THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm quản lý spa: hồ sơ da, liệu trình và chăm sóc khách
Quản spa là quản hồ sơ da từng khách, liệu trình nhiều buổi và lịch theo giường máy. Cách ghi hồ sơ, trừ buổi, nhắc đúng nhịp và chăm sóc sau để khách mua gói tiếp.
VẬN HÀNH SPA
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm quản lý spa: hồ sơ da, liệu trình và chăm sóc khách
Bài trước nói phần mềm quản lý salon tóc và quản trọn salon làm đẹp. Bài này đi sâu vào spa chăm sóc da và thư giãn, nơi khách mua theo liệu trình nhiều buổi và quay lại theo hồ sơ da của riêng mình. Nhiều chủ spa có sổ đặt lịch rồi nhưng hồ sơ da khách ghi giấy, buổi nào làm gì không ai nhớ, khách bỏ giữa liệu trình không ai nhắc. Bài này nói về cách quản spa theo hồ sơ từng khách, từ soi da, lên liệu trình đến chăm sóc sau. Nếu bạn đang vận hành spa chăm sóc da, clinic làm đẹp hay trung tâm thư giãn, phần hồ sơ khách và nhắc liệu trình là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Spa quản khó ở chỗ nào
Ba điểm làm spa khó quản hơn cửa hàng bán lẻ.
Bán kết quả theo thời gian, không bán món. Khách mua liệu trình 10 buổi chăm sóc da, hiệu quả đến sau nhiều tuần. Giữa chừng khách nản bỏ cuộc là tiền gói thành tranh chấp, uy tín mất. Quản spa trước hết là quản sự đều đặn của từng khách qua từng buổi.
Mỗi khách một tình trạng da. Da dầu, da khô, da nhạy cảm, da mụn mỗi loại một cách làm, một loại mỹ phẩm. Làm sai cho da nhạy cảm là hỏng da khách, đền không xuể. Không có hồ sơ từng khách là chuyên viên mới vào làm mò, sai từ buổi đầu.
Tiền thu trước, nghĩa vụ trả sau. Gói và thẻ nạp là tiền khách trả trước cho nhiều buổi sau. Sổ ghi không rõ còn nợ khách bao nhiêu buổi, thẻ còn dư bao nhiêu là cuối tháng không biết mình đang nợ bao nhiêu nghĩa vụ. Quản lỏng chỗ này là càng bán được càng rủi ro.
Ba điểm này làm cho phần mềm bán lẻ thuần túy không đủ. Cần thêm hồ sơ da từng khách, trừ buổi theo liệu trình, nhắc khách đi đúng hẹn. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Hồ sơ da: thứ giữ khách ở lại với spa
Hồ sơ khách spa có bốn phần, thiếu phần nào là chuyên viên làm mù phần đó.
Thông tin và tình trạng da. Loại da, vấn đề đang gặp, tiền sử dị ứng, sản phẩm đang dùng ở nhà. Ghi ngay buổi soi da đầu tiên, cập nhật mỗi khi da thay đổi. Khách đổi mùa da đổi theo, hồ sơ cũ không cập nhật là làm theo công thức cũ cho làn da mới.
Lịch sử từng buổi làm. Ngày nào, làm dịch vụ gì, dùng mỹ phẩm nào, ai làm, da phản ứng ra sao. Buổi sau đọc lại buổi trước mới biết nên tăng hay giảm, đổi sản phẩm hay giữ nguyên. Không có lịch sử là mỗi buổi làm lại từ đầu, khách thấy spa không hiểu da mình.
Liệu trình đang theo. Khách đang ở buổi mấy của gói nào, còn lại mấy buổi, hạn dùng đến khi nào. Lễ tân và chuyên viên cùng xem được, khách hỏi là trả lời ngay không cần tìm sổ.
Sở thích và lưu ý. Sợ đau, dị ứng mùi nào, thích chuyên viên nào, khung giờ hay đến. Khách đến không cần nói lại mà spa đã biết là trải nghiệm giữ khách tốt nhất.
Hồ sơ đầy đủ thì chuyên viên nghỉ việc cũng không mang khách đi được, vì kiến thức về khách nằm trong hệ thống chứ không nằm trong đầu một người.
3/ Quản liệu trình nhiều buổi không để sót
Liệu trình là gói dịch vụ bán trước làm sau, quản có ba việc.
Ghi rõ gói gồm gì. Mua ngày nào, bao nhiêu buổi, mỗi buổi làm gì, hạn dùng đến khi nào. Ghi thiếu hạn dùng là khách để hai năm mới đến làm nốt, tiền thu rồi mà nghĩa vụ còn treo.
Trừ buổi mỗi lần khách đến. Làm buổi nào trừ buổi đó, còn lại mấy buổi hiện rõ cho cả lễ tân và khách xem. Không trừ là làm thừa không thu thêm được, trừ sai là khách phàn nàn. Mỗi lần trừ gắn với phiếu dịch vụ có chữ ký xác nhận của khách càng chắc.
Theo dõi tiến triển qua các buổi. Da khách cải thiện ra sao sau từng buổi, có chụp ảnh so sánh càng tốt. Khách thấy tiến triển thì đi đều và mua gói tiếp, không thấy gì thì bỏ giữa chừng. Số liệu tiến triển cũng là bằng chứng khi khách thắc mắc sao làm mãi chưa đẹp.
Liệu trình quản chặt thì tiền gói là doanh thu trả trước chắc chắn, khách đi đều thì quay lại mua gói tiếp. Quản lỏng thì gói bán ra thành nợ nghĩa vụ không biết bao giờ trả hết.
4/ Đặt lịch theo giường, máy và chuyên viên
Lịch spa phức tạp hơn tiệm tóc vì một dịch vụ cần cả người lẫn thiết bị.
Ghi đủ năm thông tin mỗi lịch. Tên khách, dịch vụ và thời lượng, chuyên viên phục vụ, giường hoặc phòng, máy dùng nếu có. Thiếu máy là trùng thiết bị, hai khách cùng cần một máy triệt lông là một người phải chờ giữa buổi.
Xếp theo thời gian dịch vụ. Chăm sóc da cơ bản một tiếng, liệu trình chuyên sâu hai ba tiếng. Lịch phải tính giờ kết thúc từ giờ bắt đầu cộng thời lượng, cộng giờ dọn giường giữa các khách. Xếp đều mỗi khách một tiếng thì dịch vụ dài tràn sang khách sau.
Nhắc lịch trước giờ hẹn. Nhắn tin hoặc gọi nhắc khách trước một ngày. Liệu trình cách nhau một hai tuần mới hiệu quả, khách quên một buổi là cả liệu trình lệch nhịp. Nhắc một tin giữ được nhịp của cả gói.
Lịch chuẩn thì giường kín mà không chen, máy không trùng, chuyên viên làm đều tay. Đây là phần vận hành đáng tiền nhất của phần mềm spa.
5/ Chăm sóc sau và nhắc khách quay lại
Spa hơn nhau ở sau buổi làm, không phải trong buổi làm.
Dặn dò sau dịch vụ. Sau buổi làm khách cần kiêng gì, bôi gì, bao lâu quay lại. Dặn bằng miệng khách quên ngay, nhắn tin sau buổi thì khách giữ được. Dặn dò ghi trong hồ sơ để buổi sau hỏi lại khách có làm theo không.
Nhắc đúng nhịp liệu trình. Liệu trình da thường cách nhau một hai tuần. Nhắc khách đến đúng hẹn vừa tốt cho kết quả vừa giữ doanh thu đều. Tin nhắn nên kèm tên chuyên viên khách hay làm và giờ trống gần nhất để khách chỉ việc trả lời đồng ý.
Ưu đãi khách thân thiết. Giảm giá gói tiếp theo, tặng buổi chăm sóc sinh nhật, tích điểm đổi dịch vụ. Ưu đãi ghi trong hệ thống để lễ tân nào thu cũng áp đúng, không thiên vị, không quên.
Khách đi hết một liệu trình có kết quả là tự mua gói tiếp và giới thiệu bạn bè. Chăm sóc sau tốt thì spa không tốn tiền tìm khách mới.
6/ Tính năng cho spa trên phần mềm EBIZ
EbizSpa là phần mềm quản lý spa, salon tóc, massage offline, xử lý trọn mô hình bán liệu trình theo hồ sơ khách:
Với spa từ một điểm đến chuỗi nhiều chi nhánh, EbizSpa gom hồ sơ da, liệu trình, lịch và thẻ thành viên về một chỗ, khách đi đều từng buổi và quay lại mua gói tiếp.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý spa gồm những gì?
Hồ sơ da từng khách, quản liệu trình nhiều buổi, đặt lịch theo người giường máy, nhắc đúng nhịp liệu trình, thẻ thành viên, kho mỹ phẩm, tính hoa hồng, báo cáo theo chuyên viên và dịch vụ. Khác phần mềm bán lẻ ở chỗ quản tiến triển từng khách qua nhiều buổi thay vì quản tồn kho.
Hồ sơ da khách cần ghi những gì?
Loại da, vấn đề đang gặp, dị ứng, lịch sử từng buổi làm và mỹ phẩm đã dùng, liệu trình đang theo, sở thích và chuyên viên hay chọn. Đủ bốn phần thì chuyên viên mới vào cũng làm tiếp được không cần hỏi lại khách từ đầu.
Quản liệu trình spa thế nào để khách không bỏ giữa chừng?
Ghi gói gồm mấy buổi hạn dùng bao lâu, mỗi lần đến trừ một buổi hiện rõ số còn lại, theo dõi tiến triển có ảnh so sánh, nhắc khách đi đúng nhịp một hai tuần. Khách thấy tiến triển thì tự đi đều.
Đặt lịch spa cần ghi những gì?
Tên khách, dịch vụ và thời lượng, chuyên viên phục vụ, giường hoặc phòng, máy dùng nếu có. Thiếu máy là trùng thiết bị, thiếu thời lượng là xếp giờ sai.
Thẻ nạp tiền spa cần quản gì?
Số dư từng thẻ của từng khách, trừ theo dịch vụ thực gắn với phiếu, đối chiếu cuối ngày ba dòng tiền mặt chuyển khoản trừ thẻ. Lúc trừ thẻ không phải doanh thu mới, báo cáo phải phân biệt để không tính hai lần.
Chuỗi spa dùng chung hồ sơ khách được không?
Được. Mỗi điểm vận hành độc lập, hồ sơ da, liệu trình và thẻ khách dùng chung các điểm, số liệu tổng hợp về cho chủ. Khách mua gói ở điểm này làm ở điểm khác vẫn trừ đúng, lịch sử buổi làm theo khách đi khắp chuỗi.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.