THƯ VIỆN KIẾN THỨC
Quản lý bán hàng nội bộ: quản cả bán, kho và nhân viên
Phần mềm quản lý bán hàng nội bộ gom bán hàng, kho, nhân viên, công nợ về một hệ thống. 5 dấu hiệu quản rời rạc và 7 nhóm tính năng cần có
VẬN HÀNH BÁN HÀNG
Điểm cần chú ý trong nội dung
Mục lục nội dung13 phần
Quản lý bán hàng nội bộ: quản cả bán, kho và nhân viên
Bài trước nói phần mềm bán hàng nội bộ là gì. Bài này đi sâu một nấc: phần mềm quản lý bán hàng nội bộ, tức không chỉ tính tiền tại quầy mà quản cả kho, nhân viên, công nợ, báo cáo trong một hệ thống. Nhiều chủ cửa hàng mua phần mềm tính tiền rồi vẫn ghi kho bằng sổ, chấm công bằng giấy, tính lương bằng máy tính tay. Mỗi việc một nơi, cuối tháng cộng lại lệch mà không biết lệch ở đâu. Bài này nói về cách quản trọn cửa hàng trên một phần mềm, và những tính năng nào thật sự cần. Nếu bạn đang dùng hai ba công cụ rời rạc, phần dấu hiệu nhận biết là phần bạn cần nhất.
Mục lục bài viết
1/ Quản lý bán hàng nội bộ gồm những gì
Quản lý bán hàng nội bộ là quản toàn bộ hoạt động bán ngay tại cửa hàng, gồm bốn mảng gắn với nhau.
Bán hàng tại quầy. Tính tiền, in bill, thu tiền mặt hoặc chuyển khoản, trả tiền thối. Đây là mảng ai cũng thấy, nhưng chỉ là một phần tư bức tranh.
Kho hàng. Nhập kho, xuất kho, chuyển kho, kiểm kê, định mức tồn, hạn dùng. Mỗi món bán ra trừ kho ngay, mỗi lô nhập về ghi nhận đầy đủ. Kho là mảng quyết định bạn còn gì để bán ngày mai.
Nhân viên. Phân quyền ai được làm gì, ghi nhận ai bán bao nhiêu, ca nào doanh thu ra sao. Tiền và hàng đi qua tay nhân viên, nên quản nhân viên là quản thất thoát.
Tiền và báo cáo. Doanh thu, chi phí, công nợ khách và nhà cung cấp, lợi nhuận. Bốn con số này phải khớp với nhau: bán bao nhiêu, thu bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu, lời bao nhiêu.
Bốn mảng phải nằm chung một hệ thống mới gọi là quản lý. Bán một nơi, kho một nơi, lương một nơi thì mỗi nơi đúng một nửa, cộng lại thành sai.
2/ Năm dấu hiệu cửa hàng đang quản rời rạc
Cuối ngày cộng sổ mới biết hôm nay bán bao nhiêu. Số liệu không có theo thời gian thực, muốn biết phải chờ cộng tay. Hôm nào đông là cộng sai, hôm nào mệt là không cộng.
Kho trên sổ khác kho thực tế. Sổ ghi còn 50, mở kho ra còn 30. Hai mươi cái đi đâu không ai trả lời được, vì bán và kho ghi ở hai chỗ khác nhau.
Không biết nhân viên nào bán tốt. Ai cũng bán, nhưng không ghi ai bán bao nhiêu. Thưởng phạt theo cảm tính, người bán giỏi không được ghi nhận, người bán kém không ai biết.
Công nợ ghi trong đầu hoặc trên giấy lộn. Khách nợ bao nhiêu, nhà cung cấp còn thiếu bao nhiêu, đến hạn chưa. Giấy mất là mất, nhớ nhầm là cãi nhau.
Cuối tháng tính lời lỗ bằng ước chừng. Doanh thu trừ chi phí nhập hàng, còn lương, điện, mặt bằng tính riêng. Lời lỗ thực không ai biết chắc, chỉ biết "tháng này có vẻ được".
Gặp từ hai dấu hiệu trở lên là cửa hàng đang quản rời rạc. Không phải do bạn làm sai, mà do công cụ rời nhau thì số liệu không thể khớp.
3/ Bảy nhóm tính năng cần có
1. Bán hàng tại quầy. Quét mã vạch, tính tiền, in bill, thu tiền nhiều hình thức. Tốc độ là yêu cầu đầu tiên, giờ cao điểm không chờ được.
2. Quản lý kho. Nhập, xuất, chuyển, kiểm kê, định mức min/max, cảnh báo hết hàng, quản lý hạn dùng. Kho gắn trực tiếp với bán: bán trừ kho, nhập cộng kho.
3. Quản lý nhân viên và phân quyền. Mỗi người một tài khoản, một quyền. Thu ngân bán, quản lý sửa, chủ xem tất cả. Mọi thao tác gắn tên người làm.
4. Quản lý khách hàng và công nợ. Lưu thông tin khách, ghi nợ, theo dõi trả nợ, tích điểm khách quen. Khách nợ bao lâu, bao nhiêu, đến hạn chưa đều có số.
5. Quản lý nhà cung cấp và công nợ nhập. Nhập hàng của ai, giá nào, còn nợ nhà cung cấp bao nhiêu. Giá nhập thay đổi thì biết ngay giá vốn thay đổi.
6. Báo cáo tổng hợp. Doanh thu theo ngày, món, nhân viên, ca; tồn kho; công nợ; lợi nhuận ước tính. Báo cáo là nơi bốn mảng gặp nhau, số phải khớp.
7. Chạy offline và đồng bộ. Mất mạng vẫn bán, có mạng đồng bộ về máy chủ hoặc điện thoại chủ. Không có tính năng này thì mọi tính năng trên dừng khi mất mạng.
Bảy nhóm là đủ cho cửa hàng bán lẻ, quán ăn, tiệm dịch vụ. Thiếu nhóm nào thì nhóm đó phải làm tay, và chỗ làm tay là chỗ lệch số.
4/ Quy trình vận hành một ngày trên phần mềm
Mở ca. Nhân viên đăng nhập, mở ca bán, kiểm tiền đầu ca. Phần mềm ghi giờ mở, người mở, tiền mặt đầu ca.
Bán trong ca. Mỗi giao dịch quét mã, tính tiền, in bill, trừ kho tự động. Khách nợ thì ghi công nợ vào tên khách. Đổi trả thì lập phiếu đổi trả, kho cộng lại.
Nhập hàng trong ngày. Hàng về thì lập phiếu nhập, ghi số lượng, giá nhập, hạn dùng. Tồn kho tăng ngay, công nợ nhà cung cấp cập nhật nếu chưa trả.
Đóng ca. Nhân viên chốt ca, đếm tiền mặt, phần mềm đối chiếu tiền thực với tiền hệ thống. Lệch thì ghi lý do ngay lúc đó, không để sang hôm sau.
Chủ xem báo cáo. Cuối ngày mở điện thoại xem: hôm nay bán bao nhiêu, món nào chạy, tồn món nào sắp hết, công nợ bao nhiêu, ca nào lệch tiền. Năm phút là đủ, không cần gọi điện hỏi từng ca.
Quy trình này chạy đều mỗi ngày thì cuối tháng không cần cộng sổ. Số liệu có sẵn theo từng ngày, từng ca, từng người.
5/ Quản lý nhiều chi nhánh từ một chỗ
Khi có từ hai điểm bán trở lên, quản lý nội bộ thêm một tầng: tổng hợp.
Mỗi chi nhánh vận hành độc lập. Mỗi nơi bán trên máy riêng, mất mạng vẫn bán, không phụ thuộc chi nhánh khác. Độc lập ở khâu bán là bắt buộc, vì không thể để một nơi mất mạng làm dừng cả hệ thống.
Số liệu tổng hợp về một chỗ. Doanh thu, tồn kho, công nợ từng chi nhánh đổ về máy chủ hoặc tài khoản chủ. Chủ xem được từng nơi và xem tổng cả hệ thống.
Điều chuyển hàng giữa các chi nhánh. Nơi hết, nơi còn thì chuyển qua phiếu chuyển kho. Hàng đi có ghi nhận, hai bên kho cập nhật đúng.
So sánh hiệu quả từng điểm bán. Chi nhánh nào bán tốt, món nào chạy ở đâu, nhân viên nào bán giỏi. Số liệu so sánh được vì mọi nơi ghi theo cùng một cách.
Phân quyền theo chi nhánh. Quản lý chi nhánh chỉ xem được nơi mình quản, chủ xem được tất cả. Quyền càng rõ, số càng khó bị sửa bậy.
Một hệ thống quản được nhiều chi nhánh mà không cần họp cộng sổ cuối tuần là hệ thống đã làm đúng việc tổng hợp.
6/ Tính năng quản lý bán hàng trên phần mềm EBIZ
EbizStore quản trọn bốn mảng bán, kho, nhân viên, tiền trong một phần mềm offline:
Với cửa hàng đang quản rời rạc bằng sổ và nhiều công cụ, EbizStore gom bốn mảng về một chỗ, số liệu khớp nhau vì cùng ghi từ một nguồn.
7/ Câu hỏi thường gặp
Phần mềm quản lý bán hàng nội bộ gồm những gì?
Gồm bốn mảng: bán hàng tại quầy, kho hàng, nhân viên và phân quyền, tiền và báo cáo. Bốn mảng nằm chung một hệ thống, số liệu ghi một lần dùng chung cho mọi báo cáo.
Khác gì phần mềm chỉ tính tiền?
Phần mềm tính tiền chỉ cộng tiền và in bill. Phần mềm quản lý thêm kho, nhân viên, công nợ, báo cáo. Tính tiền là một phần tư, quản lý là cả bốn phần.
Cửa hàng đang dùng sổ có chuyển được không?
Được. Nhập danh mục hàng, tồn đầu kỳ, thông tin khách và nhà cung cấp vào phần mềm một lần, rồi bán bình thường từ hôm đó. Tồn kho được đối chiếu dần qua kiểm kê.
Nhiều chi nhánh có dùng chung được không?
Được. Mỗi chi nhánh bán độc lập trên máy riêng, số liệu tổng hợp về cho chủ. Có phiếu chuyển kho giữa các điểm bán và phân quyền theo chi nhánh.
Mất mạng thì các tính năng quản lý có dừng không?
Với phần mềm nội bộ đúng nghĩa thì không. Bán, trừ kho, ghi công nợ đều chạy trên máy tại chỗ. Có mạng thì đồng bộ về máy chủ để chủ xem từ xa.
Chi phí thế nào?
Có hai kiểu: thuê theo tháng và mua một lần dùng vĩnh viễn. EbizStore bán bản quyền trọn đời, phù hợp cửa hàng ổn định lâu dài không muốn trả phí hằng tháng.
CẦN TƯ VẤN THEO MÔ HÌNH?
Tìm giải pháp EBIZ phù hợp với cách bạn vận hành.
Trao đổi cùng EBIZ để xác định tính năng, quy trình và phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp của bạn.