THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Phần mềm bán hàng nội bộ là gì và vì sao cửa hàng nên dùng
Phần mềm bán hàng nội bộ quản lý tính tiền, trừ kho, phân quyền nhân viên ngay tại cửa hàng, chạy được khi mất mạng. Khác gì bán hàng online và cửa hàng nào nên dùng
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Phần mềm bán hàng nội bộ là gì và vì sao cửa hàng nên dùng
Bạn mở cửa hàng, thuê vài nhân viên, ghi sổ tay mỗi ngày. Lúc đầu mọi thứ ổn. Rồi đơn nhiều lên, bạn không nhớ món nào còn, món nào hết, tiền thu hôm qua khớp không. Thuê thêm người thì sợ thất thoát, không thuê thì quá tải. Phần mềm bán hàng nội bộ sinh ra để giải bài toán này: quản lý việc bán ngay tại cửa hàng, trên máy của bạn, không phụ thuộc mạng. Bài này giải thích phần mềm bán hàng nội bộ là gì, khác gì phần mềm bán hàng online, và cửa hàng nào nên dùng. Nếu bạn đang bán lẻ, quán ăn, tiệm giặt sấy hay nhà thuốc, phần tiêu chí chọn là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Phần mềm bán hàng nội bộ là gì
Phần mềm bán hàng nội bộ là phần mềm quản lý việc bán hàng ngay tại cửa hàng: tính tiền, in bill, trừ kho, ghi nhận doanh thu, phân quyền nhân viên. Dữ liệu lưu trên máy tại cửa hàng, nhân viên bán trên máy đó, chủ xem báo cáo trên máy đó hoặc điện thoại.
Từ "nội bộ" ở đây có nghĩa: hệ thống chạy trong phạm vi cửa hàng của bạn. Không cần mạng vẫn bán được, không sợ mất mạng giữa giờ cao điểm. Mọi giao dịch từ lúc khách gọi món đến lúc trả tiền đều ghi lại, có người chịu trách nhiệm cho từng thao tác.
Có người nhầm phần mềm bán hàng nội bộ với máy tính tiền. Máy tính tiền chỉ cộng tiền và in bill. Phần mềm bán hàng nội bộ cộng tiền, in bill, trừ kho, ghi công nợ, theo dõi nhân viên, báo cáo doanh thu theo giờ, theo món, theo ca. Một cái là máy tính, một cái là cả bộ máy quản lý.
2/ Khác gì phần mềm bán hàng online
Hai loại phục vụ hai việc khác nhau.
Nơi bán. Phần mềm bán hàng nội bộ phục vụ khách đến cửa hàng: tính tiền tại quầy, in bill giấy. Phần mềm bán hàng online phục vụ khách đặt từ xa: nhận đơn trên sàn, chốt đơn qua tin nhắn, giao hàng đi.
Phụ thuộc mạng. Phần mềm nội bộ chạy được khi mất mạng, vì dữ liệu và xử lý nằm trên máy tại chỗ. Phần mềm online bắt buộc có mạng, mất mạng là dừng.
Quản lý kho. Phần mềm nội bộ trừ kho ngay khi bán tại quầy, theo thời gian thực. Phần mềm online đồng bộ kho giữa nhiều kênh, dễ lệch khi đơn dồn.
Đối tượng dùng. Nhân viên thu ngân, bán hàng tại quầy dùng phần mềm nội bộ. Nhân viên chốt đơn, đóng gói, giao vận dùng phần mềm online.
Nhiều cửa hàng cần cả hai: bán tại quầy bằng phần mềm nội bộ, bán trên sàn bằng phần mềm online, kho dùng chung. Nhưng nếu chỉ bán tại cửa hàng, phần mềm nội bộ là đủ, không cần trả tiền cho tính năng đa kênh không dùng tới.
3/ Năm việc phần mềm bán hàng nội bộ làm thay bạn
Tính tiền và in bill. Quét mã vạch hoặc chọn món, phần mềm tự tính tổng, tiền thối, in bill. Nhanh hơn cộng tay, không nhầm giá, không quên món.
Trừ kho tự động. Bán một món, kho trừ một món. Cuối ngày bạn biết còn bao nhiêu mà không cần đếm. Với quán ăn, bán một ly trừ nguyên liệu theo định lượng đã đặt.
Ghi nhận ai bán, ca nào bán. Mỗi nhân viên đăng nhập riêng, mỗi giao dịch gắn với người thực hiện. Tiền thiếu thì biết thiếu ở ca nào, của ai. Đây là cách chống thất thoát hiệu quả nhất mà không cần đứng canh.
Theo dõi công nợ và khách quen. Khách lấy trước trả sau, khách mua nhiều được giảm giá, khách quen được tích điểm. Phần mềm ghi hết, bạn không cần nhớ trong đầu.
Báo cáo doanh thu theo thời gian thực. Mở điện thoại là thấy hôm nay bán được bao nhiêu, món nào chạy nhất, giờ nào đông nhất. Quyết định nhập hàng, xếp ca, làm khuyến mãi đều dựa trên số liệu này.
Năm việc trên là việc bạn đang làm bằng tay mỗi ngày. Phần mềm không làm thay bạn ra quyết định, nó làm thay bạn ghi chép để quyết định của bạn có cơ sở.
4/ Cửa hàng nào nên dùng
Cửa hàng bán lẻ: tạp hóa, thời trang, mỹ phẩm, nhà thuốc. Nhiều mã hàng, nhiều lượt bán mỗi ngày, cần trừ kho tự động và quản lý hạn dùng. Đây là nhóm dùng hiệu quả nhất.
Quán ăn, cafe, trà sữa. Bán theo món, cần định lượng nguyên liệu, chia ca, tính tiền nhanh giờ cao điểm. Phần mềm nội bộ xử lý cả ba.
Tiệm giặt sấy, spa, salon, karaoke. Bán theo dịch vụ, cần theo dõi trạng thái đơn (đang giặt, đã xong, khách đã lấy), tính tiền theo gói. Phần mềm nội bộ ghi nhận từng đơn dịch vụ như ghi nhận từng món hàng.
Cửa hàng có nhiều chi nhánh. Mỗi chi nhánh bán trên máy riêng, dữ liệu tổng hợp về một chỗ. Chủ xem được từng chi nhánh bán ra sao mà không cần đến tận nơi.
Cửa hàng ở nơi mạng không ổn định. Chợ, khu vực ngoại thành, tầng hầm trung tâm thương mại. Mất mạng vẫn bán bình thường là lý do đủ lớn.
Cửa hàng chỉ bán online, không có quầy, thì không cần. Còn lại, từ một quầy một nhân viên trở lên là đã nên dùng.
5/ Sáu tiêu chí chọn phần mềm bán hàng nội bộ
1. Chạy được khi mất mạng. Tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất của chữ "nội bộ". Hỏi rõ nhà cung cấp: mất mạng có bán, in bill, trừ kho được không. Nếu không thì đó không phải phần mềm nội bộ.
2. Tốc độ tính tiền. Giờ cao điểm mỗi giây đều quý. Quét mã vạch phải ra giá ngay, in bill không chờ. Nên dùng thử tại quầy thật, không chỉ xem demo.
3. Quản lý kho gắn với bán hàng. Bán trừ kho tự động, cảnh báo khi sắp hết, quản lý được hạn dùng với hàng có date. Kho và bán rời nhau thì vẫn phải đối chiếu tay.
4. Phân quyền nhân viên. Thu ngân chỉ được bán và thu tiền, không sửa giá, không xem báo cáo. Quản lý mới được sửa, xem, xuất báo cáo. Không có phân quyền thì mọi con số đều có thể bị sửa.
5. Báo cáo đủ dùng. Ít nhất phải có: doanh thu theo ngày, theo món, theo nhân viên, theo ca; tồn kho hiện tại; công nợ. Báo cáo càng chi tiết, bạn càng ít phải hỏi nhân viên.
6. Chi phí sở hữu. Có hai kiểu: trả theo tháng và mua một lần dùng vĩnh viễn. Tính tổng 3 năm để so, đừng chỉ so giá tháng đầu. Cửa hàng ổn định lâu dài thường hợp với mua một lần.
6/ Tính năng bán hàng nội bộ trên phần mềm EBIZ
EbizStore là phần mềm quản lý bán hàng offline, xử lý trọn việc bán tại cửa hàng:
Với cửa hàng bán tại quầy, từ một điểm bán trở lên, EbizStore thay toàn bộ sổ sách tay bằng một hệ thống ghi nhận tự động, có người chịu trách nhiệm cho từng con số.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm bán hàng nội bộ là gì?
Là phần mềm quản lý việc bán hàng ngay tại cửa hàng: tính tiền, in bill, trừ kho, ghi nhận doanh thu, phân quyền nhân viên. Dữ liệu lưu trên máy tại chỗ, chạy được khi mất mạng.
Phần mềm bán hàng nội bộ khác gì phần mềm bán hàng online?
Phần mềm nội bộ phục vụ khách đến quầy, chạy không cần mạng, trừ kho theo thời gian thực. Phần mềm online phục vụ khách đặt từ xa, bắt buộc có mạng, đồng bộ đơn giữa nhiều kênh.
Cửa hàng nhỏ một quầy có cần không?
Cần, từ một quầy một nhân viên trở lên. Lúc ít đơn thì sổ tay còn xoay được, lúc đông lên hoặc thuê thêm người thì không có phần mềm sẽ thất thoát mà không biết thất thoát ở đâu.
Mất mạng có bán được không?
Với phần mềm nội bộ đúng nghĩa thì bán bình thường: tính tiền, in bill, trừ kho đều chạy trên máy tại chỗ. Đây là tiêu chí đầu tiên khi chọn.
Phần mềm bán hàng nội bộ giá bao nhiêu?
Có hai kiểu: thuê theo tháng từ vài chục đến vài trăm nghìn mỗi tháng, và mua một lần dùng vĩnh viễn. Nên tính tổng 3 năm để so sánh thực chất.
Tiệm giặt sấy có dùng được không?
Được. Tiệm giặt sấy bán theo dịch vụ, cần theo dõi trạng thái từng đơn và tính tiền theo gói. Phần mềm bán hàng nội bộ ghi nhận đơn dịch vụ như ghi nhận món hàng, kèm quản lý khách và công nợ.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.