Với những công cụ thích hợp và tác phong giao tiếp đúng đắn, bạn có thể biến lời phàn nàn của khách hàng thành lợi thế giúp xây dựng các mối quan hệ gắn bó chặt chẽ hơn với khách hàng. "B.L.A.S.T" là một công cụ tuyệt vời trong giao tiếp với Khách hàng và được sử dụng bởi rất nhiều công ty.

Tại các công ty có cách phục vụ khách hàng chuẩn mực, người nhân viên luôn cảm thấy hứng thú với công việc và luôn muốn làm vừa lòng khách hàng hơn nữa. Không chỉ có vậy, những công ty này còn biết cách thắp lên ngọn lửa nhiệt tình và sự thoả mãn trong cảm nhận của khách hàng. Có lẽ bài học quan trọng nhất từ những công ty thành công như vậy chính là việc giải quyết một cách hiệu quả những lời phàn nàn của khách hàng, tránh xa các sai lầm ngớ ngẩn nhất - những sai sót có thể khiến dịch vụ khách hàng của bạn trở nên kém cỏi và thất vọng trong con mắt khách hàng. 

Việc giải quyết các phàn nàn của khách hàng không phải lúc nào cũng là một cuộc chiến thực sự. Khá nhiều công ty cảm thấy nặng nề khi nghĩ đến những lời phàn nàn từ phía khách hàng. Điều này hoàn toàn không nên. Các công ty nên chào đón, thậm chí động viên, khuyến khích để khách hàng đưa ra những lời phàn nàn. 

Với những công cụ thích hợp và tác phong giao tiếp đúng đắn, bạn có thể biến lời phàn nàn của khách hàng thành một lợi thế giúp xây dựng các mối quan hệ gắn bó chặt chẽ hơn với khách hàng. B.L.A.S.T là một công cụ tuyệt vời được sử dụng bởi rất nhiều công ty khác nhau như Yum!, KFC, Taco Bell, Pizza Hut, A&W, Long John Silvers,.... qua đó, nó cung cấp cho nh6an viên của bạn những kiến thức cơ bản trong việc giải quyết các phàn nàn của khách hàng.

Công thức BLAST được cấu thành từ 5 chữ cái đầu của:   

• Believe (Tin tưởng)
• Listen (Lắng nghe)
• Apologize (Xin lỗi)
• Satisfy (Thoả mãn)
• Thank (Cảm ơn). 

Công ty của bạn đang giải quyết các phàn nàn của khách hàng như thế nào? Cách thức dễ dàng nhất để tìm ra câu trả lời đó là nhấc điện thoại lên và đóng vai một khách hàng đang phàn nàn. Chuyện gì sẽ xảy ra? Nếu bạn là một ngườI khó tính, liệu bạn có quay trở lại mua sắm? Việc sử dụng công thức B.L.A.S.T sẽ cho phép bạn xây dựng một phương pháp chuẩn mực cho các nhân viên khi giao dịch với những khách hàng khó tính và biến họ thành những khách hàng trung thành nhất.  

Believe (Tin tưởng) 

Đây là yếu tố nền tảng trong hoạt động giải quyết các lời phàn nàn của khách hàng. Quả đúng vậy, các khách hàng có thể nói không đúng sự thật và có thể nhầm lẫn về những khúc mắc của họ. Điều quan trọng là bạn cần hiểu rằng khách hàng của bạn tin rằng lỗi lầm là thuộc về bạn, do bạn gây ra. 

Listen (Lắng nghe)

Hãy dừng lại và lắng nghe lời phàn nàn của khách hàng. Cho dù đó là một bản năng tự nhiên hay là một sự ngoan cố không nhượng bộ, ngay khi khách hàng bắt đầu phàn nàn, bạn cần suy nghĩ về việc bạn sẽ phản ứng như thế nào với những lời kết tội của khách hàng trước khi thực sự lắng nghe, và trong phần lớn các trường hợp, bạn nên chuẩn bị sẵn sàng các phản hồi thích hợp với khách hàng. Hãy dành một vài giây thư giãn và lắng nghe. Trong trường hợp một khách hàng phàn nàn trở nên thô lỗ, cáu giận hay sử dụng ngôn ngữ xúc phạm, bạn cũng cần bình tĩnh, tránh nóng nảy thái quá theo khách hàng. 

Khi khách hàng đang xả cơn bực tức của mình, với một giọng điệu nhẹ nhàng, không mang tính phán quyết, bạn hãy lặp lại vấn đề của họ. Một ví dụ đã được các sử dụng tại hàng KFC đó là: “Những gì tôi được nghe từ ngài là: Ngài đến đặt hàng và trả tiền cho 10 chiếc bánh nhưng khi ngài về nhà thì thấy trong hộp chỉ có 8 chiếc, đúng không ạ?”. 

Bằng việc lặp lại vấn đề như vậy, bạn đã biểu lộ cho khách hàng thấy rằng bạn đã nghe rõ và hoàn toàn hiểu khúc mắc nằm ở đâu. 

Hãy lắng nghe và gạn lọc thông tin. Đừng bao giờ bào chữa hay biện minh. Khách hàng không quan tâm tới việc liệu bạn đang bận rộn hay vừa có một ngày tồi tệ, họ chỉ quan tâm duy nhất tới việc bạn quan tâm, chú ý tới họ như thế nào. Không có lời bào chữa, chỉ có các giải pháp. 

Apologize (Cảm ơn) 

Bạn cần luôn nói lời xin lỗi, thậm chí cả khi bạn không làm gì sai cả. Từ quan điểm nhìn nhận của khách hàng, họ có một lời phàn nàn xác đáng và họ mong đợi lời xin lỗi. Lời xin lỗi có thể đơn giản như: “Tôi xin lỗi vì những bất tiện gây ra cho quý vị” hay “Tôi xin lỗi, tôi hoàn toàn hiểu sẽ thật tồi tệ như thế nào khi mua bữa tối về cho gia đình mà lại không đủ số lượng khi mở ra”. Một lời xin lỗi lịch thiệp sẽ xoa dịu rất nhiều những cơn cáu giận, bực tức của các khách hàng. Mặc dù vây, vẫn có ngoại lệ cho quy tắc này, nếu một khách hàng gọi điện vời lời phàn nàn nghiêm trọng, chẳng hạn như thức ăn có độc, đừng xin lỗi, nó có thể được xem như lời thừa nhận tội lỗi, thay vào đó bạn hay đề cập tới thủ tục giải quyết khúc mắc của công ty cho những trường hợp như vậy. 

Satisfy (Thoả mãn) 

Hãy đảm bảo mọi việc được giải quyết  đúng đắn. Bạn nên hỏi khách hàng: “Tôi có thể làm gì để giúp quý vị giải quyết vấn đề?”. Bạn là người phán quyết về những gì hợp lý sẽ được thực thi, nhưng cũng nên để các khách hàng có được cơ hội cảm nhận quyền hành của họ trong việc giải quyết khúc mắc. Không ít lần các khách hàng có thể đề nghị vấn đề cần được giải quyết thấu đáo vào lần tiếp theo họ mua sắm hay có thể rằng bạn nói chuyện với người đã gây ra sai sót và giúp họ chỉnh sửa lại. Nhiều công ty đã sử dụng một hệ thống tự động gửi đi các tấm thiệp đã được cá nhân hoá để xin lỗi cho các sai sót. Sẽ thật tuyệt vời nếu khách hàng nhận được những điều bất ngờ thú vị, đó có thể là một bữa tráng miệng miễn phí, một món ăn bổ sung, hay một món quà tặng nhỏ xinh xắn để cho thấy bạn quan tâm tới họ như thế nào. 

Thank (Cảm ơn) 

Bạn hãy cảm ơn khách hàng vì họ đã gọi điện phàn nàn mà không quan tâm tới yếu tố thời điểm. 

Tại sao? Với hành động đơn giản là phàn nàn, khách hàng đang nói với bạn rằng “Tôi quan tâm tới hoạt động kinh doanh của quý vị và thành công của quý vị”. Họ đang đem lại cho bạn cơ hội sửa chữa sai sót và mời họ quay trở lại để họ giúp bạn gia tăng doanh thu và lợi nhuận. Tại sao bạn lại không chào đón những cơ hội thành công tuyệt vời như vậy? Hãy cảm hơn họ vì đã đưa ra cho bạn cơ hội thứ hai, vì đã để bạn biết rằng một vài điều gì đó trong công ty đang kém đi hiệu quả vốn có, vì đã đem lại cho bạn cơ hội để khắc phục vấn đề, và vì cơ hội giúp danh tiếng của bạn không bị ảnh hưởng xấu! 

Danh tiếng? Đây hoàn toàn toàn là một vấn đề rất dễ tổn thương. Bạn làm việc chăm chỉ từ ngày này qua ngày khác, cố gắng hết sức để hoạt động kinh doanh diễn ra tốt đẹp nhất, nhưng rồi chỉ một khách hàng không hài lòng cũng có thể huỷ hoại tất cả những gì bạn đã xây dựng. Một khách hàng hài lòng sẽ nói với hai hay ba người bạn của họ về trải nghiệm tuyệt vời mà họ đã trải qua, nhưng một khách hàng không hài lòng sẽ nói với ít nhất mười người bạn về những trải nghiệm tồi tệ của họ, và đương nhiên những người bạn đó là kể lại với nhiều người khác nữa.  

Lẽ dĩ nhiên, khách hàng tốt nhất là khách hàng được thoả mãn một cách đầy đủ. Khách hàng tốt kế tiếp sẽ là khách hàng cảm thấy chưa được thoả mãn và phàn nàn với công ty. Khách hàng tệ nhất là khách hàng cảm thấy chưa được thoả mãn nhưng không phàn nàn, họ được xem như một khách hàng mà công ty đã đánh mất. Họ không đưa ra bất cứ phản hồi nào và không tạo cho bạn cơ hội giải thích cũng như sửa chữa những thiếu sót của mình. Họ đơn giản sẽ ra đi và tìm kiếm những nhà cung cấp sản phẩm dịch vụ tốt hơn. 

Việc bổ sung công thức B.L.A.S.T vào bộ các công cụ dịch vụ khách hàng của bạn sẽ giúp bạn giải quyết hiệu quả hơn các lời phàn nàn của khách hàng và họ sẽ kể với bạn bè, người thân của họ rằng dịch vụ của bạn tuyệt vời như thế nào!

Đại Phong (Theo Customer Service Manager/Bwportal)