THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Quản lý karaoke: tính giờ phòng, bia và chống thất thoát
Quán karaoke cần bấm giờ từng phòng, giá theo khung giờ, bia gắn với phòng và xếp phòng giờ cao điểm. Cách tính giờ, quản bia và chống thất thoát.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Quản lý karaoke: tính giờ phòng, bia và chống thất thoát
Quán karaoke bán giờ phòng hát. Phòng trống mà khách chờ là mất tiền, hai lễ tân xếp trùng một phòng là cãi nhau, giờ vào ghi sai mười phút là tính tiền sai cả phòng. Ghi giờ giấy thì chữ xấu tính sai, bia vào phòng không ghi là thất thoát, cuối ca không biết phòng nào thu rồi phòng nào chưa. Phần mềm quản lý karaoke sinh ra để bấm giờ từng phòng, bia vào phòng nào ghi phòng đó, thu đúng tiền giờ và tiền bia. Bài này nói về quy trình quản quán karaoke và những tính năng phần mềm nào thật sự cần. Nếu bạn đang mở quán karaoke, phòng hát gia đình hay tổ hợp karaoke nhiều tầng, phần tính giờ và quản bia là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Quán karaoke quản khó ở chỗ nào
Ba điểm làm quán karaoke khó quản hơn cửa hàng bán lẻ.
Bán giờ phòng, không bán món. Một phòng một giờ chỉ phục vụ được một nhóm khách. Phòng trống là mất hẳn, giờ vào ghi sai là tính tiền sai. Quản karaoke trước hết là quản giờ vào ra của từng phòng.
Tiền chảy hai dòng cùng lúc. Tiền giờ phòng tính theo thời gian hát, tiền bia đồ ăn tính theo món mang vào phòng. Hai dòng lẫn vào nhau là cuối ca không biết bao nhiêu là tiền giờ, bao nhiêu là tiền hàng. Bia mang vào phòng không ghi là mất luôn.
Khách hát khuya, nhân viên mệt. Giờ cao điểm từ tối đến rạng sáng, nhân viên mệt dễ ghi sai, tính sai, cho nợ sai. Khách say dễ tranh cãi tiền giờ, đập phá thiết bị. Quản karaoke là quản cả con người lúc mệt nhất trong ngày.
Ba điểm này làm cho phần mềm bán lẻ thuần túy không đủ. Cần thêm bấm giờ từng phòng, giá theo khung giờ, bia gắn với phòng. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Bấm giờ phòng và tính giá theo khung giờ
Tiền giờ là nguồn thu chính, quản có ba việc phải chặt.
Bấm giờ vào ra rõ ràng. Khách vào phòng bấm giờ bắt đầu, khách ra bấm giờ kết thúc, hệ thống tự tính số phút nhân đơn giá. Không bấm tay ước chừng, không ghi giấy cộng tay. Giờ hiện trực tiếp trên màn hình lễ tân để ai cũng xem được phòng nào hát bao lâu.
Giá theo khung giờ. Giờ trưa chiều giá thấp kéo khách, giờ tối giá cao, giờ khuya phụ thu. Bảng giá theo khung có sẵn trong hệ thống, qua khung nào tính giá khung đó tự động. Khách hỏi trước biết giá, lúc tính tiền không cãi nhau.
Làm tròn và khuyến mãi giờ. Quá mười lăm phút tính tròn nửa giờ hay một giờ phải có quy tắc chung dán công khai. Khuyến mãi hát 3 tính 2, happy hour giảm giá giờ trưa phải tự áp đúng, thu ngân nào cũng tính giống nhau.
Giờ chuẩn thì phòng nào hát bao lâu ra bấy nhiêu tiền, khách say cũng không cãi được vì số liệu hiện rõ từ lúc vào.
3/ Quản bia, đồ ăn và trái cây vào phòng
Tiền hàng chiếm nửa doanh thu quán karaoke, quản có ba việc.
Bia vào phòng nào ghi phòng đó. Mỗi két bia, mỗi đĩa trái cây mang vào đều gắn với số phòng. Phục vụ mang vào bấm vào phòng đó ngay, không ghi chung cuối ca. Cuối giờ cộng theo phòng là ra tiền hàng đúng.
Đồ ăn chế biến từ bếp. Mì xào, khô mực, trái cây dĩa order từ phòng chạy vào bếp như nhà hàng. Món nào xong mang lên phòng nào hiện rõ, không nhầm phòng. Tiền đồ ăn gộp vào hóa đơn phòng đó.
Thu hồi vỏ chai và kiểm tồn. Vỏ bia thu về đếm theo phòng, đối chiếu với số két đã mang vào. Chênh lệch là có vấn đề: mang vào không ghi, khách mang bia ngoài vào, hoặc nhân viên tuồn hàng. Kiểm tồn kho bia mỗi ca, thừa thiếu ghi rõ.
Hàng hóa gắn chặt với phòng thì không còn cảnh bia vào phòng mất hút, cuối ca không biết ai mang bao nhiêu vào đâu.
4/ Đặt phòng trước và xếp phòng giờ cao điểm
Cuối tuần quán karaoke cháy phòng, xếp phòng có ba việc.
Ghi đủ bốn thông tin mỗi booking. Tên khách, số điện thoại, giờ đến, loại phòng và số người. Thiếu giờ đến là giữ phòng mù, thiếu loại phòng là khách đến không có phòng vừa. Khách đặt cọc thì ghi số tiền cọc trừ vào hóa đơn sau.
Giữ phòng và giải phóng đúng lúc. Quá giờ hẹn bao nhiêu phút mà khách chưa đến thì nhả phòng cho khách chờ, quy tắc dán công khai. Phòng khách ra trả về trạng thái dọn, dọn xong mới xếp khách mới vào. Xếp khách vào phòng chưa dọn là trải nghiệm hỏng từ phút đầu.
Xếp phòng theo nhóm khách. Nhóm đông xếp phòng lớn, nhóm ít xếp phòng nhỏ, không phí phòng lớn cho hai người hát. Khách quen, khách vip ưu tiên phòng đẹp. Xếp hợp lý thì cùng số phòng mà đón được nhiều khách hơn.
Xếp phòng chuẩn thì giờ cao điểm không còn cảnh phòng trống mà khách chờ, khách đặt trước đến có phòng ngay.
5/ Chống thất thoát: giờ, bia và phụ thu
Quán karaoke đêm dễ thất thoát nhất trong các mô hình giải trí, có ba lỗ phải bịt.
Thất thoát giờ. Nhân viên không bấm giờ vào mà cho khách hát, cuối giờ tính ít đi ăn chênh lệch. Bịt bằng quy tắc phòng có khách là phải có giờ chạy trên màn hình, phòng nào có tiếng mà không có giờ là kiểm tra ngay.
Thất thoát bia. Bia mang vào phòng không ghi, vỏ chai không thu, khai hết nhiều hơn bán. Bịt bằng bia vào phòng nào ghi phòng đó, vỏ thu đếm theo phòng, tồn kho đối chiếu mỗi ca.
Phụ thu và giờ quá. Khách quá giờ không tính phụ thu, phòng vip tính giá phòng thường, giảm giá không ai duyệt. Bịt bằng phụ thu tự tính theo bảng, giảm giá phải có người duyệt, mọi khoản giảm hiện trong báo cáo.
Ba lỗ bịt chặt thì cuối ca đối chiếu vài phút: tiền giờ khớp giờ chạy, tiền bia khớp vỏ thu, không còn khoản nào ngoài sổ.
6/ Tính năng cho karaoke trên phần mềm EBIZ
EbizKok là phần mềm quản lý karaoke, bida offline, xử lý trọn mô hình bán giờ phòng và hàng hóa vào phòng:
Với quán karaoke từ vài phòng đến tổ hợp nhiều tầng, EbizKok thay sổ giờ giấy bằng bấm giờ trực tiếp, bia vào phòng nào ghi phòng đó, tiền thu đúng từng phút hát.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý karaoke gồm những gì?
Sơ đồ phòng trống bận, bấm giờ tính tiền theo khung giờ, bia đồ ăn gắn với phòng, đặt phòng trước, phụ thu khuyến mãi tự động, quản kho bia, báo cáo theo phòng và ca. Khác phần mềm bán lẻ ở chỗ quản giờ phòng và hàng hóa vào phòng thay vì quản tồn kho.
Tính giờ phòng karaoke thế nào cho chuẩn?
Bấm giờ vào lúc khách vào phòng, bấm giờ ra lúc khách trả phòng, hệ thống tự tính phút nhân đơn giá theo khung giờ. Quá giờ tính phụ thu theo bảng dán công khai, khuyến mãi tự áp đúng, không tính tay.
Quản bia trong karaoke chống thất thoát ra sao?
Mang vào phòng nào ghi phòng đó ngay, thu vỏ chai đếm theo phòng, đối chiếu số két mang vào với vỏ thu về và tồn kho mỗi ca. Chênh lệch là lòi ra vấn đề: không ghi, bia ngoài, hay tuồn hàng.
Đặt phòng karaoke cần ghi những gì?
Tên khách, số điện thoại, giờ đến, loại phòng và số người, tiền cọc nếu có. Quá giờ hẹn bao nhiêu phút không đến thì nhả phòng cho khách chờ, quy tắc công khai từ đầu.
Quán karaoke nhỏ có cần phần mềm không?
Cần từ lúc có trên năm phòng. Dưới mức đó còn nhớ bằng đầu, trên mức đó ghi giờ tay là sai, bia vào phòng quên ghi, cuối ca đối chiếu mất hàng giờ. Phần mềm nhỏ vẫn đáng hơn sổ giấy lúc đông khách.
Chuỗi nhiều điểm karaoke quản tập trung được không?
Được. Mỗi điểm xếp phòng bấm giờ độc lập, số liệu tổng hợp về cho chủ. So sánh được điểm nào kín phòng, ca nào doanh thu cao, bia nào chạy ở đâu.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.