Sau khi bạn tạo một báo cáo, bạn có thể in báo cáo.

In báo cáo

Để in báo cáo:

- Lựa chọn báo cáo bạn muốn in

- Kích phải vào tên báo cáo

- Kích Print Rreview

- Chọn bố cục, lề và kích thước giấy phù hợp trong nhóm Page Layout

- Sau đó kích Print

- Kích OK.

Reports (báo cáo) là một cách thức để xem và phân tích một số lượng lớn dữ liệu. Bạn có thể sử dụng Report Wizard hay tạo một báo cáo tùy ý mà bạn cần.

Report Views

Reports có thể được hiển thị theo 4 chế độ sau:

Design View	Chế độ Design View cung cấp cho bạn với cấu trúc của báo cáo. Bạn có thể thêm, chỉnh sửa hay xóa các thành phần của report. Nhưng bạn không thể thao tác dữ liệu trong nhiều bảng được kết hợp với báo cáo.
Report View	Report View cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng nhưng không thay đổi cách bố trí của báo cáo.
Layout View	Chế độ này cho phép bạn xem dữ liệu từ bảng và có thể thêm, chỉnh sửa, xóa các thành phần của báo cáo.
Print Preview	Print Preview cho phép bạn xem báo cáo sẽ trông như thế nào khi được in ra.

Để thay đổi chế độ xem báo cáo:

- Kích vào nút View trên tab Home

Tạo một Report

Để tạo một báo cáo trắng:

- Kích nút Blank Report trên tab Create

- Kích nút Add Existing Fields

- Từ danh sách các trường, kích và kéo các trường lên báo cáo

Report Wizard

Để tạo một báo cáo sử dụng Report Wizard:

- Trên tab Create, kích nút Report Wizard

- Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên báo cáo

- Chọn các trường bạn muốn cho lên báo cáo rồi ấn nút > (nếu bạn chọn từng trường) hoặc ấn nút >> (nếu bạn chọn tất cả các trường).

- Kích Next

- Chọn sắp xếp theo thứ tự cho báo cáo

- Kích Next

- Chọn cách bố trí (Layout) và định hướng quay ngang hay dọc (Orientation) cho báo cáo

- Sau đó kích Next

- Chọn kiểu cho báo cáo

- Kích Next

- Tạo một tiêu đề cho báo cáo

- Chọn cách bạn muốn mở báo cáo để xem (Preview the report) hoặc chỉnh sửa báo cáo (Modify the report’s design)

- Kích Finish

Trường tính toán

Bạn có thể tạo các báo cáo mà trong đó có cả trường tính toán. Những báo cáo này sẽ hiển thị thông tin mà bạn muốn với một phép toán số học. Để thêm một trường tính toán vào báo cáo:

- Mở Report bạn muốn tạo thêm trường tính toán

- Kích nút View

- Kích Design View

- Kích tab Design

- Kích nút Text Box

- Kích vào phần trên báo cáo, nơi bạn muốn định vị textbox

- Kích nút Property Sheet

- Kích tab Data

- Kích vào nút phía bên phải của Control Source có ký hiệu ba chấm

- Chèn thêm các trường bạn muốn có trong tính toán

- Kích OK.

Forms cho phép bạn điều khiển giao diện của màn hình nhập dữ liệu và các báo cáo được tạo ra.

Form Views

Có 3 cách để xem Forms trong Access:

Design View	Cho phép bạn thiết kế Form bao gồm header, footer và các chi tiết trong Form. Bạn cũng có thể thêm hình ảnh và các điều khiển xuất hiện trên Form.
Form View	Đây là một trang động cho phép người dùng nhập và chỉnh sửa dữ liệu hoặc điều chỉnh dữ liệu trong một lĩnh vực.
Layout View	Cách xem này cho phép bạn thiết kế Form và thao tác dữ liệu.

Tạo form

Bạn có thể tạo một Form từ một bảng hay một truy vấn. Để tạo một Form:

- Kích tab Create

- Kích nút Form Design

- Kích tab Format

- Kích vào nút Add Existing Fields

- Trong hộp Field List phía bên phải, kích và kéo các trường bạn muốn lên Form

- Để thay đổi màu sắc và font, kích nút Property Sheet trên tab Arrange

Chỉnh sửa các thuộc tính trong hộp thoại Property Sheet

- Chọn Section bạn muốn chỉnh sửa

- Chọn thuộc tính bạn muốn chỉnh sửa

Để xem trước Form:

- Kích nút Views trên tab Home

- Kích nút Form View

Form Wizard

Bạn có thể tạo Form với sự trợ giúp từ Form Wizard. Để sử dụng Form Wizard:

- Trên tab Create, kích vào mũi tên xuống chỗ More Forms

- Kích Form Wizard.

- Chọn Tables/Queries mà bạn muốn có trên Form

- Chọn các trường bạn muốn cho lên Forms

- Kích Next.

- Chọn cách bố trí cho form

- Kích Next.

- Chọn kiểu

- Kích Next.

- Tạo tiêu đề cho Form

- Chọn nơi bạn muốn để mở Form hay chỉnh sửa thiết kế Form.

- Kích Finish.

Trường tính toán là một trường mà nhận được thông tin của nó từ sự tính toán được thực hiện trên các trường khác. Bạn có thể xây dựng miền kết quả tính toán trong màn hình Query bằng cách sử dụng phép cộng (+), trừ (-), nhân (*) và chia (/).

Biểu thức

Biểu thức là sự kết hợp các hàm, tên trường, số, văn bản, và các phép toán được liệt kê phía trên.

Để xây dựng một biểu thức để tạo một trường tính toán:

- Mở một truy vấn có sẵn hoặc bắt đầu một truy vấn mới

- Kích vào nút View

- Kích chọn chế độ Design View.

- Trong ô Query, kích phải vào trường mà bạn muốn tạo phép toán

- Kích nút Build.

- Chọn bảng mà bạn muốn để xây dựng phép toán từ đó

- Kích đúp vào trường mà bạn muốn gộp nó trong phép toán

- Chọn toán tử mà bạn muốn có trong phép toán

- Kích vào trường thứ hai bạn muốn gộp trong phép toán

- Kích OK.

- Kích nút Run để thực thi.
Zoom

Hộp thoại Zoom cho phép bạn xem toàn bộ biểu thức. Để xem hộp thoại Zoom:

- Trong chế độ Design View, kích phải vào trường bạn muốn hiển thị.

- Kích Zoom.

Truy vấn cho phép bạn lựa chọn và lọc dữ liệu từ nhiều bảng. Các truy vấn có thể được lưu và sử dụng bất cứ lúc nào cần thiết.

Truy vấn Wizard

Query Wizard sẽ giới thiệu từng bước để xây dựng một truy vấn. Để thực thi một truy vấn sử dụng Query Wizard:

- Kích tab Create

- Kích nút Query Wizard

- Chọn kiểu truy vấn bạn muốn thực thi

- Kích OK.

- Chọn các trường bạn muốn có trong mỗi bảng bằng cách chọn trường và kích nút  

- Để lựa chọn các trường từ nhiều bảng khác nhau, kích vào mũi tên xuống của Table/Queries

- Kích Next.

Hoàn thành Query wizard

- Nhập tên cho truy vấn

- Kích Finish.

- Kết quả truy vẫn sẽ hiển thị như sau:

Để chuyển đổi giữa bảng và truy vấn:

- Mở Navigation Pane

- Kích đúp vào tên bảng hoặc truy vấn để xem.

Tính năng thiết kế truy vấn

Bạn có thể thiết kế một truy vấn với nút Query Design. Để thiết kế một truy vấn sử dụng Query Design:

- Kích nút Query Design trên tab Create.

- Hộp thoại Show Table xuất hiện cho phép bạn lựa chọn bảng

- Kích Add để thêm bảng và kích nút Close để đóng hộp thoại Show Table

- Kích đúp vào tên trường bạn muốn nó xuất hiện trong lưới thiết kế

- Lặp lại bước trên đối với các trường khác

- Kích nút Run để thực thi truy vấn.
Thiết kế truy vấn kèm theo các điều kiện

Tiêu chuẩn truy vấn là sự kiếm tìm các điều kiện được sử dụng trong truy vấn để lấy dữ liệu. Bạn có thể thiết lập tiêu chuẩn là một số cụ thể hay chuỗi dữ liệu, hay vùng dữ liệu.

“value”	Chỉ hiển thị bản ghi phù hợp với giá trị chính xác (thay thế từ value bằng từ bạn muốn tìm)
=	Bằng
<	Nhỏ hơn
<=	Nhỏ hơn hoặc bằng
>	Lớn hơn
>=	Lớn hơn hoặc bằng
<>	Khác nhau
Between X And Y	Trong một khoảng (lấy giá trị trong khoảng giữa X và Y)
Is Null	Giá trị Null
And	Chỉ đúng nếu điều kiện tồn tại
Or	Đúng nếu một trong hai điều kiện tồn tại
Not	Đúng nếu 1 trường hợp không đúng

 
Để tạo điều kiện cho truy vấn:

- Kích vào truy vấn bạn muốn thêm điều kiện

- Nhập điều kiện truy vấn cho trong mục Criteria

- Sau đó kích nút Run để thực thi truy vấn.

Để thêm một bản ghi mới vào bảng:

- Mở bảng ở chế độ Datasheet View

- Kích vào ô (New)

- Nhập bản ghi mới

Tìm và Thay thế dữ liệu

Để tìm dữ liệu:

- Kích nút Find trên tab Home.

Để tìm và thay thế dữ liệu:

- Kích nút Replace trên tab Home.

Khi bạn tìm kiếm và thay thế cho dữ liệu, có một số tùy chọn trong hộp thoại Find có thể sử dụng:

Mục Find What	Nhập dữ liệu mà bạn muốn tìm
Danh sách trong mục Look In	Sử dụng để xác định bảng hay cột để tìm kiếm dữ liệu
Danh sách trong mục Match	Giúp bạn giới hạn việc tìm kiếm trong một trường hay phần đầu của một trường
Danh sách trong mục Search	Giúp bạn xác định hướng để tìm kiếm
Hộp chọn Match Case	Sử dụng hộp chọn này để xác định tìm kiếm theo chữ hoa hay chữ thường.

Totals

Nút Totals cung cấp cho bạn thêm một dòng tính tổng vào cơ sở dữ liệu. Total có thể là sum (tổng), average (trung bình), a count (đếm), minimum (cực tiểu), maximum (cực đại), hoặc variance (khác nhau). Để thiết lập một dòng Total:

- Kích nút Totals trên tab Home

- Kích mũi tên xuống của ô nơi bạn muốn đặt một Totals

- Chọn Totals phù hợp.

Sắp xếp các bản ghi

Bạn có thể sắp xếp các bản ghi trong datasheet theo một cột hoặc hai cột liền nhau. Để sắp xếp các bản ghi theo một cột:

- Lựa chọn trường bạn muốn sắp xếp

- Kích vào nút Sort Ascending hoặc Sort Descending.

Để sắp xếp hai cột:

- Di chuyển các cột sao cho chúng sát nhau

- Lựa chọn các cột để sắp xếp bằng cách ấn phím Shift và kích chuột vào các cột

- Kích nút Sort Ascending hoặc Sort Descending.

Để xóa bỏ sắp xếp:

- Kích nút Clear Soft

Filter (lọc)

Bạn có thể lọc các bản ghi để hiển thị chúng theo mong muốn. Để lọc theo một cột:

- Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Datasheet View

- Kích vào mũi tên hướng xuống trong tên trường

- Chọn tiêu chuẩn lọc thích hợp

- Kích OK.

Để gỡ bỏ Filter:

- Kích nút Filter trên nhãn trường

- Kích Clear Filter

- Kích OK.

Mối quan hệ giữa các bảng là sự liên kết dữ liệu giữa các bảng. Bằng cách xác định mối quan hệ bảng, bạn có thể kéo các bản ghi từ các bảng có liên quan dựa trên các trường quan hệ.

Quan hệ một-một

Quan hệ một-một là quan hệ giữa hai bảng mà được thiết lập khi trường quan hệ đều là khóa chính ở cả hai bảng. Mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B.

Quan hệ một - một

Quan hệ một - nhiều

Quan hệ một – nhiều là quan hệ giữa hai bảng mà khóa chính trong một bảng có thể được sao chép nhiều lần trong bảng khác hoặc có thể hiểu là một bản ghi trong bảng A chỉ có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, nhưng một bản ghi trong bảng B chỉ có một bản ghi phù hợp trong bảng A.

Quan hệ một - nhiều

Tạo mối quan hệ bảng

Để tạo mối quan hệ giữa các bảng:

- Kích vào tab Database Tools trên vùng Ribbon

- Chọn nút Relationships

- Kích vào tab Design

- Chọn Show Table

Lựa chọn các bảng muốn tạo quan hệ

- Kích nút Add để thêm các bảng

- Kích nút Close để tắt cửa sổ Show Table.

- Chọn trường bạn muốn để tạo một mối quan hệ từ đó

- Kéo một trường ghép với trường quan hệ trong bảng khác

- Kích OK.

In mối quan hệ bảng

- Kích tab Database Tools.

- Kích nút Relationships.

- Kích nút Relationship Report trên tab Design.

- Kích nút Print.

Khóa chính là một định danh duy nhất cho một bản ghi. Khóa chính không thể cùng tồn tại ở cả hai bản ghi. Trường này có thể không không bao giờ được để trống

Khóa ghép

Một khóa ghép là một khóa chính mà bao gồm hai hoặc nhiều trường. Nó cũng có thể được gọi là khóa ràng buộc.

Khóa ngoại

Một khóa ngoại là một trường hay sự kết hợp các trường được liên quan tới khóa chính của bảng khác.

Để xóa bảng:

- Mở cơ dở dữ liệu bạn muốn bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open.

- Kích phải vào bảng và chọn Delete.

Đổi tên bảng

Để đổi tên một bảng:

- Mở cơ sở dữ liệu từ Microsoft Office Button và kích Open.

- Kích phải vào bảng và chọn Rename.

- Nhập tên mới.

Thêm phần mô tả cho bảng

Để thêm phần mô tả cho bảng:

- Mở cơ sở dữ liệu bằng cách kích Microsoft Office Button và chọn Open.

- Kích phải vào bảng và chọn Table Properties.

- Kích vào vùng Description.

- Nhập phần mô tả.

Có hai cách xem bảng trong Access và thêm dữ liệu vào bảng: Design View và Datasheet View.

Trong chế độ Design View, bạn có thể xem tất cả các trường với các kiểu dữ liệu và sự mô tả về bảng (nếu có).

Để xem bảng ở chế độ Design View:

- Kích mũi tên xuống của nút View.

- Chọn Design View.

Đối với các bảng mà đã được thêm vào cơ sở dữ liệu trước đó thì có thể không xem được (nếu muốn xem thì bạn chọn tên bảng đó, kích chuột phải vào bảng và chọn Design View).

Chế độ Design view cho bảng DMKhach

Trong chế độ Datasheet View, bạn có thể hiển thị các bản ghi trong một bảng, mỗi một dòng là một bản ghi. Tiêu đề cột là các trường bạn định nghĩa cho cơ sở dữ liệu.

Để xem ở chế độ Datasheet View:

- Kích vào mũi tên xuống ở nút View.

- Chọn Datasheet View.

Chế độ Datasheet View cho bảng DMKhach

Thêm các trường mới

Có nhiều cách để thêm các trường mới vào một cơ sở dữ liệu. Các trường mới có thể được thêm trong chế độ Datasheet View hoặc Design View.

Có hai cách để thêm một trường mới trong chế độ Datasheet View: Add New Field hoặc New Field Button.

Để thêm một New Field trong Datasheet:

- Kích cột Add New Field

Để thêm một trường mới sử dụng nút New Field:

- Kích tab Datasheet trên vùng Ribbon.

- Chọn nút New Field.

- Chọn kiểu trường bạn muốn để thêm từ cửa sổ Field Templates.

Để thêm một trường mới trong chế độ Design View:

- Kích nút Design View.

- Kích vào trường sẵn có tiếp theo.

- Nhập tên trường vào cột Field Name.

Các kiểu dữ liệu

Có nhiều kiểu dữ liệu mà một trường có thể được xác định. Khi tạo một trường mới trong cơ sở dữ liệu, bạn nên đặt kiểu dữ liệu thích hợp cho trường đó.

Bảng sau liệt kê các kiểu dữ liệu cho các trường:

Kiểu dữ liệu	Ý nghĩa
Text	Kiểu văn bản, số, hay chuỗi không quá 255 ký tự
Memo	Tương tự như trường văn bản, có thể chứa kiểu text, số, hay dữ liệu không quá 2GB.
Number	Kiểu số không quá 16bytes
Date/Time	Kiểu ngày và giờ
Currency	Kiểu tiền tệ không quá 8bytes và chính xác tới 4 số thập phân
AutoNumber	Access tạo một số duy nhất cho mỗi bản ghi mới. Thường dùng làm khóa chính cho bảng.
Yes/No	Kiểu logic (đúng/sai)
OLE Object	Kiểu nhúng và kết nối đói tượng (hình ảnh, tài liệu, đồ họa) không quá 2GB
Hyperlink	Địa chỉ siêu lien kết như các địa chỉ Web
Attachment	Đính kém như ảnh, bảng tính, tài liệu và biểu đồ

Chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong trường

Khi tạo các bảng, bạn nên xác định các kiểu dữ liệu của bảng sao cho phù hợp với kiểu dữ liệu mà được xác định cho trường.

Để chỉnh sửa kiểu dữ liệu trong Datasheet View:

- Kích trường bạn muốn xác định.

- Chọn tab Datasheet trên vùng Ribbon.

- Kích mũi tên xuống phía bên phải Data Type.

- Chọn kiểu dữ liệu mà sẽ xác định cho trường đó.

Để chỉnh sửa định dạng của dữ liệu:

- Kích trường bạn muốn định dạng.

- Chọn tab Datasheet trên Ribbon.

- Chọn mũi tên phía bên phải Format và chọn kiểu định dạng phù hợp.

Để chỉnh sửa Data Type trong chế độ Design View:

- Chọn Design View

- Chọn tên trường bạn muốn để định nghĩa hay tạo một trường mới.

- Kích Data Type.

- Chọn Data Type thích hợp.

- Định dạng trường trong hộp thoại Field Properties.