Kinh nghiệm bán hàng: Giải pháp 13 - Bảo mật thông tin khách hàng

đăng 02:00, 25 thg 11, 2010 bởi Huỳnh Anh Kiệt   [ cập nhật 02:01, 25 thg 11, 2010 bởi Huynh Anh Kiet ]

A. Trường hợp ứng dụng thích hợp:

Trong quá trình sử dụng thông tin khách hàng hàng ngày phải chú ý đến vấn đề bảo mật. Bạn có thể tham khảo giải pháp mô tả chi tiết dưới đây để biết cách làm thế nào đảm bảo được sự an toàn của thông tin.

B. Miêu tả chi tiết:

Các thông tin khách hàng cần bảo mật

- Thông tin quan trọng về khách hàng tiềm năng của công ty.

- Chi tiết nghiệp vụ quan trọng của khách hàng với công ty.

- Chính sách kinh doanh đặc biệt của công ty đối với khách hàng quan trọng.

Bảo mật thông tin khách hàng theo cấp bậc

Cấp tuyệt mật: Thông tin cấp tuyệt mật là thông tin quan trọng nhất của công ty, khi thông tin này lọt ra ngoài thì sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích và quyền lợi của công ty. Thông tin khách hàng quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của công ty được coi là cấp tuyệt mật.

Cấp cơ mật: Thông tin khách hàng cấp cơ mật là bí mật quan trọng của công ty, khi thông tin này lọt ra ngoài thì sẻ ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích và quyền lợi của công ty. Thông tin khách hàng liên quan đến nghiệp vụ quan trọng của công ty coi là cấp cơ mật.

Cấp bí mật: Thông tin khách hàng cấp bí mật là những bí mật của công ty. Khi để lọt ra ngoài sẽ gây tổn hại cho lợi ích và quyền lợi công ty. Thông tin khách hàng có mối quan hệ bình thường với công ty là cấp bí mật.

Phương pháp kĩ thuật để bảo mật

Kết cấu mạng nội bộ nghiêm ngặt. Kho dữ liệu trung tâm phục vụ khách hàng đặt trong mạng nội bộ doanh nghiệp, cách ly với hệ thống mạng bên ngoài. Mạng này được thiết kế căn cứ vào chức năng và nghiệp vụ khác nhau. Các mạng được nối với nhau và vận hành trong mạng chủ; phụ tải được phân đều cho các mạng con. Điều này giúp tính năng của toàn bộ hệ thống không bị giảm đột ngột do sự tăng đột ngột của lượng công việc.

Cơ chế an toàn đầy đủ cho mạng. Thông qua bức tường lửa để kiểm tra kịp thời hệ thống mạng và các loại phần mềm công cụ, tiến hành tu bổ và đánh giá mức độ nguy hiểm của hệ thống mạng, đồng thời đưa ra chính sách an toàn để lắp đặt hệ thống mạng và bố trí người có chuyên môn để quản lý mạng an toàn, nhiệm vụ chủ yếu là kiểm tra mức độ rò rỉ của thông tin theo định kỳ, đánh giá khuyết điểm khi bố trí lắp đặt hệ thống cũng như những nguy hiểm tiểm ẩn trong hệ thống, sau khi phát hiện ra vấn đề thì phải kịp thời báo cáo tỉ mỉ trình tự những nguy hiểm mà lỗ hổng có thể gây ra, đề suất biện pháp cải tiến và sửa chữa hệ thống.

Đảm bảo sự toàn diện của hệ thống. Tiến hành kiểm tra kho dữ liệu hàng tuần, khi xảy ra sai sót ngoài ý muốn hoặc đánh mất dữ liệu thì kịp thời phục hồi dữ liệu, những dữ liệu quan trọng nên ghi vào đĩa DVD để đảm bảo sự an toàn.

Quản lý nghiêm khắc nhân viên nghiệp vụ bán hàng

Ký thoả thuận với nhân viên nghiệp vụ đảm bảo giữ bí mật thông tin khách hàng. Tất cá thông tin khách hàng của doanh nghiệp đều phải đảm bảo bí mật. Dù là nhân viên bán hàng hay nhân viên phục vụ khách hàng đều phải ký thỏa thuận này.

Việc xử lý, loại bỏ tất cả những tư liệu, giấy tờ liên quan đến khách hàng đều phải huỷ qua máy tài liệu. Các loại giấy tờ, thông tin, phần mềm in ấn vi tính đều không được mang ra khỏi công ty.

Giáo dục đạo đức cho nhân viên

Cũng với việc áp dụng kỹ thuật và biện pháp quản lý để đảm bảo an toàn thông tin cho khách hàng, doanh nghiệp cũng nên coi việc đảm bảo an toàn cho thông tin khách hàng là chuẩn mực đạo đức và nhân viên phục vụ khách hàng phải thực hiện điều này, ngoài ra doanh nghiệp phải chú ý đến kỹ luật cá nhân va giám sát lẫn nhau.

Nếu xảy ra việc thông tin mật lọt ra ngoài, doanh nghiệp phải lập tức tìm ra biện pháp để ngăn chặn thông tin bị rò rỉ nhiều hơn, đồng thời căn cứ vào tình hình để ngăn chặn triệt để việc xảy ra tai hoạ tiềm ẩn. Nếu người nào gây tổn thất kinh tế cho doanh nghiệp thì phải có trách nhiệm đền bù.

Đưa ra cơ chế an toàn liên quan đến việc tuyển, sử dụng nhân viên và sa thải nhân viên, kịp thời bố trí, điều chỉnh, điều động cán bộ nhân viên.

Tính bảo mật và khống chế thông tin khách hàng

Những thông tin mà khách hàng của doanh nghiệp đã cung cấp và yêu cầu tính bảo mật sẽ được tiến hành quản lý, sử dụng, truyền thụ và lưu trữ một cách an toàn tuyệt đối theo đúng tiêu chuẩn bảo mật. Khi chưa được sự đồng ý hoặc uỷ quyền bằng văn bản của khách hàng thì doanh nghiệp không được tiết lộ cho bất cứ bên thứ ba nào không liên quan đến nghiệp vụ hoặc không được uỷ quyền. Bên thứ ba này không giới hạn ở người đại diện, người liên hệ, bán hàng hợp tác, người làm thuê hay đại biểu tham dự nào.

Thực hiện cơ chế quản lý an toàn, nghiêm ngặt đối với kho dữ liệu, chỉ có những khách hàng được uỷ quyền mới có thể xem xét những dữ liệu có liên quan, quản lý hệ thống việc bố trí nhân viên quản lý hệ thống, nhân viên bảo vệ hệ thống, nhân viên nhập dữ liệu, người quản lý nhập dữ liệu, nhân viên thẩm tra xác minh dữ liệu, v.v… không nhân viên nào được xem những thông tin ngoài quyền hạn của mình nhằm tránh thông tin bị lộ ra ngoài.

Dữ liệu nghiệp vụ của mỗi dự án đều được lưu trữ độc lập, dữ liệu giữa các dự án không được đan xen nhau mà phải tiến hành phân chia độc lập.

Tất cả khách hàng đều phải ghi chép tỉ mỉ việc sửa chữa, lưu giữ và lấy dữ liệu, điều này thuận lợi cho việc theo sát những biểu hiện khả nghi, ngăn chặn ý đồ phá hoại của kẻ xấu.

Sau khi kết thúc hoặc trong khi thực hiện hợp đồng với khách hàng, doanh nghiệp căn cứ vào yêu cầu bằng văn bản của khách hàng và căn cứ vào quy định trong hợp đồng để xoá bỏ những thông tin bảo mật trong kho dữ liệu cũng như những ghi chép, báo cáo thống kê có liên quan, đồng thời việc tiêu huỷ những thông tin này phải đảm bảo sự an toàn.

Tóm lược: 

Sự bảo mật thông tin được chia thành mấy cấp?

1. Cấp tuyệt mật

2.  Cấp cơ mật

3. Cấp bí mật



Thanh Thanh (Theo Tuvannhansu.com)

Comments