Kinh nghiệm marketing: Tối ưu hóa khả năng chuyển phát email

Post date: Nov 29, 2010 9:05:52 AM

Là một marketer online, mỗi ngày bạn có thể gặp nhiều vấn đề liên quan đến việc gửi email. Dù bạn gửi email cá nhân hay những thông tin nhằm tiếp cận khách hàng, những tin nhắn điện tử này thường bị lọc do bị xếp vào spam – thư rác và sau đó lại bị gửi trả về với lí do là không thể gửi được.

Đối với việc trao đổi thư từ qua lại bình thường không có tính thương mại,  thì đây chỉ là một vấn đề gây phiền toái và bất tiện nho nhỏ. Nhưng khi tin nhắn của bạn lại đang chuyển đi một thông điệp quan trọng hoặc khẩn cấp, và nếu trong đó chứa những hoá đơn hay các bản thanh toán tiền gấp rút, hoặc những thông tin dịch vụ, bạn sẽ có nguy cơ đối mặt với những hậu quả nghiêm trọng. 

Nếu bạn là một marketer, cứ mỗi tin nhắn không chuyển được sẽ làm bạn mất đi một phần lợi tức. Thế nhưng vài cách sau đây có thể giúp cho việc chuyển phát thông tin của bạn và giảm thiểu khả năng rơi vào các  truờng hợp trên. Mấu chốt của việc chuyển phát email trên mạng là việc đặt lòng tin của của bạn vào các nhà cung cấp dịch vụ Internet, hay ISP. Vì những công ty này cần cung cấp những dịch vụ có chất lượng cho khách hàng, họ đặt ra những tiêu chuẩn giao thức và các quy tắc liên quan đến thư rác. 

Để giao tiếp với khách hàng của bạn mà không có bất kì trở ngại nào, bạn nên tập trung vào 5 tiêu chí quan trọng sau để tối ưu hoá tỉ lệ thành công trong việc chuyển phát thông tin. 

1. Lưu ý đến danh sách của bạn 

Điều này có liên quan như thế nào? Bạn chỉ nên thêm người nhận thông qua các chương  trình opt - in , xoá bỏ những tài khoản bị gửi trả về và những yêu cầu không người nhận ngay lập tức. Không bao giờ phân phát theo những danh sách đã lỗi thời hoặc đã được mua. Nhiều bản danh sách đã được mua chứa đựng các bẫy spam hoặc các địa chỉ hấp dẫn, mục đích để lừa và bắt giữ những kẻ phát tán spam. 

2. Duy trì các khiếu nại ở mức độ thấp 

Người nhận có cần những tin nhắn của bạn không? Mỗi lần khách hàng than phiền với các nhà cung cấp dịch vụ Internet của họ, sẽ dẫn đến việc giảm đi khả năng chuyển phát thông tin. 

Một số những ISP phổ biến bao gồm AOL, Yahoo và Hotmail phản hồi lại những lời khiếu nại này rất đơn giản chỉ bằng 1 cái click chuột vào spam. Biết được họ đã nhận được bao nhiêu lời khiếu nại từ khách hàng là điều rất quan trọng. Quá trình khiếu nại có thể được tự động hoá, bằng cách những nhà cung cấp dịch vụ tiếp thị email sẽ loại bỏ những người khiếu nại trong danh sách và tổng hợp những dữ liệu đó trong các bản báo cáo. 

Tuy nhiên, bạn nên cố gắng tránh những khiếu nại. Để giảm thiểu tối đa những khiếu nại, hãy để người nhận biết bạn là ai bằng cách điền tên công ty của bạn trên mục “from”, sử dụng đề tài rõ ràng và thích hợp, và chuyển phát thông tin theo 1 lịch trình đã định sẵn. 

3. Chuyên nghiệp

Những tin nhắn bạn gửi nói lên điều gì về công ty của bạn? Nâng cao chất lượng nhãn hiệu và danh tiếng của công ty bạn bằng cách gửi đi những thông tin email được thiết kế tốt, có tổ chức và thích hợp. Phân đoạn những danh sách được chuyển đi và sắp xếp thông tin bất cứ khi nào có thể. Bạn cũng nên chắc chắn rằng tên miền cho các trang quảng cáo có thể cung cấp địa chỉ Whols công khai và chính sách bảo mật được liên kết rõ ràng.   

4. Sử dụng chức năng xác thực email

Lợi dụng các kĩ thuật xác thực email, điển hình là việc sử dụng Sender Policy Framework (SPF), đây là hệ thống tổ chức cung cấp các tiêu chuẩn mở, phương pháp kĩ thuật để ngân chặn các địa chỉ email giả. 

5. Tạo danh tiếng 

Những hoạt động bạn đã từng làm nói lên điều gì về bạn?. Để tạo nên một danh tiếng vững chắc trong những trường hợp này cần thời gian, và bằng một cách duy nhất là gửi những email hợp pháp bằng những cách thực hiện tốt nhất. 

Gửi email hợp pháp, làm sạch danh sách và những khiếu nại. Chắc chắn rằng các dịch vụ email của bạn được thiết lập với những địa chỉ IP riêng để các hoạt động tiếp thị bằng email của bạn chỉ ảnh hưởng đến danh tiếng của chính bạn. 

Khi đã theo sát những chiến lược cực kì chủ động trong việc tiếp thị qua email, bạn nên sử dụng các công cụ báo cáo kết quả trong phần mềm tiếp thị email của mình để đánh giá toàn bộ công việc. 

Khi bạn tìm thấy các ISP đặc biệt đang ngăn chặn và phá hoại việc giao tiếp của mình dù bạn đã thực hiện các bước trên, ngay lập tức hãy tiếp xúc ngay với họ để giải quyết vấn đề và xin danh sách tiếp nhận. 

Những lợi ích của việc tiếp thị bằng email là không thể phủ nhận được. Với những nỗ lực không mệt mỏi, các marketer có thể phát huy đáng kể khả năng chuyển phát email tiếp thị, và có thể đạt được những kết quả quan trọng trong công việc.

Đại Phong (Theo Marketing Vietnam)