THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Quản lý tiệm giặt sấy: quản đơn, vật tư và nhân viên
Quản tiệm giặt sấy là quản đơn dịch vụ, vật tư tiêu hao, nhân viên theo ca và tiền thu hai lần. Cách quản từng mảng và 5 dấu hiệu nên mở thêm điểm mới.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Quản lý tiệm giặt sấy: quản đơn, vật tư và nhân viên
Bài trước nói phần mềm bán hàng cho tiệm giặt sấy, tức theo dõi từng đơn. Bài này đi rộng hơn: quản cả tiệm, gồm đơn dịch vụ, vật tư tiêu hao, nhân viên theo ca, tiền thu hai lần và báo cáo. Nhiều chủ tiệm có phần mềm ghi đơn rồi nhưng vật tư vẫn mua theo cảm tính, lương vẫn tính tay, cuối tháng không biết lời bao nhiêu. Bài này nói về cách quản trọn tiệm giặt sấy trên một hệ thống, và khi nào nên mở thêm điểm mới. Nếu bạn đang vận hành một tiệm và tính mở chuỗi, phần dấu hiệu mở rộng là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Quản lý tiệm giặt sấy gồm những gì
Quản tiệm giặt sấy là quản bốn mảng gắn với nhau.
Đơn dịch vụ. Nhận, xử lý, trả, thu tiền. Đây là mảng chính, mỗi đơn đi qua bốn trạng thái, tiền thu hai lần. Bài trước đã nói kỹ, ở đây chỉ nhắc: đơn là đơn vị quản nhỏ nhất, mọi báo cáo đều cộng từ đơn lên.
Vật tư tiêu hao. Bột giặt, nước xả, hóa chất tẩy, túi đóng gói, tem nhãn. Vật tư hết thì đơn dồn, mua dư thì đọng vốn. Mảng này hay bị bỏ quên vì mỗi lần mua ít tiền, nhưng cộng cả tháng không hề ít.
Nhân viên. Người nhận đồ, người xử lý, người giao trả, có thể kiêm nhau ở tiệm nhỏ. Ai làm đơn nào, ca nào xử lý bao nhiêu đơn, ai làm mất đồ. Quản nhân viên là quản chất lượng dịch vụ.
Tiền và báo cáo. Doanh thu theo dịch vụ, chi phí vật tư, lương, mặt bằng, lợi nhuận. Bốn con số phải khớp: thu bao nhiêu, chi bao nhiêu, còn lại bao nhiêu.
Bốn mảng chung một hệ thống thì số liệu tự khớp. Đơn ghi một lần, vật tư trừ theo đơn, lương tính theo ca, báo cáo cộng từ ba mảng kia lên.
2/ Quản vật tư tiêu hao: phần hay bị bỏ quên
Vật tư tiệm giặt sấy có ba nhóm.
Hóa chất giặt tẩy. Bột giặt, nước xả, chất tẩy vết bẩn, hóa chất giặt khô. Mỗi loại dùng cho loại đồ khác nhau, giá khác nhau. Dùng sai loại vừa tốn vừa hỏng đồ.
Vật tư đóng gói. Túi ni lông các cỡ, tem nhãn, phiếu, kim băng, móc áo. Hết túi thì đồ xong không giao được, nghe vô lý nhưng xảy ra thường xuyên ở tiệm đông.
Vật tư thay thế. Lưới lọc máy giặt, bóng đèn sấy, dây phơi. Ít mua nhưng lúc cần mà không có thì máy dừng.
Cách quản đơn giản mà hiệu quả: ghi nhận mỗi lần mua vào, trừ dần theo ước tính mỗi đơn dùng bao nhiêu, đặt mức báo hết cho từng loại. Không cần chính xác từng gam, cần biết khi nào sắp hết để mua kịp. Tiệm nào muốn kỹ hơn thì gắn định mức vật tư vào từng loại dịch vụ: một đơn giặt thường tốn bao nhiêu bột, bao nhiêu xả. Cuối tháng so vật tư thực mua với định mức là biết có hao hụt không.
3/ Quản nhân viên theo ca và theo đơn
Tiệm giặt sấy thường chia hai vai: nhận trả đồ ở quầy và xử lý ở xưởng. Tiệm nhỏ một người kiêm cả hai, tiệm lớn tách riêng.
Phân quyền theo vai. Người quầy được lập phiếu, thu tiền, không được sửa giá. Người xưởng cập nhật trạng thái đơn, không được thu tiền. Chủ xem tất cả. Quyền rõ thì sai ở đâu biết ở đó.
Ghi nhận theo đơn. Đơn nào qua tay ai đều ghi lại. Đồ mất, đồ hỏng thì biết đơn đó ai xử lý. Không phải để phạt mà để biết khâu nào hay sai mà sửa.
Tính lương theo ca và theo năng suất. Lương cứng theo ca cộng thưởng theo số đơn xử lý hoặc doanh thu quầy. Số đơn mỗi người làm có sẵn trong hệ thống, tính thưởng không cần đếm tay.
Bàn giao giữa các ca. Đơn đang dở ca này giao ca sau: đơn nào đang giặt, đơn nào chờ trả, tiền cọc ca trước đã thu bao nhiêu. Bàn giao bằng hệ thống thì ca sau mở ra thấy hết, không cần gọi điện hỏi.
Tiệm một hai người thì quản đơn giản, nhưng vẫn nên ghi đầy đủ từ đầu. Đến lúc mở thêm điểm mới có số liệu để đào tạo người mới theo đúng cách đang làm.
4/ Quản tiền thu hai lần và đối chiếu cuối ngày
Tiền tiệm giặt sấy chảy theo nhịp của đơn: cọc lúc nhận, nốt lúc trả. Quản tiền là quản hai dòng này khớp với trạng thái đơn.
Thu cọc lúc nhận. Ghi số cọc vào đơn, in lên phiếu cho khách. Cọc thường là một phần giá dịch vụ, đủ để khách quay lại lấy và đủ bù vật tư nếu khách bỏ đồ.
Thu nốt lúc trả. Giao đồ, thu phần còn lại, đơn chuyển hoàn tất. Khách trả thiếu thì đơn treo công nợ, không chuyển hoàn tất.
Đối chiếu cuối ngày. Tiền mặt thực tế so với tiền hệ thống ghi: cọc hôm nay cộng nốt hôm nay. Lệch thì tra ngay trong ngày, từng đơn một. Để sang hôm sau là quên, cuối tháng cộng lại không khớp mà không biết tại sao.
Công nợ khách bỏ đồ. Đơn quá hạn lâu không ai lấy, tiền nốt chưa thu. Phải có danh sách riêng và quy định xử lý: giữ bao lâu, phí lưu kho thế nào, quá bao lâu thì thanh lý theo thỏa thuận lúc nhận.
Tiền khớp mỗi ngày thì cuối tháng báo cáo doanh thu là cộng lại, không phải đi đòi từng đơn.
5/ Năm dấu hiệu nên mở thêm điểm mới
Đơn quá tải thường xuyên. Đơn hẹn trả phải lùi vì xưởng làm không kịp, không phải vì thiếu khách mà vì thiếu máy và người. Quá tải kéo dài làm mất khách nhanh hơn thiếu khách.
Khách ở xa mang đồ đến. Nhiều khách đi xa đến gửi vì gần nhà họ không có tiệm tốt. Mở điểm gần họ là đón sẵn nhu cầu có thật, không phải đi tìm khách mới.
Quy trình đã chuẩn. Nhận, xử lý, trả, thu tiền đều có cách làm cố định, nhân viên mới đào tạo được theo quy trình. Mở điểm mới là sao chép cách làm, không phải nghĩ lại từ đầu.
Số liệu đủ để tính. Biết một điểm cần bao nhiêu đơn mỗi tháng để hòa vốn, chi phí mở điểm mới bao nhiêu, bao lâu thu hồi. Không có số này mà mở là đánh bạc.
Có người quản được điểm mới. Người nhà tin được hoặc nhân viên cũ cứng tay. Điểm mới không có người quản tốt thì quy trình chuẩn mấy cũng lệch.
Đủ từ ba dấu hiệu trở lên thì nên tính. Mở điểm mới bằng cùng một phần mềm thì chủ ngồi một chỗ xem được cả hai điểm, không cần chạy qua chạy lại cộng sổ.
6/ Tính năng quản lý tiệm giặt sấy trên phần mềm EBIZ
EbizStore quản trọn bốn mảng đơn, vật tư, nhân viên, tiền của tiệm giặt sấy:
Với tiệm đang tính mở thêm điểm, EbizStore cho copy quy trình điểm cũ sang điểm mới, chủ quản cả chuỗi từ một chỗ mà số liệu vẫn khớp từng đơn.
7/ Câu hỏi thường gặp
Quản lý tiệm giặt sấy gồm những gì?
Bốn mảng: đơn dịch vụ, vật tư tiêu hao, nhân viên theo ca, tiền và báo cáo. Bốn mảng chung một hệ thống thì số liệu tự khớp, đơn ghi một lần dùng chung cho mọi báo cáo.
Vật tư tiệm giặt sấy quản thế nào?
Ghi nhận mỗi lần mua vào, trừ dần theo ước tính mỗi đơn, đặt mức báo hết cho từng loại. Kỹ hơn thì gắn định mức vật tư vào từng loại dịch vụ, cuối tháng so thực mua với định mức để phát hiện hao hụt.
Tính lương nhân viên tiệm giặt sấy ra sao?
Lương cứng theo ca cộng thưởng theo số đơn xử lý hoặc doanh thu quầy. Số đơn mỗi người làm có sẵn trong hệ thống nên tính thưởng không cần đếm tay.
Tiền cọc thu bao nhiêu là hợp lý?
Đủ để khách quay lại lấy và đủ bù vật tư nếu khách bỏ đồ. Thường là một phần giá dịch vụ, ghi rõ trên phiếu lúc nhận để lúc trả không cãi nhau.
Khi nào nên mở thêm điểm giặt sấy mới?
Khi đơn quá tải thường xuyên, nhiều khách ở xa mang đồ đến, quy trình đã chuẩn để copy, có đủ số liệu tính hòa vốn và có người quản được điểm mới. Đủ ba trong năm dấu hiệu thì nên tính.
Chuỗi nhiều điểm giặt sấy quản tập trung được không?
Được. Mỗi điểm vận hành độc lập trên máy riêng, số liệu tổng hợp về cho chủ. Có so sánh hiệu quả từng điểm, phân quyền theo điểm, chủ ngồi một chỗ xem được cả chuỗi.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.