MS Excel

  • Khôi phục tập tin Excel bị lỗi (P.2) Nếu những phương pháp cơ bản như đã giới thiệu trong phần 1 không tìm lại được tập tin “gặp nạn”, bạn có thể sử dụng đến những biện pháp ...
    Posted Dec 7, 2010, 12:37 AM by Huỳnh Anh Kiệt
  • Khôi phục tập tin Excel bị lỗi (P.1) Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phòng. Bạn có thể tham khảo ...
    Posted Dec 7, 2010, 12:37 AM by Huỳnh Anh Kiệt
  • MS EXCEL: Tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong Excel Bộ lọc là tính năng rất hữu ích và dễ sử dụng trong Microsoft Excel. Với bộ lọc, bạn có thể nhanh chóng giới hạn dữ liệu chỉ hiển thị ...
    Posted Nov 27, 2010, 8:02 PM by Huỳnh Anh Kiệt
  • MS EXCEL: Phím tắt để trở về ô hiện hành trong Excel Đôi khi bạn phải làm việc với những bảng tính lớn, trải rộng quá tầm màn hình. Có nhiều cách để điều hướng trong bảng tính lớn, nhưng trường hợp ...
    Posted Nov 27, 2010, 8:00 PM by Huỳnh Anh Kiệt
  • MS EXCEL: Hướng dẫn dùng hàm RANK trong Microsoft Excel Hàm RANK() trong Excel trả về thứ hạng giá trị trong danh sách. Cụ thể, nó là vị trí tương quan giữa một giá trị với các giá trị còn ...
    Posted Nov 27, 2010, 7:59 PM by Huỳnh Anh Kiệt
Showing posts 1 - 5 of 39. View more »

Khôi phục tập tin Excel bị lỗi (P.2)

posted Dec 7, 2010, 12:37 AM by Huỳnh Anh Kiệt

Nếu những phương pháp cơ bản như đã giới thiệu trong phần 1 không tìm lại được tập tin “gặp nạn”, bạn có thể sử dụng đến những biện pháp nâng cao. Những biện pháp trong phần này tuy có phần phức tạp hơn nhưng cũng có thể hữu hiệu hơn.

7. Mở tập tin lỗi trên WordPad hoặc Word

Nếu bạn không thể sửa được tập tin bảng tính bị lỗi, hãy thử mở bằng WordPad. Nếu thành công, WordPad sẽ chuyển đổi tất cả mọi thứ sang dạng văn bản. Tất nhiên, điều này không hẳn đã làm bạn hoàn toàn hài lòng ngoài niềm vui có thể lấy lại được dữ liệu. Phương án này sẽ không thể khôi phục được các định dạng font, bảng... Tuy nhiên, không giống như một số phương án khôi phục dữ liệu khác, WordPad sẽ giúp bạn phục hồi các macro. Hãy sử dụng lệnh tìm kiếm Sub và Function trên khối dữ liệu đã khôi phục được để tìm chúng.

Bạn cũng có thể mở tập tin .xls bị lỗi trên Word, nhưng kết quả thường khá giới hạn. Với phương án này, bạn phải cài đặt công cụ chuyển đổi Microsoft Office Excel. Không như WordPad, Word không khôi phục được các macro.

8. Xử lý các cell bị lỗi để khôi phục dữ liệu

Đôi khi bạn có thể khôi phục dữ liệu bằng cách xử lý các cell trên tập tin lỗi. Bạn sẽ không thể lấy lại được định dạng, biểu đồ, macro... nhưng khôi phục được dữ liệu cũng đã là quá may rồi. Quy trình thực hiện như sau:

1. Mở một workbook mới, nhập vào cell A1 công thức sau đây để dẫn tới cell A1 trong tập tin lỗi: tên của tập tin lỗi!A1. (Bạn không cần phải thêm .xls).

2. Nhấp Enter.

3. Nếu tập tin lỗi không ở cùng thư mục, Excel sẽ hiển thị hộp thoại Update Values: tên của tập tin bị lỗi. Bạn hãy sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi. Chọn tập tin này và click OK.

4. Nếu hộp thoại Select Sheet xuất hiện, bạn hãy chọn sheet phù hợp và click OK. Excel sẽ hiển thị giá trị cell A1 của tập tin lỗi.

5. Chọn cell A1 và kéo ngang qua các cột mà bạn cảm thấy cần để có thể khôi phục dữ liệu. Nếu Excel hiển thị hộp thoại Update Values - tên tập tin bị lỗi, bạn hãy chọn tập tin lỗi và click OK.

6. Lặp lại bước 5, nhân bản hàng A theo số lượng hàng bạn cảm thấy đủ để khôi phục tập tin lỗi.

7. Chọn dữ liệu và nhấp Copy từ menu Edit.

8. Chọn Paste Special từ menu Edit, chọn Values.

9. Click OK.

9. Thử định dạng SYLK để khôi phục dữ liệu

Microsoft khuyến cáo sử đụng định dạng SYLK để tránh khỏi bị lỗi khi dùng Excel, nhất là các lỗi liên quan đến máy in. Bạn có thể mở tập tin Excel bị lỗi bằng cách này:

1. Từ menu File, chọn Save As. Trên Excel 2007, click vào nút Office.

2. Từ bảng điều khiển Save As Type, chọn SYLK(Symbolic Link) (*.slk).

3. Đặt tên. Nếu tập tin lỗi có một sheet, việc này là không cần thiết.

4. Click vào Save.

5. Nếu tập tin workbook có nhiều sheet, Excel sẽ hỏi bạn có tiếp tục sử dụng định dạng không hỗ trợ nhiều sheet cùng lúc hay không. Click vào OK.

6. Nếu Excel cảnh báo bạn có thể workbook gồm một số định dạng không tương thích với SYLK, bạn hãy chọn Yes.

Lưu ý là định dạng SYLK chỉ lưu lại những sheet đang sử dụng. Để khôi phục dữ liệu, bạn cần mở lại tập tin Excel và lưu lại từng sheet một. Đó là lý do vì sao ở bước 3 bạn cần đặt tên cho từng sheet trên workbook để tránh nhầm lẫn sau này.

Sau khi đã lưu lại tất cả các sheet theo dạng mới, bạn hãy mở tập tin .slk và sửa thành .xls. Cẩn thận, không sử dụng tên của tập tin workbook bị lỗi. Nếu thành công, bạn có thể lưu lại được các giá trị từ công thức đã nhập nhưng các công thức thì không.

10. Khôi phục các macro

Nếu có thể khôi phục dữ liệu nhưng vẫn bó tay trước các macro, bạn có thể lưu lại được chúng theo cách sau đây:

1. Mở Excel, đừng mở những workbook lỗi.

2. Đặt chế độ tính toán sang dạng thủ công (thủ thuật 3 ở trên).

3. Chọn Macro từ menu Tools, chọn Security và sau đó chọn High. Trên Excel 2007, hãy nhấp vào nút Office --> Excel Options, và chọn Trust Center phía trái bảng. Sau đó, click vào nút Trust Center Settings, chọn Macro Settings, sau đó chọn Disable All Macros Without Notification trên vùng cài đặt Macro Settings. Cuối cùng nhấp OK hai lần.

4. Mở tập tin bị lỗi. Nếu Excel mở được, bạn sẽ thấy một thông báo cho biết hiện macro đang được tắt. Nếu Excel tắt đi, phương pháp này coi như thất bại.

5. Nhấp tổ hợp [Alt]+[F11] để mở Visual Basic Editor (VBE).

6. Sử dụng Project Explorer (nhấp [Ctrl]+R), click chuột phải vào module và chọn Export File)

7. Nhập tên và thư mục của module.

8. Lặp lại bước 6 và 7 theo ước chừng của bạn, đủ để trích xuất tất cả các module.

9. Đóng VBE và thoát Excel.

10. Mở một workbook trống (hoặc workbook mới chứa dữ liệu mới khôi phục được) và nhập các module.

DIGILIFE

Khôi phục tập tin Excel bị lỗi (P.1)

posted Dec 7, 2010, 12:37 AM by Huỳnh Anh Kiệt

Các tập tin bảng tính Excel, cũng như Word, một khi bị lỗi sẽ gây ra hàng loạt rắc rối cho người dùng văn phòng. Bạn có thể tham khảo những cách khôi phục tập tin bảng tính dưới đây trước khi ... ngồi khóc hay làm lại từ đầu.

1. Thử khôi phục bằng phương án thủ công

Nếu tính năng tự động khôi phục lỗi của Excel tậm tịt, bạn có thể thực hiện công việc này bằng tay:

1. Mở tập tin từ menu File. Đối với Excel 2007, hãy click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In, tìm và xác định workbook bị lỗi.

3. Từ danh sách sổ xuống của nút Open, chọn Open And Repair.

4. Nếu đây là nỗ lực đầu tiên cố gắng khôi phục workbook, bạn hãy click vào Repair.

Nếu may mắn, Excel sẽ sửa chữa tập tin. Tuy nhiên, tính năng khôi phục tập tin không phải lúc nào cũng hiệu quả. Lúc này, bạn hãy chọn giải pháp thứ hai là khôi phục dữ liệu. Hãy nhấp vào Extract Data ở bước 4.

2. Nếu lỗi xảy ra khi tập tin bảng tính đang mở

Khi có lỗi xảy ra mà tập tin workbook vẫn đang mở, bạn nhất thiết không được lưu lại phiên làm việc hiện tại. Thay vào đó, bạn hãy trở ngược lại phiên bản lưu trữ trước đó. Bằng cách này, bạn sẽ tránh được lỗi xảy ra vừa rồi mà không mất dữ liệu, cho dù khả năng này là rất nhỏ.

Để trở lại phiên làm việc lần trước đã lưu lại, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Chọn Open từ menu File menu. Đối với Excel 2007, click vào nút Office và chọn Open.

2. Sử dụng bảng điều khiển Look In để xác định tập tin bị lỗi.

3. Click vào Open.

Lúc này bạn sẽ mở lại workbook như cũ.

3. Tắt chế độ tính toán tự động

Nếu Excel không thể mở được tập tin bảng tính, hay kể cả lựa chọn Open And Repair cũng bó tay, bạn hãy đặt lại chế độ tính toán sang phương án xử lý thủ công và thử lại. Các bước thực hiện:

1. Mở một tập tin bảng tính mới với nội dung rỗng.

2. Từ menu Tools chọn Options và click vào tab Calculation. Trên Excel 2007, bạn hãy click vào nút Office, tiếp đến là Excel Options và chọn Formulas trên bảng điều khiển ở phía trái.

3. Trong phần cài đặt thông số cho Calculation (Calculation Options trên Excel 2007), chọn Manual.

4. Click vào OK.

Lúc này, bạn hãy mở lại tập tin bị lỗi. Có thể Excel sẽ “bắt lỗi” và mở được tập tin trục trặc.

4. Sử dụng công cụ Microsoft Office Tools

Nếu Excel không thể mở được tập tin workbook lỗi, bạn hãy dành cơ hội cho Microsoft Office Tools:

1. Từ menu Start, chọn All Programs (trên Windows XP).

2. Chọn Microsoft Office.

3. Chọn Microsoft Office Tools.

4. Chọn Microsoft Office Application Recovery.

5. Chọn Microsoft Office Excel ở hộp thoại.

6. Nhấp vào Recover Application. Quá trình xử lý có thể mất một vài phút.

Công cụ khôi phục này sẽ tắt Excel và sau đó khởi động lại, hiển thị danh sách các tập tin bảng tính đã khôi phục được. Nếu may mắn, tập tin Excel quý giá của bạn sẽ nằm trong danh sách này. Chỉ cần mở ra và tiếp tục sử dụng!

5. Thử chuyển tập tin sang nơi khác

Đôi khi một tập tin bảng tính bị lỗi không hẳn do những nguyên nhân từ phần mềm hay sai lầm khi sử dụng của người dùng. Rất có thể nó đang tạm không truy cập được nữa, các hệ thống mạng và máy chủ thường vẫn đánh dấu chúng là những tập tin lỗi. Trong trường hợp gặp phải lỗi được xác định có nguyên nhân tương tự và Excel không thể sửa được, bạn hãy chuyển tập tin sang một thư mục, ổ đĩa hoặc máy chủ khác.

6. Hãy để OpenOffice “ra tay”

Một số người khẳng định cảm thấy hoàn toàn bất ngờ với kết quả mỹ mãn khi sử dụng bộ ứng dụng OpenOffice để sửa chữa tập tin lỗi của Excel. Đây là công cụ mã nguồn mở miễn phí lừng danh. Nếu không thể xử lý được tập tin bảng tính bị lỗi trên Excel, hãy dùng tới Calc của OpenOffice. Tất nhiên, việc này thường kỳ công và phức tạp hơn bạn tưởng.

(Còn tiếp)

DIGILIFE

MS EXCEL: Tính tổng giá trị danh sách đã lọc trong Excel

posted Nov 27, 2010, 8:01 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Bộ lọc là tính năng rất hữu ích và dễ sử dụng trong Microsoft Excel. Với bộ lọc, bạn có thể nhanh chóng giới hạn dữ liệu chỉ hiển thị những thông tin cần thiết. Tuy nhiên, làm thế nào để tính tổng giá trị danh sách đã lọc? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi trên.

Hình dưới thể hiện một danh sách đã được lọc. Các bạn có thể nhìn cột thứ tự bên trái và nhận ra nhiều hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.

Hình tiếp theo cho các bạn thấy kết quả khi chúng ta thử tính tổng giá trị bằng hàm SUM().

Nhìn thoáng qua cũng dễ dàng nhận thấy kết quả không đúng: giá trị tổng quá lớn, tại sao vậy? Đó là vì hàm SUM() tính tổng tất cả giá trị từ D14 đến D64 chứ không chỉ tính tổng các giá trị đã lọc. Không có cách nào để cho hàm SUM() biết rằng chúng ta muốn loại trừ những giá trị không thỏa mãn bộ lọc.

Giải pháp cho vấn đề này lại hết sức đơn giản. Bạn chỉ cần click AutoSum, Excel sẽ tự động gọi hàm SUBTOTAL() thay vì hàm SUM(). Hàm này sẽ xem xét toàn bộ danh sách từ D6 đến D82 nhưng chỉ tính tổng giá trị thỏa mãn bộ lọc.

Về hàm SUBTOTAL()

Hàm SUBTOTAL() sẽ xem xét toàn bộ danh sách giá trị trong cột D và chỉ tính toán những giá trị thỏa mãn bộ lọc. Các bạn có thể nhìn vào hình trên và đoán rằng đó là nhờ ta khai báo đối số 9. Tuy nhiên, đối số này cho Excel biết chúng ta muốn tính TỔNG các giá trị tham chiếu. Bảng sau liệt kê các đối số được chấp nhận:

Tính cả giá trị ẩn

Bỏ qua giá trị ẩn

Hàm

1

101

AVERAGE()

2

102

COUNT()

3

103

COUNTA()

4

104

MAX()

5

105

MIN()

6

106

PRODUCT()

7

107

STDEV()

8

108

STDEVP()

9

109

SUM()

10

110

VAR()

11

111

VARP()

Sau khi xem bảng trên có lẽ các bạn đang băn khoăn sự khác nhau giữa 9 và 109. Khi ta dùng đối số 9, hàm SUBTOTAL() sẽ tính tổng cả các giá trị đã bị ẩn. Còn khi ta dùng đối số 109, hàm SUBTOTAL() sẽ bỏ qua các giá trị đã bị ẩn. Chúng ta cần phân biệt rõ giá trị bị ẩngiá trị bị loại do không thỏa mãn bộ lọc. Việc ẩn đi một hàng nào đó có thể thực hiện bằng cách click chuột phải vào thứ tự hàng sau đó chọn Hide. Điều này khác hoàn toàn với những hàng không được hiển thị do không thỏa mãn bộ lọc.


Linh V. (Theo TechRepublic)

MS EXCEL: Phím tắt để trở về ô hiện hành trong Excel

posted Nov 27, 2010, 8:00 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Đôi khi bạn phải làm việc với những bảng tính lớn, trải rộng quá tầm màn hình. Có nhiều cách để điều hướng trong bảng tính lớn, nhưng trường hợp kéo thanh cuộn đi quá đà khiến mất dấu ô hiện hành là rất hay gặp.

Tuy rằng bạn có thể vẫn nhớ hướng và kéo thanh cuộn để trở về ô hiện hành, thế nhưng thường thì đây là cách thiếu hiệu quả nhất.

Cách trên chỉ hiệu quả đối với trường hợp bạn đang làm việc với bảng tính nhỏ, hoặc với trường hợp bạn mới chỉ dịch chuyển một chút. Có một cách khác để trở về ô hiện hành, áp dụng khi bạn vẫn nhớ địa chỉ ô, đó là nhấn tổ hợp phím Ctrl + G sau đó nhập địa chỉ ô rồi click OK (hoặc nhấn Enter).

Trong đa số trường hợp, bạn sẽ không nhớ địa chỉ ô, tuy nhiên điều đó không quá quan trọng bởi lẽ vẫn có phím tắt để trở về ô hiện hành từ bất cứ đâu trong cùng bảng tính, đó là tổ hợp Ctrl + Backspace.

Lưu ý, nếu bạn sử dụng phím tắt trên mà không thấy màn hình di chuyển, điều đó có nghĩa là ô hiện hành vẫn nằm trong tầm quan sát. Ngoài ra, mỗi sheet có một ô hiện hành riêng, nên bạn không thể dùng phím tắt để nhảy đến ô hiện hành của sheet khác.


Linh V. (Theo TechRepublic)

MS EXCEL: Hướng dẫn dùng hàm RANK trong Microsoft Excel

posted Nov 27, 2010, 7:59 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Hàm RANK() trong Excel trả về thứ hạng giá trị trong danh sách. Cụ thể, nó là vị trí tương quan giữa một giá trị với các giá trị còn lại trong danh sách. Thực tế nếu bạn dùng thao tác sắp xếp, mặc dù vẫn có thể nhìn thấy giá trị nào đứng cao nhất và thấp nhất nhưng không được trả về thứ hạng cụ thể.

Trong ví dụ ở hình dưới, các bạn có thể thấy kết quả của hàm RANK() trong bảng tính. Giá trị từ F2 đến F5 là thứ hạng của các giá trị từ E2 đến E5. Các giá trị từ E2 đến E5 là kết quả của hàm SUMIF() sau đây:

=SUMIF($A$2:$A$9,$D2,$B$2:$B$9)

Hàm SUMIF() trả về tổng số của mỗi cá nhân được liệt kê trong cột A.

Về hàm RANK()

Hàm RANK() có 3 đối số:

RANK(number,reference,[order])

Trong đó, number là giá trị bạn xếp hạng, reference là danh sách các giá trị bạn muốn so sánh với number, order là trình tự thứ hạng lớn dần hay nhỏ dần. Nếu bạn không khai báo order, Excel sẽ coi giá trị bằng 0, tức là trình tự thứ hạng giảm dần, tỉ lệ nghịch với giá trị (giá trị lớn nhất là xếp thứ 1). Các giá trị order khác 0 sẽ cho trình tự thứ hạng tăng dần (giá trị nhỏ nhất xếp thứ 1). Trong ví dụ trên, ô F2 được khai báo như sau:

=RANK(E2,$E$2:$E$5)

Lưu ý rằng đối số number là tương đối nhưng reference là tuyệt đối. Bạn nên giữ nguyên cấu trúc như trên khi áp dụng vào bảng tính của mình. Copy hàm khai báo ở F2 vào các ô từ F3 đến F5. Kết quả là giá trị lớn nhất 120 được trả về thứ 1. Giá trị nhỏ nhất 98 xếp thứ 4. Để đảo ngược cách xếp hạng, bạn chỉ cần khai báo thêm order như sau:

=RANK(E2,$E$2:$E$5,1)

Trường hợp đồng hạng

Đôi khi bạn sẽ gặp trường hợp đồng thứ hạng. Hàm RANK() sẽ trả về cùng một thứ hạng cho giá trị lặp lại nhiều hơn một lần trong danh sách xếp hạng. Điều thú vị là trong trường hợp này, hàm RANK() sẽ giải quyết bằng cách bỏ qua giá trị thứ hạng tiếp theo. Để hiểu rõ hơn, chúng ta cùng xét ví dụ trong hình dưới đây:

Các bạn có thể thấy Alexis và Kate có cùng giá trị 101. Cả hai đều xếp thứ 2 và không có ai xếp thứ 3. Giá trị thấp nhất vẫn xếp hạng 4.

Không có đối số để thay đổi cách giải quyết này của hàm RANK(). Nếu bạn không muốn có trường hợp đồng hạng, bạn cần tìm thêm một tiêu chuẩn nữa để so sánh.


Linh V. (Theo TechRepublic)

MS EXCEL 2007 - B.14: Layout

posted Nov 27, 2010, 7:50 PM by Huỳnh Anh Kiệt   [ updated Nov 27, 2010, 7:51 PM ]

Tách bảng tính

Bạn có thể tách một bảng tính thành nhiều vùng để dễ dàng xem từng phần của một bảng tính. Để tách bảng tính:

• Lựa chọn các ô trung tâm của bảng tính bạn muốn tách

• Kích nút Split trên tab View

• Thông báo tách bảng trên màn hình xuất hiện, bạn có thể thao tác với từng phần riêng biệt.

Làm đóng băng hàng và cột

Bạn có thể lựa chọn một phần cụ thể của một bảng tính để giữ nó không thay đổi trong khi làm việc với các phần khác. Điều này được thực hiện thông qua tính năng Freeze Rows and Columns (làm đóng băng hàng và cột):

• Kích nút Freeze Panes trên tab View

• Lựa chọn một phần để được đóng băng hoặc kích vào đầu mỗi cột hay phía trái dòng

• Để hủy việc áp dụng đóng băng, kích nút Freeze Panes

• Kích Unfreeze

Ẩn bảng tính

Để ẩn bảng tính:

• Lựa chọn tab trang tính mà bạn muốn ẩn

• Kích phải vào tab đó

• Kích Hide

Để hủy bỏ việc ẩn bảng tính:

• Kích phải vào bất kỳ bảng tính

• Kích Unhide

• Chọn bảng tính để hủy bỏ việc ẩn.


NgânNT (Theo FGCU)

MS EXCEL 2007 - B.13: Định dạng trang tính và in

posted Nov 27, 2010, 7:49 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Thiết lập nhãn in

Chức năng Print Titles cho phép bạn lặp lại các heading của cột và dòng vào đầu mỗi trang mới để đọc nhiều trang dễ hơn là đọc khi in. Để thiết lập Print Titles:

• Kích tab Page Layout trên vùng Ribbon

• Kích nút Print Titles

• Trong phần Print Titles, kích vào hộp để chọn dòng hay cột để được lặp lại

• Lựa chọn dòng hay cột

• Kích nút Select Row/Column

• Kích OK


Tạo Header và Footer

Để tạo header hay footer:

• Kích nút Header & Footer trên tab Insert

• Lúc này, tab Design cho Header & Footer sẽ xuất hiệ trên vùng Ribbon

• Để chuyển đổi giữa Header và Footer, kích nút Go to Header hoặc Go to Footer


• Để chèn văn bản: nhập văn bản vào header hay footer

• Để nhập dữ liệu được chương trình hóa trước như số trang, ngày, giờ, tên file hoặc tên trang tính. Kích biểu tượng thích hợp

• Để thay đổi vị trí của dữ liệu, kích chọn ô bạn muốn

Thiết lập lề trang

Để thiết lập lề trang:

• Kích nút Margins trên tab Page Layout

• Lựa chọn một trong các lựa chọn đưa ra, hoặc

• Kích Custom Margins

• Hoàn thành hộp thoại thiết lập lề trang

• Kích OK.

Thay đổi hướng trang

Để thay đổi hướng trang từ dọc tới ngang:

• Kích nút Orientation trên tab Page Layout

• Chọn Portrait (dọc) hay Landscape (ngang)

Thiết lập ngắt trang

Bạn có thể thiết lập ngắt trang trong một bảng tính để đọc trang tính một cách dễ dàng khi in. Để thiết lập ngắt trang:

• Kích nút Breaks trên tab Page Layout

• Kích Insert Page Break

In một vùng

Có thể bạn chỉ muốn in một phần của một bảng tính. Công việc này được thực hiện một cách dễ dàng thông qua chức năng Print Range. Để in một vùng:

• Lựa chọn vùng được in

• Kích nút Print Area trên tab Page Layout

• Kích Set Print Area.


NgânNT (Theo FGCU)

MS EXCEL 2007 - B.12: Phát triển Workbook

posted Nov 27, 2010, 7:48 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Định dạng các tab Workbook

Bạn có thể đổi tên một bảng tính hay thay đồi màu sắc của các tab nếu cần thiết.

Để đổi tên bảng tính:

• Mở trang tính để được đổi tên

• Kích nút Format trên tab Home

• Kích Rename Sheet

• Nhập một tên mới

• Ấn Enter

Để thay đổi màu sắc tab bảng tính:

• Mở trang tính để đổi màu

• Kích nút Format trên tab Home

• Kích Tab Color

• Chọn màu

Di chuyển vị trí các bảng tính trong Workbook

Để di chuyển các bảng tính trong một workbook:

• Mở workbook chứa các trang tính bạn muốn sắp xếp lại

• Kích và giữ tab bảng tính cho tới khi một mũi tên xuất hiện phía góc bên trái trang tính

• Kéo bảng tính tới vị trí mong muốn

Chèn và xóa bảng tính

Để chèn một bảng tính

• Mở workbook

• Kích nút Insert trên nhóm Cells của tab Home

• Kích Insert Sheet

Để xóa bảng tính

• Mở workbook

• Kích nút Delete trên nhóm Cells của tab Home

• Kích Delete Sheet

Sao chép và dán bảng tính

Để sao chép và dán bảng tính:

• Kích vào tab của bảng tính để được sao chép

• Kích phải và chọn Move hoặc Copy

• Chọn vị trí mong muốn của trang tính

• Kích vào hộp chọn bên cạnh Create a Copy

• Kích OK.


NgânNT (Theo FGCU)

MS EXCEL 2007 - B.11: Định dạng bảng tính

posted Nov 27, 2010, 7:46 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Chuyển đổi văn bản thành cột

Đôi khi bạn muốn tách dữ liệu trong một ô thành hai hoặc nhiều ô. Bạn có thể thực hiện việc này một cách dễ dàng bằng cách sử dụng Convert Text to Columns Wizard.

• Chọn cột bạn mà bạn muốn tách dữ liệu

• Kích nút Text to Columns trên tab Data

• Tích chọn Delimited thì dữ liệu sẽ được tách thành từng cột theo sự phân tách bởi dấu phẩy hay dấu tab (Ví dụ: bạn có 1 cột dữ liệu “Jonh, Jane”, sau khi tích Delimite thì cột dữ liệu đó sẽ được tách thành 2 cột lần lượt có tên là Jonh và Jane).

• Nếu tích chọn Fixed Widths thì sự phân tách dữ liệu sẽ được thiết lập theo một kích thước cụ thể.

Chỉnh sửa font chữ

Chỉnh sửa font chữ trong Excel sẽ cho phép bạn nhấn mạnh tiêu đề và các heading. Để chỉnh sửa font:

• Lựa chọn ô hoặc một số ô bạn muốn font được áp dụng

• Trong nhóm Font trên tab Home, chọn kiểu font, kích thước, in đậm, nghiêng hay gạch chân hoặc chọn màu sắc.

Hộp thoại định dạng ô

Trong Excel, bạn cũng có thể áp dụng cách định dạng cụ thể cho một ô. Để áp dụng cách định dạng cho một ô hay nhóm các ô:

• Lựa chọn ô hoặc các ô bạn muốn định dạng

• Kích vào mũi tên Dialog Box trên nhóm Alignment của tab Home

Có một số tab trong hộp thoại này và chúng cho phép bạn chỉnh sửa các thuộc tính của các ô:

Number: cho phép hiển thị các kiểu số khác nhau và số thập phân

Alignment: Cho phép bạn đinh hướng văn bản theo chiều ngang và dọc, sự thụt lùi văn bản, trộn các ô và hướng của văn bản.

Font: Cho phép điều chỉnh font, kiểu dáng font, kích thước, màu sắc và thêm các tính năng

Border: Các kiểu và màu sắc đường viền

Fill: Đổ màu sắc cho ô

Thêm đường viền và màu sắc cho ô

Đường viền và màu sắc có thể được thêm cho ô theo cách thông thường hoặc sử dụng các Styles. Để thêm đường viền theo cách thông thường:

• Trên nhóm Font của tab Home, kích chọn mũi tên xuống phía bên biểu tượng Borders

• Chọn đường viền thích hợp

Để áp dụng màu sắc theo cách thông thường:

• Kích vào mũi tên xuống của biểu tượng Fill trên nhóm Font của tab Home

• Chọn màu thích hợp

Để áp dụng đường viền và màu sắc sử dụng Styles:

• Kích Cell Styles trên tab Home

• Chọn một style hoặc kích New Cell Style

Thay đổi độ rộng của cột và độ cao của dòng

Để thay đổi độ rộng của cột hay độ cao của một dòng:

• Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home.

• Thông thường điều chỉnh độ cao và rộng bằng cách kích vào Row Height hoặc Column Width

• Để sử dụng tính năng AutoFit, kích vào AutoFit Row Height hoặc AutoFit Column Width

Ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột

Để ẩn hoặc bỏ ẩn dòng hay cột

• Lựa chọn dòng hay cột bạn muốn ẩn hoặc bỏ ẩn

• Kích nút Format trên nhóm Cells của tab Home

• Kích Hide & Unhide

Trộn ô

Lựa chọn các cô bạn muốn trộn và kích nút Merge & Center trên nhóm Alignment của tab Home. Có 4 lựa chọn sau:

Merge & Center: Kết hợp các ô và việc canh giữa nội dung trong ô mới

Merge Across: Kết hợp các ô sang các cột mà không canh giữa dữ liệu

Merge Cells: Kết hợp các ô trong một vùng mà không canh giữa

Unmerge Cells: Tách các ô đã trộn.

Canh lề nội dung trong ô

Để canh lề nội dung trong ô, kích vào ô hay các ô bạn muốn canh lề và kích vào tùy chọn trong nhóm Alignment trên tab Home. Có một số tùy chọn để canh lề như sau:

Top Align: Canh lề văn bản ở phía trên cùng của ô

Middle Align: Canh lề văn bản đúng trung tâm của ô

Bottom Align: Canh lề văn bản ở phía dưới ô

Align Text Left: Canh lề văn bản phía bên trái ô

Center: Canh giữa văn bản từ phía bên trái tới bên phải trong ô

Align Text Right: Canh lề văn bản về phía bên phải ô

Decrease Indent: Giảm sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản

Increase Indent: Tăng sự thụt lề giữa đường viền trái với văn bản

Orientation: Xoay văn bản theo đường chéo hay chiều dọc.


NgânNT (Theo FGCU)

MS EXCEL 2007 - B.10: Biểu đồ trong Excel 2007

posted Nov 27, 2010, 7:45 PM by Huỳnh Anh Kiệt

Biểu đồ cho phép bạn trình bày thông tin trong bảng tính theo một định dạng đồ họa. Excel cung cấp khá nhiều kiểu biểu đồ bao gồm: biểu đồ dạng cột, biểu đò dòng, biểu đồ hình tròn, biểu đồ dạng thanh, biểu đồ vùng, biểu đồ kiểu tán xạ và một số biểu đồ khác. Để xem các biểu đồ, chỉ cần kích vào tab Insert trên vùng Ribbon

Tạo một biểu đồ

Để tạo một biểu đồ:

• Lựa chọn ô chứa dữ liệu mà bạn muốn sử dụng trong biểu đồ

• Kích tab Insert

• Kích vào loại biểu đồ bạn muốn để tạo

Chỉnh sửa biểu đồ

Mỗi một lần bạn tạo một biểu đồ, bạn có thể thực hiện một số việc khác nhau để chỉnh sửa

Để di chuyển biểu đồ:

• Kích vào biểu đồ bạn đã tạo và kéo nó tới vị trí khác trên cùng một bảng tính, hoặc

• Kích vào nút Move Chart trên tab Design

• Chọn vị trí thích hợp (có thể ở một sheet mới hoặc sheet hiện tại trong workbook)

Để thay đổi dữ liệu trong biểu đồ

• Kích vào biểu đồ

• Kích nút Select data trên tab Design

Để đảo ngược dữ liệu được hiển thị trong dòng và cột:

• Kích vào biểu đồ

• Kích nút Switch Row/Column trên tab Design

Để chỉnh sửa các nhãn và tiêu đề:

• Kích vào biểu đồ

• Trên tab Layout, kích nút Chart Title hoặc Data Labels

• Thay đổi tiêu đề hoặc nhãn và kích Enter

Các công cụ biểu đồ (chart tools)

Các công cụ biểu đồ xuất hiện trên vùng Ribbon khi bạn kích vào biểu đồ đã tạo. Các công cụ được đặt trên 3 tab: Design, layout, Format

Trong tab Design, bạn có thể điều chỉnh kiểu biểu đồ, cách bố trí, kiểu dáng và vị trí của biểu đồ.

Trong tab Layout, bạn có thể quản lý việc chèn ảnh, hình và các hộp văn bản, nhãn, trục, nền phụ và phân tích cho biểu đồ.

Trong tab Format, bạn có thể chỉnh sửa kiểu dáng hình, kiểu dáng chữ và kích thước biểu đồ.

Sao chép một biểu đồ sang Word

• Lựa chọn biểu đồ

• Kích vào Copy trên tab Home (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C)

• Chuyển sang tài liệu Word, và kích chuột vào nơi bạn muốn đặt biểu đồ

• Kích Paste trên tab Home (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V).


NgânNT (Theo FGCU)

1-10 of 39