Kinh nghiệm marketing: Vệ sinh danh sách email – sáu bước đánh bóng danh sách email của bạn

Post date: Nov 27, 2010 2:08:46 AM

Năm trước, có 50 triệu người đã thay đổi địa chỉ email của họ. Vậy có bao nhiêu địa chỉ email cũ đang nằm trong danh sách của bạn?

Chắc chắn bạn hiểu được tầm quan trọng của một danh sách email được chấp thuận. Thậm chí, bạn còn phân chia danh sách email của mình thành từng nhóm khác nhau nhằm cải thiện mối liên hệ của các email bạn gửi đến khách hàng và khách hàng tiềm năng.

Nhưng bạn cần bao nhiêu thời gian để làm sạch danh sách email của mình? Nếu việc vệ sinh danh sách email không được quan tâm đúng mức, bạn đang tự giới hạn thành công của chiến dịch mà bạn đang thực hiện.

Cập nhật, làm sạch danh sách email của bạn có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả phát tán, tỷ lệ mở và đọc email của bạn, chưa kể điến việc khách hàng có chấp thuận nhận email hay không.

Sự chấp thuận có thể chẳng có ý nghĩa gì, bởi vì khi bạn nhận được sự chấp thuận cho phép gửi email từ một khách hàng tiềm năng, điều này không có nghĩa là 3 hoặc 6 tháng sau khách hàng này vẫn còn quan tâm đến email của bạn – đặc biệt, nếu bạn không gửi email thường xuyên.

Hãy hành động thật nhanh khi bạn có được sự chấp thuận từ phía khách hàng để đảm bảo rằng họ luôn nhớ đến bạn và dịch vụ của bạn. Danh sách của bạn càng cũ, bạn càng cần phải kiểm tra nhiều hơn.

Dưới đây là sáu bước làm sạch danh sách email của bạn.

Phân tích phản hồi

Sau mỗi chiến dịch email, hãy phân tích các phản hồi mà bạn nhận được. Nhận dạng những nguyên nhân phản hồi để xác định bước tiếp theo (email của bạn bị khóa? Người nhận không còn sử dụng địa chỉ mail đó nữa?). Hãy xóa bỏ những địa chỉ email hầu như không có sự phản hồi trong danh sách email của bạn. Đây cũng là cách tuyệt vời để xác định và sửa chữa lỗi đánh máy (ví dụ, “.con” thay vì “.com”)

Quản lý những địa chỉ không nhận email dài hạn

Nếu bạn đang sử dụng dịch vụ marketing email không đi kèm sự xác nhận tự động, điều này có thể được quản lý thay bạn. Nếu không, bạn phải tự thực hiện nó – không chỉ vì bạn muốn duy trì một danh sách email sạch: Nó được yêu cầu bởi luật.

Giám sát địa chỉ “reply to”

Nhiều người nhận email ngại sử dụng chức năng từ chối nhận email dài hạn như nó được sử dụng bởi những những người phát tán rác như một phương pháp để xác minh một địa chỉ email hơn là một sự từ chối hợp lý. Bởi vậy, nhận dạng những người không có nhu cầu nhận email của bạn từ phản hồi của họ và xó bỏ hẳn những địa chỉ đó.

Kiểm tra tỷ lệ mở email

Bạn có thể nghĩ danh sách email của bạn hoàn toàn sạch, nhưng hãy xem xét kỹ hơn. Tỷ lệ mở email của bạn đã giảm trong sáu tháng hoặt một năm?

Theo thời gian, con người mất dần hứng thú với một loại sản phẩm nào đó hoặc có thể là do họ chuyển chỗ ở, thay đổi công việc và không cần dịch vụ của bạn nữa, nhưng họ chưa trở thành những người từ chối nhận email dài hạn. Dựa trên sự xác nhận của họ, có thể bạn cho rằng những người này có nhu cầu nhận email của bạn, nhưng thực tế họ chỉ làm cho danh sách email của bạn trở nên đồ sộ hơn mà thôi.

Nếu bạn không thể thúc đẩy họ quay lại với bạn. Cách tốt nhất là hãy xóa bỏ và tiếp tục với những người khác.

Thúc đẩy những thành viên hoạt động thiếu năng động

Những thành viên của bạn, những người chưa từng mở email của bạn trong vòng 6 tháng và bạn cũng đã dành cho họ sự quan tâm đặc biệt chỉ với mục đích khiến họ mở email của bạn. Nếu bạn không thành công, hãy xó bỏ địa chỉ email của họ.

Xây dựng lại danh sách email

Khi bạn loại bỏ những địa chỉ email không hiệu quả và người không có nhu cầu. Tất nhiên bạn sẽ muốn xây dựng lại danh sách của mình với những người mới có nhu cầu và cảm hứng với sản phẩm của bạn. Việc phát triển danh sách của bạn là rất cần thiết.

Hãy khiến mọi thứ trở nên thật đơn giản đối với những người quan tâm đến email của bạn, giúp họ có thể liên lạc với bạn, thương hiệu hay dịch vụ của bạn dù ở bất cứ đâu – dựa vào website hay phần thông tin trong email của bạn,v.v.. Nó cũng là yếu tố tuyệt vời để họ có thể lựa chọn cách thức liên hệ mà họ muốn nhận được từ bạn (thư chào hàng, khuyến mãi, phiếu thưởng…) và mức độ thường xuyên (hàng tuần, hàng tháng).

Nếu bạn chưa vệ sinh danh sách email của mình trong một thời gian dài, thì lần đầu tiên sẽ là một thử thách nhỏ, nhưng những lần sau đó mọi chuyện sẽ đơn giản hơn nhiều. Hãy dành thời gian để theo sát một chiến dịch email hoặc mỗi tháng một lần để tìm ra những người có nhu cầu, hứng thú với email của bạn, và phân tích tỷ lệ mở email, tỷ lệ phản hồi, từ đó loại bỏ những địa chỉ email không cần thiết.

Danh sách email của bạn có thể ngắn đi, nhưng công việc của bạn sẽ hiệu quả hơn.

Phạm Nguyễn (Theo LANTABRAND/marketingprofs)