THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm quản lý tiệm tóc: đặt lịch, quản thợ và thu tiền
Tiệm tóc bán theo giờ thợ nên cần đặt lịch không trùng, ghi đúng ai làm gì, tính hoa hồng minh bạch. Cách xếp lịch, quản thợ, giữ khách quen và bảng giá.
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm quản lý tiệm tóc: đặt lịch, quản thợ và thu tiền
Tiệm tóc bán theo giờ của thợ. Một ghế trống giờ cao điểm là tiền mất, hai khách đến cùng lúc hẹn một thợ là cãi nhau, thợ làm nhiều mà tính lương sai là mất người. Ghi sổ thì lúc đông là loạn: lịch hẹn ghi giấy, tiền thu ghi chỗ khác, cuối tháng không biết thợ nào làm ra bao nhiêu. Phần mềm quản lý tiệm tóc sinh ra để xếp lịch không trùng, ghi đúng ai làm gì, thu đúng tiền từng dịch vụ. Bài này nói về quy trình quản tiệm tóc và những tính năng phần mềm nào thật sự cần. Nếu bạn đang mở tiệm tóc nam, salon tóc nữ hay chuỗi barber, phần đặt lịch là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Tiệm tóc quản khó ở chỗ nào
Ba điểm làm tiệm tóc khó quản hơn cửa hàng bán lẻ.
Bán thời gian, không bán món. Một thợ một giờ chỉ phục vụ được một khách. Ghế trống là mất hẳn, không như hàng tồn để mai bán tiếp. Quản tiệm tóc trước hết là quản lịch để ghế luôn có khách mà không bị trùng.
Tiền gắn với tay người làm. Cùng một dịch vụ, thợ chính làm giá khác thợ phụ làm. Hoa hồng mỗi thợ khác nhau, làm sai là mất thợ giỏi. Tiền và người gắn chặt, không tách được.
Khách quen là tài sản lớn nhất. Khách cắt tóc thường quay lại cùng một thợ nhiều năm. Mất số điện thoại khách, quên lịch hẹn, không nhớ khách thích kiểu gì là mất khách vào tiệm khác. Quản khách quan trọng ngang quản tiền.
Ba điểm này làm cho phần mềm bán lẻ thuần túy không đủ. Cần thêm đặt lịch theo thợ, tính hoa hồng theo người, lưu sở thích từng khách. Đó là lý do có phần mềm riêng cho mô hình này.
2/ Đặt lịch hẹn sao cho không trùng, không trống ghế
Lịch hẹn tiệm tóc có ba kiểu: khách đặt trước qua điện thoại, khách đến trực tiếp, khách quen thợ tự hẹn. Ba kiểu đổ về một lịch chung, ai cũng xem được.
Ghi đủ bốn thông tin mỗi lịch. Tên khách, số điện thoại, dịch vụ làm, thợ phục vụ và giờ hẹn. Thiếu thợ phục vụ là trùng, thiếu dịch vụ là xếp giờ sai vì cắt tóc 30 phút khác uốn nhuộm 3 tiếng.
Xếp theo thời gian dịch vụ, không xếp đều. Mỗi dịch vụ một độ dài khác nhau. Lịch phải tính giờ kết thúc từ giờ bắt đầu cộng thời gian dịch vụ, cộng thêm giờ nghỉ giữa các khách. Xếp đều mỗi khách một tiếng thì dịch vụ dài tràn sang khách sau.
Nhắc lịch trước giờ hẹn. Nhắn tin hoặc gọi nhắc khách trước vài tiếng. Khách quên không đến là ghế trống mất tiền, nhắc một tin giảm hẳn tỷ lệ này.
Xử lý khách đến trực tiếp khi lịch đầy. Cho khách biết phải chờ bao lâu dựa trên lịch thực tế, hoặc hẹn sang thợ đang trống. Khách chờ không biết chờ bao lâu là khách bỏ về.
Lịch chuẩn thì ghế kín mà không chen chúc, thợ làm đều tay không lúc rảnh lúc ngập. Đây là tính năng đáng tiền nhất của phần mềm tiệm tóc.
3/ Quản thợ: tay nghề, hoa hồng và giữ người
Thợ là tài sản lớn nhất của tiệm tóc, quản thợ có ba việc.
Ghi đúng ai làm gì. Mỗi dịch vụ gắn với thợ thực hiện, tiền gắn với đơn đó. Cuối tháng cộng lại biết thợ nào làm ra bao nhiêu, không cần hỏi, không cãi nhau.
Tính hoa hồng theo tay nghề. Thợ chính tỷ lệ cao, thợ phụ tỷ lệ thấp, thợ học việc có thể lương cứng. Hoa hồng tính theo doanh thu từng người, có sẵn trong hệ thống thì tính lương vài phút, không cần cộng tay từng đơn.
Giữ thợ giỏi bằng số liệu rõ ràng. Thợ nghỉ việc hay vì thấy tính lương không minh bạch. Khi thợ tự xem được mình làm bao nhiêu, hưởng bao nhiêu, niềm tin giữ được. Tiệm giữ được thợ giỏi là giữ được khách quen của thợ đó.
Ngoài ra còn xếp ca cho đều: thợ nào cũng có giờ cao điểm và giờ vắng, không dồn khách đẹp cho một người. Lịch công bằng thì tiệm ít xích mích.
4/ Bảng giá dịch vụ và bán thêm sản phẩm
Giá tiệm tóc thường có ba tầng.
Giá theo dịch vụ. Cắt, gội, uốn, nhuộm, duỗi mỗi thứ một giá, có thể chia theo độ dài tóc. Bảng giá dán công khai để khách biết trước, lúc tính tiền không cãi nhau.
Giá theo thợ. Thợ chính giá cao hơn thợ thường. Khách chọn thợ là chấp nhận giá của thợ đó. Ghi rõ ai làm giá nào trên phiếu để thu đúng.
Bán thêm sản phẩm chăm sóc. Dầu gội, dầu xả, thuốc nhuộm mang về. Đây là nguồn thu thêm không tốn giờ thợ, chỉ cần trừ kho khi bán như cửa hàng bán lẻ.
Nguyên tắc chung: giá có bảng, phiếu ghi đủ, khách biết trước. Tranh cãi về tiền lúc trả là thứ làm mất khách nhanh nhất của tiệm dịch vụ.
5/ Quản khách quen và lịch nhắc cắt lại
Khách tóc nam thường cắt lại sau 3-4 tuần, khách nữ uốn nhuộm quay lại sau vài tháng. Nhắc đúng lúc là có khách đều, không nhắc là khách quên và đi tiệm khác.
Lưu sở thích từng khách. Kiểu tóc hay làm, thợ hay chọn, dị ứng hóa chất nào. Khách đến không cần nói lại mà thợ đã biết là trải nghiệm giữ khách tốt nhất.
Nhắc lịch cắt lại. Đến kỳ thì nhắn tin nhắc khách. Tin nhắn nên kèm tên thợ khách hay làm và giờ trống gần nhất để khách chỉ việc trả lời đồng ý.
Ưu đãi khách quen. Giảm giá lần thứ mười, tặng gội đầu sinh nhật, tích điểm đổi dịch vụ. Ưu đãi phải ghi trong hệ thống để thợ nào thu cũng áp đúng, không thiên vị.
Khách quen quay lại đều là doanh thu ổn định nhất của tiệm, không tốn tiền quảng cáo tìm khách mới.
6/ Tính năng cho tiệm tóc trên phần mềm EBIZ
EbizSpa là phần mềm quản lý spa, salon tóc, massage offline, xử lý trọn mô hình bán theo giờ thợ:
Với tiệm tóc từ một ghế đến chuỗi nhiều điểm, EbizSpa thay sổ hẹn giấy bằng lịch chung không trùng, tiền gắn đúng người làm, khách quen được nhắc quay lại đều.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý tiệm tóc gồm những gì?
Đặt lịch hẹn theo thợ, tính tiền theo dịch vụ, tính hoa hồng từng thợ, quản khách và sở thích, nhắc lịch, bán thêm sản phẩm, báo cáo theo thợ và dịch vụ. Khác phần mềm bán lẻ ở chỗ quản thời gian thợ thay vì quản tồn kho.
Đặt lịch tiệm tóc cần ghi những gì?
Tên khách, số điện thoại, dịch vụ làm, thợ phục vụ và giờ hẹn. Thiếu thợ là trùng lịch, thiếu dịch vụ là xếp giờ sai vì mỗi dịch vụ dài ngắn khác nhau.
Tính hoa hồng thợ tóc thế nào?
Theo doanh thu từng người với tỷ lệ theo tay nghề: thợ chính cao, thợ phụ thấp, học việc lương cứng. Hệ thống ghi ai làm gì thì cuối tháng tính vài phút, thợ tự xem được số của mình.
Làm sao giữ khách quen tiệm tóc?
Lưu sở thích từng khách, nhắc lịch cắt lại đúng kỳ, ưu đãi khách quen ghi trong hệ thống để áp đúng. Khách đến không cần nói lại mà thợ đã biết là giữ khách tốt nhất.
Tiệm tóc một ghế có cần phần mềm không?
Cần từ lúc có khách đặt hẹn. Một ghế mà trùng lịch hay quên hẹn là mất tiền ngay vì giờ thợ không bán lại được. Phần mềm nhỏ vẫn đáng hơn sổ giấy lúc đông khách.
Chuỗi nhiều tiệm tóc quản tập trung được không?
Được. Mỗi điểm đặt lịch và bán độc lập, số liệu tổng hợp về cho chủ. So sánh được điểm nào đông, thợ nào làm tốt, dịch vụ nào chạy ở đâu.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.