Quản lý phòng gym: hội viên, lịch tập và doanh thu

Mục lục bài viết

• 1/ Phòng gym quản khó ở chỗ nào
• 2/ Hội viên: đóng tiền trước và giữ chân
• 3/ Lịch tập và xếp ca: không trùng, không trống
• 4/ Thiết bị và bảo trì: không để hỏng đột xuất
• 5/ Doanh thu và chi phí: lãi thật hay lỗ
• 6/ Tính năng quản lý phòng gym trên phần mềm EBIZ
• 7/ Câu hỏi thường gặp

---

1/ Phòng gym quản khó ở chỗ nào

Phòng gym khác quán cafe ở ba điểm: tiền thu trước theo tháng hoặc năm nên dòng tiền ổn định nhưng phải giữ chân khách, lịch tập theo ca nên xếp ca phải chuẩn, và thiết bị đắt tiền phải bảo trì định kỳ.

Tiền thu trước theo tháng hoặc năm. Hội viên đóng 500.000-1.500.000đ một tháng hoặc 5-10 triệu một năm. Tiền thu trước là dòng tiền ổn định, nhưng nếu hội viên không quay lại thì refund hoặc mất khách. Giữ chân hội viên là giữ doanh thu.

Lịch tập theo ca. Phòng gym mở 5h-22h, ca sáng 5h-9h đông người tập trước đi làm, ca tối 17h-21h đông nhất. Nhân viên và huấn luyện viên phải đủ cho ca đông. Ca vắng không cần nhiều người.

Thiết bị đắt tiền. Máy chạy bộ, máy tập tạ, máy elip giá 20-50 triệu một chiếc. Thiết bị hỏng giữa ca là khách phàn nàn, sửa gấp tốn tiền. Bảo trì định kỳ rẻ hơn sửa đột xuất.

Một tình huống hay gặp: phòng gym 200 hội viên, tháng này 30 hội viên không gia hạn vì thiết bị cũ và phòng đông. Cuối tháng mất 15 triệu doanh thu và mất khách quen. Tìm không ra vì không theo dõi tỷ lệ gia hạn theo tháng.

2/ Hội viên: đóng tiền trước và giữ chân

Hội viên là dòng tiền trước, phòng gym có tiền mặt ngay đầu tháng để trả tiền thuê mặt bằng và lương.

Vé tháng và vé năm. Vé tháng 500.000-1.500.000đ, vé năm 5-10 triệu giảm 15-20% so với vé tháng. Vé năm giữ khách cả năm, tiền thu trước lớn. Vé tháng linh hoạt hơn cho khách không chắc chắn.

Gói tập với huấn luyện viên cá nhân. Khách mua gói 10 buổi với PT giá 3-5 triệu, thanh toán trước. PT theo dõi tiến độ, khách thấy kết quả là gia hạn. Không có PT là khách tập một mình nhàm chán, dễ bỏ.

Nhắc gia hạn trước hạn 7 ngày. Hội viên sắp hết hạn nhắn nhắc gia hạn trước 7 ngày, tặng giảm giá 10% nếu gia hạn sớm. Nhắc đúng lúc thì hội viên gia hạn ngay, không để đến khi hết hạn mới nhắc — khách đã bỏ tập từ lâu.

Cuối tháng đếm tỷ lệ gia hạn: số hội viên gia hạn chia tổng hội viên hết hạn. Dưới 60% là có vấn đề: thiết bị cũ, phòng đông, hoặc huấn luyện viên kém. Trên 80% là phòng gym giữ chân tốt.

3/ Lịch tập và xếp ca: không trùng, không trống

Phòng gym bán theo lượt tập và theo ca. Quản lịch tập là quản ca nhân viên và huấn luyện viên.

Ca nhân viên theo giờ đông. Ca sáng 5h-9h cần 2 nhân viên và 1 PT, ca tối 17h-21h cần 3 nhân viên và 2 PT. Ca vắng 9h-17h chỉ cần 1 nhân viên. Xếp ca theo giờ đông là đủ người giờ cao điểm mà không thừa người giờ vắng.

Đăng ký lớp tập theo khung giờ. Lớp yoga, zumba, spinning bán theo khung giờ cố định: sáng 7h, trưa 12h, tối 19h. Mỗi lớp 30-40 người. Khách đăng ký trước, đầy lớp thì đóng đăng ký. Không đăng ký trước là lớp quá đông hoặc quá vắng.

Check-in hội viên bằng thẻ hoặc vân tay. Hội viên vào phòng quét thẻ hoặc vân tay, hệ thống ghi nhận lượt tập. Không check-in là nhân viên không biết ai tập, ai không tập, không phát hiện hội viên cho bạn mượn thẻ.

Cuối tháng đếm lượt tập theo giờ: giờ nào đông nhất, giờ nào vắng nhất. Giờ đông thì thêm lớp tập, giờ vắng thì giảm nhân viên. Lượt tập trung bình mỗi hội viên dưới 8 lượt một tháng là hội viên không tập đều, nguy cơ bỏ.

4/ Thiết bị và bảo trì: không để hỏng đột xuất

Thiết bị gym đắt tiền, hỏng giữa ca là khách phàn nàn và sửa gấp tốn tiền. Bảo trì định kỳ rẻ hơn sửa đột xuất.

Lịch bảo trì theo tháng. Máy chạy bộ bảo trì mỗi tháng: tra dầu, kiểm tra băng tải, siết ốc. Máy tập tạ kiểm tra dây cáp mỗi quý. Lịch bảo trì rõ thì thiết bị chạy ổn định, tuổi thọ tăng gấp đôi.

Sổ theo dõi thiết bị. Mỗi máy có sổ: ngày mua, giá, ngày bảo trì gần nhất, lần hỏng gần nhất, chi phí sửa. Thiết bị nào hỏng nhiều thì cân nhắc thay mới thay vì sửa liên tục.

Dụng cụ vệ sinh theo ca. Khăn lau máy, nước lau sàn, giấy vệ sinh theo ca phải đủ. Khách tập xong lau máy là văn hóa phòng gym. Thiếu dụng cụ vệ sinh là máy bẩn, khách phàn nàn.

Tháng nào chi phí sửa chữa vượt 5% doanh thu thì xem lại: thiết bị cũ quá nên thay, hay bảo trì không đều. Mỗi nguyên nhân một cách xử lý khác nhau.

5/ Doanh thu và chi phí: lãi thật hay lỗ

Phòng gym có lãi thật hay không phải trừ chi phí: tiền thuê mặt bằng, lương nhân viên và PT, điện nước, bảo trì thiết bị, tháng vắng khách.

Tiền thuê mặt bằng là chi phí lớn nhất. Phòng gym cần diện tích lớn, tiền thuê 20-50 triệu một tháng. Diện tích phải đủ cho máy tập và lớp tập, nhưng không dư thừa. Diện tích dư là tiền thuê lãng phí.

Lương PT theo hoa hồng. PT nhận lương cơ bản cộng hoa hồng trên gói tập đã bán. Hoa hồng 20-30% giá gói tập. PT bán được gói là thu nhập cao, phòng gym có doanh thu. Không có hoa hồng thì PT không tích cực bán gói.

Điện nước và điều hòa. Phòng gym mở máy lạnh liên tục, điện nước cao. Điều hòa phải chạy đủ mát nhưng không quá lạnh. Điện nước vượt 15% doanh thu thì xem lại: điều hòa cũ tốn điện, hoặc mở quá nhiều máy.

Cuối năm tính lãi thật: tổng doanh thu trừ tiền thuê, lương, điện nước, bảo trì. Lãi ròng dưới 10% doanh thu thì cần xem lại giá vé hoặc chi phí. Phòng gym dưới 200 hội viên thường lỗ, trên 300 hội viên mới có lãi ổn định.

6/ Tính năng quản lý phòng gym trên phần mềm EBIZ

• Quản hội viên: vé tháng, vé năm, gói PT — ngày hết hạn và cảnh báo trước 7 ngày.
• Check-in bằng thẻ hoặc vân tay: ghi nhận lượt tập, phát hiện hội viên cho bạn mượn thẻ.
• Lịch lớp tập theo khung giờ: yoga, zumba, spinning — đăng ký trước, đầy lớp thì đóng.
• Xếp ca nhân viên và PT theo giờ đông vắng.
• Sổ theo dõi thiết bị: ngày mua, bảo trì, hỏng, chi phí sửa.
• Báo cáo doanh thu theo tháng: vé tháng, vé năm, gói PT — so với chi phí thuê, lương, điện nước.

Bài liên quan nên đọc:

• Phần mềm quản lý spa: hồ sơ da, liệu trình và chăm sóc khách
• Phần mềm quản lý massage: xếp phòng, xoay ca và tính giờ
• Phần mềm quản lý salon: quản lịch, thợ, kho mỹ phẩm và tiền

Xem thêm: Tính năng phần mềm · Bảng giá · Câu hỏi thường gặp · Liên hệ tư vấn

7/ Câu hỏi thường gặp

Phòng gym mấy hội viên thì cần phần mềm? Từ 50 hội viên trở lên. Dưới 50 hội viên thì nhớ được, trên 50 là phải quản vé hết hạn, lượt tập, PT và thiết bị. Phần mềm nhắc gia hạn và gom dữ liệu một chỗ.

Vé năm hay vé tháng tốt hơn cho phòng gym? Vé năm tốt cho dòng tiền trước và giữ chân khách cả năm. Vé tháng linh hoạt hơn cho khách mới chưa chắc chắn. Nên bán cả hai: vé năm giảm 15-20% để khuyến khích cam kết dài hạn, vé tháng cho khách mới thử.

Làm sao để giữ hội viên không bỏ? Thiết bị sạch và hoạt động tốt, phòng không quá đông giờ cao điểm, PT theo dõi tiến độ, nhắc gia hạn trước 7 ngày với giảm giá. Bốn điều này làm tốt thì tỷ lệ gia hạn trên 70%.

Có nên bán thực phẩm bổ sung tại phòng gym không? Nên nếu có khách hỏi. Protein, whey, vitamin biên lãi 30-40%, khách tập xong mua luôn tiện. Nhưng phải ghi riêng bill bán lẻ, không gộp vào bill hội viên để tránh thất thoát.

Gọi hotline 0907.943.968 để được tư vấn phần mềm phù hợp với phòng gym của bạn.