THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm quản lý massage: xếp phòng, xoay ca và tính giờ
Tiệm massage bán phòng và giờ kỹ thuật viên nên cần sơ đồ trống bận, xoay tua đều, bấm giờ tính tip rõ. Cách xếp phòng, chia tip, bán gói và chống thu ngoài.
VẬN HÀNH SPA
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm quản lý massage: xếp phòng, xoay ca và tính giờ
Tiệm massage bán phòng và giờ của kỹ thuật viên. Phòng trống mà khách chờ là mất tiền, hai lễ tân xếp trùng một phòng là cãi nhau, kỹ thuật viên làm nhiều mà chia không đều là mất người. Ghi sổ thì lúc đông là loạn: phòng nào trống ghi ở đâu, ai đang rảnh không ai biết, tiền giờ và tiền tip cộng tay cuối ca dễ sai. Phần mềm quản lý massage sinh ra để nhìn một bảng biết phòng nào trống, ai đang rảnh, giờ nào tính tiền nào. Bài này nói về quy trình quản tiệm massage và những tính năng phần mềm nào thật sự cần. Nếu bạn đang mở spa massage, foot massage hay chuỗi xông hơi bấm huyệt, phần xếp phòng và xoay ca là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Tiệm massage quản khó ở chỗ nào
Ba điểm làm tiệm massage khó quản hơn cửa hàng bán lẻ.
Bán phòng và giờ, không bán món. Một phòng một giờ chỉ phục vụ được một lượt khách. Phòng trống là mất hẳn, kỹ thuật viên ngồi chờ là tốn lương. Quản massage trước hết là quản công suất phòng và giờ rảnh của người làm.
Tiền chia ba dòng. Tiền giờ dịch vụ của tiệm, tiền tip của khách cho kỹ thuật viên, tiền bán gói thu trước. Ba dòng lẫn vào nhau là cuối ca không biết bao nhiêu là của tiệm, bao nhiêu phải trả người làm. Tip tính sai là mất kỹ thuật viên giỏi ngay.
Khách cần yên tĩnh, lễ tân cần nhanh. Khách massage không muốn chờ ồn ào ở sảnh. Xếp phòng chậm, dẫn nhầm phòng, gọi kỹ thuật viên không có mặt là trải nghiệm hỏng từ phút đầu. Quản massage là quản tốc độ xếp chỗ, không chỉ quản tiền.
Ba điểm này làm cho phần mềm bán lẻ thuần túy không đủ. Cần thêm sơ đồ phòng trống bận, xoay tua kỹ thuật viên, bấm giờ từng lượt. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Xếp phòng và xoay kỹ thuật viên sao cho đều
Phòng massage có ba trạng thái: trống, đang phục vụ, đang dọn vệ sinh. Ba trạng thái hiện trên một bảng, lễ tân nhìn là xếp được ngay.
Ghi đủ bốn thông tin mỗi lượt. Tên khách, dịch vụ và thời lượng, phòng xếp, kỹ thuật viên phục vụ và giờ vào. Thiếu giờ vào là tính giờ sai, thiếu phòng là trùng, thiếu kỹ thuật viên là xoay ca lệch.
Xoay tua công bằng. Ai rảnh lâu nhất làm trước, ai vừa xong nghỉ theo thứ tự. Không xoay bằng cảm tính của lễ tân, không dồn khách đẹp cho một người. Xoay đều thì kỹ thuật viên ít xích mích, tiệm giữ được người.
Xử lý khách chọn người và khách đi nhóm. Khách quen chọn kỹ thuật viên thì xếp đúng người đó, khách phải chờ thì báo giờ chờ thật. Khách đi nhóm thì xếp phòng cạnh nhau, chia kỹ thuật viên cùng lúc vào. Nhóm khách chờ một người là mất cả nhóm.
Bảng phòng chuẩn thì phòng kín mà không chen, người làm đều tay không lúc rảnh lúc ngập. Đây là tính năng đáng tiền nhất của phần mềm massage.
3/ Tính giờ, tính tip và chống thất thoát
Tiền massage tính theo thời lượng thực, có ba việc phải chặt.
Bấm giờ vào ra rõ ràng. Giờ vào tính từ lúc khách vào phòng, giờ ra lúc xong dịch vụ. Quá giờ thì phụ thu theo bảng, khách biết trước. Không bấm giờ là kỹ thuật viên tự kéo dài hoặc rút ngắn, tiệm không kiểm được.
Tách tip khỏi doanh thu. Tip là tiền khách cho người làm, ghi riêng từng lượt, trả đủ cho kỹ thuật viên. Không gộp tip vào doanh thu rồi chia lại, vì chia lại là sinh nghi ngờ. Hệ thống ghi tip theo lượt thì cuối ca cộng một phát ra số.
Chống làm ngoài và thu ngoài. Mỗi lượt phục vụ phải có phiếu trong hệ thống, kỹ thuật viên không có phiếu không vào phòng. Thu tiền đúng phiếu, giảm giá phải có người duyệt. Quản lỏng chỗ này là tiền chảy ra ngoài mà sổ vẫn đẹp.
Ba việc chặt thì cuối ca đối chiếu vài phút: tiền giờ khớp phiếu, tip khớp người, không còn khoản nào ngoài sổ.
4/ Bán gói, thẻ và giữ khách quen
Khách massage quay lại đều là nguồn thu ổn định nhất, giữ bằng gói và thẻ.
Bán gói theo lượt. Gói 10 buổi body giá rẻ hơn mua lẻ, mỗi lần đến trừ một buổi, còn lại mấy buổi hiện rõ. Gói phải có hạn dùng, không thì tiền thu rồi mà nghĩa vụ treo mãi.
Thẻ nạp tiền trừ dần. Khách nạp một khoản rồi mỗi lần làm trừ theo giá dịch vụ, có ưu đãi thành viên. Số dư từng thẻ phải đúng đến đồng, trừ gắn với phiếu dịch vụ, không trừ tay ngoài hệ thống.
Nhắc khách quay lại. Khách massage thường đi theo kỳ, tuần một hai lần hoặc tháng vài lần. Đến kỳ thì nhắn nhắc, kèm tên kỹ thuật viên khách hay chọn và giờ trống gần nhất để khách chỉ việc đồng ý.
Khách quen quay lại đều thì phòng kín không cần quảng cáo tìm khách mới, kỹ thuật viên cũng có khách đều tay.
5/ Quản kho dầu, khăn và vệ sinh phòng
Kho massage ít món nhưng hết là dừng phục vụ ngay.
Dầu và tinh dầu. Mỗi dịch vụ tốn một lượng có thể ước tính. Nhập kho ghi đủ số lượng giá nhập, trừ dần theo lượt làm, đặt mức báo hết. Tinh dầu đắt tiền nên hao hụt một ít cũng đáng kể.
Khăn và đồ dùng một lần. Khăn phải đủ vòng quay giặt, đồ dùng một lần phải đủ cho ca đông. Hết khăn sạch là phòng trống cũng không đón được khách. Kiểm tồn đầu ca, thiếu thì bổ sung trước giờ cao điểm.
Vệ sinh phòng giữa các lượt. Phòng xong khách phải dọn trước khi đón lượt sau, bảng phòng chuyển trạng thái đang dọn để lễ tân không xếp trùng. Phòng bẩn đón khách mới là mất khách ngay lần đầu đến.
Kho và vệ sinh chuẩn thì phòng luôn sẵn sàng đón, kỹ thuật viên vào làm không phải chờ đồ.
6/ Tính năng cho tiệm massage trên phần mềm EBIZ
EbizSpa là phần mềm quản lý spa, salon tóc, massage offline, xử lý trọn mô hình bán phòng và giờ người làm:
Với tiệm massage từ vài phòng đến chuỗi nhiều điểm, EbizSpa thay bảng phòng giấy bằng sơ đồ trống bận trực tiếp, giờ tính đúng từng phút, tip trả đúng từng người.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý massage gồm những gì?
Sơ đồ phòng trống bận, xoay tua kỹ thuật viên, bấm giờ tính tiền theo thời lượng, tách tip theo người, bán gói và thẻ thành viên, quản kho dầu vật tư, báo cáo theo phòng và theo người. Khác phần mềm bán lẻ ở chỗ quản công suất phòng và giờ người làm thay vì quản tồn kho.
Xếp phòng massage cần ghi những gì?
Tên khách, dịch vụ và thời lượng, phòng xếp, kỹ thuật viên phục vụ và giờ vào. Thiếu giờ vào là tính giờ sai, thiếu phòng là trùng, thiếu người là xoay ca lệch.
Tính tip kỹ thuật viên thế nào?
Ghi riêng từng lượt cho đúng người làm, không gộp vào doanh thu rồi chia lại. Cuối ca cộng tự động từ phiếu, trả đủ cho kỹ thuật viên, số liệu ai cũng xem được.
Làm sao chống nhân viên thu ngoài?
Lượt nào cũng phải có phiếu trong hệ thống mới được vào phòng, thu đúng phiếu, giảm giá có người duyệt. Cuối ca đối chiếu tiền giờ và tip với phiếu, khoản nào ngoài phiếu là lòi ra ngay.
Tiệm massage nhỏ có cần phần mềm không?
Cần từ lúc có trên ba phòng hoặc năm kỹ thuật viên. Dưới mức đó còn nhớ bằng đầu, trên mức đó xếp tay là trùng phòng lệch tua, sai một ca là mất nhiều hơn tiền phần mềm.
Chuỗi nhiều điểm massage quản tập trung được không?
Được. Mỗi điểm xếp phòng và xoay ca độc lập, gói và thẻ khách dùng chung các điểm, số liệu tổng hợp về cho chủ. So sánh được điểm nào kín phòng, ai làm tốt ở đâu.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.