Xuất kho theo hạn dùng (FEFO) cho kho thuốc, mỹ phẩm

Xuất kho theo hạn dùng (FEFO) cho kho thuốc, mỹ phẩm

Nếu bạn từng mở tủ hàng thấy một hộp mỹ phẩm còn nguyên niêm phong nhưng đã hết hạn ba tháng, bạn sẽ hiểu vấn đề không nằm ở chỗ nhập thiếu hay bán ế. Vấn đề nằm ở chỗ những món còn hạn bị bán trước, còn món sắp hết hạn thì nằm mãi trong kho. Bạn không hết hàng — bạn hết kiểm soát, và tiền đã nằm ở hai dạng: một thứ bán ra không kịp, một thứ muốn bán nhưng đã quá hạn. Bài này nói về cách xuất kho theo hạn dùng (FEFO) để kho không còn tình trạng tồn nhiều nhưng có bao nhiêu món chết trong đó. Nếu bạn quản lý nhà thuốc, cửa hàng mỹ phẩm hay kho thực phẩm, phần cuối bài có thể là phần bạn cần nhất.

Mục lục bài viết

• 1/ Phân biệt FIFO và FEFO: chọn sai là mất hàng
• 2/ Vì sao hàng quá hạn vẫn tồn tại trong kho
• 3/ Bốn bước đưa FEFO vào quy trình nhập xuất
• 4/ Cách ghi nhận hạn dùng cho từng lô hàng
• 5/ Cách xử lý hàng sắp hết hạn trước khi bị chôn vốn
• 6/ Tính năng quản lý hạn dùng trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Phân biệt FIFO và FEFO: chọn sai là mất hàng

FIFO viết tắt của "first in, first out": nhập trước xuất trước. Nguyên tắc này hợp với hàng không có hạn dùng. Còn FEFO là "first expired, first out": hết hạn trước thì xuất trước, bất kể lô đó về kho sớm hay muộn.

Hai nguyên tắc trái ngược nhau trong một tình huống phổ biến: bạn nhập lô A về tháng một hạn sáu tháng, nhập lô B về tháng ba hạn hai tháng. Theo FIFO, tháng tư bạn bán lô A trước — hợp lý theo thời gian nhập. Nhưng đến tháng năm, lô B hết hạn trong khi lô A còn hàng. Bạn đã bán lô không đúng thứ tự về mặt rủi ro. Theo FEFO, bạn bán lô trước ở đúng lúc.

Có một người chủ nhà thuốc từng kể với mình rằng ông nhập thuốc theo thói quen "lấy lô trên kệ trước", kệ nào đầy thì lấy kệ đó. Đến lần kiểm kê cuối năm, cả tầng kệ trong có gần hai chục lô đã quá hạn, toàn bộ là thuốc nhập về ít người dùng. Ông không bán sai — ông bán đúng mặt bằng chung, chỉ sai về hạn dùng.

Điều đó có nghĩa: với kho có hạn dùng, quy tắc lấy hàng không thể do người quyết định bằng mắt, mà phải do hệ thống chỉ ra.

2/ Vì sao hàng quá hạn vẫn tồn tại trong kho

Mã hàng giống nhau nhưng lô khác nhau. Hộp mỹ phẩm cùng mẫu, lô sản xuất khác nhau là hạn khác nhau. Nếu bạn quản lý theo mã hàng chứ không theo lô, hệ thống khai báo "còn 30 hộp" nhưng không cho biết 30 hộp đó gồm những lô nào, lô nào sắp chết. Đây là nguyên nhân phổ biến nhất.

Giá nhập khác nhau, người bán ưu tiên lô giá tốt hơn. Lô nhập sớm hay giá gốc, lô nhập sau có chiết khấu. Khi bán, người lấy lô rẻ hơn vì lợi nhuận cao hơn trên mỗi đơn. Kết quả là lô sắp hết hạn nằm lại, lô xa hạn được bán trước.

Không ai chịu trách nhiệm khoảnh khắc nhập về. Ivan Bonnot, chủ một chuỗi cửa hàng mỹ phẩm, từng thử cách đơn giản: bắt buộc dán tem hạn dùng lên từng hộp ngay khi nhận hàng. Cách này giúp phần nào, nhưng chỉ có tác dụng khi có người kiểm kê đối chiếu tem với số liệu hệ thống mỗi tuần. Nếu không, tem trở thành đồ trang trí.

Kiểm kê cuối kỳ tính tồn theo mã chứ không theo lô. Cuối năm báo cáo ghi còn 40 hộp, thực tế trong đó 15 hộp quá hạn. Bạn tưởng mình có 40 hộp bán được, nhưng chỉ có 25 hộp dùng được.

Vấn đề gốc là: nếu không có lô và hạn dùng, không có cách nào biết món nào cần xuất trước — chỉ còn cách nhớ.

3/ Bốn bước đưa FEFO vào quy trình nhập xuất

1/ Ghi nhận lô và hạn dùng ở khâu nhập kho, trước khi hàng lên kệ. Người nhận hàng phải nhập lô, hạn sử dụng, số lượng cho từng lô. Bước này không làm thì các bước sau đều vô nghĩa, vì hệ thống không còn dữ liệu để chỉ đâu xuất trước.

2/ Đặt nguyên tắc xuất kho là hết hạn sớm nhất trước, không phải nhập trước trước. Người bán chỉ cần theo chỉ dẫn của phần mềm mở đúng lô. Không cần tự so kệ, cũng không cần nhớ.

3/ Cảnh báo trước mốc sắp hết hạn. Mốc này phải đủ xa để còn xử lý: hàng mỹ phẩm nên cảnh báo từ một đến ba tháng, thực phẩm khô ba mươi đến sáu mươi ngày, thực phẩm đông lạnh ngắn hơn. Cảnh báo muộn hơn mốc đó thì chỉ còn ném.

4/ Đối chiếu hạn dùng với số liệu tồn trong kiểm kê. Kiểm kê không chỉ đếm còn bao nhiêu, mà phải đếm theo lô: lô nào hết hạn, lô nào sắp hết, lô nào còn tốt. Số liệu không có lô thì báo cáo tồn vẫn là con số ảo.

Bốn bước đó không cần thay đổi cả kho, chỉ cần sửa thứ tự ưu tiên: lô hết hạn sớm hơn được xuất trước.

4/ Cách ghi nhận hạn dùng cho từng lô hàng

Có ba mức độ ghi nhận, tùy quy mô.

• Theo mã hàng: ghi hạn dùng đại diện cho tất cả lô cùng mã. Cách này đơn giản nhưng sai khi có nhiều lô hết hạn khác nhau, và sai theo kiểu khó phát hiện: báo cáo vẫn đẹp, chỉ đến khi phát hiện thì đã muộn.
• Theo lô nhập: mỗi lần nhập tạo một lô riêng, có hạn dùng riêng. Đây là mức cần thiết với hàng có hạn dùng.
• Theo lô và vị trí: ngoài lô còn ghi hàng nằm ở kệ nào, kho nào. Với kho nhiều nơi, đây là mức giúp tìm đúng lô cần xuất mà không phải chạy khắp kho.

Với cửa hàng một kho, mức thứ hai là đủ. Với chuỗi vài cửa hàng hoặc kho trung tâm, nên đi tới mức thứ ba.

Một điểm dễ bỏ qua: hạn dùng nên được nhập bằng ngày cụ thể, không chỉ bằng tháng. Hai lô cách nhau một tuần có thể là một lô bán được và một lô bị hỏng.

5/ Cách xử lý hàng sắp hết hạn trước khi bị chôn vốn

Hàng sắp hết hạn không phải lúc nào cũng phải bán rẻ. Có mấy cách xử lý, theo thứ tự nên thử:

Đẩy lên vị trí bán. Lô sắp hết hạn đặt ở quầy, lên kệ ngang tầm mắt. Thay vì nằm chỗ sâu nhất kho, nó được tiếp cận trước.

Chọn kênh bán đúng. Nhiều hộp kem chống nắng hết hạn trong hai tháng vẫn bán tốt trên kênh livestream dưới dạng combo giảm giá. Nhưng kênh này chỉ hiệu quả nếu bạn biết chính xác lô nào còn bao lâu, chứ không phải đoán.

Trả lại nhà cung cấp hoặc đổi lô. Với một số mặt hàng, nhà cung cấp nhận lại hoặc đổi lô mới trong thời gian nhất định. Việc này cần hạn dùng ghi rõ để biết còn trong thời hạn đổi hay không.

Kiểm kê chọn lọc. Trước mỗi đợt nhập, kiểm tra lô nào sắp hết để ưu tiên xuất. Cách này giữ quyền chủ động, thay vì đợi hết hạn rồi mới biết.

Nếu bạn không làm được một trong ba cách trên, vẫn có giải pháp bán rẻ theo lô, nhưng đó là cách cuối. Bán đúng lô sắp hết hạn cho đúng người đang cần nó tốt hơn bán hết cho nhiều người rồi phát hiện phần tồn đã chết.

6/ Tính năng quản lý hạn dùng trên phần mềm EBIZ

eBizWarehouse có nhóm tính năng quản lý hạn sử dụng hàng hóa, xử lý trực tiếp vấn đề lô và hạn dùng:

• Quản lý hạn sử dụng hàng hóa. Ghi nhận hạn dùng cho từng mặt hàng, theo lô khi cần. Đây là dữ liệu nền cho mọi xử lý phía sau.
• Cảnh báo hàng sắp hết hạn và quá hạn. Hàng sắp hết hạn báo trước để còn xử lý, hàng đã quá hạn tách riêng khỏi tồn kho bán. Cảnh báo này nên đặt ở mức đủ xa, không phải ở mức phát hiện muộn.
• Quản lý theo lô hàng. Mỗi lô có hạn dùng riêng, nên biết chính xác lô nào cần xuất trước thay vì suy đoán từ mã hàng.
• Kiểm kê theo lô. Khi kiểm kê, đối chiếu từng lô với hạn dùng thực tế, từ đó phát hiện lô nào đã chết mà báo cáo tồn vẫn đang tính.
• Xuất kho theo hạn dùng. Việc xuất kho dựa trên chỉ dẫn của hệ thống, người lấy hàng không cần tự quyết định lô nào trước.
• Xem tồn kho theo lô và hạn dùng. Bạn thấy được toàn bộ lô đang có và hạn từng lô, biết món nào cần xử lý gấp trong ba mươi ngày tới.
• Báo cáo tồn kho, xuất nhập. Báo cáo gắn hạn dùng với số lượng, nên biết giá trị vốn nằm ở lô nào sắp chết.
• Phân quyền người dùng. Việc ghi nhận và sửa hạn dùng chỉ do người có quyền, tránh trường hợp hạn dùng bị sửa để hợp với thực tế kho.

Với kho thuốc, mỹ phẩm và thực phẩm, phần quản lý hạn dùng không phải tính năng phụ. Nếu không có, dù tồn kho đẹp đến mấy thì vẫn có phần vốn nằm im trong đó.

7/ Câu hỏi thường gặp

FEFO và FIFO khác nhau chỗ nào?

FIFO xuất trước mặt hàng nhập trước, hợp với hàng không có hạn dùng. FEFO xuất trước mặt hàng hết hạn trước, bất kể nhập sớm hay muộn. Kho hàng có hạn dùng như thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm nên dùng FEFO.

Phần mềm quản lý kho nào hỗ trợ quản lý theo lô?

eBizWarehouse quản lý theo lô hàng, có ghi nhận hạn sử dụng, cảnh báo hàng sắp hết hạn và quá hạn, kiểm kê theo lô. Đây là nhóm tính năng cần có với mặt hàng có hạn dùng.

Có bắt buộc phải quản lý theo lô không?

Với hàng có hạn dùng, không quản lý theo lô thì không biết lô nào cần xuất trước, và đến khi phát hiện quá hạn thường đã muộn. Với hàng không có hạn dùng thì không cần.

Nên cảnh báo hàng sắp hết hạn trước bao lâu?

Phụ thuộc tốc độ bán và khả năng xử lý. Mỹ phẩm thường từ một đến ba tháng, thực phẩm khô ba mươi đến sáu mươi ngày, hàng đông lạnh ngắn hơn. Mốc quan trọng là đủ thời gian xử lý, không chỉ đủ để biết.

Hàng quá hạn có nên tính vào tồn kho bán không?

Không. Nên tách khỏi tồn kho bán, vì nếu không thì báo cáo tồn vẫn cao trong khi hàng thực tế không dùng được. Việc này cũng giúp tồn kho phản ánh đúng hàng có thể bán.

Kiểm kê cuối năm có cần đối chiếu hạn dùng không?

Có. Kiểm kê cuối năm nên đếm theo lô và ghi lại hạn dùng từng lô. Đây là lúc phát hiện vốn nằm ở lô quá hạn để xử lý sớm, thay vì mang sang năm sau.