THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm bán hàng tiệm giặt sấy: theo dõi từng đơn
Tiệm giặt sấy bán dịch vụ theo đơn, thu tiền hai lần, đồ của khách mất là đền. Quy trình 4 bước, 6 nhóm tính năng phần mềm và cách tính giá dịch vụ đúng.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm bán hàng tiệm giặt sấy: theo dõi từng đơn
Tiệm giặt sấy bán khác cửa hàng bán lẻ. Khách không mua món có sẵn mà gửi đồ, hẹn ngày lấy. Giữa lúc nhận và lúc trả là cả một dây chuyền: phân loại, giặt, sấy, ủi, đóng gói, báo khách đến lấy. Ghi bằng sổ thì lúc đông khách là nhầm: trả nhầm đồ, quên đơn, tính sai tiền, khách đến lấy bảo chưa xong. Phần mềm bán hàng cho tiệm giặt sấy sinh ra để theo dõi từng đơn qua từng trạng thái, đến lúc trả không thiếu món nào. Bài này nói về quy trình quản tiệm giặt sấy và những tính năng phần mềm nào thật sự cần. Nếu bạn đang mở tiệm giặt là, giặt sấy tự phục vụ hay chuỗi giặt sấy, phần quy trình là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Tiệm giặt sấy bán hàng khác gì cửa hàng bán lẻ
Ba điểm khác quyết định cách quản.
Bán dịch vụ, không bán món có sẵn. Cửa hàng bán lẻ trừ kho khi bán. Tiệm giặt sấy không trừ gì cả, mà nhận đồ của khách về xử lý. Cái cần theo dõi không phải tồn kho mà là trạng thái từng đơn.
Tiền thu chia hai lần. Nhiều tiệm thu cọc lúc nhận, thu nốt lúc trả. Có tiệm thu hết lúc trả. Dù kiểu nào cũng phải ghi ai đã trả bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu, hẹn khi nào trả nốt. Sổ tay ghi kiểu này lúc đông là loạn.
Đồ của khách, mất là đền. Mỗi món đồ gắn với một chủ. Trả nhầm, làm mất, làm hỏng đều phải đền. Quản lý phải trả lời được mọi lúc: đồ của khách A đang ở đâu, đã xong chưa, ai đang giữ.
Ba điểm này làm cho phần mềm bán lẻ thuần túy không đủ cho tiệm giặt sấy. Cần thêm quản trạng thái đơn, quản đồ ký gửi, quản hẹn trả. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Quy trình một đơn giặt từ nhận đến trả
Nhận đồ và lập phiếu. Ghi tên khách, số điện thoại, từng món đồ, loại dịch vụ (giặt thường, giặt khô, sấy, ủi), hẹn ngày trả, tiền cọc. In phiếu đưa khách một liên, dán tem lên từng món đồ để không lẫn với đơn khác.
Phân loại và xử lý. Đồ chia theo màu, chất liệu, yêu cầu riêng. Đơn nào giặt máy nào, sấy bao lâu, ủi hay không. Trạng thái đơn chuyển từ "mới nhận" sang "đang xử lý".
Hoàn tất và báo khách. Giặt sấy xong, đóng gói, trạng thái chuyển "chờ trả". Nhắn tin hoặc gọi khách đến lấy theo hẹn. Đơn quá hẹn chưa lấy thì nhắc lại, tránh đồ tồn trong tiệm.
Trả đồ và thu tiền. Khách đến, đối chiếu phiếu, giao đủ đồ, thu nốt tiền còn lại, trạng thái chuyển "hoàn tất". Đơn nào thiếu đồ phát hiện ngay lúc này, không phải lúc khách về nhà mới biết.
Bốn bước là khung tối thiểu. Tiệm lớn thêm bước kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói, chuỗi nhiều điểm thêm bước chuyển đồ về xưởng trung tâm. Nhưng dù thêm gì, trạng thái đơn phải cập nhật đúng lúc, không làm xong rồi mới ghi.
3/ Năm việc dễ sai khi quản tiệm bằng sổ
Trả nhầm đồ giữa các đơn. Hai đơn cùng loại áo, không dán tem, lúc trả lấy nhầm. Khách phát hiện thì xin lỗi và đổi, khách không phát hiện thì mất đồ phải đền.
Quên đơn quá hẹn. Đồ xong rồi nằm trong tiệm, không ai nhớ báo khách. Khách quên luôn, tiệm thành kho chứa đồ miễn phí.
Tính sai tiền. Giá theo cân, theo món, theo loại vải, thêm phụ thu ủi, tẩy vết bẩn. Cộng tay lúc đông là sai, thiếu thì lỗ, thừa thì khách phàn nàn.
Không biết đơn nào đang ở đâu. Khách gọi hỏi đồ xong chưa, nhân viên phải chạy đi tìm rồi gọi lại. Mỗi cuộc gọi như vậy mất vài phút, ngày chục cuộc là mất cả giờ.
Tiền cọc và tiền còn lại không khớp. Thu cọc ghi một chỗ, thu nốt ghi chỗ khác, cuối ngày không biết đơn nào còn nợ bao nhiêu. Khách trả thiếu cũng không phát hiện.
Năm việc này đều có chung nguyên nhân: thông tin nằm trong đầu nhân viên và trên giấy, không nằm trong hệ thống tra được ngay.
4/ Sáu nhóm tính năng phần mềm cần có
1. Lập phiếu nhận đồ. Ghi khách, từng món, dịch vụ, hẹn trả, tiền cọc. In phiếu cho khách, in tem dán đồ. Phiếu là gốc của mọi xử lý sau.
2. Theo dõi trạng thái đơn. Mới nhận, đang xử lý, chờ trả, hoàn tất. Mỗi đơn chuyển trạng thái đúng lúc, tra một cái là biết đồ đang ở đâu.
3. Tính giá dịch vụ tự động. Bảng giá theo cân, theo món, theo loại vải, phụ thu thêm. Chọn dịch vụ là ra tiền, không cộng tay.
4. Quản lý khách hàng và nhắc hẹn. Lưu thông tin khách, lịch sử từng lần gửi, tự nhắc đơn quá hẹn. Khách quen được giảm giá hoặc tích điểm.
5. Thu tiền hai lần và công nợ. Ghi cọc lúc nhận, thu nốt lúc trả, đơn nào còn nợ bao nhiêu hiện rõ. Cuối ngày đối chiếu tiền thực với tiền hệ thống.
6. Báo cáo theo dịch vụ. Đơn hôm nay bao nhiêu, doanh thu từng loại dịch vụ, đơn quá hẹn còn bao nhiêu, khách nào gửi nhiều nhất. Báo cáo cho biết tiệm đang sống bằng dịch vụ nào.
Sáu nhóm là đủ cho tiệm một điểm. Chuỗi nhiều điểm thêm quản chuyển đồ về xưởng và xem báo cáo từng điểm, nhưng khung vẫn là sáu nhóm này.
5/ Tính giá dịch vụ giặt sấy thế nào cho đúng
Giá giặt sấy thường tính theo ba cách, có thể kết hợp.
Theo cân. Cân đồ lên tính tiền. Cách này nhanh, hợp với giặt thường số lượng lớn. Cần cân chính xác và ghi số cân vào phiếu, tránh cãi nhau lúc trả.
Theo món. Mỗi loại đồ một giá: áo sơ mi, quần tây, vest, chăn, rèm. Hợp với đồ cần xử lý riêng như ủi, tẩy. Bảng giá phải dán công khai để khách biết trước.
Theo gói và phụ thu. Giặt khô, tẩy vết bẩn khó, ủi cao cấp tính thêm. Gói tháng cho khách gửi thường xuyên như khách sạn, nhà nghỉ. Phụ thu phải ghi rõ trên phiếu lúc nhận, không cộng thêm lúc trả.
Dù tính kiểu nào, nguyên tắc là: giá có bảng, phiếu ghi đủ, khách biết trước. Tranh cãi về tiền lúc trả đồ là thứ làm mất khách nhanh nhất của tiệm giặt sấy.
6/ Tính năng cho tiệm giặt sấy trên phần mềm EBIZ
EbizStore xử lý mô hình bán theo đơn dịch vụ của tiệm giặt sấy:
Với tiệm giặt sấy, từ một điểm đến chuỗi nhiều điểm, EbizStore thay sổ tay bằng hệ thống theo dõi từng đơn, đến lúc trả không thiếu món nào, thu không thiếu đồng nào.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm bán hàng cho tiệm giặt sấy khác gì phần mềm bán lẻ?
Phần mềm bán lẻ trừ kho khi bán. Tiệm giặt sấy không có kho để trừ mà có đơn dịch vụ cần theo dõi trạng thái từ lúc nhận đến lúc trả, thu tiền hai lần, quản đồ ký gửi của khách.
Quản lý đơn giặt sấy gồm những bước nào?
Nhận đồ lập phiếu, phân loại xử lý, hoàn tất báo khách, trả đồ thu tiền. Mỗi bước cập nhật trạng thái đơn để tra được ngay đồ đang ở đâu.
Tính giá giặt sấy thế nào?
Theo cân cho giặt thường, theo món cho đồ xử lý riêng, thêm phụ thu cho dịch vụ đặc biệt và gói tháng cho khách gửi thường xuyên. Giá có bảng công khai, phiếu ghi đủ.
Làm sao tránh trả nhầm đồ?
Dán tem từng món lúc nhận, gắn với mã đơn trên phiếu. Lúc trả đối chiếu phiếu với tem, đủ mới giao. Phần mềm ghi từng món trong đơn nên đối chiếu nhanh.
Đơn quá hẹn chưa lấy xử lý ra sao?
Đơn xong chưa ai lấy hiện riêng để gọi nhắc. Nên có quy định giữ đồ tối đa bao lâu và phí lưu kho sau thời gian đó, báo trước cho khách lúc nhận đồ.
Tiệm giặt sấy có cần quản kho không?
Cần ở mức vật tư: bột giặt, nước xả, túi đóng gói, hóa chất tẩy. Vật tư hết mà không biết thì đơn dồn lại. Phần mềm quản được cả vật tư lẫn đơn dịch vụ thì tốt nhất.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.