ các kho và chi tiết từng kho. Trước khi chuyển, bạn biết chính xác kho nào còn gì, nên chuyển được thay vì nhập mới.
• Quản lý hạn sử dụng hàng hóa và cảnh báo hàng sắp hết hạn, quá hạn. Phiếu chuyển gắn được lô và hạn dùng, để bên nhận biết lô nào cần xuất trước.
• Kiểm kê kho nhanh chóng. Khi kiểm kê, phiếu chưa chốt là thứ cần đối chiếu đầu tiên, vì phần lớn chênh lệch giữa các kho đến từ đó.
• Báo cáo tồn kho, xuất nhập. Xem lịch sử chuyển kho của từng mặt hàng, biết món nào đang đi qua lại giữa các kho — dấu hiệu của việc đặt định mức chưa hợp lý.
• Hạn chế truy cập và phân quyền người dùng. Người lập phiếu và người duyệt tách rời, số lượng và đơn giá trên phiếu không bị sửa sau khi đã xuất.
• Tích hợp với thiết bị di động. Duyệt và nhận phiếu tại chi nhánh bằng điện thoại, không cần chờ về kho trung tâm mà mọi chuyển động chậm lại.

Với vài chi nhánh, chuyển kho nội bộ là công cụ tiết kiệm rõ ràng nhất mà không cần tốn vốn mua hàng. Miễn là việc chuyển đi kèm phiếu ghi đủ, chứ không chỉ là tiếng gọi điện xin hàng.

7/ Câu hỏi thường gặp

Phiếu chuyển kho cần ghi những gì?

Mã và ngày phiếu, kho xuất và kho nhận, mặt hàng, số lượng, đơn vị tính, đơn giá, lô và hạn dùng nếu có, người lập và người duyệt, và trạng thái thực nhận. Bốn mục không thể thiếu là mặt hàng, số lượng, đơn giá, kho.

Khi nào nên chuyển kho thay vì nhập mới?

Khi một chi nhánh hết mà chi nhánh khác còn, khi hàng sắp quá hạn bên này nên chuyển sang bên vẫn bán được, hoặc khi cần hàng gấp trong ngày. Khi bên nhận vẫn còn đủ hoặc chi phí chuyển vượt giá trị hàng thì nhập mới hợp lý hơn.

Hàng đang trên đường thuộc tồn kho nào?

Thuộc trạng thái riêng, chưa cộng vào kho đích cũng chưa trừ hẳn ở kho nguồn. Nếu không theo dõi trạng thái này, hai bên cùng lệch và không ai biết hàng đang ở đâu.

Có nên chốt tồn trước khi chuyển kho không?

Với chuỗi nhiều cửa hàng nên chốt tồn trước và sau, để khi có lệch còn tra được từng vai. Với cửa hàng ít kho, có thể nhận đủ rồi cập nhật chung, nhưng kèm ghi chú trạng thái thực nhận.

Chuyển kho có cần duyệt không?

Nên duyệt trước khi xuất, đặc biệt mặt hàng giá trị lớn hoặc dễ hư. Đây là bước để trách nhiệm có người gánh thay vì xuất rồi mới phát hiện thiếu.

Hàng chuyển bị thiếu thì xử lý thế nào?

Ghi nhận trạng thái thực nhận ngay tại kho đích, không chốt phiếu cho tới khi đủ, và tra lại nguyên nhân tại kho nguồn. Phiếu chưa chốt là loại chênh lệch nên được xử lý trước tiên trong kiểm kê.

Có cần ghi đơn giá trên phiếu chuyển không?

Có. Hai kho còn số lượng khớp mà giá trị lệch thì báo cáo tổng hợp sẽ sai, và lúc phát hiện ra thường đã qua nhiều kỳ, rất khó tra.