THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm quản lý salon: quản lịch, thợ, kho mỹ phẩm và tiền
Quản salon là quản lịch hẹn, liệu trình nhiều buổi, kho mỹ phẩm và thẻ thành viên. Cách quản từng mảng và 5 dấu hiệu nên mở thêm chi nhánh mới.
VẬN HÀNH SPA
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm quản lý salon: quản lịch, thợ, kho mỹ phẩm và tiền
Bài trước nói phần mềm quản lý tiệm tóc, tức quản lịch cắt và tay thợ. Bài này đi rộng hơn: quản cả salon làm đẹp gồm tóc, da, móng, nối mi, phun xăm, với kho mỹ phẩm tiêu hao, liệu trình nhiều buổi và thẻ thành viên. Nhiều chủ salon có phần mềm đặt lịch rồi nhưng mỹ phẩm mua theo cảm tính, liệu trình ghi giấy, thẻ khách nạp tiền không đối chiếu được. Bài này nói về cách quản trọn salon trên một hệ thống, và khi nào nên mở thêm chi nhánh. Nếu bạn đang vận hành salon tổng hợp hay chuỗi làm đẹp, phần liệu trình và thẻ thành viên là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Quản lý salon gồm những gì
Quản salon làm đẹp là quản bốn mảng gắn với nhau.
Lịch hẹn và dịch vụ. Đặt lịch theo thợ và theo giường máy, vì dịch vụ da và móng cần cả thợ lẫn thiết bị. Trùng thợ đã rối, trùng máy còn rối hơn.
Liệu trình nhiều buổi. Khách mua gói 10 buổi chăm sóc da, mỗi lần đến làm một buổi. Phải ghi còn lại mấy buổi, buổi nào làm gì, ai làm. Ghi giấy là quên, quên là làm thừa hoặc thiếu mà không biết.
Kho mỹ phẩm. Kem, serum, thuốc nhuộm, bột đắp móng, mi giả. Mỗi dịch vụ tốn một lượng mỹ phẩm, hết mà không biết thì khách đến không có đồ làm.
Tiền và thẻ thành viên. Thu từng lần, thu theo gói, khách nạp tiền vào thẻ rồi trừ dần. Ba dòng tiền phải khớp với nhau và khớp với dịch vụ đã làm.
Bốn mảng chung một hệ thống thì số liệu tự khớp. Lịch ghi một lần, liệu trình trừ theo buổi, kho trừ theo dịch vụ, tiền thu theo thực tế.
2/ Quản liệu trình nhiều buổi: phần dễ mất tiền nhất
Liệu trình là gói dịch vụ bán trước làm sau, ví dụ 10 buổi chăm sóc da giá gói rẻ hơn mua lẻ từng buổi. Quản liệu trình có ba việc.
Ghi rõ gói gồm gì. Mua ngày nào, bao nhiêu buổi, mỗi buổi làm gì, hạn dùng đến khi nào. Ghi thiếu hạn dùng là khách để hai năm mới đến làm nốt, tiền thu rồi mà nghĩa vụ còn treo.
Trừ buổi mỗi lần khách đến. Làm buổi nào trừ buổi đó, còn lại mấy buổi hiện rõ cho cả lễ tân và khách xem. Không trừ là làm thừa không thu thêm được, trừ sai là khách phàn nàn.
Nhắc khách đi đúng liệu trình. Liệu trình da thường cách nhau một hai tuần mới hiệu quả. Nhắc khách đến đúng hẹn vừa tốt cho kết quả vừa giữ doanh thu đều. Khách bỏ giữa chừng là tiền gói thu rồi nhưng uy tín mất vì không có kết quả.
Liệu trình quản chặt thì tiền gói là doanh thu trả trước chắc chắn, khách đi đều thì quay lại mua gói tiếp. Quản lỏng thì gói bán ra thành nợ nghĩa vụ không biết bao giờ trả hết.
3/ Quản kho mỹ phẩm tiêu hao
Kho salon có hai loại.
Mỹ phẩm dùng trong dịch vụ. Kem, serum, thuốc nhuộm, thuốc uốn, bột móng. Mỗi dịch vụ tốn một lượng, có thể ước tính định mức. Hết mà không biết thì khách đến phải hẹn lại, mất khách ngay.
Sản phẩm bán mang về. Dầu gội, kem dưỡng, serum bán cho khách dùng ở nhà. Đây là hàng bán lẻ thuần túy, trừ kho khi bán, cần định mức tồn như cửa hàng.
Cách quản: nhập kho ghi đủ số lượng giá nhập hạn dùng, trừ dần theo dịch vụ và theo bán lẻ, đặt mức báo hết cho từng loại. Cuối tháng so thực mua với định mức là biết có hao hụt không. Mỹ phẩm đắt tiền nên hao hụt một ít cũng đáng kể, quản kho salon quan trọng hơn nhiều người nghĩ.
4/ Thẻ thành viên và tiền nạp trước
Thẻ thành viên salon thường có hai kiểu: thẻ giảm giá và thẻ nạp tiền trừ dần. Kiểu thứ hai cần quản chặt vì là tiền của khách nằm trong tiệm.
Ghi đúng số dư mỗi thẻ. Nạp bao nhiêu, dùng bao nhiêu, còn lại bao nhiêu, thẻ nào của khách nào. Số dư sai là cãi nhau, sai nhiều là mất uy tín cả tiệm.
Trừ tiền theo dịch vụ thực. Làm dịch vụ nào trừ đúng giá đó, có giảm giá thành viên thì áp đúng mức. Không trừ tay ngoài hệ thống, mọi lần trừ gắn với phiếu dịch vụ.
Đối chiếu cuối ngày. Tiền mặt, chuyển khoản, tiền trừ từ thẻ ba dòng cộng lại phải khớp doanh thu. Thẻ nạp là tiền thu trước, lúc trừ thẻ không phải tiền mới, báo cáo phải phân biệt để không tính doanh thu hai lần.
Thẻ quản chặt thì khách thích nạp vì tiện và được ưu đãi, tiệm có dòng tiền trước để xoay. Quản lỏng thì thẻ thành gánh nặng đối chiếu.
5/ Năm dấu hiệu nên mở thêm chi nhánh
Lịch kín thường xuyên. Khách đặt phải chờ nhiều ngày, không phải vì thiếu thợ giỏi mà vì hết ghế hết giường. Lịch kín kéo dài làm khách chuyển sang salon khác gần hơn.
Khách ở xa đến làm. Nhiều khách đi xa đến vì tin tay nghề. Mở điểm gần họ là đón sẵn nhu cầu có thật.
Liệu trình và thẻ đã chuẩn. Gói bán thế nào, trừ buổi ra sao, thẻ nạp trừ thế nào đều có cách làm cố định. Mở điểm mới là sao chép, không nghĩ lại.
Số liệu đủ để tính. Biết một điểm cần bao nhiêu khách mỗi tháng để hòa vốn, chi phí mở điểm mới bao nhiêu, bao lâu thu hồi. Không có số này mà mở là đánh bạc.
Có người quản được điểm mới. Tay nghề cứng và biết quản thợ quản kho. Điểm làm đẹp không có người quản tốt thì chất lượng lệch ngay, mất thương hiệu cả chuỗi.
Đủ từ ba dấu hiệu trở lên thì nên tính. Mở chi nhánh mới bằng cùng một phần mềm thì chủ ngồi một chỗ xem được cả hai điểm, liệu trình và thẻ khách dùng chung.
6/ Tính năng quản lý salon trên phần mềm EBIZ
EbizSpa là phần mềm quản lý spa, salon tóc, massage offline, xử lý trọn bốn mảng lịch, liệu trình, kho, tiền:
Với salon từ một điểm đến chuỗi nhiều chi nhánh, EbizSpa gom lịch, liệu trình, kho mỹ phẩm và thẻ thành viên về một chỗ, số liệu khớp từng buổi làm.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý salon gồm những gì?
Bốn mảng: lịch hẹn và dịch vụ, liệu trình nhiều buổi, kho mỹ phẩm, tiền và thẻ thành viên. Bốn mảng chung một hệ thống thì lịch ghi một lần, liệu trình trừ theo buổi, kho trừ theo dịch vụ, tiền thu theo thực tế.
Quản liệu trình nhiều buổi thế nào?
Ghi gói gồm mấy buổi, mỗi buổi làm gì, hạn dùng đến khi nào. Mỗi lần khách đến trừ một buổi, còn lại mấy buổi hiện rõ. Nhắc khách đi đúng hẹn để đủ liệu trình và quay lại mua gói tiếp.
Kho mỹ phẩm salon quản ra sao?
Nhập kho ghi số lượng giá nhập hạn dùng, trừ dần theo dịch vụ và bán lẻ, đặt mức báo hết từng loại. Cuối tháng so thực mua với định mức để phát hiện hao hụt, vì mỹ phẩm đắt tiền hao một ít cũng đáng kể.
Thẻ nạp tiền salon cần quản gì?
Số dư từng thẻ của từng khách, trừ theo dịch vụ thực gắn với phiếu, đối chiếu cuối ngày ba dòng tiền mặt chuyển khoản trừ thẻ. Lúc trừ thẻ không phải doanh thu mới, báo cáo phải phân biệt để không tính hai lần.
Khi nào nên mở thêm chi nhánh salon?
Khi lịch kín thường xuyên, nhiều khách ở xa đến làm, liệu trình và thẻ đã chuẩn để sao chép, đủ số liệu tính hòa vốn và có người quản được điểm mới. Đủ ba trong năm dấu hiệu thì nên tính.
Chuỗi salon dùng chung liệu trình và thẻ được không?
Được. Mỗi điểm vận hành độc lập, liệu trình và thẻ khách dùng chung các điểm, số liệu tổng hợp về cho chủ. Khách mua gói ở điểm này làm ở điểm khác vẫn trừ đúng.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.