THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm chấm công tính lương cho quán cafe và nhà hàng
Phần mềm chấm công tính lương giúp quán cafe, nhà hàng đối chiếu công, ca và hoa hồng theo doanh thu từng nhân viên, tránh sai sót khi chốt lương.
VẬN HÀNH F&B
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung15 phần
Phần mềm chấm công tính lương cho quán cafe và nhà hàng
Mỗi tháng đến ngày chốt lương, nhiều chủ quán lại thấy một bài toán quen thuộc: sổ công ghi tay dễ sót, Excel dễ tính sai, rồi nhân viên thắc mắc con số nào mới đúng. Vấn đề không nằm ở chỗ bạn làm chăm chỉ hay không — mà ở cách ngành dịch vụ chia ca phức tạp hơn nhiều so với một công ty thông thường. Bài viết này mình cùng đi từ những lỗi thường gặp, đưa ra 5 tiêu chí để bạn tự đánh giá một phần mềm chấm công tính lương, rồi rà xem các tính năng liên quan trên phần mềm EBIZ theo từng ngành nhé.
Mục lục bài viết
1/ Những chỗ dễ sai khi bạn tự chấm công tính lương
Quán cafe, nhà hàng hay spa vận hành khác hẳn công ty văn phòng. Ca đổi liên tục trong tuần, có ca gãy, ca đêm, ca xoay; nhân viên làm thêm giờ là chuyện bình thường; tiền tip và phụ thu mỗi người một khác; và một bàn ăn thường có nhiều người phục vụ cùng lúc.
Chính vì vậy, những chỗ dưới đây bạn rất dễ sai sót nếu làm bằng tay:
Đây chính là lý do nhiều chủ quán chuyển từ sổ tay sang phần mềm. Khi dữ liệu chấm công gắn liền với dữ liệu bán hàng, mọi thứ nằm cùng một chỗ và bạn tra cứu lại được bất cứ lúc nào, không phải gọi điện hỏi từng người.
2/ 5 tiêu chí để chọn được phần mềm chấm công tính lương
1. Phải hợp với kiểu ca của ngành. Phần mềm cần xử lý được ca gãy, ca đêm, ca xoay và giờ làm thêm. Nếu nó chỉ nhận giờ vào - giờ ra rồi chia đều, bảng lương cuối tháng sẽ lệch so với cấu trúc ca thật của bạn.
2. Tính được cả lương cứng lẫn hoa hồng. Quán thường chạy song song hai kiểu lương: lương theo ca và hoa hồng theo doanh thu từng người bán. Phần mềm cần phân biệt rõ doanh thu của từng nhân viên, chứ không lấy doanh thu chung của ca hay của cửa hàng.
3. Đối chiếu được với dữ liệu bán hàng. Đây là điểm phân biệt phần mềm chấm công rời với phần mềm bán hàng có sẵn module nhân sự. Khi mỗi hóa đơn đều ghi nhận người bán, bạn tự kiểm chứng được số liệu mà không phải tin một bảng lương do người khác nhập tay.
4. Phân quyền rõ cho từng vai trò. Người thu ngân, quản lý ca và chủ cửa hàng cần thấy mức dữ liệu khác nhau. Phân quyền rõ ràng khiến người không có quyền không sửa được số liệu chấm công của người khác — đây cũng là một cách giảm thất thoát nội bộ.
5. Có người hỗ trợ khi bạn cần. Phần mềm còn dùng cả khi dữ liệu chưa tốt, nên đào tạo ban đầu, hỗ trợ khi vận hành và chính sách bảo hành, nâng cấp là những điểm bạn nên hỏi trước khi mua. Đây không phải chi tiết phụ.
3/ Ba cách tính lương bạn thường gặp trong ngành dịch vụ
Tính theo ca làm việc. Nhân viên nhận lương cố định theo ca, kèm phụ cấp ca đêm nếu có. Cách này hợp với quán nhỏ, nơi quản lý tự xếp ca và nhân viên làm thêm không thường xuyên.
Tính theo hoa hồng doanh số. Hoa hồng gắn với từng dịch vụ hoặc sản phẩm mà nhân viên thực hiện. Cách này hợp với spa, thẩm mỹ viện, phòng khám — nơi người làm dịch vụ cũng chính là người quyết định doanh thu.
Tính theo doanh số của nhân viên. Hệ thống tổng hợp chấm công và tính lương dựa trên doanh số mà từng người tạo ra, thay vì chỉ nhìn số giờ có mặt. Cách này sát với thực tế vận hành hơn, vì ca làm thường không tỷ lệ thuận với doanh thu.
Trên thực tế bạn sẽ kết hợp cả ba: lương theo ca làm phần cơ bản, cộng thêm hoa hồng theo dịch vụ đã làm. Nên phần mềm cần đưa cả hai nguồn này vào chung một bảng lương, thay vì bắt bạn chọn một cách tính duy nhất.
4/ Tính năng chấm công, tính lương trên phần mềm EBIZ theo từng ngành
EBIZ có nhiều phiên bản theo ngành, và mỗi phiên bản xử lý nhân sự một cách khác nhau. Dưới đây là phần rà soát các tính năng liên quan đến chấm công và tính lương.
4.1/ Quán cafe và nhà hàng
Với nhà hàng và quán cafe, phần mềm quản lý nhà hàng eBizRes xử lý phần nhân sự thông qua chính dữ liệu bán hàng:
Kèm theo là những phần vận hành như gộp bàn, tách bàn, in hóa đơn, hỗ trợ bếp cập nhật món đã nấu hay chưa. Phần này tuy không phải chấm công, nhưng lại quyết định dữ liệu đầu vào của bảng lương có đủ chính xác hay không.
4.2/ Spa, thẩm mỹ viện, phòng khám
Đây là ngành có phần chấm công tính lương rõ ràng nhất trong bộ sản phẩm. Phần mềm quản lý spa eBizSpa có mục Chấm công, tính lương nhân viên với các nội dung sau:
Với mô hình thẻ thành viên và tích điểm đi kèm, phần mềm quản lý khách hàng thân thiết giúp lấy số lần sử dụng và số tiền tích lũy của từng khách. Dữ liệu này cũng là đầu vào khi bạn tính hoa hồng cho nhân viên phục vụ.
4.3/ Khách sạn
Ở khách sạn, việc chấm công gắn chặt với trực ca và vị trí làm việc. Phần mềm quản lý khách sạn eBizHms có phần nhân sự với khả năng kết nối thiết bị phần cứng, trong đó có máy chấm công, cùng máy in, máy quét mã vạch và khóa từ.
Ngoài tính năng, một điểm đáng chú ý là phần mềm hỗ trợ sao lưu và phục hồi dữ liệu, tránh mất dữ liệu do sự cố máy tính hoặc virus. Điều này đáng lưu tâm khi bảng lương và dữ liệu lưu trú nằm trên cùng một máy.
4.4/ Cửa hàng bán lẻ và kho hàng
Với cửa hàng bán lẻ, trọng tâm rơi vào mã vạch và kho. Phần mềm quản lý kho hỗ trợ quản lý nhập xuất tồn kho online, phiếu nhập, phiếu xuất, điều chỉnh kho và theo dõi tồn kho theo định mức. Khi đội ngũ đông, mã vạch giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu và giảm lỗi ghi sai tên hàng — mà ghi sai tên hàng thì báo cáo doanh thu theo nhân viên cũng đi theo mà sai.
5/ Phần hỗ trợ sau bán mà bạn nên hỏi trước khi mua
Phần hỗ trợ là điều dễ bị bỏ qua lúc mua, nhưng lại quyết định phần mềm có dùng được hay không trong năm tháng đầu tiên.
Đào tạo. Khi chuyển từ sổ tay sang phần mềm, nhân viên cần được hướng dẫn cả thao tác chấm công lẫn thao tác bán hàng. Quy trình càng đơn giản thì thời gian đào tạo càng ngắn. Với nhân viên mới vào, có hướng dẫn sẵn giúp dữ liệu từ đầu đã đúng, không phải ngồi sửa lại tháng sau.
Bảo hành và nâng cấp. Hỏi rõ thời hạn bảo hành, phạm vi được hỗ trợ trong bảo hành và điều kiện khi cần nâng cấp. Phần mềm dùng lâu dài sẽ cần thêm tính năng theo mô hình lớn dần, biết trước chi phí nâng cấp giúp bạn dự ngân sách được.
Thiết bị kết nối. Phần mềm quản lý nhà hàng và khách sạn có thể kết nối máy in, máy quét mã vạch, máy chấm công và khóa từ. Nếu bạn dự kiến mở thêm chi nhánh hoặc thay thiết bị, nên hỏi sẵn khả năng tương thích với thiết bị mới.
Tùy chọn thiết kế theo yêu cầu. Với mô hình đặc thù, EBIZ có dịch vụ thiết kế phần mềm và mẫu báo cáo theo yêu cầu riêng. Đây là lựa chọn đáng cân nhắc khi chỉ số bạn cần theo dõi không giống mô hình phổ biến.
6/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm chấm công tính lương có cần kết nối Internet không?
Nhiều phần mềm chạy được cả khi mất mạng và tự đồng bộ dữ liệu khi có kết nối trở lại. Với cửa hàng, điều này có nghĩa là việc tính tiền và ghi nhận số liệu không bị gián đoạn khi mạng chập chờn.
Nhân viên làm thêm giờ có được tính vào bảng lương không?
Tùy cách bạn thiết lập. Phần mềm cho phép cấu hình công thức lương, phụ cấp và chế độ tính thêm giờ theo quy định của cửa hàng, thay vì áp sẵn một công thức giống nhau cho mọi ca.
Dùng phần mềm có giải quyết được tình trạng chấm công hộ không?
Phần lớn rủi ro đến từ việc dữ liệu không có kiểm soát. Khi phân quyền theo nhóm chức năng, người không được phép sẽ không thao tác được lên phần dữ liệu của người khác.
Có cần mua thêm máy chấm công riêng không?
Tùy mô hình. Với khách sạn, việc kết nối máy chấm công là một lựa chọn hợp lý vì ca trực gắn với vị trí cụ thể. Với quán nhỏ, nên bắt đầu bằng phần mềm trên máy tính sẵn có, tránh đầu tư thiết bị khi chưa có nhu cầu thực tế.
Có xem lại báo cáo nhân sự theo ca không?
Phần mềm hỗ trợ thống kê doanh thu theo dịch vụ, nhân viên và ca làm việc, giúp bạn đối chiếu khi cần làm rõ một khoản lương cụ thể.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.