Hỏi về hóa đơn tự in

Post date: Mar 31, 2011 6:23:23 AM

Những đơn vị muốn sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) hoặc hóa đơn in bằng máy vi tính thì cần những thủ tục gì ?

Trả lời : Để phù hợp với cơ chế thị trường, áp dụng các tiến bộ khoa học kỷ thuật và tránh lợi dụng hóa đơn BTC để làm chuyện phi pháp, Bộ Tài Chính chấp thuận, khuyến khích các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn đặc thù (tự in) hoặc hóa đơn in trên máy vi tính. Các tổ chức, cá nhân SXKD hàng hóa, dịch vụ có nhu cầu tự in để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Đối với Tổng Cty, tập đoàn, liên hiệp có nhiều Công ty, xí nghiệp, đơn vị, chi nhánh đóng ở nhiều tỉnh, TP trực thuộc TW thì đăng kýù sử dụng hóa đơn tự in với Tổng cục thuế.

1- Thủ tục đăng ký mẫu hóa đơn tự in:

Căn cứ điểm 2 Mục V Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của Bộ Tài chính thì các tổ chức, cá nhân SXKD HH, DV có nhu cầu tự in hóa đơn để sử dụng phải có hồ sơ đăng ký gửi nơi đăng ký nộp thuế (Cục thuế hoặc CCT) bao gồm:

a- Công văn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (đối với tổ chức SXKD) hoặc đơn đăng ký sử dụng hóa đơn tự in (đối với hộ SXKD) theo mẫu của TT số 120/2002/TT-BTC ngày 30/12/2002 của BTC.

b- Mẫu hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hóa đơn phải có đầy đủ các chỉ tiêu như: Tên tổ chức, cá nhân, địa chỉ, MST, ký hiệu, số hóa đơn của đơn vị bán hàng, tên, địa chỉ, MST của đơn vị mua hàng; tên HH, DV, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số….. ngày….. tháng…. năm… của cơ quan thuế và tên nhà in hóa đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hóa đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hóa đơn song ngữ thì phải in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

c- Sơ đồ các địa điểm sản xuất, kinh doanh; văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố, các đường phố liên quan ( đối với thành phố, thị xã) và thôn, xã… (đối với nông thôn) để có căn cứ theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chúc, cá nhân phải gửi cho cơ quan thuế sơ đồ địa điểm mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà và bản sao có xác nhận của UBND phường, xã để đối chiếu.

d- Các bản sao không phải công chứng:

+ Giấy phép đăng ký kinh doanh.

+ Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định cúa pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân kinh doanh.

đ- Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản Photocopy.

Khi thay đổi mẫu hóa đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại.

Nếu DN muốn đăng ký sử dụng PXK kiêm VCNB thì DN phải nộp thêm bản sao Giấáy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc, nếu không có Giấáy chứng nhận đăng ký kho hàng, cửa hàng, chi nhánh, đơn vị phụ thuộc thì trong công văn đăng ký sử dụng DN phải trình bày thêm các nghiệp vụ sử dụng PXK kiêm VCNB cũng được đăng ký sử dụng PXK kiêm VCNB tự in.

Nếu DN nghiệp muốn đăng ký tự in Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì DN phải có thêm bản sao hợp đồng đại lý.

2- Đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn tự in.

Hóa đơn do tổ chức, cá nhân tự in phải đăng ký lưu hành mẫu hóa đơn với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hóa đơn gồm: Ký hiệu, số lượng, số hóa đơn (từ số… đến số…). Cơ quan thuế căn cứ vào nhu cầu sử dụng hóa đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hóa đơn của tổ chức, cá nhân mà quy định số lượng hóa đơn tự in được đăng ký lưu hành sử dụng theo từng kỳ từ 1 tháng đến 3 tháng. Trước khi in hóa đơn đợt mới phải báo cáo việc sử dụng hóa đơn in đợt cũ và đăng ký in mới với cơ quan thuế về ký hiệu, số lượng, số thứ tự hóa đơn.

* Chú ý : Các tổ chức, cá nhân sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không được vừa sử dụng hóa đơn mua của Cơ quan thuế, vừa sử dụng hóa đơn tự in . Trong trường hợp đặc thù phải có Quyết định của Cục Trưởng Cục Thuế Tỉnh, Thành phố . Do đó, Cơ sở kinh doanh có nhiều ngành hàng phải sử dụng nhiều loại hóa đơn đăc thù để phù hợp với từng mặt hàng, ngành nghề thì phải thiết kế nhiều loại mẫu hóa đơn đặc thù để đáp ứng nhu cầu sử dụng hóa đơn đặc thù của toàn đơn vị . Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn đặc thù thì Cơ quan thuế địa phương sẽ thu hồi toàn bộ hóa đơn của BTC đã mua chưa sử dụng hết để thanh hủy